Aula Nº 9 Gerenciamento de Recursos Humanos em projetos

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1 Aula Nº 9 Gerenciamento de Recursos Humanos em projetos Objetivos da Aula: Os objetivos desta aula visam tratar da identificação bem como do estabelecimento de uma estrutura organizacional apropriada ao projeto. Para tal, pretende-se ressaltar como é primordial, dentro deste contexto, a formação da equipe, de modo com que as pessoas envolvidas tenham condições de executar as atividades previstas no plano do projeto. Por fim, será abordada a necessidade de atribuir papéis e responsabilidades a cada integrante da equipe para que sejam verificadas as habilidades e competências de cada um. Ao final desta aula, você deverá estar apto a conhecer elementos indispensáveis para o Gerenciamento de Recursos Humanos que poderão implicar no bom ou mau êxito de um projeto. Introdução Durante este curso, já aprendemos a definir o escopo do projeto, bem como: elaborar o cronograma, o orçamento e um plano para monitorar a qualidade dos produtos gerados pelo projeto. Sabemos também que as atividades não se realizam sozinhas, o que significa que alguém terá que fazê-las. Você já deve ter ouvido dizer que o maior patrimônio de qualquer organização são as pessoas que nela trabalham. Este conceito aplica-se 121

2 integralmente aos projetos. Todo projeto necessita de pessoas para realizar as tarefas planejadas. O gerenciamento de pessoal tem como objetivo o uso efetivo de todos os recursos humanos alocados ao projeto, para haja o alcance de seus objetivos. Desta forma, ele envolve todos os interessados no projeto: patrocinador, cliente, integrantes da equipe, entre outros. 1. Habilidades comportamentais do Administrador do projeto A natureza temporária dos trabalhos faz com que as relações pessoais e organizacionais sejam também temporárias e novas. Devido a esta situação, o administrador do projeto deverá aplicar técnicas dinâmicas de gerenciamento de recursos humanos para, ao mesmo tempo, lidar com os stakeholders assim como acompanhar o ambiente de contínua mudança mediante as condições do projeto. Para que os trabalhos sejam bem conduzidos, o administrador do projeto deverá ter a habilidade de lidar com pessoas e possuir certas competências indispensáveis como: liderança, boa comunicação, negociação e administração de conflitos, entre outras. Existe um volume substancial de literatura que trata destes aspectos da administração. Procure familiarizar-se com as habilidades desejadas para que consiga lapidar sua competência nesta área, pois isto lhe tornará mais eficiente na função de administrador de projetos. 2. Processos do Gerenciamento de Recursos Humanos Os processos da administração de recursos humanos no projeto podem ser resumidos de acordo com os seguintes estágios: 122

3 Planejamento de pessoal; Montagem da equipe; Desenvolvimento da equipe. Vamos ver cada um destes estágios a seguir Planejamento de pessoal Neste estágio, o administrador identifica as necessidades de pessoal e documenta as funções, além das responsabilidades de cada indivíduo envolvido. Na maioria dos projetos, o planejamento de pessoal é feito nas fases iniciais. Entretanto, ele deve ser revisto, em base regular, durante o desenvolvimento do projeto a fim de garantir com que a equipe esteja completa. Por exemplo, um projeto de construção civil pode envolver uma equipe com: engenheiro, arquiteto, mestre, carpinteiro, pedreiro, ajudante, etc. Já um projeto de instalação de rede de telefonia pode exigir uma equipe com especialistas em hardware e software, além de eletricistas, instaladores, entre outros. Portanto, a necessidade de pessoal está intimamente ligada à natureza do serviço a ser realizado no projeto. Para identificar com que pessoas você deverá contar para realizar as atividades do projeto, você deverá tomar o cronograma (ou a Estrutura Analítica do Projeto) já produzido anteriormente, e tentar responder às seguintes perguntas: Quantas pessoas serão necessárias para concluir as atividades; Qual a qualificação destas pessoas (em termos de conhecimentos, habilidades e atitudes); Qual o nível de experiência que devem possuir; 123

4 Em que área da empresa elas atualmente estão; Como convocá-las para formar a equipe do projeto. Depois de responder às questões acima, você terá uma estimativa do pessoal necessário, podendo iniciar as gestões adequadas para se conseguir com que estas pessoas venham a compor sua equipe. Esta estimativa deverá estabelecer as funções no projeto (quem faz o que) e as responsabilidades (quem decide o que) Montagem da equipe Com a estimativa de pessoal obtida no estágio anterior, chegou a hora de buscar os integrantes da sua equipe. A montagem da equipe envolve conseguir com que os recursos humanos necessários (indivíduos ou grupos) sejam alocados ao projeto. Você já sabe onde as pessoas estão (estágio anterior), portanto deverá usar de habilidade pessoal (comunicação, negociação) para fazer com que elas venham para a sua equipe. Em alguns casos, você poderá não conseguir com que todos os recursos necessários sejam indicados para compor a sua equipe, devendo lidar com lacunas na qualificação ou quantidade de pessoas. Desta forma, é vital para o sucesso do seu projeto o fato de que você defina um plano de treinamento a fim de eliminar as lacunas de conhecimento em relação aos integrantes do time. Num projeto, a competência da equipe irá influenciar diretamente no seu sucesso ou fracasso. A partir desta noção, você deverá colocar todos os seus esforços para obter as melhores pessoas de forma a integrar sua equipe. Uma vez indicados os integrantes da equipe, procure verificar as seguintes condições com os responsáveis pelos indicados: 124

5 Experiência qual o grau de experiência do pessoal? Já trabalharam em projetos similares? Como foi seu desempenho nestes projetos? Nível de Interesse os membros indicados para o time tem interesse em trabalhar neste projeto? Comportamento - como os indicados irão trabalhar com os outros membros da equipe? Disponibilidade os membros estarão disponíveis durante o período necessário? Conhecimento quais os conhecimentos dos indicados em relação ao projeto e as atividades a serem realizadas? Limitações para compor a equipe Quando existem restrições que se referem aos recursos humanos, você terá de ser muito criativo para lidar com os fatores que limitam suas opções de forma a realizar as atividades do projeto Equipe pré-indicada Em alguns casos (muito freqüentes), você receberá uma equipe indicada sem que tenha chance de escolher quem fará parte do seu time. Esta situação pode se apresentar por diversas razões como, por exemplo: Indisponibilidade do pessoal; Importância relativa do projeto em comparação com outros; Influência do patrocinador; Complemento de formação para profissionais; Qualquer que seja a razão pela qual você recebe uma equipe já indicada, não deixe de avaliar todos os itens acima e as expectativas que estas pessoas tem em relação ao trabalho no projeto. Lembre-se de sempre apontar os desvios entre as habilidades e quantidades necessárias delas para a obtenção da equipe desejada. A formação de uma equipe aquém da necessária pode conduzir a mudanças no cronograma e no orçamento para 125

6 se adequar as atividades ao perfil de quem irá executá-las Recrutamento no mercado Em algumas circunstâncias, você terá de buscar recursos no mercado para completar os trabalhos do projeto. Vejamos algumas razões que levam a esta situação: Falta de pessoal qualificado na empresa; O custo de terceirizar é menor do que se realizar a partir da própria equipe interna; Indisponibilidade do pessoal para este projeto Produto da Montagem da Equipe O projeto estará com o pessoal devidamente alocado, quando as pessoas tiverem sido realmente designadas para trabalhar nele. O pessoal pode ser designado em tempo integral, parcial, ou variável, dependendo das necessidades do projeto Plano de Pessoal Vejamos alguns pontos importantes relacionados ao plano de pessoal: - Descreve a quantidade e a qualificação das pessoas necessárias para o projeto; - Mantém uma relação completa e precisa das habilidades do pessoal disponível; - Trabalha com o setor de Recursos Humanos para obter o pessoal com habilidades adequadas Desenvolvimento da Equipe O desenvolvimento da equipe envolve o aumento na capacidade dela 126

7 funcionar como um time, melhorando o desempenho do projeto. Sem dúvida, o funcionamento do grupo como equipe coesa é crítico para que o projeto alcance seus objetivos. Neste sentido, o desenvolvimento da equipe pode se tornar complicado se os membros da equipe respondem tanto à gerência funcional quanto ao administrador do projeto. Portanto, você deverá saber usar de muita habilidade para contornar certas dificuldades de duplo reporte dos integrantes da equipe, sabendo também como proceder para comunicá-las adequadamente, depois de validadas, aos gerentes das respectivas áreas de trabalho envolvidos no projeto. Esta é uma competência fundamental para qualquer bom Administrador de Projetos. 127

8 Síntese Nesta aula, vimos como os Recursos Humanos constituem o ativo mais importante de qualquer projeto, já que são também os elementos mais difíceis de se administrar. Por maior que seja o grau de automação ou a tecnologia aplicada ao projeto, é preciso dispor de pessoas capazes para tanto desenvolver quanto usar a tecnologia no sentido de operar adequadamente as ferramentas disponíveis. Percebemos assim que planos, portanto, não se auto-realizam, pois é preciso gente para efetiválos. Por isso, a Gestão de Recursos Humanos exige gerentes competentes, familiarizados com as principais metodologias, técnicas e instrumentos de gestão e, simultaneamente, com a postura comportamental adequada aos desafios deste tempo, no qual a rápida mudança é sempre uma constante. E, deste modo, planejar a organização do projeto, obter os recursos mais adequados às suas necessidades, atribuir funções e responsabilidades bem como desenvolver tanto as habilidades e competências individuais, assim como o espírito de equipe, são atribuições necessários a um bom gerente de projetos. Finalmente, para se alcançar os objetivos almejados, o gerente deve saber como usar habilidades, tais como: negociação, administração de conflitos, comunicação, e liderança. Referências Bibliográficas CLELAND David I.; IRELAND Lewis R. Gerência de projetos. Rio de Janeiro: Editora Reichmann e Affonso Editores, HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: Guia para o exame oficial do PMI. Rio de Janeiro: Editora Campus,

9 KEELING, Ralph. Gestão de projetos: uma abordagem Global. São Paulo: Editora Saraiva, KERZNER, H. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. 6th Edition. USA: John Wiley & sons, Vários Autores. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK). USA: Project Management Institute,