ELABORADO VERIFICADO APROVADO

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1 Pág. n.º 1/7 LISTA DE ALTERAÇÕES Descrição da alteração Páginas Edição Data ELABORADO VERIFICADO APROVADO

2 Pág. n.º 2/7 1. OBJECTIVO: Descrever a metodologia utilizada pela secção de da Câmara Municipal de Portimão, para gerir o imobilizado afecto a esta. 2. ÂMBITO: Aplica-se a todas as actividades desenvolvidas pela Património e Notariado da Câmara Municipal de Portimão, relacionadas com a gestão de imobilizado. Exclui-se do âmbito do presente procedimento os bens relativos a existências/consumíveis. 3. REFERÊNCIAS: - NP EN ISO 9001:2008 Sistemas de Gestão da Qualidade. Requisitos; - Lei n.º 5-A/2002 de 11 de Janeiro, estabelece o quadro de competências dos órgãos dos municípios e das freguesias, altera a Lei 169/99 de 18 de Setembro; - Decreto-lei 54A -99 de 27 de Fevereiro aprova o POCAL; - Decreto-Lei nº442/91, de 15 de Novembro e alterado pelo 6/96, de 31 de Janeiro, aprova o código do procedimento administrativo; - Lei n.º 169/99 de 18 de Setembro, estabelece o quadro de competências, assim como o regime jurídico de funcionamento, dos órgãos dos municípios e das freguesias; alterada e republicada pela Lei n.º 5ª /2002 de 11/01. - Portaria n.º 671/2000 de 10 de Março (publicada no DR, 2.ª Série, nº 91 de 17 de Abril) - Aprova as instruções regulamentadoras do cadastro e inventário dos bens do Estado (CIBE) e respectivo classificador geral. 4. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS: PC: Ponto Controlo POCAL: Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais CMP: Câmara Municipal de Portimão DAF: Departamento Administrativo e Financeiro CIBE: Cadastro e inventário de bens do estado. Folha de carga: Relatório onde consta tudo o que está afecto a esse departamento. Ficha de cadastro: Ficha onde é realizado um registo permanente de todas as ocorrências que existam sobre um bem desde a sua aquisição ou produção ao seu abate. Imobilizado: Todos os bens susceptíveis de perdurarem por um período superior a um ano em condições normais de utilização. Refere-se a todos os bens (móveis ou imóveis), direitos e obrigações que constituem o património municipal.

3 Pág. n.º 3/7 Facturas Classe 4 Código de classificação do bem, atribuído segundo o POCAL. Refere-se às «Imobilizações». Esta classe inclui os bens detidos com continuidade ou permanência e que não se destinem a ser vendidos ou transformados no decurso normal das operações da entidade, quer sejam de sua propriedade, incluindo os bens de domínio público, quer estejam em regime de locação financeira. 5. RESPONSABILIDADES: A gestão do presente procedimento é da responsabilidade do Chefe da Divisão Administrativa. As responsabilidades de execução das tarefas estabelecidas neste procedimento encontram-se definidas no ponto 6. Modo de Proceder.

4 Pág. n.º 4/7 6. MODO DE PROCEDER: RESPONSÁVEIS ACÇÕES REGISTOS Recepção de documentos Documentos vários (ex: facturas, escrituras, outros documentos que contenham bens de imobilizado Classificação e Descrição do Bem Classificação contabilística Inventariação de bens Ficha de bem Ficha de cadastro Ficha de alterações patrimoniais Ficha Patrimonial Auto de Abate Documentos impressos Escrituras Colocação de etiquetas Folha de carga Ficha Patrimonial Etiquetas Arquivo Documentos impressos Controlo Periódico do Imobilizado Auto de Abate e/ou Auto de Transferência

5 Pág. n.º 5/7 6.1 Descrição das operações Etapa Recepção de documentos Classificação e Descrição do Bem Descrição São recepcionados todos os documentos (Facturas, Escrituras e outros) que contêm bens de imobilizado. A Contabilidade envia informaticamente para a, as facturas ou documentos da classe 4, referentes aos bens adquiridos que passam a fazer parte integrante do imobilizado da CMP. Com base nos documentos recebidos é gerado o n.º de inventário, sequencial, atribuído aquando da aquisição de imobilizado. Em seguida, procede-se à impressão dos documentos recepcionados. Se for uma factura de beneficiação (alteração a um bem), procede-se a uma alteração patrimonial, que consiste na actualização da ficha deste, onde passa a constar as alterações efectuadas ao bem. No caso de escrituras ou outros documentos inerentes aos imóveis, o notário privativo da CMP, envia cópias destes para a. É registada toda a informação/dados do bem de forma a identificá-lo correctamente, sendo-lhe atribuída a sua classificação. A Classificação é efectuada na respectiva aplicação informática, com a inventariação do bem, onde são introduzidas as seguintes informações: - Compartimento; - Nº de Série (caso se aplique); - Classificação de acordo com CIBE; - Nº inventário; - Nº ordem; - Designação; - Unidade orgânica; - Estado; - Situação; - Observações; - Responsável; - Referências; - Freguesias. Se for necessário efectuar a actualização de uma renda camarária, essa informação é inserida no campo Observações Segue-se o preenchimento da Ficha do Bem na aplicação informática, onde se procede à descrição da seguinte informação: - Tipo de aquisição; - Data de deliberação; - Data de aquisição; - Fornecedor; - Nº factura; - Taxa de IVA - Valor pelo qual entra em Património (de acordo com a taxa de dedução em vigor, é necessário deduzir determinado valor ao valor do IVA); - Documento POCAL; - Ficha Patrimonial.

6 Pág. n.º 6/7 Etapa Classificação e Descrição do Bem (cont.) Descrição Para todos os bens inventariados que carecem de apólice de seguro, é ainda efectuado na aplicação informática um registo da respectiva apólice de seguro. É aberta uma Ficha de Cadastro para cada bem que varia consoante a natureza deste (ex: informática, obras de arte, livros, viaturas, etc.) Todas as alterações que existam sobre um determinado bem, são registadas na ficha de alterações patrimoniais. No caso de uma escritura é criada uma ficha patrimonial onde serão arquivados todos os documentos inerentes ao processo, que vai sendo actualizada sempre que necessário. Classificação contabilística Colocação de etiquetas Se for uma escritura de venda, permuta ou doação em cumprimento é criado um auto de abate, que vai a despacho ao Responsável pelo Património e em seguida, conjuntamente com uma nota de lançamento, é encaminhado para a Divisão Financeira. É feita a classificação contabilística, onde consta: - Classificação económica; - Conta do imobilizado; - Conta das amortizações acumuladas; - Conta dos custos da amortização; - Conta da analítica. São também inseridas as amortizações, onde é atribuído o valor da taxa de acordo com o CIBE. Nos documentos impressos é anotado o número de inventário de cada bem. Quando praticável, são colocadas etiquetas nos bens, com numeração sequencial. Se não for praticável, as etiquetas são anexadas à respectiva Folha de Carga (aplicável a bens móveis) e Fichas Patrimoniais (aplicáveis a imóveis). Existe uma Folha de carga por cada Secção/Gabinete. Através das etiquetas colocadas nos bens é realizada a identificação dos bens. A identificação de cada bem, faz-se mediante a atribuição de um número e de um código de barras (N.º Inventário). Em qualquer altura pode ocorrer a recepção de informação sobre a necessidade de proceder à transferência de um bem. É feito um auto de transferência, de acordo com o Sistema de Controlo Interno da Câmara Municipal de Portimão, que é enviado para despacho ao Presidente e ao responsável pelo Património. Após recepção do despacho este é arquivado em pasta própria por ordem cronológica.

7 Pág. n.º 7/7 Etapa Colocação de etiquetas (cont.) Arquivo Controlo periódico do Imobilizado Descrição No caso dos quiosques, existe ainda o auto de entrega-de-chave, onde o utente dirige-se à na posse da chave, sendo elaborado o auto de entrega de chave na aplicação informática. Este auto vai a despacho para o Responsável pelo Património. Após despacho deste, na Património e Notariado, é tirada cópia do despacho e entregue ao utente. O Auto com o despacho é arquivado em pasta identificada, por ordem cronológica. No caso dos bens imóveis, as cópias das escrituras e outra documentação inerente aos imóveis, são colocadas na pasta própria do processo relativo à respectiva ficha patrimonial. Para os restantes bens, as facturas dos bens que se encontram impressas, são arquivadas em pasta própria por ordem do nome do fornecedor. São considerados dois tipos de controlo periódico: - Aos valores verificar se os valores inseridos em todas as contas patrimoniais, correspondem aos valores lançados na contabilidade; - Físico por amostragem é verificado se as respectivas folhas de carga estão conformes com o número de bens existentes. Neste contexto, mensalmente, serão confrontados os registos do património com os registos constantes na contabilidade por elementos designados pelo Director do Departamento Administrativo e Financeiro. Trimestralmente, o imobilizado é sujeito a inventariação física e a sua contagem confrontada com os valores existentes nos respectivos registos (ex: folhas de carga). O modo de proceder na inventariação física, encontra-se definido no ponto 2 do Artigo 71.º do Sistema de Controlo Interno da Câmara Municipal de Portimão. No seguimento do controlo periódico do imobilizado poderá ser necessário proceder ao preenchimento de autos de abate e/ou de transferência. 7. REGISTOS ASSOCIADOS Documentos vários (ex: facturas, escrituras ou outros documentos que contenham bens de imobilizado); Inventariação de bens Ficha de bem Ficha de cadastro Ficha de alterações patrimoniais Ficha Patrimonial Auto de Abate Escrituras Folha de carga Etiquetas Auto de transferência Auto de entrega-de-chave Classificação contabilística; Apólice de Seguros