Aula Nº 06 Determinação do Orçamento

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1 Aula Nº 06 Determinação do Orçamento Objetivos da Aula: Os objetivos desta aula são, basicamente, apresentar os processos aplicados que possibilitem identificar os recursos necessários para se conduzir um projeto. Para tal, pretende-se estimar os custos destes recursos e produzir o orçamento do projeto bem como as técnicas utilizadas para manter o custo do projeto sob controle. Ao final desta aula, você deverá estar apto a elaborar um orçamento mestre que permita identificar um plano de controle dos custos. Introdução Administrar custos em projetos requer uma abordagem disciplinada quanto às estimativas e quanto ao controle dos custos. O processo de gerenciamento realiza-se nas fases iniciais quando a equipe determina o custo total mais provável do empreendimento e, conseqüentemente, gera um orçamento mestre. Este documento identifica todos os recursos envolvidos na realização das atividades do projeto, suas quantidades e seus respectivos custos individuais. Durante a execução do projeto as variações de custo, ou seja, as diferenças entre o previsto e o realizado devem ser controladas, pois afetam todo o desempenho do projeto. Mudanças no escopo ou na duração das atividades também têm influência sobre o custo. Ineficiência ou baixa produtividade são outros fatores que podem afetar de forma negativa a previsão e o controle dos custos. A administração do custo do projeto engloba os processos necessários para assegurar com que o projeto será concluído dentro do orçamento aprovado. 69

2 1. Processos da administração de custos do projeto De acordo com a publicação PMBOK, os estágios necessários para a correta administração dos custos do projeto são: Planejamento dos Recursos determina quais recursos (pessoas, equipamentos, materiais) e que quantidade de cada um deve ser usada para executar as atividades do projeto. Estimativa dos Custos desenvolve uma estimativa dos custos dos recursos necessários à implementação das atividades do projeto. Orçamentação dos Custos alocar as estimativas de custos globais aos itens individuais de trabalho. Controle dos Custos controlar as mudanças no orçamento do projeto. Em alguns projetos, especialmente nos menores, o planejamento dos recursos, a estimativa dos custos e a sua orçamentação estão tão unidos que podem ser vistos como um único processo (por exemplo, podem ser realizados por um único indivíduo durante um certo intervalo de tempo). Estes processos são aqui apresentados como processos distintos porque as ferramentas e técnicas são diferentes para cada um deles. A seguir, tratemos então individualmente de cada um destes processos. 1.1 Planejamento dos Recursos O planejamento dos recursos envolve determinar quais recursos físicos (pessoas, equipamentos e materiais) e quais quantidades de cada um devem ser usadas para a realização das atividades do projeto. Estes elementos devem estar firmemente sincronizados com a estimativa dos custos dos projetos. 70

3 1.1.1 O que podemos usar par Planejar os Recursos Cronograma do projeto (descrito na aula 05). Identifica as atividades do projeto e suas respectivas durações e, conseqüentemente, contém as principais informações para o planejamento de recursos. Informações de projetos anteriores. Para identificar os recursos necessários a equipe do projeto pode utilizar informações de projetos similares. Declaração do escopo. A declaração do escopo (descrita na aula 04) contém a justificativa da necessidade do projeto e a descrição do produto esperado, além dos objetivos do projeto, e deve ser considerada também para o planejamento dos recursos. Quadro potencial de recursos. O conhecimento de quais recursos (pessoas, equipamentos, materiais, etc.) estão potencialmente disponíveis para o projeto é útil ao planejamento dos recursos. Políticas organizacionais. As políticas gerais da empresa, relativas tanto ao quadro de pessoal quanto ao aluguel ou compra de suprimentos e equipamentos, bem como qualidade, segurança e meio ambiente, devem ser consideradas durante o planejamento dos recursos Ferramentas e Técnicas para o Planejamento dos Recursos Avaliação de especialista. A avaliação especializada poderá ser requerida para auxiliar na identificação dos recursos necessários. Tal conhecimento específico pode ser fornecido por qualquer grupo ou indivíduo com conhecimento ou treinamento especializado. Como exemplo de fornecedores deste serviço pode-se citar: Setores especializados da empresa. 71

4 Consultores. Profissionais e associações técnicas Resultados do Planejamento dos Recursos Recursos necessários. Deve ser elaborada uma lista contendo os tipos de recursos requeridos e a quantidade para cada atividade detalhada no cronograma. 1.2 Estimativa dos Custos A estimativa de custo do projeto consiste basicamente na identificação dos custos unitários, na dimensão de consumo dos recursos e no cálculo dos custos, primeiramente em cada atividade e, depois, pela totalização da soma dos custos das atividades obtendo o orçamento do projeto. A estimativa dos custos inclui identificar e considerar várias alternativas de custo. Por exemplo: na maioria das áreas de aplicação, considera-se amplamente que o trabalho adicional durante a fase de projeto (design) tem o potencial de redução do custo na fase de produção. O processo de estimativa dos custos deve considerar, por exemplo, se o custo do trabalho adicional na fase de projeto irá compensar a economia esperada. Os custos do projeto podem ser classificados em custos diretos e indiretos. Custos diretos são despesas que podem ser alocadas diretamente ao projeto e mantém uma relação de proporcionalidade com a quantidade de serviço executado ou com materiais e serviços recebidos. Custos indiretos são despesas calculadas como um percentual do custo direto e são geralmente relacionadas a recursos não diretamente consumidos pelo projeto Exemplos de custos diretos 72

5 Custos de pessoal são as despesas com salários das pessoas responsáveis por executar as atividades do projeto. Estes custos incluem os salários dos coordenadores e supervisores. Custo de materiais são os materiais que serão consumidos nas atividades do projeto e que compõem outra natureza de custo a ser considerada. Custo dos equipamentos trata-se dos equipamentos adquiridos para executar as atividades previstas no projeto e que devem ser lançados como custos diretos, mesmo que sejam alienados ao término do projeto. Custos de serviços se houverem partes do projeto executadas por terceiros estas despesas compõem também o custo direto do projeto. Custos de viagens alguns custos como despesas de viagem e estadia que ocorrem em função do projeto são classificados como custos diretos e compõem o orçamento Exemplos de custos indiretos Benefícios são os benefícios pagos ao pessoal alocado para o projeto, sendo classificados como custos indiretos. Custos administrativos são despesas referentes à administração geral da empresa e que são rateados pelos diversos projetos que estão sendo conduzidos. Custos gerais são despesas gerais com: telefone, energia elétrica, manutenção, e outros gastos que são divididos entre os diversos setores da empresa O que usar para Estimar Custos O cronograma, como descrito na aula 05, será usado para organizar a 73

6 estimativa dos custos e assegurar com que todo o trabalho identificado seja estimado. Lista de Recursos necessários. São os recursos descritos no parágrafo anterior. Custo unitário de recursos. Você deverá buscar informações como: custo horário de pessoal, custo de material, custo de equipamentos, etc. Se estas informações não estiverem disponíveis, você poderá estimá-las. Estimativas de duração das atividades. A estimativa da duração das atividades afetará as estimativas dos custos de qualquer projeto no qual o orçamento inclua subsídios para os custos de: Registros de outros projetos. Procure informações dos custos nos arquivos de projetos anteriores ou com o pessoal da equipe. Plano de Contas. O plano de contas descreve a estrutura de codificação utilizada pela organização para reportar as informações financeiras ao seu sistema geral de contabilidade. As estimativas do custo do projeto devem ser alocadas na categoria contábil correta Técnicas para a Estimativa dos Custos Algumas técnicas são utilizadas para facilitar o trabalho da equipe na determinação dos custos do projeto. Dentre elas três, são mais conhecidas as seguintes: Estimativa por analogia - Neste tipo de estimativa, também chamada de estimativa top-down, vamos usar os custos reais de projetos anteriores, desde que eles sejam similares, como base para a estimativa do custo do projeto atual. É uma técnica geralmente usada na estimativa dos custos totais do projeto quando existir uma quantidade limitada de informações detalhadas sobre o projeto (por exemplo, nas fases iniciais). 74

7 A estimativa por analogia normalmente envolve menor volume de trabalho do que as outras, mas o seu grau de precisão também é normalmente menor. São mais confiáveis quando os projetos anteriores são semelhantes de fato, e não apenas na aparência de pessoas ou ainda grupos que estejam preparando as estimativas, e que possuem grande experiência no assunto. Estimativa por parâmetros - Neste modelo, utiliza-se características do projeto (parâmetros) em modelos matemáticos para prever os custos do projeto. Os modelos podem ser simples (as construções residenciais custarão um certo valor por unidade de área construída) ou complexos (um modelo de custos de desenvolvimento de software usa 13 fatores de ajuste com 5 a 7 pontos a serem analisados em cada deles). Tanto o custo quanto a precisão do modelo paramétrico variam amplamente. Serão provavelmente mais realistas quando: (a) as informações históricas utilizadas no desenvolvimento forem precisas; (b) os parâmetros usados no modelo forem prontamente quantificáveis; e (c) o modelo for escalonável (por exemplo, quando ele funcionar bem tanto para grandes projetos quanto para projetos menores). (PMBOK 2000) Estimativas por atividade (Bottom-up) - Esta técnica envolve estimar os custos das atividades do cronograma, depois somá-los para obter a estimativa total do projeto. O custo e a precisão das estimativas dependem do volume de trabalho envolvido em cada atividade. Quanto maior o nível de detalhe das atividades mais precisa será a estimativa, porém o custo de estimar também será mais alto. Ferramentas computadorizadas - As ferramentas 75

8 computadorizadas, tais como: softwares de gestão de projetos e planilhas eletrônicas são amplamente utilizados como apoio à estimativa dos custos. Tais produtos podem simplificar o uso das ferramentas descritas acima e, portanto, agilizar as considerações de muitas alternativas de custo Resultados da Estimativa dos Custos Custos estimados - O orçamento estimado do projeto é normalmente apresentado na forma de planilha na qual são listadas as atividades e seus respectivos custos expressos em unidades monetárias. Em alguns casos, outras unidades como, por exemplo, homem/hora podem ser utilizados para expressar o custo das atividades. Detalhes de suporte - Freqüentemente a equipe guarda os documentos do processo de estimativa de custos para facilitar o entendimento de como foram desenvolvidas. A quantidade e o tipo destes documentos variam de projeto para projeto. Plano de gerência do custo. O plano de gerência do custo descreve como os desvios no custo serão gerenciados. O plano de gerenciamento de custo pode ser formal ou informal, muito detalhado ou bastante amplo e baseado nas necessidades das partes envolvidas do projeto. 1.3 Orçamentação dos Custos A orçamentação é o processo de sumarizar todos os custos num único documento denominado orçamento mestre do projeto O que usamos para compor o orçamento mestre 76

9 Estimativas de custo - como já descritas acima. A EAP (descrita na aula 04). Identifica os elementos do projeto para os quais o custo será alocado. O cronograma do projeto. O cronograma do projeto inclui as datas planejadas de início e de término das atividades do projeto no qual haverá consumo de recursos e, portanto, custos irão ocorrer. Esta informação é necessária para que se aloque adequadamente os custos para o período de tempo em que ele for realmente acontecer Técnicas para a Orçamentação Técnicas para a estimativa de custo. As ferramentas e técnicas descritas para o desenvolvimento da estimativa do custo são também usadas para o desenvolvimento do orçamento Resultados da Orçamentação Orçamento mestre (cronograma físico financeiro) - é o orçamento de referência (custos alocados no tempo) que será utilizado para medir e monitorar o desempenho do custo do projeto. É desenvolvido a partir da totalização das estimativas de custo por período. 1.4 Controle dos Custos Para controlar os custos, o administrador e a equipe devem acompanhar as despesas realizadas. No caso de serem identificados desvios do custo programado, a equipe deve tentar influenciar nos fatores que causam as mudanças para se ajustar as atividades, adequadamente, a fim de retornar os custos ao orçamento original. Neste trabalho, a equipe irá: Monitorar o desempenho do custo para detectar as variações do plano; 77

10 Assegurar com que todas as mudanças adequadas estejam registradas corretamente no cronograma mestre; Impedir que mudanças incorretas não apropriadas ou não autorizadas sejam incluídas no cronograma mestre; Informar adequadamente aos interessados (stakeholders) as mudanças autorizadas; O controle de custo inclui descobrir o motivo de desvios para mais ou para menos do custo programado. Este processo está fortemente integrado com os outros processos de controle (o controle de mudança de escopo, o controle do cronograma, o controle da qualidade, entre outros). Por exemplo, uma resposta não apropriada para variações do custo pode causar problemas de qualidade ou de cronograma, ou ainda produzir, mais adiante no projeto, um nível de risco inaceitável O que usar para o Controle dos Custos Orçamento mestre - conforme descrito no item acima. Relatórios de desempenho - Os relatórios de desempenho do projeto fornecem informações acerca do desempenho do custo e indicam se os custos planejados estão sendo alcançados ou não. Ao indicar a tendência dos custos, os relatórios podem apontar para situações de risco que podem se tornar problemas mais tarde. Solicitações de mudança - As solicitações de mudança podem ocorrer de muitas formas - oral ou escrita, direta ou indiretamente, iniciada externa ou internamente, e legalmente imposta ou opcional. As mudanças podem requerer um aumento no orçamento ou permitir com que ele seja reduzido. Plano de gerência do custo - O plano de gerência do custo descreve como as variações no custo serão gerenciadas (por exemplo, respostas diferentes para problemas menores ou maiores). 78

11 1.4.2 Ferramentas e Técnicas para o Controle dos Custos Sistema de controle de mudança do custo - O sistema de controle de mudança do custo define os procedimentos pelos quais o orçamento mestre pode ser alterado. Inclui manuais, sistemas de acompanhamento e os níveis de aprovação necessários para autorizar mudanças. O sistema de controle de mudanças do custo deve estar integrado com o sistema do controle geral de mudanças do projeto. Medidas de desempenho - As técnicas de medida de desempenho auxiliam na avaliação da magnitude dos desvios ocorridos. Uma técnica bastante usada é a análise do valor ganho (earned value). Uma parte importante do controle de custo é determinar as causas de variação no custo e tomar medidas corretivas para se ajustar o custo aos valores estabelecidos a fim de evitar com que as causas tornem a ocorrer. Replanejamento - Poucos projetos progridem exatamente como o planejado. Mudanças de grande porte podem exigir estimativas completamente novas ou revisões do custo ou, ainda, exigir análise de alternativas. Ferramentas computadorizadas Atualmente não se pode conceber o acompanhamento e o controle do custo dos projetos sem o uso de uma ferramenta informatizada, tais como: softwares de gerenciamento de projeto e planilhas eletrônicas. Estes aplicativos são freqüentemente utilizados para comparar o custo planejado com o custo realizado e para identificar os efeitos das mudanças do custo Resultados do Controle dos Custos Revisões nas estimativas de custo - As estimativas de custo revisadas são modificações nas informações de custo utilizadas para gerenciar o 79

12 projeto. Caso seja necessário, o administrador e a equipe informam aos stakeholders das mudanças efetuadas no custo planejado. O custo estimado revisado pode ou não requerer ajustes em outros aspectos do plano geral do projeto. Atualizações do orçamento - As atualizações do orçamento são uma categoria especial de revisões nas estimativas de custo, pois tratam das mudanças no cronograma mestre aprovado. Estes números são geralmente revisados apenas em resposta a grandes mudanças no escopo. Em alguns casos, as variações de custo podem ser tão severas que seja necessário um re-planejamento completo com a finalidade de fornecer uma avaliação realística em relação ao desempenho atual do projeto. Ações corretivas. Uma ação corretiva é qualquer ação tomada no sentido de ajustar o desempenho futuro esperado com o plano do projeto. Estimativa na conclusão (Estimate at Completion) - A estimativa na conclusão (EAC) é uma previsão do custo na conclusão, baseada no desempenho do projeto até o momento. As técnicas mais comuns de previsão da estimativa do custo na conclusão são: EAC = custo real até a data, mais o orçamento restante do projeto modificado por um fator de desempenho, freqüentemente o índice de desempenho de custo. Esta abordagem é usada com mais freqüência quando as variações correntes são vistas como típicas para variações futuras. EAC = custo real até a data, mais uma nova estimativa para todo o trabalho restante. Esta abordagem é usada com mais freqüência quando o desempenho passado mostra que as premissas da estimativa original estavam bastante imperfeitas, ou que não são mais tão relevantes, devido a mudanças nas condições. EAC = custo real até a data, mais o orçamento restante. Esta abordagem é usada com mais freqüência quando as variações correntes são vistas como atípicas, sendo que a expectativa da equipe de gerência do projeto é de que variações semelhantes não se repetirão no futuro. 80

13 As abordagens acima poderão ser utilizadas ou não, dependendo de qual das atividades do projeto estejam sendo avaliadas. 2. Lições aprendidas As causas das variações, as razões por trás das ações corretivas tomadas, e outros tipos de lições aprendidas durante o controle do custo, devem ser documentadas de forma a tornarem-se parte da base de dados históricos a ser utilizada tanto no projeto corrente como em outros projetos da empresa. Síntese: Como administrador do projeto, você terá certas responsabilidades por assegurar com que ele possa ser concluído dentro do orçamento aprovado. O processo de gerenciamento do custo do projeto inicia com a descrição do produto desejado do projeto (Escopo), se estendendo para a definição das atividades necessárias visando o alcance dos objetivos a partir da elaboração da Estrutura Analítica do Projeto (EAP). A definição da seqüência das atividades e a estimativa de duração de cada uma delas nos fornece o cronograma mestre. Com este documento, analisamos as necessidades de recursos de várias naturezas, bem como estimamos os respectivos custos para cada atividade. Por último, sumarizamos ainda os custos individuais das atividades, por meio de um documento denominado orçamento mestre, o qual contempla todas as estimativas de custo previstas para realizar as atividades. À medida que o projeto avança, a equipe do projeto acompanha o desempenho dos custos; e toma ações corretivas, caso necessário, mantendo sempre informados todos os interessados, de acordo com um plano previamente estabelecido. 81

14 O que fizemos nesta aula foi justamente apresentar os processos necessários para se obter um orçamento que represente com clareza o custo necessário para concluirmos um projeto. Além disso, discorrermos a respeito dos processos necessários para completar um projeto dentro do orçamento aprovado, incluindo o planejamento dos seus recursos, a estimativa de custos, a orçamentação, a monitoração e o controle dos custos. Na próxima aula, veremos como elaborar o plano da qualidade de um projeto. Até lá! Referências Bibliográficas HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: Guia para o exame oficial do PMI. Rio de Janeiro: Editora Campus, CLELAND David I., IRELAND Lewis R. Gerência de projetos. Rio de Janeiro: Editora Reichmann e Affonso Editores, Vários Autores. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK). USA: Project Management Institute, KERZNER, H. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. 6th Edition. USA: John Wiley & sons, KEELING, Ralph. Gestão de projetos: uma abordagem Global. São Paulo: Editora Saraiva,