Ficha de processo. Pontos principais do processo. Documentos. Impacto tecnológico. Revisões. Anexos. Última atualização

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1 Ficha de processo Identificação DGRH_PG_001 Título Deslocação em serviço Data de criação Rosa Ramos Pontos principais do processo Objetivo Âmbito Suporte legal Processos relacionados Documentos Inicial(is) Produzidos Impacto tecnológico Sistemas utilizados Workflow no sistema de GD Revisões Data Motivo da revisão Anexos Fluxograma Última atualização Data Realização de pedido e solicitação de autorização para deslocação em serviço e respetivas despesas. Pessoal docente e não docente da FMH. Regulamento relativo à equiparação a bolseiro dos docentes da UTL - Despacho N.º de 29/03; Despacho N.º4-CG-2012, de 21/12; Decreto-Lei n.º137/2010 de 28/12 que altera os Decretos-Leis Nos. 106/98, de 24/04 e 192/95, de 28/07. Processos DGAF_SP_001 - Verificação e registo de cabimento, DAT_AADS_001 - Aquisição de bens e serviços ajuste direto simplificado e DGRH_PG_050 - Processamento e pagamento de vencimentos. Pedido de deslocação em serviço. Despachos e, se tiver ajudas de custo, Boletim itinerário. Sistema de Gestão Documental, Sistema de Gestão Patrimonial e Sistema de Recursos Humanos.. aplicável na criação do processo. aplicável na criação do processo. aplicável na criação do processo. DGRH_PG_001_FX. aplicável na criação do processo. aplicável na criação do processo.

2 Identificação DGRH_PG_001 Título Deslocação em serviço Data de criação Rosa Ramos 1 Trabalhador Coordenador UO Início Pedido de deslocação em serviço Trabalhador elabora pedido de deslocação em sistema de GD. serviço no Elabora pedido no sistema de GD 2 Coordenador UO Pedido de deslocação em serviço Elabora parecer Trabalhador / CIPER Parecer Coordenador UO elabora parecer sobre pedido de deslocação em serviço. 3 Trabalhador Parecer Coordenador UO / CIPER Concorda? Pedido de deslocação em serviço alterado Se o Coordenador da UO não concordar com pedido, Trabalhador altera pedido no sistema de GD. Altera pedido no sistema de GD

3 4 CIPER Pedido de deslocação em serviço Carece de aut. CIPER? CIPER Se o Coordenador da UO concordar com pedido e este carecer de autorização do CIPER, CIPER despacha. Despacha 5 CIPER Trabalhador / DGRH Autoriza? Se o CIPER não autorizar, Trabalhador pode elaborar novo pedido. 6 DGRH 9 PRES / DGRH Se o CIPER autorizar e não tiver despesas vai para despacho do PRES. Tem despesas? 7 DGRH 13 DGRH / DAT Se tiver despesas e incluir ajudas de custo e transporte, DGRH verifica documentos. Se tiver despesas e não incluir ajudas de custo e transporte vai para DAT. Inclui ajudas de custo e transp.? 10 Verifica

4 8 DGRH Trabalhador / DAT Despesas correctas? DGRH verifica se despesas estão corretas. Se estiverem corretas vai para DAT. 9 Trabalhador Trabalhador Se despesas não estiverem corretas, Trabalhador pode elaborar novo pedido. Se Trabalhador não elaborar novo pedido, o 3 processo encerra. Elabora novo pedido? A 10 DAT Sec DEP Se despesas estiverem corretas e o pedido tiver bens e serviços, DAT regista no sistema PAT. Caso não tenha bens e serviços é enviado para verificação de cabimento. Tem bens e serviços? Regista no sistema PAT 11 Sec DEP Sec DEP solicita emissão de bilhete de viagem. Solicita emissão do bilhete 12 DGAF (CTB) DGAF (CTB) DGAF (CTB) inicia o processo de Verificação e registo de cabimento. Verificação e registo de cabimento

5 13 DGAF (CTB) PRES Se não tem cabimento, DGAF (CTB) informa da decisão Trabalhador e DGRH encerrando o processo. Tem cabimento? Informa trabalhador e DGRH A 14 PRES PRES Despacho Se tem cabimento, PRES despacha Despacha 15 PRES Despacho PRES Se PRES não autorizar informa da decisão Trabalhador, DGAF e DGRH encerrando o processo. Autoriza? Informa trabalhador, DGAF e DGRH A 16 PRES Despacho PRES Se PRES autorizar informa da decisão Trabalhador, DGAF e DGRH. Informa trabalhador, DGAF e DGRH

6 17 PRES PRES Se não tiver despesas o processo encerra. Tem despesas? 18 DAT Trabalhador Se tiver despesas e bens e serviços, DAT cria PAD no sistema de GAP. Tem bens e serviços? Cria PAD no sistema de GAP 19 DGAF (CTB) DAT DGAF (CTB) regista compromisso no sistema de GF. Regista compromisso no sistema de GF 20 DAT DAT DAT cria requisição oficial e envia por . Cria requisição oficial e envia por e- mail 21 DAT Trabalhador DAT notifica Sec DEP e Docente do envio da requisição oficial. Notifica Sec DEP e Docente

7 22 Trabalhador DGRH Boletim itinerário Tem ajudas de custo e transp.? A Se não houver bens e serviços e não tiver ajudas de custo e transporte o processo encerra. Se tiver ajudas de custo e transporte a contagem do tempo no processo é interrompida enquanto aguarda concretização da deslocação. Após deslocação Trabalhador preenche Boletim itinerário no sistema de GD Aguarda concretização da deslocação Preenche Boletim Itinerário no sistema de GD 23 DGRH Boletim itinerário Verifica Boletim Itinerário DGAF (CTB) DGRH verifica Boletim itinerário. 24 DGAF (CTB) CG DGAF (CTB) valida cabimento. Valida cabimento 25 CG CG Despacho CG despacha. Despacha

8 26 CG Despacho DGRH Se CG não autoriza informa Trabalhador, DGRH e DGAF encerrando o processo. Autoriza? Informa trabalhador, DGAF e DGRH 27 DGRH Se CG autoriza, DGRH lança ajudas de custo nos vencimentos no sistema de RH encerrando o processo. Lança ajudas de custo nos vencimentos no sistema de RH Fim A

9 Instruções Identificação Título Data de criação DGRH_PG_001 Deslocação em serviço Rosa Ramos Instruções Nº Descrição aplicável neste processo.

10 Indicadores Identificação DGRH_PG_001 Título Deslocação em serviço Data de criação Rosa Ramos Objetivo Indicador Especificação Justificação Meta Aviso Alarme Regras Origem dos dados Reduzir o tempo de resposta a um pedido de deslocação em serviço. Tempo que decorre entre a entrega do pedido de deslocação em serviço e, caso não existam despesas com bens e serviços, o despacho do PRES. Caso existam despesas com bens e serviços é considerada como limite superior do indicador o término do processo de aquisição. Contagem do tempo que decorre entre a data de entrega do pedido de deslocação em serviço e, caso não existam despesas com bens e serviços, a data do despacho do PRES. Caso existam despesas com bens e serviços é considerada como limite superior do indicador a data de término do processo de aquisição. aplicável. aplicável na criação do processo. A analisar dentro de um ano. aplicável na criação do processo. A analisar dentro de um ano. aplicável na criação do processo. A analisar dentro de um ano. aplicável. Sistema de Gestão Documental.