Questionário de avaliação de Práticas X Resultados de projetos - Carlos Magno Xavier (magno@beware.com.br)

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1 Obrigado por acessar esta pesquisa. Sei como é escasso o seu tempo, mas tenha a certeza que você estará contribuindo não somente para uma tese de doutorado, mas também para a melhoria das práticas da Comunidade de Gerenciamento de Projetos. Este questionário deve ser preenchido para um projeto já concluído ou que foi encerrado antes do prazo. Você pode preenchê-lo para mais de um projeto, mas cada questionário deve ser para um único projeto. São 32 perguntas referentes às práticas utilizadas no projeto e 5 referentes aos resultados obtidos. Procure escolher um projeto em que tenha sido avaliado os resultado de custo, prazo, escopo e satisfação do cliente. Não é obrigatório, porém, ter todas essas informações. Peço que não registre somente projetos de sucesso, o que poderia mascarar o resultado da pesquisa. Depois de preenchidas, as informações deste questionário serão tratadas com sigilo, somente sendo divulgadas informações estatísticas. As perguntas deste questionário foram elaboradas com base nas Best Practices (BP) do modelo Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) do Project Management Institute (PMI). Você poderá interromper a qualquer momento o preenchimento do questionário e retornar mais tarde. Agradeço desde já a atenção dispensada. Qualquer dúvida entre em contato. Carlos Magno Xavier - magno@beware.com.br. Nome da Organização Tipo de Organização 1. Governo Administração direta 2. Governo Administração indireta 3. Empresa da iniciativa privada 4. Terceiro Setor Nome do Projeto CATEGORIA DO PROJETO 1. Consultoria 2. Defesa, Segurança e Aeroespacial 3. Mudanças Organizacionais e/ou Melhoria de Resultados Operacionais 4. Infraestrutura de TIC (Tecnologia da Informação e Comunicações) 5. Eventos 6. Design (projetos de engenharia, arquitetura etc) 7. Construção & Montagem (ótica do construtor - inclui construções civis) 8. Sistemas de Informação (software) 9. Desenvolvimento Regional e Internacional (inclui projetos sociais) 10. Mídia e Entretenimento (inclui projetos culturais) 11. Desenvolvimento de Novos Produtos ou Serviços (inclui projetos de novos negócios) 12. Pesquisa e Desenvolvimento 13. Energia (inclui Petróleo e Gás - ótica do investidor e não do construtor) 14. Outra Orçamento do projeto 1. Menor do que R$ De R$ a R$ De R$ a R$ De R$ 1 milhão a R$ De R$ 10 milhões a R$ Acima ou igual à R$ 100 milhões Prazo do projeto 1. Menor do que 1 mês 2. De 1 mês até 3 meses 3. De 4 meses até 6 meses 4. De 7 meses até 12 meses 5. De 13 meses até 24 meses 6. Acima de 24 meses

2 Qual foi a data de conclusão ou de cancelamento do projeto? Nome do Respondente da Pesquisa Endereço de do respondente da pesquisa 1) Que práticas listadas abaixo foram aplicadas na Iniciação e no Encerramento do projeto: (BP 1005, BP1390 e BP1540) 1. Foi emitido um documento autorizando internamente o início do projeto (Termo de Abertura do Projeto ou documento similar) 2. Foi realizada uma reunião de partida (kick-off) 3. Foi documentado o encerramento ou cancelamento do projeto 2) Foi elaborado um documento denominado Plano do projeto (ou similar) e a linha de base (base de referência em um software ou em um contrato) foi estabelecida? (BP 1020, BP 1310 e BP1550) 1. Foi elaborado o Plano do projeto 2. A linha de base (baseline) foi estabelecida após a aprovação do Plano do projeto ou de um contrato 3. Nenhuma das práticas acima foi aplicada 3) Foram coletadas e registrados, rotineiramente, as informações sobre o andamento das atividades do projeto (avanço físico; datas de início e fim reais; e custo real)? (BP1230 e BP1670) 1. Foi coletado e registrado o Avanço Físico 2. Foram coletadas e registradas as Datas de Início e Fim reais 3. Foram coletados e registados os Custos reais 4. Nenhuma informação acima foi coletada e registrada 4) Foi realizada uma análise de viabilidade antes ou durante a execução do projeto? (BP2160) 5) Foi utilizada uma metodologia formal para o gerenciamento do projeto? (BP 1000, BP1035, BP1460, BP2090, BP2190, BP3050 e BP 5260) 6) Que documentos listados abaixo foram utilizados no Projeto para o planejamento do escopo? (BP 1040) 1. Declaração de Escopo (descrição do escopo do projeto) 2. Matriz de Requisitos (associação dos requisitos aos stakeholders solicitantes) 3. Estrutura Analítica do Projeto / Work Breakdown Structure (WBS) 4. Descrição das Entregas (ex.: Dicionário da EAP) 5. Nenhum desses documentos foi utilizado 7) Como foi obtido o aceite formal das entregas do projeto? (BP1320) 1. Aceites intermediários foram formalizados 2. O Aceite final foi formalizado 3. Não houve formalização de aceites 8) Como foi feito o Controle de Mudanças do Projeto (escopo, tempo e custo)? (BP1330) 1. Foi estabelecido um procedimento formal para solicitação, análise e aprovação ou não das alterações do projeto 2. O procedimento estabelecido foi utilizado para solicitação, análise e aprovação ou não das alterações do projeto 3. Nenhuma das práticas acima foi aplicada no projeto 9) Que práticas listadas abaixo foram aplicadas na elaboração do cronograma? (BP1060 e BP1080) 1. O cronograma foi elaborado à partir da Estrutura Analítica do Projeto 2. O nível de detalhamento das atividades do cronograma foi condizente com o nível de controle requerido para o projeto 3. As dependências entre atividades / tarefas foram estabelecidas

3 4. As durações das atividades / tarefas foram estabelecidas 5. Os recursos foram alocados às atividades / tarefas para a definição do esforço / duração das atividades / tarefas 6. O método da cadeia crítica foi utilizado para desenvolvimento do cronograma 7. O método do nivelamento de recursos foi utilizado para o desenvolvimento do cronograma 8. Nenhuma das práticas acima foi aplicada no projeto 10) Que práticas listadas abaixo foram aplicadas na definição das estimativas de tempo e recursos (pessoas, equipamentos e materiais) do Projeto: (BP1080, BP 1410 e BP1115) 1. O Calendário do Projeto foi definido 2. Os Calendários dos recursos (pessoas, equipamentos e materiais) foram definidos 3. Foram utilizadas informações históricas para auxílio de estimativas de recursos (pessoas, equipamentos e materiais) 4. Foram utilizadas informações históricas para auxílio de estimativas de tempo 5. Foi utilizada a estimativa de três pontos (mais provável, otimista e pessimista) para o planejamento do esforço e/ou duração das atividades do projeto 6. Nenhuma das práticas acima foi aplicada 11) Que práticas listadas abaixo foram aplicadas no planejamento dos custos do projeto: (BP1100) 1. Foi elaborado o Orçamento para o projeto 2. Foi elaborado o Fluxo de caixa para o projeto 3. Nenhuma das práticas acima foi aplicada 12) Que práticas listadas abaixo foram aplicadas para a estimativa do custo das atividades: (BP1110) 1. Levou em consideração a estimativa de recursos (pessoas, equipamentos e materiais) necessários 2. Utilizou o histórico de outros projetos 3. Utilizou a estimativa de três pontos (melhor, pior e mais provável) 4. Os custos dos recursos internos foram considerados na estimativa(ex.: recursos humanos) 13) O Projeto efetuou o Monitoramento do projeto através da Técnica do Valor Agregado (Earned Value Management)? (BP 2340) 14) Que práticas listadas abaixo foram aplicadas para o planejamento da qualidade? (BP1130) 1. Foi elaborado um Plano de Gerenciamento da Qualidade 2. Estabeleceu os objetivos de qualidade para as entregas do projeto 3. Estabeleceu as métricas (forma de medição)de qualidade para as entregas do projeto 15) Que práticas listadas abaixo foram aplicadas para a Garantia e o controle da Qualidade: (BP1240 e BP1360) 1. Utilizou Auditorias da Qualidade 2. Utilizou listas de verificação para o Controle da Qualidade 3. Realizou controle de qualidade interno antes de entregar algum produto ou serviço para o cliente 16) Que práticas listadas abaixo foram aplicadas para o planejamento dos recursos humanos? (BP1090, BP 1150 e BP1155) 1. Estabeleceu um Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos 2. Estabeleceu uma Matriz de Responsabilidades 3. Estabeleceu uma Estrutura Organizacional do Projeto 17) Que práticas listadas abaixo foram aplicadas para o planejamento das comunicações? (BP1160 e BP1260) 1. Elaborou o Plano de Gerenciamento das Comunicações 2. Estabeleceu um Repositório Central para armazenamento das informações do Projeto 3. Elaborou o Mapa de Comunicações do Projeto 4. Elaborou o registro ou mapa dos stakeholders 18) Como foi feito o monitoramento e Controle do Projeto? 1. Foi emitido periodicamente um Relatório de Desempenho do Projeto

4 2. Foi realizada periodicamente uma Reunião de Acompanhamento do Projeto 3. Nenhuma das práticas acima foi aplicada no projeto 19) Foram documentadas as lições aprendidas do projeto? (BP3030) 1. Foram documentadas as lições aprendidas somente ao final do projeto 2. Foram documentadas as lições aprendidas durante o projeto 3. Não foram documentadas as lições aprendidas do projeto 20) Que práticas listadas abaixo foram aplicadas para o planejamento do gerenciamento de riscos? (BP1120, BP1180, BP1190 e BP1200) 1. Foi elaborado o Plano de Gerenciamento de Riscos (documento com o processo de gerenciamento de riscos) 2. Foi elaborado o Planejamento de Resposta aos Riscos do projeto (registro de riscos ou documento similar) 3. Foram estabelecidos os responsáveis pelas respostas aos riscos 4. Foram envolvidas as partes interessadas no esforço de identificação de riscos 5. Foi realizada a análise qualitativa de riscos 6. Foi realizada a análise quantitativa de riscos 7. Nenhuma das práticas acima foi aplicada 21) Que práticas listadas abaixo foram aplicadas para o Monitoramento e Controle dos Riscos? (BP1370) 1. Os riscos foram monitorados nos relatórios de desempenho 2. Os riscos foram acompanhados nas reuniões periódicas do projeto 3. As respostas aos riscos planejadas foram executadas 22) Que práticas citadas abaixo foram aplicadas para o planejamento das aquisições? (BP1210) 1. Foi elaborado um Plano de Gerenciamento de Aquisições 2. Foi elaborado um Mapa das Aquisições do Projeto 3. Os processos de aquisição dos itens críticos constaram da EAP / Cronograma 4. Não foram necessárias aquisições para o projeto 23) Que práticas citadas abaixo foram aplicadas para a solicitação de proposta de fornecedores? (BP1270) 1. As especificações estavam no detalhamento adequado para o entendimento dos fornecedores 2. Antes do início de um processo de aquisição importante, foi realizada a identificação, análise e resposta aos riscos dessa aquisição 3. Quando de uma aquisição importante para o projeto, foi enviado aos possíveis fornecedores um documento formal solicitando o envio de proposta 4. Não foram necessárias aquisições para o projeto 24) Que práticas citadas abaixo foram aplicadas para a administração e encerramento de contratos? (BP1290 e BP1380) 1. Designado um administrador / fiscal para cada um dos contratos importantes do projeto 2. Realizada uma reunião de partida (kick-off), antes do início da execução do trabalho previsto em um contrato importante do projeto 3. Os fornecedores foram avaliados formalmente durante ou após a execução do contrato 4. As lições aprendidas nos contratos foram registradas 5. Um modelo de Termo de Aceite ou de Termo de Recebimento Definitivo foi estabelecido para formalizar o encerramento dos contratos 6. Um modelo de Termo de Aceite ou de Termo de Recebimento Definitivo foi utilizado para formalizar o encerramento dos contratos 7. Nenhuma das práticas acima foi aplicada 25) A Organização possui uma metodologia estabelecida para o gerenciamento dos seus projetos? (BP 5290, BP 5390 e BP 7005) 26) A Organização provê os recursos, autoridade e incentivos aos gerentes de projetos e suas equipes? (BP 5220, BP5240, BP5250, BP 5490, BP 5500, BP7125 e BP7405) 1. A organização provê recursos adequados para o gerenciamento dos projetos

5 2. A organização dá a autoridade necessária para o exercício da função do gerente de projeto 3. A organização estabeleceu uma comunidade interna para a troca de práticas para o gerenciamento de projetos 4. A organização incentiva a participação em comunidades externas de gerenciamento de projetos 5. A organização reconhece o valor do gerenciamento de projetos 6. A organização utiliza em suas iniciativas o gerenciamento de projetos para a implementação de seus objetivos 7. Nenhuma das práticas acima é aplicada na organização 27) Como a organização proporciona uma estrutura para o gerenciamento de projetos? (BP5180, BP5190, BP5300, BP5620, BP6980, BP7015, BP7025, BP7045, BP7055, BP7065 e BP7075) 1. A empresa possui um escritório de projetos para toda a organização ou na área onde o projeto está subordinado 2. A organização estabeleceu uma carreira para o gerente de projetos 3. A organização possui um projeto ou programa para alcançar a maturidade em gerenciamento de projetos 4. A organização propicia a capacitação em gerenciamento de projetos para equipes e principais stakeholders 5. Os executivos da organização participam de palestras ou cursos acerca do tema gerenciamento de projeto 6. Nenhuma das práticas acima é aplicada na Organização 28) Quais foram as atitudes das pessoas da Organização para com o projeto? (BP5340 e BP 5520) 1. Os executivos da organização deram suporte ao gerenciamento do projeto 2. Pessoas em diferentes papéis e funções na organização colaboraram conforme necessário para com os objetivos do projeto 3. Houve um bom relacionamento entre o cliente (interno ou externo) e a equipe do projeto 4. O cliente (interno ou externo) estava comprometido com o projeto 5. A equipe do projeto estava comprometida com o projeto 6. Nenhuma das situações acima ocorreu no projeto 29) Que conhecimentos tinha o gerente do projeto para a execução de suas tarefas no projeto? 1. O gerente do projeto era certificado PMP 2. O gerente do projeto tinha uma pós-graduação na área de gerenciamento de projetos 3. O gerente do projeto tinha conhecimento técnico acerca do escopo do produto a ser gerado pelo projeto 4. O gerente do projeto já tinha gerenciado um projeto de escopo semelhante ao do projeto 5. O gerente do projeto já tinha gerenciado um projeto, mas que o escopo não era semelhante ao do projeto 6. Nenhuma das respostas acima é válida para o projeto 30) Que habilidades teve o gerente do projeto para gerenciar a equipe? (BP7105 e BP7115) 1. O gerente do projeto propiciou a capacitação dos recursos humanos do projeto para as atividades a eles alocadas 2. O gerente do projeto inspirou sua equipe e criou um ambiente propício às atividades, mantendo o pessoal motivado 3. O gerente do projeto reconhecia e valorizava um bom trabalho da equipe, comunicando tal fato para os seus membros 4. Nenhuma da respostas acima é válida para o projeto 31) Na Organização, quais ferramentas, orientadas ao gerenciamento de projetos, foram utilizados pela equipe do projeto? (BP 5320 e BP7365) 1. Foi utilizado um software de gerenciamento de Projetos que permitia, pelo menos, a elaboração do cronograma 2. A organização padronizou o software que devia ser utilizado para o gerenciamento de Projetos 3. Foi utilizada uma ferramenta informatizada de gerenciamento de riscos para calcular os resultados da análise quantitativa 32) A tecnologia existente disponibiliza informações para o planejamento, acompanhamento e controle dos projetos, suportando a tomada de decisões dos stakeholders principais? (BP7305, BP7315, BP7325 e BP7375) 1. Os principais stakeholders do projeto tinham acesso ao software, via Intranet e/ou Internet, para consulta aos dados do projeto e sua atualização 2. A organização possui um sistema de informações que permite coletar métricas de sucesso em projetos 3. Foi utilizado um Sistema de Gerenciamento da Base de conhecimento de lições aprendidas Resultado 1) Qual foi o resultado do gerenciamento de Prazo do projeto, em relação ao último baseline? a) Índice de Desempenho de Prazo (IDP) consiste na divisão do prazo real pelo prazo previsto no último baseline do projeto b) Baseline ou Base de Referência é a combinação de escopo, custo e prazo feita com o cliente. 1. O Índice de Desempenho de Prazo foi menor do que 0,15 2. O Índice de Desempenho de Prazo foi de 0,15 a 0,34 3. O Índice de Desempenho de Prazo foi de 0,35 a 0,54

6 4. O Índice de Desempenho de Prazo foi de 0,55 a 0,74 5. O Índice de Desempenho de Prazo foi de 0,75 a 0,94 6. O Índice de Desempenho de Prazo foi de 0,95 a 1,05 7. O Índice de Desempenho de Prazo foi de 1,06 a 1,25 8. O Índice de Desempenho de Prazo foi de 1,26 a 1,50 9. O Índice de Desempenho de Prazo foi de 1,51 a 1, O Índice de Desempenho de Prazo foi maior do que 1, Não há informações disponíveis para cálculo do índice Resultado 2) Qual foi o resultado do gerenciamento de escopo do projeto, em relação ao último baseline? % dos produtos e serviços previstos no escopo do projeto foram entregues 2. De 90 a 99% dos produtos e serviços previstos no escopo do projeto foram entregues 3. De 80 a 89% dos produtos e serviços previstos no escopo do projeto foram entregues 4. De 70 a 79% dos produtos e serviços previstos no escopo do projeto foram entregues 5. De 60 a 69% dos produtos e serviços previstos no escopo do projeto foram entregues 6. De 50 a 59% dos produtos e serviços previstos no escopo do projeto foram entregues 7. De 40 a 49% dos produtos e serviços previstos no escopo do projeto foram entregues 8. De 30 a 39% dos produtos e serviços previstos no escopo do projeto foram entregues 9. Menos de 30% dos produtos e serviços previstos no escopo do projeto foram entregues 10. Não há informações disponíveis para responder a este item Resultado 3) Qual foi o resultado do gerenciamento de Custo do projeto, em relação ao último baseline? 1. O Índice de Desempenho de Custo foi menor do que 0,15 2. O Índice de Desempenho de Custo foi de 0,15 a 0,34 3. O Índice de Desempenho de Custo foi de 0,35 a 0,54 4. O Índice de Desempenho de Custo foi de 0,55 a 0,74 5. O Índice de Desempenho de Custo foi de 0,75 a 0,94 6. O Índice de Desempenho de Custo foi de 0,95 a 1,05 7. O Índice de Desempenho de Custo foi de 1,06 a 1,25 8. O Índice de Desempenho de Custo foi de 1,26 a 1,50 9. O Índice de Desempenho de Custo foi de 1,51 a 1, O Índice de Desempenho de Custo foi maior do que 1, Não há informações disponíveis para cálculo do índice Resultado 4) O cliente ficou satisfeito com o gerenciamento do projeto? Em uma escala de zero a dez, indique o grau de satisfação do cliente Resultado 5) Qual foi o resultado do projeto para o negócio? 1. O projeto não teve objetivos de negócio estabelecidos quando da sua autorização ou no decorrer do projeto 2. O projeto atendeu totalmente aos objetivos de negócio para o qual ele foi autorizado e executado 3. O projeto atendeu parcialmente aos objetivos de negócio para o qual ele foi autorizado e executado 4. O projeto não atendeu a nenhum dos objetivos de negócio para o qual ele foi autorizado e executado 5. O projeto foi cancelado durante a sua execução 6. Ainda não foi possível mensurar os resultados do projeto para o negócio