GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Transcrição

1 GERENCIAMENTO DE PROJETOS

2 O que é um Projeto? Regra Início e fim definidos Destinado a atingir um produto ou serviço único Escopo definido Características Sequência clara e lógica de eventos Elaboração progressiva Itens Predefinidos Conduzido por pessoas

3 Escritório de Projetos PMO - Project Management Office Unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos Desenvolvimento e manutenção de uma metodologia de gerenciamento de projetos Suporte, orientação, treinamento e ferramentas para gerenciamento de projetos Implantação e aperfeiçoamento das ferramentas de gerenciamento de projetos utilizadas na organização Acompanhamento de todo o Portfolio de projetos da Organização Recuperação de projetos com problemas

4 Metodologias e Frameworks mais comuns PMBOK (Project Management Body of Knowledge ) PMI (Project Management Institute ) Organização mundial sem fins lucrativos PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments ) OGC (Office of Government Commerce ) Reino Unido SCRUM Scrum Aliance

5 Benefícios do Gerenciamento de Projetos O uso da metodologia de gerenciamento de projetos, faz com que os próximos projetos ganhem eficiência Padroniza os processos de gestão para os projetos Economiza tempo da organização Melhora a qualidade das entregas Documentação completa e centralizada Substituição de recursos

6 Programa x Portfólio PROGRAMA Um grupo de projetos relacionados gerenciados de forma coordenada para obter benefícios e controle que estariam indisponíveis se gerenciados individualmente PORTFÓLIO Conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos agrupados (não necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados) para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atender aos objetivos de negócios estratégicos

7 O Gerente de Projetos Entender e aplicar gerenciamento, técnicas e ferramentas não são suficientes É necessário: Competência em Gerenciamento de Projetos - Conhecimento de gestão de projeto Competência de performance em Gerenciamento de Projetos - Capacidade de aplicar os conhecimentos Competência pessoal - Comportamento, atitudes, características pessoais

8 O Gerente de Projetos e suas responsabilidades O Gerente do projeto é responsável pelo sucesso ou pelo fracasso do projeto Entender e documentar os objetivos do projeto Preparar o escopo do projeto Montar a equipe do projeto Comunicar-se de forma eficiente com todas as partes interessadas Resolver problemas e conflitos relativos ao projeto Elaborar o cronograma e o orçamento do projeto Gerenciar a execução do projeto Monitorar riscos Encerrar o projeto

9 Fatores que contribuem para o sucesso Patrocínio e acompanhamento adequado da alta administração Planejamento efetivo no início Autoridade e responsabilidades delegadas Sistema eficiente de monitoramento, avaliação e controle Planejamento eficaz de contingências Participação intensa da equipe de projetos Objetivos realistas quanto ao custo e a programação Compromisso do cliente no projeto Compromisso do gerente de projetos Sistema adequado de informações gerenciais

10 Por quê os projetos fracassam? Metas e objetivos mal estabelecidos Os produtos finais não estavam bem definidos Falta de participação da equipe na tomada de decisões Planejamento insuficiente Estimativas financeiras pobres e incompletas Padrões de trabalho não estabelecidos Expectativas não alinhadas com a realidade Não gerenciamento das expectativas dos stakeholders Cronogramas não realistas O projeto não teve um gerente de projeto, ou teve vários

11 Gerenciando projetos!

12 Grupos de Processos Pmbok 4º edição - PMI

13 Grupos de Processos Iniciação Planejamento Execução Encerramento Monitoramento e Controle Descrição Definir o objeto do projeto e autorizar o gerente do projeto a utilizar recursos da organização para realizar o projeto. Principais Entregas Termo de Abertura do Projeto Registro dos principais stakekholders

14 Grupos de Processos Iniciação Planejamento Execução Encerramento Monitoramento e Controle Descrição Detalhar tudo aquilo que será realizado pelo projeto. Planejar e manter um esquema de trabalho viável para se atingir aqueles objetivos de negócios que determinaram a existência do projeto. Principais Entregas Plano de gerenciamento do projeto Declaração de Escopo EAP e dicionário da EAP Plano de gerenciamento do Cronograma Plano de gerenciamento dos Custos Plano de gerenciamento de Qualidade Plano de gerenciamento de Recursos Humanos Plano de gerenciamento das Comunicações Plano de gerenciamento de Riscos Plano de gerenciamento das Aquisições

15 Grupos de Processos Iniciação Planejamento Execução Enceramento Monitoramento e Controle Descrição Materializar tudo aquilo que foi planejado anteriormente. Qualquer erro cometido nas fases anteriores fica evidente durante esse processo. Coordenar pessoas e outros recursos para realizar o planejado. Principais Entregas Entregas previstas Solicitação de mudanças Avaliação do desempenho da equipe Atualização dos documentos do projeto

16 Grupos de Processos Iniciação Planejamento Execução Enceramento Monitoramento e Controle Descrição Assegurar que os objetivos do projeto estão sendo atingidos, através da monitoração e da avaliação do seu progresso, tomando ações corretivas quando necessárias. Principais Entregas: Solicitação de mudanças Medição de desempenho do trabalho Relatório de desempenho Atualização dos documentos do projeto Entregas aceitas

17 Grupos de Processos Iniciação Planejamento Execução Enceramento Monitoramento e Controle Descrição Formalizar a aceitação do projeto ou fase e encerrá-lo (a) de uma forma organizada. Principais Entregas Termo de encerramento do projeto Entregas aceitas

18 Áreas de Conhecimento Integração Processos do dia-a-dia com os quais o gerente de projetos conta para garantir que todas as partes do projeto funcionem juntas Escopo Processos para garantir que o projeto inclua todo o trabalho exigido, e somente o trabalho exigido, para completar o projeto com sucesso Tempo Processos requeridos para o término do projeto, garantindo que o mesmo cumpra com os prazos definidos em um cronograma de atividades

19 Áreas de Conhecimento Custo Processos que envolvem planejamento, estimativa, orçamento e controle de custos que serão necessários para a conclusão do projeto a partir de uma previsão orçamentária Recursos Humanos Processos envolvidos no planejamento, contratação ou mobilização, desenvolvimento e gerenciamento da equipe do projeto Comunicação Processos relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e adequada

20 Áreas de Conhecimento Risco Processos envolvidos em identificação, análise e controle dos riscos do projeto Aquisição Processos que compram ou adquirem produtos, serviços ou resultados, além dos processos de gerenciamento de contratos Qualidade Descreve os processos envolvidos na garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado

21 Restrição Tripla Lógica no Projeto Prazo Prazo

22 Intercambio NOME DO Brasil PROJETO x França O QUE Aporte Financeiro Intercâmbio O QUE Transporte Aéreo e Terrestre ONDE Geografia QUEM Atleta Seleção Nacional O QUÊ ONDE PARA QUEM QUEM Equipe Multidisciplinar O QUE Despesas Alimentação, diárias e hospedagem ONDE Gênero QUEM Equipe Técnica QUANTO Recurso QUANTO Atletas atendidos / Desenvolvidos QUANTO QUANTO Equipe Técnica E multidisciplinar Prover intercambio na França para 14 atletas da seleção nacional masculino/feminino. Esse projeto será realizado em março de O orçamento é de R$ ,00 disponibilizado através de convenio a ser firmado entre a confederação OBJETIVO e o ME, SMART devendo ser aprovado em dezembro de 2012 para início em Janeiro de Obs: Deve ser considerada a utilização de recursos privados para compra de passagem executiva para atleta acima de 100Kg. COMO Fonte de Financiamento Convênio COMO Restrição COMO (tratar restrições, viabilizar e mitigar riscos) QUANDO Aprovação do Projeto QUANDO Início do Projeto PORQUE Atletas Nível Olímpico PORQUE Experiência Atletas QUANDO PORQUE COMO Patrocinador Ministério do Esporte COMO Risco QUANDO Periodo PORQUE Aumentar as chances de medalha

23 PERGUNTAS

24 Muito obrigado William Rodrigues Martins

25 GERENCIAMENTO DE PROJETOS