ELABORADO VERIFICADO APROVADO

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1 Pág. n.º 1/9 LISTA DE ALTERAÇÕES Descrição da alteração Páginas Edição Data Clarificação do posicionamento hierárquico dos regulamentos municipais no âmbito do SGQ, bem como as responsabilidades pela sua verificação, respondendo à OM 27. Introdução de Instruções de Trabalho e de Folhetos como documento do SGQ, face à extensão do Sistema à BMMTG. 3,4 e /09/2009 Todas 3 30/09/2010 ELABORADO VERIFICADO APROVADO

2 Pág. n.º 2/9 1. OBJECTIVO: Descrever a forma de gerir e controlar os documentos e registos do Sistema de Gestão da da Câmara Municipal de Portimão, definindo regras para a sua identificação, estrutura, elaboração, controlo, revisão, aprovação, distribuição e acessibilidade. 2. ÂMBITO: Aplica-se a todos os documentos e dados de suporte ao Sistema de Gestão da. 3. REFERÊNCIAS: - NP EN ISO 9000: Sistemas de Gestão da. Fundamentos e Vocabulário. - NP EN ISO 9001: Sistemas de Gestão da. Requisitos. 4. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS: Documento: informação e respectivo meio de suporte (NP EN ISO 9000:2005). Registo: Documento que expressa resultados obtidos ou fornece evidência das actividades realizadas (NP EN ISO 9000:2005). SGQ: Sistema de Gestão da MQ: Manual da CQ: GQ: Gestor da PC: Ponto de Controlo 5. RESPONSABILIDADES: É da competência do Gestor da o controlo dos documentos e dos registos de acordo com o definido neste procedimento. As responsabilidades pela elaboração, verificação e controlo de cada tipo de documento do SGQ encontram-se definidas no ponto 6. MODO DE PROCEDER.

3 Pág. n.º 3/9 6. MODO DE PROCEDER: 6.1. Tipos de documentos Os documentos, registos e dados a controlar podem ter origem interna ou externa, e são apresentados em qualquer tipo de suporte (papel, electrónico ou outro). Fazem parte do SGQ os seguintes documentos: Manual da : descreve o Sistema de Gestão da, enuncia a Missão, a Visão e a Política da, apresenta a estrutura organizacional e os processos principais identificados, apresentados no capítulo 2 e faz referência aos s e outros documentos aplicáveis, de acordo com as exigências da norma de referência. O seu controlo encontra-se descrito no próprio Manual. Organograma e Fichas Nominativas: descrevem as funções de todos os colaboradores das Divisões englobadas no SGQ, incluindo a descrição das tarefas, as competências e a posição na organização. Regulamentos Municipais: disposições oficiais que regulam a aplicação de uma lei ou decreto pela Câmara Municipal de Portimão. Inclui o Sistema de Controlo Interno. s: estabelecem a metodologia de actuação da organização para cumprir os requisitos da norma NP EN ISO Descrevem os aspectos organizativos e actividades relacionadas com a qualidade dos serviços prestados, bem como o seu controlo. Instruções de Trabalho: Documentos operativos que descrevem detalhadamente determinada actividade, ao nível da sua realização e que são relevantes para o eficaz funcionamento do sistema. Folhetos: são documentos que contêm informação sobre actividades, e que estão relacionadas com os clientes. Impressos: documentos desenvolvidos para registo de dados que comprovam o cumprimento dos requisitos do SGQ. Registos: são documentos que evidenciam actividades realizadas e/ou resultados obtidos. Documentos Externos: incluem normas, legislação e outros regulamentos e impressos de origem externa.

4 Pág. n.º 4/ Documentos Internos A documentação do Sistema de Gestão da da Câmara Municipal de Portimão apresenta a seguinte estrutura: NÍVEL 1 NÍVEL 2 NÍVEL 3 MQ, Processos Regulamentos Municipais s e Fichas Nominativas Instruções de Trabalho/ Folhetos NÍVEL 4 Impressos / Registos s (P) Os s possuem um código com a estrutura seguinte: P.X.Y nome do procedimento, em que: P representa o tipo de documento: X representa o número do processo a que pertence o procedimento Y representa o número sequencial do procedimento Os procedimentos da Câmara Municipal de Portimão contêm os seguintes campos: 1. OBJECTIVO: definição da matéria ou requisito a tratar no procedimento. 2. ÂMBITO: âmbito de aplicação do procedimento. 3. REFERÊNCIAS: legislação, normas e outros regulamentos directamente associados ao âmbito do procedimento. 4. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS: explicação de termos ou siglas incluídos no procedimento. 5. RESPONSABILIDADES: definição da(s) responsabilidade(s) pela execução das tarefas definidas no procedimento. 6. MODO DE PROCEDER: definição e descrição das tarefas necessárias ao objectivo e ao âmbito do procedimento. Quando adequado, poderá incluir fluxogramas, esquemas ou tabelas que facilitem a descrição. 7. REGISTOS ASSOCIADOS: identificação dos registos gerados pela aplicação do procedimento.

5 Pág. n.º 5/9 Cada um destes pontos poderá ser subdividido num número de sub-pontos considerado adequado. Sempre que adequado, os procedimentos podem incluir fluxogramas para a representação do encadeamento das tarefas nele descritas. A simbologia utilizada é a seguinte: Actividade descrita no actual procedimento ou instrução de trabalho. Actividade referida no actual procedimento ou instrução de trabalho, mas que se encontra detalhada num outro documento do SGQ. Documento do SGQ que detalha a operação ou actividade indicada. PC1 Ponto de Controlo: etapa na qual é feita uma verificação do cumprimento dos requisitos Instruções de Trabalho (IT) As Instruções de Trabalho possuem um código com a estrutura seguinte: IT.X.Y nome do procedimento, em que: P representa o tipo de documento: Instrução de Trabalho X representa o número do processo a que pertence a Instrução de Trabalho Y representa o número sequencial da Instrução de Trabalho As Instruções de Trabalho apresentam a seguinte estrutura: 1. Objectivo: explicita o objectivo com que é criado a IT. 2. Definições e abreviaturas: explicação de termos ou siglas incluídos na IT. 3. Responsabilidades: definição da(s) responsabilidade(s) pela execução das tarefas definidas na IT. 4. Modo de proceder: descreve a realização de determinadas actividades ou estabelece as regras de segurança em vigor na empresa 5. Registos associados: identificação dos registos gerados pela aplicação do procedimento. 6. Controlo das edições: registar a última alteração introduzida na IT.

6 Pág. n.º 6/ Impressos A codificação dos impressos obedece à seguinte estrutura: Modelo.CMP.XXX/ZZ nome do impresso, em que: Modelo.CMP representa o tipo de documento: impresso XXX representa o número sequencial do impresso ZZ representa o número da edição do impresso Folhetos Este tipo de documento não tem codificação, sendo controlado pelo n.º de Edição e data de emissão, colocado no próprio documento em local visível Elaboração, verificação e aprovação dos documentos internos do SGQ Os documentos internos do SGQ são elaborados, verificados quanto à sua adequabilidade e aprovados pelos responsáveis inscritos no quadro seguinte: Manual da Elaboração Verificação Aprovação Gestor da Fichas de Processo (FP) Gestor do Processo Regulamentos Municipais s (P) Fichas Nominativas Instruções de Trabalho (IT) Impressos Folhetos Unidades Orgânicas responsáveis Colaboradores afectos ao serviço Responsável pelo Serviço Responsável pelo Serviço Responsável pelo Serviço ou Comissão da Responsável pelo Serviço Colaboradores Executivo da Câmara Director de Departamento, Chefe de Divisão ou Chefe de Divisão ou Chefe de Divisão Órgão Executivo Órgão Executivo Câmara Municipal Assembleia Municipal Órgão Executivo Dirigente da Unidade Orgânica Vereador/a do Pelouro Órgão Executivo Chefe de Divisão Para cada documento, os responsáveis pela elaboração, verificação e aprovação deverão ser colaboradores diferentes.

7 Pág. n.º 7/ Edição e modificação dos documentos As edições são identificadas por numeração consecutiva. Sempre que ocorra uma modificação ao documento, procede-se a nova edição, sendo que a emissão de uma nova edição revoga todas as anteriores. As alterações aos documentos do SGQ são revistas e aprovadas pelas mesmas funções que fizeram a verificação e aprovação dos originais. O n.º de edição das Fichas de Processo, dos s e das Instruções de Trabalho é indicado no cabeçalho do documento. No caso dos impressos, o registo do n.º de edição é efectuado na codificação do respectivo impresso, conforme referido no ponto Impressos. Para os folhetos sempre que haja alterações, a identificação é efectuada através do registo no respectivo campo (ver ponto Folhetos). O estado de actualização dos Regulamentos Municipais é identificado através da data da sua aprovação pela Câmara Municipal e Assembleia Municipal ou publicação em Diário da República (quando aplicável) Documentação Externa Os documentos externos relevantes para as actividades da Câmara Municipal de Portimão incluem: - Normas; - Legislação e outros regulamentos; - Impressos de outras entidades (Imprensa Nacional, etc.). O Gestor da é responsável pelo controlo das normas aplicáveis ao SGQ da Câmara Municipal de Portimão. Cada Chefe de Divisão é responsável por obter a legislação relativa à actividade da sua Divisão e em manter uma lista actualizada (Modelo.CMP Lista de Legislação). Sempre que é publicado um novo diploma com aplicação na Divisão, o Chefe de Divisão avalia seu impacto nas suas actividades e a necessidade de proceder a alterações à documentação do SGQ, de forma a garantir a conformidade com o novo diploma. As Chefias das Unidades Orgânicas são responsáveis pelo controlo dos impressos externos relevantes para a sua actividade.

8 Pág. n.º 8/ Listas de referência da documentação do SGQ São mantidas listas de referência que identificam o estado de revisão corrente dos documentos do SGQ, acessíveis aos colaboradores na rede informática, de modo a impedir a utilização de documentos obsoletos. As listas de documentos são da responsabilidade dos seguintes intervenientes: Gestor da : - Lista de Impressos Internos (Modelo.CMP.001) - Lista de s da e Instruções de Trabalho (Modelo.CMP.002); Chefia da Unidade Orgânica: - Lista de Impressos Externos (Modelo.CMP.003) - Lista de Regulamentos Municipais (Modelo.CMP.004) - Lista de Fichas Nominativas (Modelo.CMP.005); - Lista de Legislação (Modelo.CMP.007) - Lista de Folhetos (Modelo.CMP.092) 6.5. Distribuição e acessibilidade dos documentos Manual da, Fichas de Processo, s, Instruções de Trabalho e Fichas Nominativas O Gestor da é o detentor dos originais dos documentos do SGQ. Todos os colaboradores têm acesso à documentação do SGQ através da rede informática. Como forma de impedir a utilização indevida de documentos desactualizados, as versões obsoletas são eliminadas da rede informática. Os documentos podem ser impressos para consulta, sendo que neste caso se consideram exemplares não controlados e possuem uma marca de água indicando esta condição. Cada colaborador é responsável por se certificar do estado de actualização dos documentos antes da sua utilização, através da consulta das Listas de Referência da Documentação Impressos Todos os impressos do SGQ encontram-se disponíveis aos seus utilizadores na rede informática. Sempre que haja edição de um novo impresso ou de uma nova versão de um impresso, o Gestor da comunica-o a todos os colaboradores através de correio electrónico ou comunicação interna.

9 Pág. n.º 9/ Controlo dos Registos O controlo dos registos decorrentes das actividades da Câmara Municipal de Portimão e que são abrangidos pelo Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais (Portaria n.º 412/2001) encontra-se descrito no procedimento P.2.8 Arquivo. O controlo dos restantes registos relevantes para o Sistema da encontra-se definido no Modelo.CMP Mapa de Registos, o qual define os locais de armazenamento, as responsabilidades pela sua manutenção, os tempos de retenção, bem como a metodologia e a responsabilidade pela sua destruição. 7. REGISTOS ASSOCIADOS Modelo.CMP Lista de Impressos Internos Modelo.CMP Lista de s da e Instruções de Trabalho Modelo.CMP Lista de Impressos Externos Modelo.CMP Lista de Regulamentos Municipais Modelo.CMP Lista de Fichas Nominativas Modelo.CMP Lista de Legislação Modelo.CMP Mapa de Registos Modelo.CMP.092 Lista de Folhetos