PG 06.An. Gestão, Planeamento e Execução da Empreitada 1 / 5. Acção Responsabilidade Documentos

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1 1 / 5 1 A intenção de adjudicação é recepcionada pela Direcção Comercial / Orçamentação que dá conhecimento à Direcção Jurídica e Direcção Coordenação de Produção, aguardando adjudicação. Se a intenção de adjudicação não for favorável e a Direcção Comercial e/ou Direcção Coordenação Produção discordar do parecer da Comissão de Análise das Propostas, procede à elaboração, juntamente com a Direcção Jurídica, da respectiva reclamação. Se não, é arquivada. 2 Após a adjudicação e na posse da minuta de contrato a Gestão de Contratual em conjunto com a Direcção Jurídica reúne toda a documentação para enviar ao Dono de Obra. A procede à abertura de obra, através do preenchimento do F556, que envia a Portugal para ser atribuindo número. Solicita as após a recepção da carta de adjudicação / contrato (e/ou recebimento de Adiantamento de acordo com estipulado em Contrato). A e Direcção Jurídica são responsáveis pela celebração de contrato. 3 A fiscalização prévia por parte do Tribunal de Contas é efectuada de acordo com o previsto na legislação e conforme o orçamento de estado prevê. O Dono de Obra comunica o resultado do visto do Tribunal de Contas e é elaborada (e entregue) a guia de pagamento para que a Direcção Financeira proceda ao pagamento. 4 A envia o mail a toda a estrutura a comunicar a abertura de uma nova obra. Direcção Jurídica Direcção Jurídica Intenção de adjudicação Minuta contrato Contrato F566 Abertura de Projecto Garantias bancárias Lista legislação F566 Abertura de Projecto É actualizada mensalmente a lista de contractos com base em informação enviada pelos Donos de Obra e enviada por para os responsáveis de todas as direcções. F366.An Relatório Contractos 5 6 Até 10 dias após a informação da intenção de adjudicação, a solicita a Coordenação de Orçamentação a passagem de informação e processo da fase de concurso através do F059.An. Após recepção do processo de concurso e respectiva análise, a entrega o processo ao Coordenador de Produção. Este avaliará as necessidades relativamente à nomeação da Direcção de Obra. A com a Coordenação de Produção efectua o planeamento das necessidades para as obra, através do preenchimento do F121.An Comunicação de Início de Obra: Direcção Obra Direcção Produção Qualidade e Segurança; Logística; Recursos Humanos. Caso seja necessário Técnico de Segurança e este não exista para afectar à obra, serão identificadas necessidades de recrutamento ou recorre-se a serviços externos afecto à obra. Coordenador de Produção Coordenação de Produção F059.An Passagem de Processo - Obra F121.An Comunicação de Início de Obra _ 7 É efectuado a comunicação de início de obra, por mail, aos intervenientes, através do F121.An F121.An Comunicação de Início de Obra

2 2 / O planeamento da empreitada é elaborado pelo Director de obra e Director Produção, e contém os seguintes elementos do reorçamento: Medição da obra e Erros e Omissões; Lista custos secos da empreitada, considerando os pressupostos da Orçamentação (margens, descontos, materiais e rendimentos, e estaleiro, etc); Plano de Trabalhos com respectivo cronograma de mobilização de RH e Equipamentos; Plano de Estaleiro; Cash-Flow da obra; Mapa de materiais / Agregados; Alternativas a processos construtivos; Alternativas de materiais; O registo no F250 de todos os subempreiteiros consultados em fase de concurso e os que foram considerados para custos secos Para obras de Concepção: Avaliação do projectista Análise do projecto de execução O processo do planeamento da empreitada para efeitos de estabelecimento dos objectivos da obra, terá que estar finalizado no máximo até 30 dias de calendário após consignação da obra. Promove uma reunião no máximo 30 dias de calendário após a consignação para discussão e aprovação do Reorçamento pela Comissão Executiva. Nesta reunião participam: Comissão Executiva Coordenação de Produção; Director Produção; ; Director Financeiro O documento elaborado F036 Mapa Resultados da, depois de preenchido é rubricado pelos presentes. Este documento é digitalizado e distribuído aos presentes na reunião descritos acima. Direcção Produção / Direcção de Obra F218 - Trabalhos a mais e a menos Erros e Omissões F220.An Proposta de Trabalhos a mais e a menos F124 Mapa de Materiais F250 Mapa de Subempreiteiros Programa de Trabalhos Cronograma Financeiro Acta de reunião F036 Mapa resultados da empreitada 10 Aquando da recepção do F121.An de comunicação de início de obra a DQS elabora o organigrama da obra e a pasta de obra (F111.An) de acordo com os dados e sujeita-o à aprovação do. 11 O comunica à DQS quando as inspecções e ensaios, as definições do PSS ou PGA (se existente) não estão adaptados à obra, isto é, quando existem trabalhos cuja monitorização não esteja prevista ou quando os critérios de aceitação não estejam de acordo com os requisitos do Dono de Obra, legais ou outros aplicáveis. Procede às alterações / adaptações necessárias de acordo com as indicações da Direcção de Obra e actualiza o F111, o PSS ou o PGA. DQS DQS F111.An _ F111.An

3 3 / 5 12 Gere os recursos humanos, materiais e equipamentos necessários à realização da obra, tendo em conta o cumprimento do plano de trabalhos e o orçamento, aprovados pelo Dono de Obra. F001.An F011.An F180 Mensalmente, o Director de obra elabora o Relatório Mensal de Obra (RMO) com base nos mapas físicos. Conforme definido no PG037. Director Obra PG037 Mensalmente, são analisados em reunião com o Director de Produção: - Resultado económico e desvios verificados; - Gestão da qualidade e segurança; - Recursos necessários; São registadas no F180.An quaisquer alterações ao definido que o e entendam. A frequência de controlo do plano trabalhos é mensal através do mapa físico de execução e aprovado pelo Director Produção. Mensalmente e até ao quinto dia útil de cada mês, são realizados os autos de medição (F001.An) e dos subempreiteiros (F011.An), relativos ao mês anterior. Director Obra Director Produção F001.An F011.An F180.An Semanalmente o reúne com a equipa de obra (Encarregado, Administrativo, Técnico de Segurança, outros com interesse), para balizarem os objectivos da obra, tendo particular atenção: - balizamento dos objectivos económicos - balizamento do plano de trabalhos, - cumprimento dos planos de segurança, qualidade e ambiente,, avaliação dos recursos necessários (humanos, equipamentos e materiais) 13 Os registos da reunião passam pela elaboração da acta de reunião. Quando existe uma não conformidade o seu registo é efectuado no relatório de não conformidade (F020) enviado à DQS. É efectuada a descrição da não conformidade no 1º campo do F020 e se já estiver efectuada alguma correcção, deve ser registada no 2º campo. Qualquer anomalia ou alteração pode ser registada no F180.An. 14 As correcções efectuadas são de acordo com o tipo de situação e o nível de autoridade do responsável pela sua resolução. Responsável identificado F020 F180.An 15 São efectuadas avaliações qualitativa e quantitativa dos trabalhos. A avaliação quantitativa é feita através das medições dos trabalhos, a qualitativa é através do apuramento das inspecções, dos ensaios e do cumprimento do PSS em obra. 16 Após a conclusão da empreitada e resolvidas todas as intervenções (anomalias ou reparações), é solicitado (carta ou fax) ao Dono de Obra, o Auto de Recepção provisória e a Declaração Abonatória. - Auto de Recepção Provisória Declaração Abonatória

4 4 / Após conclusão da obra a envia o processo de revisão de preços ao Dono de Obra. Procede-se à emissão da factura relativa à Revisão de Preços. Durante a execução da obra podem existir cálculos de revisões preços elaborados pelo Director Obra, estes devem ser obrigatoriamente entregues à. Legislação aplicável à Revisão de Preços Preços e Índices O Dono de Obra elabora a Conta Final. Dono de Obra Conta Final A confere a conta final, recolhe as assinaturas a Comissão Executiva e devolve ao Dono de Obra. Conta Final Arquiva a conta final. Após o prazo de garantia da obra é solicitado ao Dono de Obra, o Auto de Recepção Definitiva. É solicitado a libertação das Garantias Bancárias Auto de Recepção Definitiva Carta CONTROLO DE REGISTOS Identificação Organização Arquivo Indexação Compilação Responsável Local Tempo de Retenção Auto de Medição de Trabalhos F001.An Por data Sede Durante o prazo da obra Arquivo Geral Período de Garantia Índice de Pasta de Obra - Sistema de Gestão da Qualidade, Segurança e Obra Durante o prazo da obra F111.An Por Obra Pasta de Obra DQS Ambiente Arquivo DQS 3 Anos Arquivo DQS 3 Anos Comunicação de Início de Obra F121.An Por n.º obra Pasta de Obra Arquivo morto 1 Anos Reunião obra F180.An Por obra Pasta de Obra Director Obra Obra Arquivo Geral Durante o prazo da obra Período de Garantia Relatório Mensal de Contractos F366.An Por data Suporte Informático Sede 10 anos Mapa resultados da empreitada Passagem de Processo de Obra Mapa alternativo de materiais e processos construtivos Trabalhos a mais e a menos / Erros e Omissões Proposta de Trabalhos a Mais e a Menos F036 F059.An F124 F218 F220.An Por Obra Pasta de Obra Sede Período de Garantia Abertura do Projecto F 556 Por Obra Pasta de Obra Arquivo Gestão Até ao final da garantia

5 5 / 5 Intenção de adjudicação Favorável Por data e nº de obra Contratual Intenção de adjudicação Desfavorável (sem reclamação) Por obra Pasta Comercial Adjudicação Minuta contrato Contrato Visto de Tribunal de Contas Auto de Consignação Programa de Trabalhos Plano de Pagamento/ Cronograma Financeiro Auto de Recepção Provisória Revisão de Preços Índices Diário Republica Conta Final Auto de Recepção Definitiva Ofício (Libertação de Garantias Bancárias) Pedido de elaboração de factura Pedido de nota de lançamento Comercial Arquivo morto Por data e nº de obra Por data e nº de obra Pasta 2 Anos 5 anos Sistema de Informação Por n.º Obra ---- Indeterminado