PLANO DA QUALIDADE (MAPEAMENTO DOS ELEMENTOS DO PROCESSO)

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1 Página: 1 de 5 NOME DO PROCESSO: GESTÃO DOCUMENTAL SUBPROCESSO: Controle de Documentos do. 1. Objetivos do Processo. Principais benefícios e razão da existência do processo, vinculando-o à Política e Objetivos da Qualidade. 2. Requisitos do cliente: O que os clientes esperam deste processo. Foco no cliente (5.2). 3. Gestão de riscos Envolve a apreciação das causas e das fontes de riscos, suas consequências positivas e negativas, e a probabilidade de que essas consequências possam ocorrer (5.6.1). Gerir e controlar de forma eficiente e sistemática a produção, recepção, manutenção, utilização e distribuição dos documentos/informação relacionados ao Sistema de Gestão da Qualidade. Definir os documentos necessários para assegurar o planejamento e a operacionalização dos processos e apresentar sua estrutura dentro do a servidores, vereadores e à sociedade. Oportunidades Caso o resultado do processo seja satisfatório considerando os requisitos do cliente. Ameaças Caso o resultado do processo seja insatisfatório considerando os requisitos do cliente. Tendo um controle de documentação eficaz é possível ter benefícios agregadores que possam contribuir com a eficácia do, conforme relação abaixo: Os servidores passam a conhecer a hierarquia dos documentos facilitando o entendimento dos processos, atividades e tarefas; A documentação permitirá a padronização dos processos fazendo com que as pessoas envolvidas reduzam a probabilidade de erros; As pessoas passam a conhecer a estrutura dos processos adquirindo uma visão estratégica dos mesmos com foco no cliente; Disponibilização de cópias físicas ou eletrônicas atualizadas próximas do local de trabalho para acesso rápido; Permite conhecer o histórico de melhoria contínua no processo em função das revisões da documentação; Evita a utilização de planilhas e formulários desatualizados; Atendimento á norma ABNT NBR ISO 9001:2008. Caso a Gestão Documental não seja implantada ou não funcione, o ficará seriamente comprometido, visto que o controle de documentos é o maior suporte para a eficácia do. As consequências estão listadas abaixo: Não atendimento á norma ABNT NBR ISO 9001:2008 e possível perda da certificação por ser requisito sistêmico.

2 Página: 2 de 5 4. Fluxograma do Processo: Sequência de tarefas que são realizadas no processo com o objetivo de transformar as entradas em saída adequada / prevista (4.1.b). Os servidores desconhecerão a hierarquia dos documentos dificultando o entendimento dos processos, atividades e tarefas; Os processos não terão a padronização fazendo com que as pessoas envolvidas aumentem a probabilidade de erros; As pessoas envolvidas terão visão apenas para o que acontece em seu próprio processo e sem foco no cliente; As pessoas envolvidas não terão cópias disponibilizadas atualizadas próximas do local de trabalho para acesso rápido; Risco de utilização de planilhas ou formulários desatualizados;

3 Página: 3 de 5 5. Gestor do Processo. Nome do cargo ou função do responsável com poder de decisão sobre o processo (5.5.1). 6. Mapeamento do processo (Identificação dos elementos do processo) Coordenador da Gestão da Qualidade. Fornecedor Entradas Macrofluxo Atividades Saídas Clientes Processos internos (servidores e vereadores) Mapeamento de processos, revisões e solicitações de alterações de processos. 7. Fatores críticos: Considerando o QCDI (qualidade, custo, entrega e informação), relacionar os fatores que podem comprometer o resultado e o processo não consiga atingir o objetivo. Exemplos: - Tarefas que podem afetar a qualidade; - Ocorreram problemas no passado; - Tem histórico de reclamação de clientes; - A demora de informação compromete a eficácia; Planejar a documentação do Controlar documentação do Monitorar documentação do Tomar ações no processo de documentação Criar estrutura de documentos Elaborar modelos de formulários Criar lista-mestra de documentos Treinar usuários de documentos Distribuir cópias controladas Revisar procedimentos Verificar revisão de cópias controladas Solicitar treinamento aos usuários Atualizar documentação no portal da CMM Procedimentos documentados, atualizados, controlados e distribuídos aos assinantes internos. Processos internos (servidores e vereadores) Fator Explicação Ponto de verificação Análise crítica para cada elaboração, revisão e cancelamento de documentos do. Controle de revisões de documentos do. Distribuição e publicação de cópias controladas de documentos do Permite que todos participem diretamente da estruturação de documentos e não somente o gestor do processo. Evita a utilização de documentos desatualizados pelos usuários. Torna os documentos acessíveis aos usuários em seu próprio local de trabalho. Através do SAD (Solicitação de aprovação de documentos). Lista-mestra de documentos geral e por setor. Internet (Portal da CMM), Rede interna, Memorandos de distribuição de documentos e pasta de documentos setoriais.

4 Página: 4 de 5 8. Indicadores de Desempenho. Dados/informações que demonstram o desempenho do processo com relação aos dados de entrada (eficácia) e com relação aos requisitos da organização (eficiência); - Podem ser baseados nos requisitos do cliente, da organização ou nos fatores críticos identificados no fluxograma do processo. 9. Comunicação com o Cliente. Canais de comunicação suficientes para informações sobre o serviço, consultas, pedidos, incluindo alterações e reclamações. 10. Documentos aplicados no processo. Documentos normativos do, inclusive externos: regulamentares e estatutários (4.2.1). Requisitos mínimos para desenvolvimento das competências do cargo / função previsto no RCF dos servidores envolvidos no processo. Legenda: Item de controle Objetivo Frequência Forma de divulgação / apresentação Lista-mestra de documentos Atualização do portal da CMM Verificar a revisão dos documentos Tornar o documento acessível aos usuários Internet: Informativo eletrônico câmara expressa. Relatório de Gestão da Qualidade. Ata de Reunião do CGQ. Ata de Reunião de Análise Crítica pela Alta Direção. Diário Mensal Relatório de Gestão da Qualidade e portal da CMM na internet. Requisitos básicos ❶ ❷ ❸ PQC.530 (Política da qualidade) MGQ.422 (Manual de Gestão da Qualidade) PP.421 (Documentos do ) PP.423 (Controle de documentos) PP (Backup de documentos) PP.424 (Controle de registros e dados) Norma ABNT NBR ISO 9001:2008 Sistemas de Gestão da Qualidade Requisitos Norma ABNT NBR ISO 19011:2012 Diretrizes para Auditoria de Sistema de Gestão Regimento interno Requisitos específicos ❶ ❷ ❸

5 Página: 5 de 5 ❶ - Servidores do processo. ❷ - Auditores internos. ❸ - Coordenadores, chefes e gerentes. PQ.001 (Gestão estratégica) PQ.002 (Gestão documental) IT (Comunicação do ) PP.561 (Análise crítica do ) PP.622 (Competência, conscientização e treinamento) IT (Índice de competência do servidor) PP.822 (auditoria Interna) PP.830 (Controle de Produto não conforme) PP.852 (Ações corretivas) PP.853 (Ações preventivas) 11. Histórico das revisões Data Revisão Descrição da revisão 10/06/14 00 Primeira emissão. 14/10/14 01 Utilização do novo formulário do PQ (FQ.A421-02) com as seguintes alterações: Inclusão do campo 2 (Requisito do cliente), Inclusão do campo 3 (Gestão de riscos) para reduzir impacto na implantação da nova revisão da norma; Especificação de documentos aplicados (básicos e específicos) destinados a treinamentos operacionais dos servidores, auditores e chefes para composição do requisito mínimo do RCF. ELABORAÇÃO REVISÃO APROVAÇÃO 22/07/ /07/ /07/2015 Leôncio Araújo Oliveira Basílio Garcia C. Neto André L. do Carmo