12/4/2009. O objetivo dos processos de gerenciamento de tempo é a conclusão do projeto dentro do prazo estimado no plano de gerenciamento.

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1 Gerenciamento de tempo do projeto FAE S. J. dos Pinhais Projeto e Desenvolvimento de Software Gerenciamento de Tempo O objetivo dos processos de gerenciamento de tempo é a conclusão do projeto dentro do prazo estimado no plano de gerenciamento. O tempo é um dos itens da restrição tripla e uma modificação neste item fatalmente afetará escopo e custo. Prof. Anderson D. Moura Tempo gasto é tempo perdido! Gerenciamento de tempo do projeto Processos envolvidos no gerenciamento do escopo Os processos de gerenciamento de tempo precedem um esforço e planejamento que é feito pela área de integração no processo Desenvolver o Plano de Gerenciamento de projeto. Activity Definition (Definição da Atividade) identificação das atividades que precisarão ser realizadas para produzir os deliverables do projeto. Equipe do projeto Activity Sequencing (Sequenciamento de Atividades) identificação das dependências das atividades para buscar a elaboração do cronograma. Plano de gerenciamento do projeto Plano de gerenciamento do cronograma Activity Resource Estimating (Estimativa de Recursos da Atividade) definição dos tipos e quantidades de cada recurso necessário para a realização das atividades definidas anteriormente. O plano de gerenciamento de cronograma é um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto. Processos envolvidos no gerenciamento do escopo Fluxograma de processos Activity Duration Estimating (Estimativa de Duração da Atividade) definição do número de períodos de tempo necessários para a conclusão das atividades levando em consideração os recursos disponíveis. Schedule Development (Desenvolvimento do Cronograma) análise dos recursos disponíveis, das restrições do projeto, do sequenciamento e duração das atividades para criar um cronograma para acompanhamento. Schedule Control (Controle do Cronograma) controle de todas as mudanças no cronograma do projeto. 1

2 Projetos Complexos & Projetos Simples Projetos Complexos & Projetos Simples Dentro dos processos de gerenciamento de tempo, costuma haver um tratamento diferenciado entre projetos complexos e simples. Dentro dos processos de gerenciamento de tempo, costuma haver um tratamento diferenciado entre projetos complexos e simples. Projetos simples (menor escopo) Projetos complexos (maior escopo) Seqüenciamento das atividades Estimativa de recursos Estimativa de duração Elaboração do cronograma Atividade única executada por uma pessoa no mesmo tempo. Equipe T1 Seqüenciamento das atividades Equipe T2 Estimativa de recursos Equipe T3 Estimativa de duração Equipe T4 Elaboração do cronograma Activity Definition Activity Definition - entradas Definição das atividades Este processo é uma quebra dos pacotes de trabalho (work packages) definidos na WBS em atividades específicas necessárias para entregar os resultados do projeto. WBS (níveis mais altos) Fatores Ambientais da Empresa dentre estes fatores, podemos citar a disponibilidade de sistemas que permitam o gerenciamento de projetos e a elaboração de cronogramas. Ativos de processos organizacionais políticas e processos para conduzir a definição de atividades e também uma base histórica de projetos passados. Work Package Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 A forma como as atividades forma definidas em projetos anteriores e principalmente o que foi esquecido e o que deu errado pode ajudar muito a equipe do projeto. (lições aprendidas e informações históricas) Activity Definition - entradas Activity Definition - entradas Declaração de escopo do projeto neste momento já temos acesso à declaração detalhada feita no processo de Definição do Escopo. WBS e WBS templates itens fundamentais para a definição das atividades visto que a WBS indica quais são os Work Packages. Entregas Restrições Premissas Declaração de escopo WBS WBS templates entradas principais Definição das atividades Definição das atividades... Plano de Gerenciamento do Projeto um dos itens deste plano é o plano de gerenciamento do cronograma (que fornece orientação sobre o desenvolvimento e planejamento das atividades do cronograma). Cronograma 2

3 Activity Definition - ferramentas Activity Definition - ferramentas Decomposição da mesma forma como foi utilizada na construção da WBS, esta técnica atua na subdivisão dos work packages em atividades. Criar WBS Níveis mais altos da WBS orientado a entregas Pacotes de trabalho Modelos lista de atividades de projetos semelhantes ocorridos anteriormente são freqüentemente utilizadas. Podem ser totais ou parciais (caso apenas alguns itens dos projetos anteriores sejam semelhantes) Definição de atividades Pacotes de trabalho orientado a atividades Atividades do cronograma Opinião especializada Especialistas são fundamentais neste momento, visto que sua experiência anterior pode ser usada para otimizar atividades e reduzir o tempo do projeto. Activity Definition - ferramentas Rolling Wave Plannig Planning component (componente do planejamento) quando não temos uma WBS decomposta até o nível de pacotes de trabalho, precisamos de um referencial para alocar as atividades realizadas dentro de um determinado item da WBS. Temos dois componentes: Conta de controle Pacote de planejamento Pacote de trabalho A idéias básica da técnica rolling wave planning (planejamento em ondas sucessivas) é conforme o projeto for evoluindo, o gerente de projetos e a equipe devem aumentar o nível de detalhamento do plano. nível de detalhamento aumenta conforme o projeto se desenvolve Conta de controle as atividades executadas são associadas a determinada conta enquanto não foi possível identificar os pacotes de trabalho. Pacote de Planejamento é um componente abaixo da conta de controle mas ainda assim acima do pacote de trabalho. O planejamento em ondas sucessivas é o que de fato ocorre no mundo real. As atividades do plano pode aparecer sob vários níveis de detalhamento durante o projeto. No início do projeto, podemos ter uma série de atividades agrupadas e definidas apenas como um milestone. Activity Definition - saídas Lista de Atividades após as atividade de decomposição dos work packages, teremos a lista de atividades para serem seqüenciadas e inseridas em um cronograma. Esta lista somente poderá ter atividades que estão dentro do escopo do projeto Activity Definition - saídas Atributos da atividade (activity atributes) É a documentação completa sobre a atividade. código da atividade fase em que a atividade será executada responsável pela execução restrições e premissas de cada atividade atividades predecessoras e sucessoras (e dependências) estimativa de esforço e custo A WBS representa 100% do escopo do projeto. Todas as atividades devem estar associadas obrigatoriamente a componentes da WBS. Todos os membros da equipe devem ter acesso à documentação sobre os atributos das atividades 3

4 Activity Definition - saídas Activity Sequencing Lista de Marcos (milestone list) indica todos os marcos do projeto. Os marcos são utilizados nos modelos de cronograma. O objetivo do seqüenciamento de atividades é identificar e documentar todos os relacionamentos lógicos existentes entre as atividades listadas no processo anterior. Mudanças solicitadas (Requested changes) o processos de definição de atividades pode gerar modificações no projeto que devem ser processadas pelo Controle Integrado de Alterações. Normalmente neste processo são identificados componentes que foram esquecidos durante a elaboração da WBS. O processo Controle Integrado de Mudanças deverá ser acionado. Temos duas formas utilizadas em gerenciamento de projetos para seqüenciar as atividades: Utilização de softwares de gerenciamento de projetos Formas manuais de sequenciamento (utilizadas em projetos de menor complexidade) Activity Sequencing - entradas Activity Sequencing - ferramentas Declaração de escopo do projeto mesmo tendo uma WBS (que originou a lista de atividades) para ter como base para o sequnciamento, a declaração de escopo ainda é importante para ser um ponto para consultas e revisão Lista de atividades e atributos das atividades Lista de marcos (milestone list) Solicitações de mudanças aprovadas Método do diagrama de precedência (PDM) Os nós ou caixas indicam as atividades e as setas as ligações entre elas (não necessita de atividades fantasmas) Método do diagrama de setas (ADM) As setas indicam as atividades e os círculos os eventos entre atividades. As atividades fantasmas são utilizadas para representar as dependências entre as atividades. Modelos de rede do cronograma Determinação da dependência Aplicação de antecipações e atrasos Precedence Diagramming Method Exemplo resolvido Utilizado na maioria dos projetos e pela maioria dos softwares de gerenciamento de projetos. Método do caminho crítico e análise de rede do cronograma (exemplo resolvido) Atividade Precedência Duração Início 0 A Início 6 B Início 2 C Início 3 D A 10 E A 3 F B 2 G C 4 H E 5 J F,G 8 K J 4 L G 6 a) Desenhe a rede de precedência e faça o cálculo da rede. b) Determine o caminho crítico c) Determine a folga total e a folgar livre da atividade F d) Escolha uma atividade visando encurtar o caminho crítico em dois dias (independente do custo) M L 2 Término D,H,K,M 0 Também chamado de AON (activity on node) 4

5 Arrow Diagramming Method (ADM) Diferenças entre diagramas Visão oposta do PDM (as atividades estão nas setas e as dependências estão nos nós). Este tipo de diagrama é menos utilizado que o PDM. Também chamado de AOA (activity on arrow) Tipos de Dependência Activity Sequencing - saídas Dependências são relacionamentos entre atividades para que as mesmas seja concluídas com êxito. Dependências obrigatórias (hard logic) a natureza do trabalho obriga que uma ordem seja seguida. Ex: Durante a troca de um pneu, antes de colocar o novo, o antigo precisa ser retirado. Diagramas de rede do cronograma do projeto Lista de atividades (atualizações) Atributos da atividade (atualizações) Mudanças solicitadas Dependências arbitradas (soft logic) normalmente definidas com base em práticas de gerenciamento de projetos. Podem ser definidas com base em um projeto anterior bem sucedido. Dependências externas são dependências que não estão entre as atividades do projeto. Ex: no projeto de lançamento de um novo remédio, a empresa precisa de aprovação governamental para iniciar as vendas. Da mesma forma como acontece na construção de uma hidrelétrica. Activity Resource Estimating Activity Resource Estimating - entradas Este processo é responsável por determinar: Recursos necessários (pessoas, equipamentos ou materiais) Quantidades de recursos Quando cada recurso deverá estar disponível Fatores ambientais da empresa Ex: disponibilidade de recursos de infra-estrutura, pessoas, etc. Ativos de processos organizacionais Ex: políticas para aluguel de equipamentos, leasing, outsourcing, etc. Às vezes, devido às deficiências da equipe, é necessário contratar serviços externos (elevando os custos orçados). 5

6 Activity Resource Estimating - entradas Activity Resource Estimating - ferramentas Lista de atividades Atributos da atividade Disponibilidade de recursos Plano de gerenciamento do projeto Opinião especializada Análise de alternativas Decisões de fazer ou comprar, Utilização de recursos juniors e não seniors, etc Dados publicados para auxílio a estimativas Activity Resource Estimating - ferramentas Activity Resource Estimating - saídas Software de gerenciamento de projetos Estimativa bottom-up Processo utilizado para estimar atividades individuais e em seguida subir o nível dentro da WBS para ter estimativas de atividades maiores dentro do projeto. Recursos necessários para a atividade Atributos da atividade (atualizações) Estrutura analítica de recursos (RBS) estrutura hierárquica onde os recursos são identificados por categoria Calendário de recursos (atualizações) Mudanças solicitadas Activity Duration Estimating Activity Duration Estimating - entradas Este processo é responsável por determinar o tempo para completar cada atividade do cronograma dispondo dos itens abaixo: Quantidade de trabalho necessário Recursos necessários Número de períodos de tempo necessários com os recursos acima Fatores ambientais da empresa dados da empresa sobre a duração de determinadas atividades (Ex. tempo de duração do desenvolvimento de manuais de novos produtos) Ativos de processos organizacionais dentre os ativos organizacionais, estão as informações históricas sobre a duração de atividades em outros projetos (bem ou mal sucedidos) Declaração do escopo do projeto A entrega deste processo é uma estimativa de duração das atividades e não a duração total do projeto. A duração total do projeto é dada pelo processo de Desenvolvimento do Cronograma 6

7 Activity Duration Estimating - entradas Activity Duration Estimating - entradas Lista de atividades Atributos da atividade Recursos necessários para a atividade Plano de gerenciamento do projeto Registro de riscos Estimativas de custos da atividade Calendário de recursos Activity Duration Estimating - ferramentas Activity Duration Estimating - ferramentas Opinião especializada por mais que se tenham dados sobre as atividades, a duração destas atividades é sempre difícil estimar sem que participem do processo especialistas que já executaram ou coordenaram estas atividades (Ex. necessidade de técnicos para atendimento a manutenção de sites em regiões remotas) Estimativa análoga (analogous estimating ou top-down estimating) esta estimativa é um tipo de opinião especializada onde pode ser utilizada a duração de projetos similares Também pode ser utilizada a estimativa análoga para calcular a duração total do projeto (mas não neste processo) Activity Duration Estimating - ferramentas Activity Duration Estimating - ferramentas Estimativa paramétrica estimativa quantitativa utilizada para chegar à duração total da atividade multiplicando um item parcial por uma taxa para chegar ao total. Ex. para instalar 1 determinado equipamento levase 5 dias, desta forma, para instalar 10 equipamentos iguais pela mesma equipe tomará 100 dias do tempo total do projeto. Estimativa de 3 pontos estimativa baseada em uma média calculada da estimativa mais provável, otimista e pessimista. Normalmente são os especialistas que fornecem estes 3 valores. média = (VO + 4*VMP + VP) / 6 desvio padrão = (VP VO) / 6 Análise das reservas as reservas inseridas (percentual do tempo total ou baseada em uma análise de riscos) devem ser documentadas sendo que posteriormente podem ser até eliminadas do projeto. 7

8 Activity Duration Estimating - saídas Schedule Development Estimativa de duração da atividade Determina as datas de início e término do projeto. Atributos da atividade (atualizações) Durante o desenvolvimento do cronograma, podemos chegar a conclusão que estimativas de recursos e de duração de atividades devam ser revisadas. O processo de desenvolvimento do cronograma continua durante todo o projeto. Schedule Development - entradas Schedule Development - entradas Ativos de processos organizacionais (Ex. calendário do projeto) Declaração do escopo do projeto Lista de atividades Atributos da atividade Diagramas de rede do cronograma do projeto Recursos necessários para a atividade Calendários de recursos Estimativas de duração das atividades Plano de gerenciamento do projeto Schedule Development - ferramentas Schedule Development - ferramentas Análise de rede do cronograma - análise utilizada para determinar as datas de início e término de cada atividade dentro do cronograma e chegar a um resultado final para o cronograma do projeto utilizando outras técnicas como caminho crítico, corrente crítica, resource leveling, etc. Método do caminho crítico o caminho crítico é a sequência de atividades do projeto, do início ao fim, onde teremos a menor folga total e será o caminho que levará o maior tempo para sair do início e chegar ao fim do projeto. 8

9 Schedule Development - ferramentas Schedule Development - ferramentas Compressão do cronograma é um método de análise matemática utilizado para encurtar um cronograma. Técnicas de compressão Crashing Consiste em alocar mais recursos nas atividades do caminho crítico para diminuir a duração do projeto (aumenta os custos do projeto). Fast tracking Consiste em iniciar a atividade sucessora antes mesmo que a atividade predecessora termine. Este método normalmente causa retrabalho nas tarefas e requer um esforço maior na comunicação, além de aumentar o risco do projeto. Análise de cenário do tipo e se (what-if) Se a atividade x atrasar, o que acontecerá com o restante do cronograma? Nivelamento de recursos Busca evitar a superalocação de recursos em determinados períodos do projeto. Método da cadeia crítica (critical chain method) Se constrói o diagrama de redes das atividades utilizando estimativas não conservadoras.. Em seguida o caminho crítico é calculado. Este método adiciona buffers de duração (que não são de trabalho) para se concentras na duração das atividades planejadas. Ao invés de gerenciar a folga total do cronograma, são gerenciadas as folgas dos buffers. As estimativas não devem conter margem de segurança. Schedule Development - ferramentas Schedule Development - saídas Software de gerenciamento de projetos Cronograma do projeto Aplicação de calendários Análise de antecipações e atrasos (adjusting leads and lags) Modelo de cronograma Dados do modelo do cronograma (marcos, atividades, atributos, premissas, restrições, etc) Linha de base do cronograma versão do cronograma aprovada pela equipe de gerenciamento do cronograma. A partir do estabelecimento da linha base, modificações no cronograma devem ser aprovadas pelo comitê de mudanças. Schedule Development - saídas Cronograma Recursos necessários (atualizações) Atributos da atividade (atualizações) Calendário de projeto (atualizações) Mudanças solicitadas Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) 9

10 Schedule Control - entradas Plano de gerenciamento do cronograma Linha de base do cronograma Relatório de desempenho além de fornecer informações sobre o que está ocorrendo no momento, o relatório de desempenho poderá alertar o PM sobre problemas que ocorrerão no futuro. Schedule Control - ferramentas Relatório de progresso Sistema de controle de mudanças no cronograma Medição de desempenho Software de gerenciamento de projetos Solicitações de mudanças aprovadas Pontos de responsabilidade deste processo: 1. Andamento do cronograma 2. Itens que podem levar à alteração do cronograma 3. Identificação de alteração no cronograma 4. Gerenciamento das mudanças durante sua ocorrência Schedule Control - ferramentas Análise de variação É a comparação entre os resultados planejados e os resultados reais do projeto. Esta comparação pode indicar pontos de melhoria e possíveis problemas que poderemos enfrentar no futuro. Gráficos de barras (bar charts) Mostra as atividades, suas datas de início e fim e duração de cada uma. Schedule Control - saídas Dados de modelo de cronograma (atualizações) uma atualização de cronograma pode ser qualquer dados associado ao cronograma que tenha sofrido alguma mudança (neste caso as partes interessadas devem ser notificadas) Linha de base do cronograma (atualizações) Medições de desempenho Mudanças solicitadas Schedule Control - saídas Ações corretivas recomendadas Ativos de processos organizacionais (atualizações) Lista de atividades (atualizações) Atributos da atividade (atualizações) Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) 10