PROCEDIMENTO PADRÃO. Status: Aprovado CONTROLE DE DOCUMENTOS DO SGQ

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1 1 de 6 1 OBJETIVOS Garantir a padronização e definir diretrizes para elaboração, controle e estabelecer regras para formatação, verificação, aprovação, distribuição, revisão, guarda, cancelamento e descarte da documentação do Sistema de Gestão da Qualidade da Câmara Municipal de Manaus CMM. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO Todas as atividades dos processos pertencentes ao escopo do Sistema de Gestão da Qualidade da CMM. 3 REFERENCIAS ÀS NORMAS 3.1 MGQ.422 Manual de Gestão da Qualidade; PP.421 Documentos do SGQ; 3.3 ABNT NBR ISO 90: requisito 4.2 Requisitos de Documentação. 3.4 ABNT NBR ISO 9000: Sistema de Gestão da Qualidade Fundamentos e Vocabulário. 4 DEFINIÇÕES E SIGLAS Aprovação: Ato de liberação para uso de um documento novo ou revisado. 4.2 Backup: Cópia de segurança dos documentos do SGQ. 4.3 Dados: Documento de natureza comprobatória, porém diferente do registro, pode sofrer atualizações (Ex: Cronograma, mapas, tabelas e etc.). 4.4 Elaboração: Ato de documentar determinado procedimento, visando suprir necessidade de padronização de uma determinada atividade. 4.5 Registros: Documento de gênero textual ou gráfico, físico ou eletrônico, comprobatório preenchido em forma de relatório. Por ser considerado como a fotografia do momento em que foi emitido, não pode ter sua data modificada, ou seja, não sofre atualizações. Sua rastreabilidade decorre de sua numeração sequencial e data de emissão. 4.6 Versão de Adequação: Reavaliação forçada para que os documentos do SGQ não ultrapasse a um ano sem revisão. 4.7 Verificação: Ato de analisar se a documentação está de acordo com os padrões de elaboração e se o conteúdo de acordo com o solicitado, comparando com outros procedimentos e/ou a norma ABNT NBR ISO 90: SIGLAS/ABREVIATURAS a) CGQ - Conselho de Gestão da qualidade. b) COGQ - Coordenação de Gestão da qualidade. c) PDF - Portable Document Format é um formato de arquivo, desenvolvido pela Adobe Systems, para representar documentos de maneira independente do aplicativo, do hardware e do sistema operacional usado para criá-los. d) RCF - Requisito de Cargo e Função. e) RD - Representante da Direção. f) SAD - Solicitação de Aprovação de Documento.

2 2 de 6 g) CMM - Câmara Municipal de Manaus. 5 S E RESPONSABILIDADES 5.1 Codificação dos Documentos Política da Qualidade A Política da qualidade tem sua revisão e data independente dos demais documentos e deve sempre acompanhar abaixo do seu texto em qualquer local de publicação, seja no Manual da Qualidade, Quadros, folders, cartilhas ou em sites eletrônicos. Para não fugir da padronização, a Política da qualidade será identificada pelo código PQC , onde: PQC Revisão da Política da Qualidade, sendo a primeira emissão iniciada em Número não sequencial, com três caracteres numéricos para não fugir da padronização de três dígitos. - MQC = Sigla do Política da Qualidade da CMM Manual de Gestão da Qualidade O manual é identificado pelo código MGQ , onde: MGG Revisão do manual, sendo a primeira emissão iniciada em Número não sequencial, com três caracteres numéricos que representam o requisito da norma ABNT NBR ISO 90:2008 que cita o manual. - MGQ = Sigla do Manual de Gestão da Qualidade Procedimentos Normativos do 3º nível Os procedimentos são identificados pelo código XX.YYY-ZZ, onde: PQ. XXX - YY - Revisão do procedimento, sendo a primeira emissão iniciada em Número não sequencial, com três caracteres numéricos que representam o requisito da norma ABNT NBR ISO 90:2008 que cita o...assunto do procedimento, exceto o PQ que é nº sequencial começando em 0. - PQ ou PP = Sigla do documento.

3 3 de Procedimentos Normativos do 4º nível Os procedimentos são identificados pelo código IT.XXX.YY-ZZ, onde: IT. XXX. YY - ZZ - Revisão do documento, sendo a primeira emissão iniciada em Número sequencial do documento iniciando em Número não sequencial com três caracteres numéricos que representam o requisito da NBR ISO 9000:2008 que cita o assunto do documento. - IT = Sigla de Instrução de Trabalho Formulários do SGQ Os formulários utilizados no SGQ são citados no item anexos dos procedimentos documentados que o utilizam (Plano da Qualidade, Procedimentos Padrão ou Instrução de Trabalho) e identificados em seu próprio rodapé pelo código FQ. AXXX.YY-ZZ, onde: FQ. AXXX-YY (dd.mm.aa), onde: Codificação Descrição FQ - Abreviação de Formulário da Qualidade. A XXX - Letra sequencial que indica a ordem de cadastro no procedimento. - Código do Procedimento ou requisito onde está inserido o formulário. Possui 3 caracteres se for procedimento do 1º ou 2º nível e 5 caracteres se o procedimento for do 3º nível. YY - Revisão do formulário, com a primeira emissão iniciada em 00. (dd.mm.aa) - Indicação da data de revisão do formulário. 5.2 Formatação de s para Documentos Normativos e Comprobatórios A documentação deve ser elaborada em meio eletrônico, utilizando qualquer Sistema Operacional que aceite o MS Office ou similar. Tabela de Formatação de Documentos: LAYOUT PÁGINA FONTE CARACTERÍSTICAS MGQ PQ PP IT REGISTROS Margens Tamanho Tamanho A4 A3 / A4 A4 A4 Côr Branca Branca Branca Branca Orientação Retrato Paisagem Retrato Retrato Superior Inferior Esquerda Direita Tipo Arial Arial Arial Arial Nome Docum. 16 CX ALTA 16 CX ALTA 16 CX ALTA 16 CX ALTA Cabeçalho Título 14 CX ALTA 14 CX ALTA 14 CX ALTA 14 CX ALTA Corpo Tabela 8 a 10 8 a 10 8 a 10 8 a 10 Rodapé 8 a 10 8 a 10 8 a 10 8 a 10 Côr Prêta Prêta Prêta Prêta Padronização do formulário definida pelo gestor do processo, porem manter layout de cabeçalho padronizado conforme PP.421 (Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade). A logo da ISOCÂMARA não é obrigatória.

4 4 de Análise Após a elaboração da Solicitação de Aprovação do Documento SAD, o Controle de Documentos envia ao Conselho de Gestão da Qualidade CGQ para analisar com base nos seguintes critérios: a) Verificar a necessidade de padronização da atividade e sua finalidade; b) Atendimento às exigências, para enquadramento conforme padrões normativos do SGQ; c) Existência de outro documento no mesmo nível com a mesma finalidade ou teor, neste caso verificar se os documentos idênticos podem ser unificados ou se um dos dois será cancelado. 5.4 Aprovação: Os documentos do nível 1 (Política da Qualidade) e nível 2 (Manual da Qualidade) são aprovados pelo Presidente da CMM ou Representante da Direção (RD) Os documentos do nível 3 (Plano da Qualidade e Procedimento Padrão) e nível 4 (Instrução de Trabalho), são aprovados pelo CGQ Por ocasião de impossibilidade da aprovação de qualquer dos membros CGQ, o Documento a ser aprovado deverá ser assinado pelo substituto, indicado pelo gestor do Processo, ou, ainda, por indicação formal em documento escrito e encaminhado à Coordenação de Gestão da Qualidade COGQ. 5.5 Controle: Cabe ao Responsável pelo Controle de Documentos do COGQ manter a Lista-Mestra de Documentos - LMD com as informações atualizadas. 5.6 Implantação: Cabe ao gestor do processo ou pessoa designada a responsabilidade pelo treinamento dos servidores nos documentos operacionais e sua devida aplicação no processo conforme previsto no PP.622 (competência, treinamento e conscientização). 5.7 Distribuição e Controle O Responsável pelo Controle de Documentos da COGQ gerencia a pasta do SGQ na rede, onde contém toda a documentação pertinente ao Sistema de Gestão da Qualidade Para garantir acesso ao SGQ a todos os servidores, o gestor do processo mantém uma pastas com todos os procedimentos em seu respectivo departamento envolvido no escopo do SGQ As pastas são atualizadas por um servidor do próprio Departamento conforme distribuição de cópia controlada emitidas pela COGQ Todos os documentos disponíveis na rede, em PDF, são protegidos contra edição ou alteração, com permissão para os usuários somente para leitura. Caso algum usuário queira uma cópia não controlada, a mesma deverá ser solicitada ao Controle de Documentos da COGQ.

5 5 de A cópia controlada a ser distribuída fisicamente deverá conter o carimbo com a inscrição DOCUMENTO ORIGINAL. A Cópia não controlada com distribuição física deverá sair com a seguinte mensagem em seu rodapé: CÓPIA NÃO CONTROLADA CONSULTAR ANTES DO USO Visando assegurar a integridade ou perda dos documentos, é realizado Backup de segurança pelo administrador de rede conforme IT (Backup de documentos do SGQ) Cópia de documento disponibilizada no Portal da CMM deverá sair com a seguinte mensagem em seu rodapé: A Gestão documental controla e distribui as normas relacionadas ao SGQ. Os demais documentos externos, como leis, resoluções, decretos e etc., são apresentados no portal da CMM como originais no formato digital. Quando for feito o download e impresso por qualquer usuário, passa a ser cópia não controlada. 5.8 Documentos Obsoletos, Cancelados, Revisados Qualquer revisão nos documentos do SGQ (procedimento ou formulário) deve ser feita através da SAD. O mesmo se aplica a cancelamentos e revisões Nenhum documento poderá ser emitido com revisão anterior após a publicação do documento revisado As descrições da alteração efetuadas nos documentos são indicadas no próprio documento, item Revisões onde deve ser informado o histórico de revisões realizadas e no formulário SAD (documentos de níveis 1, 2 e 3) Cópias físicas obsoletas e canceladas dos documentos operacionais devem ser destruídas imediatamente após a substituição da nova ou publicação da SAD. 5.9 Avaliação periódica dos documentos do SGQ (Reavaliação) Os documentos do 2º, 3º e 4º nível que não sofrerem revisão após um ano de sua emissão, deverão ser enviados aos responsáveis de cada processo para revisão de adequação Mesmo que o documento não sofra nenhuma alteração na revisão de adequação, será registrada como nova revisão. 6 REGISTROS E DADOS 6.1 Registros da Qualidade Identificação Acesso Armazenamento Proteção e Recuperação Tempo de Retenção Descarte FQ.A423 SAD Controle de Documentos Meio Físico Pasta AZ na COGQ 1 ano após aprovação Destruir

6 6 de 6 7 ANEXOS FQ.A423 SAD (Solicitação de Aprovação de Documentos). FQ.B423 LMD (Lista Mestra de Documentos). 8 REVISÕES DATA REV. DESCRIÇÃO DA REVISÃO 09/05/14 00 Primeira emissão. Descrição detalhada sobre o controle de documentos, incluindo alterações realizadas pelo PP.421-, bem como acréscimo de item para incluir Item Por ocasião de impossibilidade da aprovação de qualquer dos membros CGQ, evitando demora injustificável de aprovação do documentos, conforme o que preconiza o item (...são aprovados pelo CGQ ou pessoa designada na sua ausência ; Alteração da logo ISOCÂMARA em todos os anexos. Incluir, ainda, o item Cópia de documento disponibilizada no Portal da CMM deverá sair com a seguinte mensagem em seu rodapé: Cópia não controlada quando impressa ou transmitida eletronicamente 9 APROVAÇÃO ELABORAÇÃO APROVAÇÃO 18/08/24 18/08/24 Leôncio Oliveira Antonio Gilson Nogueira