Prática e Gerenciamento de Projetos

Transcrição

1 Universidade de São Paulo Escola de Artes, Ciências e Humanidades Prática e Gerenciamento de Projetos Gerenciamento de Custos do Projeto Equipe: Jhonas P. dos Reis Marcelo Marciano Mário Januário Filho Rodrigo Ferrassa

2 Introdução O que é gerenciamento de custo? É o conjunto de processos que irá garantir que o projeto seja executado dentro de um orçamento previsto e pré-aprovado.

3 Introdução Como fazer? Estimando custos Orçando Controlando

4 Introdução Interação entre os processos de outras áreas Frequência Foco

5 Introdução Plano de gerenciamento de custos Um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto que varia de acordo com as necessidades do projeto

6 Introdução Plano de gerenciamento de custos Podem estabelecer: Nível de precisão Unidade de medida Ligações entre procedimentos organizacionais Limites de controle Regras do valor agregado Formato de relaórios Descrição dos processos

7 Processos Fonte: PMI(2004)

8 Estimativa de Custos Introdução Desenvolvimento de uma aproximação dos custos dos recursos necessários para terminar cada atividade do cronograma Na aproximação dos custos, considera-se as possíveis causas de variação das estimativas de custos, inclusive os riscos Em geral, as estimativas de custos são expressas em unidades de moeda para facilitar as comparações dentro de projetos e entre eles

9 Estimativa de Custos Introdução Exatidão de uma estimativa de projeto aumenta conforme o projeto se desenvolve Fontes de informação de entrada aparecem na forma de saídas dos processos do projeto de diversas outras áreas do conhecimento

10 Estimativa de Custos Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: PMI(2004)

11 Estimativa de Custos Entradas 1. Fatores ambientais da empresa Condições de mercado Bancos de dados comerciais 2. Ativos de processos organizacionais Políticas de estimativas de custos Modelos de estimativas de custos Informações históricas Arquivos dos projetos Conhecimento da equipe do projeto Lições aprendidas

12 Estimativa de Custos Entradas 3. Declaração do escopo do projeto 4. Estrutura Analítica do Projeto (EAP) 5. Dicionário da EAP 6. Plano de gerenciamento do projeto Plano de gerenciamento do cronograma Plano de gerenciamento de pessoal Registro de riscos

13 Estimativa de Custos Ferramentas e Técnicas 1. Estimativa análoga Usa o custo real dos projetos anteriores como base Opinião especializada Custa menos que outras técnicas, mas é menos precisa Projetos verdadeiramente semelhantes 2. Determinar os valores de custo de recursos Conhecer valores de custo unitário, afim de estimar os custos das atividades do cronograma Coleta de cotações, bancos de dados comerciais Se não for conhecidos, estimar próprios valores

14 Estimativa de Custos Ferramentas e Técnicas 3. Estimativa bottom-up Estimativa dos custos de pacotes de trabalho individuais ou de atividades do cronograma individuais Nível mais baixo de detalhes Custos detalhados são sumarizados para um nível mais alto para fins de distribuição e acompanhamento Motivados pelo tamanho e pela complexidade da atividade do cronograma As atividades com menor esforço associado aumentam a exatidão das estimativas de custos

15 Estimativa de Custos Ferramentas e Técnicas 4. Estimativa paramétrica Utiliza uma relação estatística entre dados históricos e outras variáveis Níveis mais altos de exatidão: dependendo da sofisticação e da quantidade de recursos e dos dados de custos subjacentes incorporados ao modelo Exemplo: Multiplicar a quantidade planejada de trabalho a ser realizado pelo custo histórico por unidade para obter o custo estimado

16 Estimativa de Custos Ferramentas e Técnicas 5. Software de gerenciamento de projetos Podem simplificar o uso de algumas técnicas de estimativa de custo Facilitar uma análise rápida de diversas alternativas de estimativa de custos 6. Análise de proposta de fornecedor Casos em que os projetos foram obtidos através de processos competitivos: Trabalho adicional de estimativa de custos para examinar o preço de entregas individuais obter um custo que dê suporte ao custo final total do projeto.

17 Estimativa de Custos Ferramentas e Técnicas 7. Análise das reservas Provisões para contingências Problema: Exagerar potencialmente a estimativa de custos da atividade do cronograma Critério do gerente de projetos: lidar com eventos antecipados mas não garantidos desconhecidos conhecidos Opção I: Agregar a reserva de cada atividade de um grupo de atividades relacionadas, em uma única reserva para contingências que é atribuída a uma atividade do cronograma com duração não nula. Conforme as atividades do cronograma se desenvolvem, é possível ajustar a reserva para contingências as variações de custos são mais exatas: estimativas não pessimistas

18 Estimativa de Custos Ferramentas e Técnicas 7. Análise das reservas (continuação) Opção II: A atividade do cronograma pode ser uma atividade buffer no método da cadeia crítica e é intencionalmente colocada diretamente no final do caminho de rede desse grupo de atividades do cronograma. Conforme as atividades do cronograma se desenvolvem, é possível ajustar a reserva para contingências As variações de custos do grupo de atividades relacionadas são mais exatas Estimativas de custos não pessimistas 8. Custo da qualidade

19 Estimativa de Custos: Saídas 1. Estimativas de custos da atividade Avaliação quantitativa dos custos prováveis para terminar o projeto Não se limita a mão de obra, materiais, equipamentos, serviços, provisão de inflação e reserva de contingência. 2. Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade Um documento que fornece de forma clara, profissional e completa do que originou a estimativa de custo.

20 Estimativa de Custos: Saídas 3. Mudanças solicitadas Mudanças que podem afetar o plano de gerenciamento de custos, recursos e qualquer outra informação descrita no plano. Serão processadas pelo processo de Controle integrado de mudanças 4. Plano de gerenciamento de custos (atualizações) Atualização das mudanças aprovadas

21 Orçamentação Introdução Agregação dos custos estimados de atividades do cronograma individuais ou pacotes de trabalho Fornecer uma linha de base dos custos totais para a medição do desempenho do projeto Declaração do escopo do projeto fornece o orçamento sumarizado, porém, as estimativas de custos são preparadas antes das solicitações de orçamento detalhado e da autorização do trabalho.

22 Orçamentação Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: PMI(2004)

23 1. Declaração do escopo do projeto 2. Estrutura Analítica do Projeto 3. Dicionário da EAP Orçamentação Entradas 4. Estimativas de custos das atividades 5. Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade

24 6. Cronograma do projeto 7. Calendário de recursos 8. Contratos Orçamentação Entradas 9. Plano de gerenciamento de custos

25 Orçamentação Ferramentas e Técnicas 1. Agregação de custos As estimativas de custos da atividade do cronograma são agregadas por pacotes de trabalho de acordo com a EAP. Pacote de trabalho são então agregadas para os níveis mais altos de componentes da EAP, e finalmente para todo o projeto

26 Orçamentação Ferramentas e Técnicas 2. Análise das reservas Estabelece as reservas para contingências, como a reserva para contingências de gerenciamento, que são provisões para mudanças não planejadas mas potencialmente necessárias (escopo e custos). Reservas para contingências não fazem parte da base dos custos, mas estão incluídas no orçamento do projeto. Elas não são distribuídas como um orçamento e, portanto, não fazem parte dos cálculos do valor agregado

27 Orçamentação Ferramentas e Técnicas 3. Estimativa paramétrica Utiliza características do projeto como parâmetros em modelos matemáticos para prever os custos totais do projeto Podem ser simples: Exemplo, a construção de uma residência custará uma determinada quantia por metro quadrado construído Ou complexas: Exemplo, um modelo de custos de desenvolvimento de software usa treze fatores de ajuste separados, sendo que cada um deles possui de cinco a sete pontos

28 Orçamentação Ferramentas e Técnicas 3. Estimativa paramétrica (continuação) Tanto os custos quanto a exatidão dos modelos paramétricos variam amplamente Existe maior probabilidade de que eles sejam confiáveis quando: As informações históricas usadas para desenvolver o modelo são precisas; Os parâmetros usados no modelo são prontamente quantificáveis; O modelo é escalável, no sentido de que funciona tanto para um projeto grande quanto para um pequeno.

29 Orçamentação Ferramentas e Técnicas 4. Reconciliação dos limites de financiamento Envolve ajustes nos cronogramas do trabalho para nivelar ou regular variações indesejáveis nos gastos Realizado colocando restrições de data imposta para alguns pacotes de trabalho, marcos do cronograma ou componentes da EAP no cronograma do projeto

30 Orçamentação Saídas 1. Linha de base dos custos Orçamento dividido em fases Soma os custos estimados por período Desempenho de custos geral Pode haver mais de uma linha de base: Custos, recursos e produção de consumíveis Representada graficamente por uma curva em S

31 Orçamentação Saídas 1. Linha de base dos custos (continuação) Exibição de fluxo de caixa, linha de base dos custos e financiamento Fonte: PMI(2004)

32 Orçamentação Saídas 2. Necessidade de financiamento do projeto Derivada da linha de base dos custos Pode possuir uma margem Quantias incrementais e contínuas (Função degrau) Total = LinhaDeBase + Contingências Reserva não utilizada => Defasagem no final do projeto, entre recursos financeiros alocados e linha de base dos custos e os valores do fluxo de caixa

33 Orçamentação Saídas 3. Plano de gerenciamento de custos (atualizações) Orçamentação => Solicitação de Mudanças aprovadas => Efeitos sobre gerenciamento dos custos => Atualização do Plano de gerenciamento de custos (componente do plano de gerenciamento do projeto 4. Mudanças solicitadas Orçamentação => Mudanças solicitadas => Afetam componentes do Plano de gerenciamento do projeto => Revisão pelo Controle integrado de mudanças

34 Controle de Custos Introdução Procura causas das variações positivas e negativas e faz parte do Controle integrado de mudanças Registrar exatamente as mudanças Controlar fatores Monitorar Garantir acordo Limites

35 Controle de Custos Introdução Estouro nos custos x Financiamento Limites Variações positivas e negativas x risco Monitorar o desempenho Informar partes interessadas

36 Controle de Custos Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: PMI(2004)

37 Controle de Custos Entradas 1. Linha de base dos custos Descrita na Orçamentação: Saídas 2. Necessidade de financiamento do projeto Descrita na Orçamentação: Saídas 3. Relatórios de desempenho Os relatórios de desempenho fornecem informações sobre desempenho de custos e de recursos como resultado do progresso do trabalho real

38 4. Informações sobre o desempenho do trabalho São coletadas as informações sobre o desempenho do trabalho relativas ao andamento e aos custos das atividades do projeto que estão sendo realizadas, como: Entregas terminadas e ainda não terminadas Custos autorizados e incorridos Estimativas para terminar as atividades do cronograma Percentual fisicamente terminado das atividades do cronograma Controle de Custos Entradas

39 Controle de Custos Entradas 5. Solicitações de mudança aprovadas Solicitações de mudança aprovadas do processo Controle integrado de mudanças podem incluir modificações nas cláusulas relativas a custos do contrato, no escopo do projeto, na linha de base dos custos ou no plano de gerenciamento de custos 6. Plano de gerenciamento do projeto O plano de gerenciamento do projeto e seu componente plano de gerenciamento de custos, além de outros planos auxiliares, são considerados durante a execução do processo Controle de custos

40 Controle de Custos Ferramentas e Técnicas 1. Sistema de controle de mudanças nos custos Procedimentos que autorizam as alterações na linha de base dos custos Formulários e documentações. 2. Análise de medição de desempenho Técnicas para avaliar e determinar a extensão das variações que podem ocorrer. Técnica do Valor agregado Variação de custo = VA-CR Variação de prazos = VA - VP

41 Controle de Custos Ferramentas e Técnicas Fonte: PMI(2004)

42 3. Previsão Controle de Custos Ferramentas e Técnicas Com ajuda de informações sobre o desempenho do trabalho, ajuda a estimar ou prognosticar condições futuras do projeto com base nas informações do momento. 4. Análise de desempenho do projeto Marcos esperados e marcos atingidos Avaliam as atividades do cronograma, pacote de trabalho ou situação e progresso da cota de custo. Analise de variação, analise de tendências e técnica do valor agregado.

43 Controle de Custos Ferramentas e Técnicas 5. Software de gerenciamento de projetos Planilhas computadorizadas para monitorar o VP e CR e prever efeito de mudanças ou variações 6. Gerenciamento das variações Como a variação dos custos serão gerenciadas de acordo com o plano de gerenciamento de custos. As maiores variações permitidas no inicio do projeto podem diminuir conforme o projeto se aproxima do término.

44 Controle de Custos Saídas 1. Estimativas de custos (atualizações) Modificações nas informações de custos das atividades Partes interessadas notificadas conforme necessário Estimativas de custos revisadas podem exigir ajustes 2. Linha de base dos custos (atualizações) Mudanças da linha de base dos custos aprovada Valores são revisados somente em resposta a mudanças aprovadas no escopo do projeto Variações de custos drásticas: Necessária uma linha de base dos custos revisada base realista para a medição de desempenho

45 Controle de Custos Saídas 3. Medições de desempenho Documentação e comunicação às partes interessadas do VC, VP, IDC e IDP de componentes da EAP 4. Previsão de término Um valor de ENT e EPT é documentado e o valor é comunicado às partes interessadas. 5. Mudanças solicitadas A análise do desempenho do projeto pode gerar uma solicitação de mudança: Aumento ou uma diminuição do orçamento São processadas para revisão e destinação pelo processo Controle integrado de mudanças

46 Controle de Custos Saídas 6. Ações corretivas recomendadas Desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto Envolvem o ajuste dos orçamentos das atividades do cronograma, como ações especiais tomadas para equilibrar as variações de custos 7. Ativos de processos organizacionais (atualizações) Documentação das lições aprendidas: Causas-raiz das variações, motivos pelos quais as ações corretivas foram escolhidas, outros tipos de lições aprendidas de controle de produção de recursos, custos ou recursos Banco de dados históricos

47 Controle de Custos Saídas 8. Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) Componentes: Estimativas de custos das atividade do cronograma, linha de base dos custos, plano de gerenciamento de custos e do orçamento do projeto Todas as solicitações de mudança aprovadas que afetam esses documentos são incorporadas como atualizações desses documentos.

48 Exemplo: Relatório de Custo de Linha de Base Relatório de Custo de Linha Base Custo da Linha de Base Custo Custo Real Custo da Linha de Base Custo Custo Real

49 Bibliografia PMI. Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. Pennsylvania, 2004.

50 ATIVIDADE Tarefa em grupo: Aponte uma possível consequência de não se adotar corretamente (a) Uma boa estimativa de custos; (b) Boas técnicas de orçamentação e (c) Um bom controle de custos.