PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS NO ÂMBITO DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO
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- Aparecida de Carvalho
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1 PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS NO ÂMBITO DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO 1 PAGAMENTOS A TERCEIROS Emissão da Ordem de Pagamento Funcionário da Contabilidade (n.º 1 do Artigo 13.º) Assinatura da Ordem de Pagamento Funcionário da Contabilidade (n.º 2 do Artigo 13.º) Conferência da Ordem de Pagamento Responsável da Área Financeira (n.º 2 do Artigo 13.º) Envio da Ordem de Pagamento à Tesouraria Funcionário da Contabilidade (n.º 3 do Artigo 13.º) Processar o Pagamento de Acordo com as Regras Constantes do Artigo 14.º Tesoureiro 2 1
2 COBRANÇA DE RECEITAS Cobrança da Receita Tesoureiro (n.º 1 do Artigo 16.º) Outros Funcionários Designados pelo Presidente da Câmara (n.º 2 do Artigo 16.º) Preenche o Diário e o Resumo Diário de Tesouraria e envia à Contabilidade Entrega Diária ao Tesoureiro das Cobranças Efectuadas (n.º 3 do Artigo 16.º) Entrega Mensal ( nos primeiros 3 dias úteis) na Contabilidade da Relação das Cobranças Efectuadas (n.º 4 do Artigo 16.º) Conferência das Relações Entregues Funcionário da Contabilidade (n.º 5 do Artigo 16.º) 3 RECONCILIAÇÕES BANCÁRIAS Efectuada pelo Funcionário da Contabilidade (n.º 3 do Artigo 17.º) Obrigatórias e Assentes numa Base Mensal (n.º 1 do Artigo 17.º) Até ao 15.º Dia do Mês Seguinte (n.º 2 do Artigo 17.º) Relativas ao último dia do mês em Análise (n.º 5 do Artigo 17.º) Com Base nas Contas Correntes Elaboradas pelo Tesoureiro e os Extractos Bancários (n.º 4 do Artigo 17.º) 4 2
3 Balanço à Tesouraria Realizado pelo Funcionário Designado, pelo Presidente da Câmara (Artigo 18.º) Trimestralmente e Sem Aviso Prévio (Alínea a) do Artigo 18.º) No Final e no Início do Mandato do Órgão Executivo (Alínea c) do Artigo 18.º) Quando For Substituído o Tesoureiro (Alínea d) do Artigo 18.º) No Encerramento das Contas de Cada Exercício Económico (Alínea b) do Artigo 18.º) 5 Aquisição de Bens e Serviços Elaboração do Pedido Interno pelo Serviço Utilizador Entrega do Pedido Interno ao Funcionário Responsável pelo Aprovisionamento Aprovisionamento Solicita ao Funcionário Responsável pela Contabilidade a Cabimentação da Despesa Prevista Satisfação do Pedido pelo Aprovisionamento Caso o Bem Exista em Stock Aprovisionamento Elabora Informação Solicitando Autorização, ao Órgão Competente, para Proceder à Abertura do Procedimento de Contratação 6 3
4 Aquisição de Bens e Serviços Aprovisionamento Executa o Procedimento de Aquisição, de Acordo com as Normas Legais em Vigor (Artigo 21.º) O Órgão Competente Procede à Adjudicação do Fornecimento Aprovisionamento Solicita ao Funcionário Responsável pela Contabilidade a Cabimentação da Despesa e a Realização do Compromisso Aprovisionamento Procede à Aquisição com Base em Requisição Externa ou Contrato (Artigo 21.º) 7 Recepção de Bens Pelo Armazém dos Bens Destinados a Integrar as Existências (Alínea a) n.º 2 do Artigo 22.º) Pelas unidades orgânicas de Destino dos Bens, no que Respeita ao Imobilizado (Alínea b) n.º 2 do Artigo 22.º) O Serviço Requisitante Confere e Confirma a Recepção dos Bens (n.º 3 do Artigo 22.º) 8 4
5 Recepção de Bens O Serviço Requisitante Envia ao Funcionário Responsável pela Contabilidade a Guia de Remessa ou Documento Equivalente (n.º 3 do Artigo 22.º) O Funcionário Responsável pela Contabilidade Procede: À Conferência da Guia de Remessa Através de Confrontação com a Requisição (Alínea a) n.º 5 do Artigo 22.º) Ao Registo de Entrada em Armazém Quando se Tratar de Existências (Alínea b) n.º 5 do Artigo 22.º) Ao Fornecimento de uma Cópia ao Responsável pelo Património, Quando Respeitar ao Imobilizado (Alínea c) n.º 5 do Artigo 22.º) 9 Facturação de Terceiros O Funcionário Responsável pela Contabilidade dá Entrada às Facturas (n.º 1 do Artigo 23.º) O Funcionário Responsável pela Contabilidade Confere as Facturas (n.º 2 do Artigo 23.º) O Funcionário Responsável pela Contabilidade Envia, ao Funcionário Responsável pelo Património, Cópia da Factura Quando Esta se Referir a Imobilizado (n.º 3 do Artigo 23.º) O Funcionário Responsável pela Contabilidade Processa a Ordem de Pagamento (n.º 1 do Artigo 13.º) 10 5
6 Contratação de Empreitadas Entrega ao Funcionário Responsável pelo Aprovisionamento do Pedido de Abertura do Processo de Contratação Aprovisionamento Solicita ao Funcionário Responsável pela Contabilidade a Cabimentação da Despesa Prevista Aprovisionamento Elabora Informação Solicitando Autorização, ao Órgão Competente, para Proceder à Abertura do Procedimento de Contratação Aprovisionamento Executa o Procedimento de Contratação de Acordo com as Disposições Legais em Vigor (n.º 1 do Artigo 21.º) 11 Contratação de Empreitadas O Órgão Competente Procede à Adjudicação do Contrato Aprovisionamento Solicita ao Funcionário Responsável pela Contabilidade a Cabimentação da Despesa e a Realização do Compromisso O Funcionário Nomeado Oficial Público Procede à Celebração do Contrato (Alínea c) do n.º 2 do Artigo 68.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro) 12 6
7 Existências Funcionário Responsável pelo Armazém Define e Acompanha os Níveis dos Stocks (n.º 5 do Artigo 27.º) Garante a Gestão Física das Existências (n.º 1 do Artigo 27.º) Faz Entregas Mediante a Apresentação de Requisições Internas (n.º 2 do Artigo 28.º) Procede à Recepção dos Bens (Alínea a) n.º 2 do Artigo 22.º) 13 Existências Registo de Todos os Movimentos nas Fichas de Existências (n.º 2 do Artigo 27.º) Inventário das Existências (Artigo 29.º) Por Funcionário que Não Proceda ao Seu Manuseamento Físico (n.º 3 do Artigo 28.º) Com o Âmbito e a Periodicidade Definido pelo Responsável pela Área Financeira (n.º 2 do Artigo 29.º) Por Funcionários Que Não Proceda à Recepção e Entrega de Bens (n.º 4 do Artigo 29.º) No Final do Ano Abrangendo Todos os Bens (n.º 3 do Artigo 29.º) 14 7
8 Aquisição de Bens do Imobilizado Pelo Funcionário Responsável pelo Aprovisionamento De Acordo com o Plano Plurianual de Investimentos (n.º 1 do Artigo 32.º) Com Base em Decisões do Presidente ou Deliberação da Câmara (n.º 1 do Artigo 32.º) De Acordo com as Normas Legais Aplicáveis (n.º 1 do Artigo 32.º) Através de Requisição Externa ou Contrato (n.º 1 do Artigo 32.º) 15 Recepção dos Bens do Imobilizado Pelo Funcionário ou Serviço Requerente (n.º 2 do Artigo 33.º) Efectua a Recepção Qualitativa e Quantitativa (n.º 1 do Artigo 33.º) Preenche a Guia de Recepção (n.º 2 do Artigo 33.º) Anexa à Guia de Recepção a Guia de Remessa e/ou a Factura (n.º 3 do Artigo 33.º) Envia a Guia de Recepção e os Anexos, no Dia Útil Posterior à Recepção, ao Funcionário Responsável pelo Património (n.º 4 do Artigo 33.º) No Caso de Aquisição por Empreitada Informa o Funcionário Responsável pelo Património, da sua Conclusão (n.º 4 do Artigo 34.º) 16 8
9 Registo dos Bens do Imobilizado Pelo Funcionário Responsável pelo Património (n.º 1 do Artigo 34.º) Recepciona a Guia de Recepção e Anexos (n.º 2 do Artigo 34.º) Desloca-se ao Local Onde o Bem Foi Recepcionado (n.º 2 do Artigo 34.º) Recolhe as Restantes Características Técnicas do Bem (n.º 2 do Artigo 34.º) Arquiva os Documentos Recebidos (Alínea b) do n.º 3 do Artigo 34.º) Atribui Um Número Sequencial de Abertura de Ficha na Aplicação de Suporte (Alínea a) do n.º 3 do Artigo 34.º) Preenche os Restantes Campos da Aplicação de Suporte (Alínea c) do n.º 3 do Artigo 34.º) 17 Registo dos Bens do Imobilizado Pelo Funcionário Responsável pelo Património (n.º 1 do Artigo 34.º) No caso de Aquisição por Empreitada (n.º 4 do Artigo 34.º) No caso dos Bens Imóveis (n.º 5 do Artigo 34.º) Regista o Bem (n.º 3 do Artigo 34.º) Comunica o Registo ao Funcionário Responsável pela Contabilidade (n.º 4 do Artigo 34.º) Procede à Inscrição do Imóvel na Matriz Predial (n.º 6 do Artigo 34.º) Procede ao Registo do Imóvel na Conservatória do Registo Predial (n.º 7 do Artigo 34.º) Regista o Bem (n.º 3 do Artigo 34.º) Este Procede à Transferência ou Actualização Contabilística (n.º 4 do Artigo 34.º) 18 9
10 Reparação e Manutenção de Bens do Imobilizado Garantir o Bom Estado de Conservação do Bem Cumpre Se Necessário Efectuar a Sua Reparação Ao Funcionário Responsável pelo Património (n.º 1 do Artigo 37.º) Ao Serviço Responsável pela Sua Guarda (n.º 1 do Artigo 37.º) O Serviço Responsável pela Sua Guarda Propõe a Reparação (n.º 2 do Artigo 37.º) O Funcionário Responsável pelo Património Valida Proposta (n.º 2 do Artigo 37.º) 19 Reparação e Manutenção de Bens do Imobilizado O Funcionário Responsável pelo Património Verifica se o Bem Está Abrangido por Garantia ou Contrato de Manutenção (n.º 3 do Artigo 37.º) Comunica a Situação ao Funcionário Responsável pelo Aprovisionamento (n.º 3 do Artigo 37.º) Aprovisionamento Executa o Procedimento de Aquisição do Serviço, de Acordo com as Normas Legais em Vigor 20 10
11 Apuramento de Custos Obras por Administração Directa Folha de Obra Elaborada em Duplicado e Parcialmente Preenchida (n.º 1 do Artigo 51.º) Pelo Responsável da Obra (n.º 1 do Artigo 51.º) Visada e enviada para o Sector de Pessoal (n.º 1 do Artigo 51.º) Pelo Encarregado Geral (n.º 1 do Artigo 51.º) Preenchidos os Dados Referentes ao Custo Hora/Homem e Remetidos À Contabilidade (n.º 1 do Artigo 51.º) Pelo Funcionário Responsável pela Área do Pessoal (n.º 1 do Artigo 51.º) 21 Apuramento de Custos Apuramento de Custos Obras por Administração Directa Listagem de Material Elaborada no Final de Cada Mês (alínea a) do n.º 3 do Artigo 51.º) Funcionário Responsável pela Contabilidade (alínea a) do n.º 3 do Artigo 51.º) Preenchidos os Dados Referentes ao Custo Hora/Máquina e Viatura e Remetidos À Contabilidade (n.º 4 do Artigo 51.º) Funcionário Responsável pelo Sector de Oficinas (n.º 4 do Artigo 51.º) Listagem de Máquinas/ Viaturas Elaborada no Final de Cada Mês (alínea b) do n.º 3 do Artigo 51.º) Funcionário Responsável pela Contabilidade (alínea b) do n.º 3 do Artigo 51.º) 22 11
12 Apuramento de Custos Obras por Administração Directa Preenchidos os Mapas de Cálculo do Custo/Hora da Mão-de-obra (n.º 5 do Artigo 51.º) Pelo Funcionário Responsável pelo Sector de Pessoal (n.º 5 do Artigo 51.º) Listagem de Mão-de-obra Elaborada no Final de Cada Mês (n.º 8 do Artigo 51.º) Funcionário Responsável pela Contabilidade (n.º 8 do Artigo 51.º 23 12
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