Gerência de Projetos

Transcrição

1 Gerência de Projetos Escopo Custo Qualidade Tempo

2 CONCEITO PROJETOS: são empreendimentos com objetivo específico e ciclo de vida definido Precedem produtos, serviços e processos. São utilizados as funções primarias da Administração: planejamento, organização, motivação, direção e controle. Os principais resultados de um projeto são o cumprimento dos objetivos de desempenho técnico, dos custos e de cronograma. Gestão de Projetos

3 FERRAMENTAS Tecnologia da Informação MS Project MS Visio MS Word MS Excel MS PowerPoint Desenho Organizacional Fluxogramas Organogramas Planejamento Estratégico Matriz FOFA; BSC

4 Projeto: O que é um projeto? Esforço temporário realizado para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Diferença entre operações e projetos Projetos Temporário (início, meio e fim) Original (exclusivo) Multifuncional Resultado incerto Operações continuadas Permanente Repetitivo Funcional Padrão é conhecido Os projetos são geralmente implementados para que o plano estratégico da organização seja cumprido. 4

5 O que é gerenciamento de projetos? Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, a fim de satisfazer seus requisitos. Aplicação e integração dos processos de gerenciamento de projetos: Iniciar, planejar, executar, controlar e encerrar. Gerenciar um projeto inclui: Identificação das necessidades; Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis; Balanceamento das demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo; Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas. 5

6 Um projeto é considerado bem sucedido quando... Produziu todas as entregas planejadas; Foi completado dentro do cronograma aprovado; Foi executado dentro do orçamento aprovado; Foi entregue de acordo com todas as especificações funcionais, de performance e de qualidade; Alcançou todas as suas metas, objetivos e propósitos; Atingiu todas as expectativas das partes interessadas.

7 Ciclo de vida e organização do projeto Características do ciclo de vida do projeto Serve para definir: O início e o fim do projeto; Ações transitórias do início e fim do projeto Quais trabalhos técnicos deverão ser executados em cada fase; Quem deve estar envolvido em cada fase. 7

8 Ciclo de vida e organização do projeto Partes interessadas no projeto Stakeholders Indivíduos e organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses possam ser positiva ou negativamente afetados pela execução do projeto ou pela sua conclusão. Exercem influência sobre o projeto e seus resultados. Principais interessados em qualquer projeto: Gerente do projeto Cliente/usuário Organização executora Membros da equipe do projeto Equipe de gerenciamento de projetos Patrocinador Influenciadores PMO 8

9 Ciclo de vida e organização do projeto Influências organizacionais Os projetos fazem parte de uma organização maior que eles próprios. Podem influenciar o projeto: Maturidade sobre gerenciamento de projetos; Cultura; Estilo; Estrutura organizacional; Departamento de gerenciamento de projetos. 9

10 Áreas de Conhecimento Custo RH Prazo Contratação e Suprimentos Integração Comunicação Escopo Riscos Qualidad e 10

11 Principais documentos do projeto Termo de abertura do projeto Autoriza formalmente o projeto. Termo de abertura do projeto Componentes 11

12 Principais documentos do projeto Declaração do escopo do projeto Determina qual trabalho deverá ser realizado e quais entregas precisam ser produzidas. Declaração do escopo do projeto Componentes 12

13 Gerenciamento da integração 1. Desenvolver o termo de abertura do projeto O termo de abertura do projeto é o documento que autoriza formalmente um projeto. O termo de abertura do projeto concede ao gerente de projetos a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto. 13

14 Gerenciamento da integração Estímulos para se iniciar um projeto: Uma demanda de mercado; Uma necessidade de negócios; Uma solicitação de um cliente; Um avanço tecnológico; Um requisito legal; Uma necessidade social. Esses estímulos também podem ser chamados de problemas, oportunidades ou necessidades de negócios. 14

15 Gerenciamento do escopo Inclui os processos necessários para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminar o projeto com sucesso. O gerenciamento do escopo do projeto trata principalmente da definição e controle do que está e do que não está incluído no projeto. 15

16 Gerenciamento do escopo 2. Definição do escopo A preparação de uma declaração do escopo detalhada do projeto é essencial para o sucesso do projeto e é desenvolvida a partir das principais entregas, premissas e restrições, que são documentadas durante a iniciação do projeto, na declaração do escopo preliminar do projeto. 16

17 Gerenciamento do escopo 2. Definição do escopo Declaração do escopo do projeto A declaração do escopo detalhada do projeto inclui, diretamente ou referenciando outros documentos: Objetivos do projeto Requisitos do projeto Limites do projeto Restrições do projeto Riscos iniciais definido Marcos do cronograma 17

18 Gerenciamento de tempo O gerenciamento de tempo do projeto inclui os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo. 18

19 Gerenciamento de tempo 2. Seqüenciamento de atividades O seqüenciamento de atividades envolve a identificação e documentação dos relacionamentos lógicos entre as atividades do cronograma. As atividades do cronograma podem ser seqüenciadas logicamente usando as relações de precedência adequadas, além de antecipações e atrasos, para dar suporte ao desenvolvimento posterior de um cronograma do projeto realista e alcançável. O seqüenciamento pode ser realizado usando um software de gerenciamento de projetos ou técnicas manuais. 19

20 Gerenciamento de tempo 5. Desenvolvimento do cronograma O desenvolvimento do cronograma do projeto, um processo iterativo, determina as datas de início e término planejadas das atividades do projeto. O desenvolvimento do cronograma pode exigir que as estimativas de duração e as estimativas de recursos sejam reexaminadas e revisadas para criar um cronograma do projeto aprovado, que possa servir como uma linha de base em relação a qual o progresso pode ser acompanhado. O desenvolvimento do cronograma continua durante todo o projeto conforme o trabalho se desenvolve, o plano de gerenciamento do projeto se modifica e os eventos de risco esperados ocorrem ou desaparecem à medida que novos riscos são identificados. 20

21 Gerenciamento de custo O gerenciamento de custos do projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado. O gerenciamento de custos do projeto trata principalmente do custo dos recursos necessários para terminar as atividades do cronograma. No entanto, o gerenciamento de custos do projeto também deve considerar o efeito das decisões do projeto sobre o custo de utilização, manutenção e suporte do produto, serviço ou resultado do projeto. 21

22 Gerenciamento de custo - Processos 1. Estimativa de custos 2. Orçamentação 3. Controle de custos 22

23 Gerenciamento de custo 1. Estimativa de custos A estimativa de custos da atividade do cronograma envolve o desenvolvimento de uma aproximação dos custos dos recursos necessários para terminar cada atividade do cronograma. Na aproximação dos custos, o avaliador considera as possíveis causas de variação das estimativas de custos, inclusive os riscos. A estimativa de custos inclui a identificação e a consideração de diversas alternativas de custos. Os custos das atividades do cronograma são estimados para todos os recursos cujos custos serão lançados no projeto. Exemplos: mão-de-obra, materiais, equipamentos, serviços e instalações, além de categorias especiais como uma provisão para inflação ou um custo de contingência. A estimativa de custos de uma atividade do cronograma é uma avaliação quantitativa dos custos prováveis dos recursos necessários para terminar a atividade do cronograma. 23

24 Gerenciamento da qualidade Os processos de gerenciamento da qualidade do projeto incluem todas as atividades da organização executora que determinam as responsabilidades, os objetivos e as políticas de qualidade, de modo que o projeto atenda às necessidades que motivaram sua realização. Qualidade = conformidade aos requisitos e usabilidade. 24

25 Gerenciamento da qualidade A qualidade é o grau até o qual um conjunto de caracte As necessidades declaradas e implícitas são as entradas 25

26 Gerenciamento da qualidade O moderno gerenciamento da qualidade complementa o gerenciamento de projetos. Por exemplo, ambas as disciplinas reconhecem a importância de: Satisfação do cliente. Entendimento, avaliação, definição e gerenciamento de expectativas de forma a atender às necessidades do cliente. Isso exige uma combinação de conformidade com os requisitos (o projeto deve produzir o que afirmou que produziria) e adaptação ao uso (o produto ou serviço deve satisfazer as necessidades reais). Prevenção sobre inspeção. O custo de prevenção de erros em geral é muito menor que o custo de corrigi-los, conforme revelado pela inspeção. Responsabilidade da gerência. O sucesso exige a participação de todos os membros da equipe, mas é sempre responsabilidade da gerência fornecer os recursos necessários para que exista sucesso. Melhoria contínua. O ciclo PDCA é a base da melhoria da qualidade (conforme definido por Shewhart e modificado por Deming, no ASQ Handbook, páginas 13 e 14, American Society for Quality, 1999). 26

27 Gerenciamento da qualidade Um dos princípios fundamentais do moderno gerenciamento da qualidade é: a qualidade é planejada, projetada e incorporada não inspecionada. 27

28 Gerenciamento de RH O gerenciamento de recursos humanos do projeto inclui os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. A equipe do projeto é composta de pessoas com funções e responsabilidades atribuídas para o término do projeto. Embora seja comum falar-se de funções e responsabilidades atribuídas, os membros da equipe devem estar envolvidos em grande parte do planejamento e da tomada de decisões do projeto. O envolvimento dos membros da equipe desde o início acrescenta especialização durante o processo de planejamento e fortalece o compromisso com o projeto. 28

29 Gerenciamento de RH - Processos 1. Planejamento de recursos humanos 2. Contratar ou mobilizar a equipe do projeto 3. Desenvolver a equipe do projeto 4. Gerenciar a equipe do projeto 29

30 Gerenciamento de RH 1. Planejamento de recursos humanos O planejamento de recursos humanos determina funções, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto e cria o plano de gerenciamento de pessoal. As funções do projeto podem ser designadas para pessoas ou grupos. Essas pessoas ou grupos podem ser internos ou externos à organização que executa o projeto. O plano de gerenciamento de pessoal pode incluir informações de como e quando os membros da equipe do projeto serão contratados ou mobilizados, os critérios para sua liberação do projeto, a identificação das necessidades de treinamento, os planos de reconhecimento e premiação, as considerações sobre conformidade, os problemas de segurança e o impacto do plano de gerenciamento de pessoal na organização. 30

31 Gerenciamento de RH Matriz de responsabilidades (MR) usando um formato RACI 31

32 Gerenciamento de RH Transformar o grupo em uma equipe Etapas do desenvolvimento de uma equipe 32