AQUISIÇÃO E AVALIAÇÃO DE SERVIÇOS E PRODUTOS

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1 Elaborado por Márcio Flávio Ribeiro Pereira Visto Aprovado por José Carlos de Andrade Visto CONTROLE DE REVISÃO Revisão Data Item Natureza das alterações 0 05/03/ Emissão inicial 1 27/05/ Anexo 1 Alterado a freqüência de avaliação de desempenho dos fornecedores Modificado a forma de verificação do produto adquirido Incluído informação de fornecedor relevante 2 16/11/ Modificação no caminho de localização dos arquivos eletrônicos 3 17/02/ /03/ /06/ Anexo Anexo 1 Anexo Incluída informação sobre Ordem de Compra Alteração no caminho de localização dos anexos Modificação da Ordem de compra modelo Alterado texto para esclarecimento dos critérios de avaliação Incluído pessoa responsável pelo cadastro e data de cadastro Incluído pessoa responsável pela avaliação Alterado a citação da norma ISO9000 para revisão 2005 e conteúdo aplicado 6 22/05/2007 Anexo 3 Modificação da Ordem de compra modelo 7 19/02/2008 Anexo 3 Modificação da Ordem de compra modelo 8 09/03/ Retirado informações sobre fornecedores relevantes e não relevantes 1. OBJETIVO Definir diretrizes para as atividades de aquisição de produtos e serviços e avaliação dos fornecedores. 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA MQ Manual da Qualidade; NBR ISO 9000: Sistemas de Gestão da Qualidade - Fundamentos e Vocabulários; NBR ISO 9001: Sistemas de Gestão da Qualidade Requisitos. 3. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS Para os propósitos deste procedimento são aplicáveis as definições contidas na NBR ISO 9000:2005, complementadas ou reforçadas pelas definições e abreviaturas a seguir: MQ Manual da Qualidade PS Procedimento do Sistema RDQ Relação de Documentos da Qualidade IT Instrução Técnica PQ Plano de Qualidade - Aquisição e Avaliação de Serviços e Produtos Página 1 de 7

2 RD Representante da Alta Direção SGQ Sistema de Gestão da Qualidade CAD Conselho de Administração COLAB. - Colaboradores Ordem de compra Documento utilizado para autorizar a compra de serviço ou produto junto ao fornecedor relevante, e/ou estratégico. 4. RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES As responsabilidades e autoridades deste procedimento são conforme o quadro abaixo: Atividade Função Gerente RD CAD COLAB. Cadastro e avaliação inicial de fornecedores E-A - E-A E Ordem de Compra E-A - E-A E Avaliação de desempenho do fornecedor E-A - E-A E Reavaliação do Fornecedor E-A - E-A - Legenda: E - Elabora A - Aprova 5. METODOLOGIA 5.1 Cadastro e Avaliação Inicial de Fornecedores Todos os fornecedores de equipamentos ou serviços envolvidos na execução de uma OS serão cadastrados conforme o Anexo1. A aprovação se dará em função da nota final obtida, que será a média ponderada dos itens de cadastro. A ELBI estabeleceu que para o fornecedor fazer parte da lista de fornecedores o mesmo deverá ter nota mínima de 6 (seis). No caso de fornecedores de equipamentos e materiais somente os itens abaixo serão avaliados, colocando para cada um dos demais itens não avaliados, o valor da importância como 0 (zero): - Capacidade técnica; - Capacidade financeira; - Possui sistema de gestão da qualidade; - Possui infra-estrutura; - Possui experiência em fornecimentos anteriores. Para fornecedores de serviços itens acima devem ser preenchidos e todos os demais itens que forem pertinentes ao trabalho adquirido. 5.2 Dados para Aquisição Para todos os fornecedores estratégicos ou relevantes é emitido a Ordem de Compra conforme modelo anexo 3. Os dados de aquisição para o serviço ou produto contratado e o escopo de fornecimento são definidos na própria Ordem de Compra que deve estar impressa na pasta da OS assinada pelo requerente e aprovação, por duas pessoas diferentes. - Aquisição e Avaliação de Serviços e Produtos Página 2 de 7

3 5.3 Avaliação de Desempenho dos Fornecedores Ao final de cada ordem de serviço executada, o gerente deverá avaliar no mínimo os 2 (dois) fornecedores que mais impactaram no custo do produto ou serviço. O critério de avaliação de desempenho que será considerado no anexo 2, é o resultado da média ponderada dos campos do critério de avaliação, sendo que qualquer fornecedor com nota final menor que 6 (seis) será colocado no status inativo. O fornecedor inativo só poderá voltar à condição de ativo, quando houver a reavaliação por algum Gerente. Para preenchimento das notas que serão aplicadas a cada um dos critérios de avaliação, deverá ser verificado o exposto abaixo: Prazo de entrega - atendimento antecipado nota 10; - atendimento a todos os prazos acordados notas 8 ou 9; - não atendimento aos prazos, porém sem prejuízo no cumprimento do prazo da obra notas 6 ou 7; - não atendimento aos prazos com prejuízo do prazo de entrega final da OS, porém com de acordo do cliente final notas 3, 4 ou 5; - não atendimento aos prazos com prejuízo do prazo de entrega final da OS cliente final insatisfeito notas 0, 1 ou Atendimento a especificação do produto - produto chegou com especificação superior à solicitada, nota 10; - produto chegou de acordo com a especificação, notas 7, 8 ou 9; - produto chegou em desacordo com a especificação, porém a substituição foi feita sem prejuízo do prazo de entrega final, notas 4, 5 ou 6; - produto chegou em desacordo com a especificação, porém a opção enviada foi aceita, notas 2 ou 3; Condições Comerciais - todas as condições conforme ordem de compra notas 9 ou 10; - condições divergentes, porém foram revisadas mediante comunicado notas 6, 7 ou 8; - condições divergentes, mas atendem a ELBI notas 3, 4 ou 5; - condições divergentes e fornecedor alega não poder cumprir notas 0, 1 ou Embalagem do Produto - adequada, produtos chegaram sem avarias, possui identificação notas 9 ou 10; - adequada, produtos chegaram sem avarias, não possui identificação notas 7 ou 8; - inadequada, produtos chegaram sem avarias, possui identificação notas 4, 5 ou 6; - inadequada, produtos chegaram com avarias notas 0, 1, 2 e Atuação no Pós-venda - foi fácil falar com o pessoal de pós-venda e dada pronta assistência às solicitações, notas 9 ou 10; - foi difícil falar com o pessoal de pós-venda, mas foi dada pronta assistência às solicitações, notas 6, 7 ou 8; - foi fácil falar com o pessoal de pós-venda, porém a assistência às solicitações foram demoradas, notas 3, 4 ou 5; - foi difícil falar com o pessoal de pós-venda e a assistência às solicitações foram demoradas, notas 0, 1 e Tempo de resposta Durante a Garantia - prontamente atendido, cliente final ficou satisfeito notas 9 ou 10; - houve pouca demora no atendimento, porém cliente final não ficou insatisfeito notas 6, 7 ou 8; - houve pouca demora no atendimento, porém cliente final ficou insatisfeito notas 3, 4 ou 5; - houve demora no atendimento, cliente final ficou insatisfeito notas 0, 1 ou 2. - Aquisição e Avaliação de Serviços e Produtos Página 3 de 7

4 5.4 Reavaliação do Fornecedor A reavaliação do fornecedor é realizada no início de cada obra a critério do Gerente, considerando o status do fornecedor em ativo ou inativo. Para fornecedores com desempenho inferior a 6 (seis), o mesmo irá para o status inativo, podendo ser reavaliado pelo Gerente quando de uma nova contratação considerando se o mesmo for estratégico ou exclusivo. 5.5 Verificação do Serviço ou Produto Todos os produtos adquiridos, ao chegarem na ELBI, são colocados na área de recebimento, verificados e somente dão entrada no almoxarifado mediante a avaliação do escopo de fornecimento definido na Ordem de Compra. 6. REGISTROS APLICÁVEIS 6.1 Cadastro e avaliação inicial do fornecedor 6.2 Avaliação de desempenho de serviços ou produtos 6.3 Ordem de compra 7. ANEXOS 7.1 Anexo - 1: Cadastro e avaliação inicial de fornecedor - \\Servidor\Elbi\S G Q\Controle da Qualidade ELBI_Menu de Controle-Outras Opções-Aquisição-Cadastro e Avaliação Inicial de Fornecedor 7.2 Anexo - 2: Avaliação de desempenho de serviços ou produtos - \\Servidor\Elbi\S G Q\Controle da Qualidade ELBI_Menu de Controle-Outras Opções-Aquisição-Avaliação de Desempenho de fornecedor 7.3 Anexo - 3: Ordem de compra (Modelo) - Aquisição e Avaliação de Serviços e Produtos Página 4 de 7

5 Anexo - 1: Cadastro e avaliação inicial de fornecedor - Aquisição e Avaliação de Serviços e Produtos Página 5 de 7

6 Anexo - 2: Avaliação de desempenho de serviços ou produtos - Aquisição e Avaliação de Serviços e Produtos Página 6 de 7

7 Anexo - 3: Ordem de compra (Modelo) - Aquisição e Avaliação de Serviços e Produtos Página 7 de 7