Ficha de processo. Pontos principais do processo. Documentos. Impacto tecnológico. Revisões. Anexos. Última atualização

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1 Ficha de processo Identificação DG_MD_005 Título Diploma de conclusão de parte curricular (Mestrado) Data de criação Elisabete Saragoça Pontos principais do processo Objetivo Âmbito Suporte legal Processos relacionados Documentos Inicial(is) Produzidos Impacto tecnológico Sistemas utilizados Workflow no Revisões Data Motivo da revisão nexos Fluxograma Última atualização Data Entregar um diploma de conclusão de parte curricular do Mestrado que é solicitado por um aluno. lunos do 2º ciclo da FMH. Decreto-Lei n.º 107/2008 de 25 de Junho. Processos DG_SP_025 - Recebimento de VD e DG_MD_001 - Certidão de conclusão de parte curricular (Mestrado). Pedido de diploma preenchido pelo aluno. Diploma de conclusão de parte curricular. Sistema de Gestão cadémica, Sistema de Gestão Financeira e sistema de Gestão Documental.. aplicável na criação do processo. aplicável na criação do processo. aplicável na criação do processo. DG_MD_005_FX. aplicável na criação do processo. aplicável na criação do processo.

2 Identificação Título Data de criação DG_MD_005 Diploma de conclusão de parte curricular (Mestrado) Elisabete Saragoça 1 luno DG/ DGRH Início (EXP) Preenche formulário Pedido de diploma e, caso envie pelo correio, o meio de pagamento O aluno preenche o formulário a solicitar o diploma de conclusão de parte curricular ao qual junta o meio de pagamento se o formulário for enviado pelo correio. 2 DGRH (EXP) Documentação do aluno Correio? 9 DG Se os chegarem por correio a DGRH (EXP) data-os manualmente e reencaminha-os para a DG para análise prévia. Se a entrega dos é presencial é a DG que os recebe. Reencaminha 3 DG Documentação do aluno Verifica DG DG verifica se o formulário e o meio de pagamento estão correctos.

3 4 DG DG Se existe o formulário está correctamente preenchido a DG procede à verificação do meio de pagamento. Se não existir e o Formulário correcto? aluno não enviou meio de pagamento, a DG informa o aluno por , de que deve proceder ao preenchimento de novo formulário. Enviou pagamento? 6 Informa o aluno por 5 DG DG DG importa de aviso, regista no e anula o processo. 6 DG DG Se o meio de pagamento estiver correctamente preenchido (ver instruções) a DG procede à verificação da situação do aluno. Se Meio de pagamento não estiver correcto a DG devolve-o ao aluno via ofício correcto? começando por criar o registo de documento no.

4 7 DG DGRH (EXP) Ofício DG elabora o ofício a partir do registo criado no e envia em mão para a DGRH (EXP). Elabora ofício 8 DGRH (EXP) Ofício luno DGRH (EXP) procede à expedição do ofício e meio de pagamento ao aluno e anula o processo. Envia ofício com meio de pagamento ao aluno 9 DG Documentação do aluno Verifica pagamento de propinas DG DG verifica se o pagamento de propinas se encontra regularizado. Caso os tenham sido entregues presencialmente a DG data-os manualmente. 10 DG DG Se as propinas estão regularizadas, a DG verifica se já foi emitida a certidão. Se não estiverem regularizadas devolve os Propinas pagas? ao aluno por correio, ou presencialmente, consoante a forma como o aluno os entregou e anula o processo. Correio? 6 Devolve

5 11 DG DGF (TE)S Venda a dinheiro Se a certidão já foi emitida, DG procede à emissão da venda a dinheiro e a DGF (TES) recebe o pagamento e envia formulário Certidão pedida? 10 para a DGRH (EXP). Senão DG devolve os ao aluno por correio, ou presencialmente, consoante a forma como o aluno os entregou e anula o processo. Recebimento de VD 12 DGRH (EXP) Formulário DG/ DGRH (EXP) DGRH (EXP) carimba, digitaliza e regista documento no sistema de GD e envia para a DG. 13 DGRH (EXP) DGRH (EXP) DGRH (EXP) arquiva documento por ordem numérica em pasta geral. rquiva suporte em papel 14 DG PRES Diploma DG emite o diploma manualmente e envia em mão para o PRES. Emissão de diploma manual 15 PRES Diploma PRES Diploma assinado ssina diploma PRES assina diploma e envia em mão para a DG.

6 16 DG Diploma assinado Sela o diploma DG Diploma assinado e selado DG sela o diploma. 17 DG Diploma assinado e selado Correio? DG Se o diploma deve ser enviado pelo correio a DG envelopa-o. Envelopa diploma 18 DG DGRH (EXP) DG assinala que enviou pelo correio o diploma e encerra o processo no. De seguida envia o diploma para a DGRH (EXP). 19 DGRH (EXP) DGRH (EXP) viso de recepção Expede diploma com aviso de recepção DGRH (EXP) expede o diploma com aviso de recepção. 20 DGRH (EXP) viso de recepção rquiva aviso de recepção DGRH (EXP) DGRH (EXP) arquiva aviso de recepção em pasta de avisos de recepção.

7 21 DG luno Se o diploma deve ser entregue pessoalmente a DG envia um e- mail para o aluno a comunicar que o diploma está pronto. Informa aluno por 22 DG DG DG importa para o, regista-o e fica a aguardar que o aluno venha buscar o diploma. 23 DG luno Quando o aluno vem buscar a certidão a DG valida os de identificação (ver instruções). Valida e entrega diploma 24 luno DG uto de ssina auto de recepção de recepção de assinado luno, ou quem ele autorizar, assina o auto de recepção do diploma que vem levantar. 25 DG DG DG assinala que o diploma foi entregue ao aluno e encerra o processo no.

8 26 DG uto de recepção de assinado rquiva auto de recepção de DG DG arquiva o auto de recepção assinado. Fim

9 Instruções Identificação Título Data de criação DG_MD_005 Diploma de conclusão de parte curricular (Mestrado) Elisabete Saragoça Instruções Nº Descrição 6 O meio de pagamento estará corretamente preenchido se tiver o valor a pagar pelo aluno correto. 23 No caso do próprio aluno proceder ao levantamento deve identificar-se com o Bilhete de Identidade, Cartão do Cidadão ou Passaporte. Caso seja outra pessoa deve trazer uma declaração autorizando o levantamento assinada pelo aluno, uma cópia do documento de identificação do aluno e o seu próprio documento de identificação.

10 Indicadores Identificação DG_MD_005 Título Diploma de conclusão de parte curricular (Mestrado) Data de criação Elisabete Saragoça Objetivo Indicador Especificação Justificação Meta viso larme Regras Origem dos dados Reduzir o tempo de resposta ao pedido de um diploma de conclusão de parte curricular de um Mestrado. Tempo que decorre entre um pedido de diploma de conclusão de parte curricular de um Mestrado e a entrega dessa certidão. Contagem do tempo que decorre entre a data de entrada do pedido de diploma de conclusão de parte curricular de um Mestrado na FMH e a data do envio do ao aluno a comunicar que o diploma está pronto ou data do envio pelo correio. aplicável. aplicável na criação do processo. analisar dentro de um ano. aplicável na criação do processo. analisar dentro de um ano. aplicável na criação do processo. analisar dentro de um ano. aplicável. Sistema de Gestão Documental.