Secretaria-Geral. Ministério da Economia e da Inovação. Secretaria-Geral

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Ian Barata Coimbra
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1 Ministério da Economia e da Inovação

2 DIPLOMAS Decreto-Lei nº 186/2003 de 20 de Agosto Ministério da Economia Decreto-Lei nº 8/2005 de 6 de Janeiro Ministério das Actividades Económicas e do Trabalho Decreto-Lei nº 208/2006 de 27 de Outubro Ministério da Economia e da Inovação Decreto-Lei nº 138/2007 de 27 de Abril Secretaria- Geral

3 Prestação Centralizada de Serviços (PCS) Diminuição de custos Uniformização de procedimentos Especialização da actividade core business

Organismos abrangidos pela PCS: GEE - Gabinete de estratégia e estudos CACMEP Comissão de Aplicação de Coimas em Matéria Económica e Publicidade DGAE -

4 Organismos abrangidos pela PCS: GEE - Gabinete de estratégia e estudos CACMEP Comissão de Aplicação de Coimas em Matéria Económica e Publicidade DGAE - Direcção-Geral das Actividades Económicas DGEG Direcção-Geral de Energia e Geologia DRE-LVT Direcção-Regional de Economia DGC Direcção-Geral do Consumidor

5 Projecto CAF Common Assessement Framework Conhecer e avaliar a Organização Auto-avaliação Plano de acções de melhoria

6 AVALIAÇÃO DA SATISFAÇÃO DOS CLIENTES Lançados os 2 primeiros Inquéritos de avaliação da satisfação dos clientes Universo: Gabinetes Ministeriais e Organismos abrangidos pela Prestação Centralizada de Serviços

7 2007 PRIMEIROS PASSOS NA IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE Levantamento dos principais processos com impacto na relação com os clientes Financeiros Recursos humanos Aprovisionamento e Logística Estabelecimento de Níveis de Serviço Com o apoio de uma empresa de consultoria e em ligação com os Organismos da PCS

8 SUGESTÕES DE MELHORIA Um objectivo SIADAP 2007 Ouvir e mobilizar os colaboradores da SGMEI Resultados: 68 colaboradores com sugestões apresentadas 308 sugestões aprovadas 157 sugestões implementadas

10 Racionalização dos processos de negócio Planeamento adequado da actividade Estabelecimento de objectivos e metas Monitorização regular da actividade Comparação entre o planeado e executado Envolvimento de todos Cultura de maior rigor

SGQ como Sistema de Gestão ISO 9001:2000 - Princípios da BOLSA DE AUDITORES Gestão da Qualidade e

11 SGQ como Sistema de Gestão ISO 9001: Princípios da BOLSA DE AUDITORES Gestão da Qualidade e Gestão por Processos Monitorização de Processos Auditorias Internas da Qualidade Gestão por processos

12 ACÇÕES DE COMUNICAÇÃO: PUBLICAÇÃO DO JORNAL Q - NEWSLETTER

13 Abril, Maio e Junho de 2008 Envolvidos 93% dos colaboradores da SGMEI

14 Elaboração de Procedimentos e Instruções de Trabalho Reuniões semanais com todas as Unidades Orgânicas com início a 14 de Novembro de 2007 Prolongaram-se até Maio de 2008

Lançamento do 1º Inquérito para avaliação da

manifestam que houve melhoria na actuação da

15 Lançamento do 1º Inquérito para avaliação da satisfação do cliente interno Lançamento do 3º Inquérito para avaliação da satisfação do cliente externo 29% dos clientes externos manifestam que houve melhoria na actuação da SGMEI e apenas 3% referem que a situação piorou

16 Aprovação da 1ª Política da Qualidade a 11 de Janeiro de 2008

17 Aprovação da estrutura documental do SGQ e principais documentos em final de Março de 2008 Casa da Qualidade

18 Manual da Qualidade

19 Macro Processo e Processos

20 Procedimento

21 Organograma funcional/processos

22 Análise da actividade desenvolvida Monitorização dos níveis de serviço acordados Constantes ajustamentos e correcções Registos das decisões

23 1ª Revisão do Sistema de Gestão da Qualidade efectuada a 30 de Junho de 2008 Elaboração de Plano de Melhorias

24 AUDITORIAS APCER 1ª E 2ª FASE

25 NÃO CONFORMIDADES No seguimento da Auditoria foram apresentadas 4 não conformidades: Serviço de Aprovisionamento e de Logística gestão dos contratos Serviço de Sistemas de Informação registo de participação do cliente no desenvolvimento de novas aplicações Serviço de Documentação e Arquivo condições de acesso ao arquivo central Serviço de Recursos Humanos codificação de documentação

26 PLANO DE ACÇÕES CORRECTIVAS Foi apresentado um Plano de Acções Correctivas a desenvolver ao longo de 3 meses

27 ENTREGA DO CERTIFICADO A 29 de Setembro 2008 tem lugar a entrega formal do Certificado de Conformidade pela APCER

28 O QUE SE ALCANÇOU? Uniformização de práticas de trabalho Maior envolvimento de todos Maior autonomia das equipas Maior facilidade na detecção e correcção das não conformidades Planeamento da actividade em função dos resultados obtidos Gestão baseada em indicadores adequados Correcção atempada dos desvios

29 2ª REVISÃO DO SISTEMA Integração completa entre SIADAP e Sistema de Gestão da Qualidade Definição de novos objectivos e novas metas Definição de um plano de melhorias SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE SIADAP 2

30 ACOMPANHAMENTO Reuniões de Direcção mensais Auditorias frequentes a todos os processos Revisão de procedimentos Tratamento das reclamações mais rigoroso e simplificado

31 EXCLUSÃO DO REQUISITO 7.3. CONCEPÇÃO E DESENVOLVIMENTO Breve história de uma exclusão e posterior inclusão no Sistema de Gestão da Qualidade

( ): Os serviços prestados pela SG são decorrentes da legislação aprovada - Leis, Decretos Lei, Portarias, Decretos

32 EXCLUSÃO DO REQUISITO 7.3. CONCEPÇÃO E DESENVOLVIMENTO A SG considera que não lhe são aplicáveis a cláusula 7.3. ( ): Os serviços prestados pela SG são decorrentes da legislação aprovada - Leis, Decretos Lei, Portarias, Decretos Regulamentares, regulamentos - ou de Directivas oriundas do Governo ou de Organismos centrais com competências de supervisão Resoluções e Deliberações do Conselho de Ministros, Ofícios circulares e Despachos, pelo que não existe concepção e desenvolvimento de novos serviços.

33 EXCLUSÃO DO REQUISITO 7.3. CONCEPÇÃO E DESENVOLVIMENTO Relatório de Auditoria de Concessão APCER Sistema Gestão Qualidade A organização considerou para exclusão os requisitos 7.3 Concepção e desenvolvimento, Validação dos processos de realização e 7 6 Controlo dos DMM Após os trabalhos da 2 fase, a EA considera que é pertinente reavaliar a exclusão do 7. 3.

à criação de Novos Sistemas constatou-se que o procedimento ( ) referente

34 EXCLUSÃO DO REQUISITO 7.3. CONCEPÇÃO E DESENVOLVIMENTO No Macro-Processo (MP) de SSI e relativamente à criação de Novos Sistemas constatou-se que o procedimento ( ) referente a Criação de Novos Sistemas, não se encontra implementado. ( ) participação do cliente no desenvolvimento de novas aplicações

A INCLUSÃO DO REQUISITO 7.3. Plano de acção após Auditoria: Revisão do Procedimento Criação de Sistemas PD.SSI.020.

35 A INCLUSÃO DO REQUISITO 7.3. Plano de acção após Auditoria: Revisão do Procedimento Criação de Sistemas PD.SSI , relativo ao Processo Sistemas de Informação introduzindo a actividade Validação por parte do cliente em fase de produção

36 A INCLUSÃO DO REQUISITO 7.3. Recomendações dadas ao Serviço de Sistemas de Informação para a elaboração de mapas de controlo dos seus projectos de concepção e desenvolvimento do produto: Planeamento - registos de reuniões de planeamento para o desenho de uma nova aplicação, por ex. Registo de Entradas - pedido de serviço Registo de Saídas - e a relação com as entradas Registo de Revisão - registo de alterações

37 A INCLUSÃO DO REQUISITO 7.3. Verificação - se as saídas correspondem às entradas estipuladas Validação - confirmar se a utilização em ambiente de produção corresponde à utilização em ambiente de teste e sempre validadas pelo cliente Controlo das alterações - registo de que houve Revisão, Verificação e Validação por cada alteração ao projecto

38 A INCLUSÃO DO REQUISITO 7.3. Mapa Novo Projecto Mapa Reuniões /Intervenções

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