Implementação utilizando as melhores práticas em Gestão de Projetos

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1 Implementação utilizando as melhores práticas em Gestão de Projetos Objetivo dessa aula é mostrar a importância em utilizar uma metodologia de implantação de sistemas baseada nas melhores práticas de mercado e nos conceitos de gerenciamento de projetos apresentados pelo PMI. Introdução Implantação de um sistema ERP não é uma tarefa fácil. Aspectos envolvidos: Resultados tangíveis Espinha dorsal da operação o Alteração na forma de gerir os negócios Escolha do sistema ideal Alterações/melhorias o nos processos internos o nas regras de negócios Seleção de profissionais capacitados o Aplicação de práticas de gerenciamento Importância da utilização de metodologias de implantação baseadas nas melhores práticas de mercado: PMI melhores práticas de gerenciamento de projetos desenvolver, disseminar e propor melhorias PMBOK guia de referência para adoção das melhores práticas no gerenciamento de projetos. Gerenciamento de Projetos uma definição Escolha e aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender os seus requisitos. Boa prática não significa: Utilizar os conhecimentos de forma uniforme a equipe do projeto define a forma mais adequada caso a caso. A figura 1 mostra este universo. Aula 9 - Implementacao utilizando melhores praticas.doc 1/7

2 Figura 1 Áreas de especialização necessária à equipe de gerenciamento de projetos Fonte: HABERKORN (2008) fig. 7.1 Projeto definição do PMBOK É um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único, com escopo, começo e fim bem definidos e único. Este projeto deverá produzir um produto exclusivo completo ou com várias entregas (elaboração progressiva) que de alguma forma será diferente de todos os outros já produzidos. - temporário começo, meio e fim - fim atendimento dos objetivos especificados no escopo do projeto - encerramento quando se pode afirmar que os objetivos propostos no escopo foram atingidos. Grupos de processos: Iniciação Planejamento Execução Monitoramento e Controle Encerramento Aula 9 - Implementacao utilizando melhores praticas.doc 2/7

3 Áreas de conhecimento Gerenciamento do Projeto nas áreas de: Integração Escopo Tempo Custos Qualidade RH Comunicações Riscos Aquisições / Contratos Integração Processos necessários para assegurar que todas as gestões componentes do projeto estejam em sincronia Processos: desenvolvimento do Plano do Projeto o plano geral do projeto (usa e define todos os demais planos) o uso de dados históricos e estatísticos como referência, o produto Plano Geral do Projeto. execução do Plano do Projeto o guiado pelo Plano Geral do Projeto o captura dados para controle qualquer informação sobre o andamento do projeto: apontamentos do cronograma custos realizados solicitações de alterações controle geral de mudanças o usa os dados capturados na execução das atividades o alvo de constantes análises verificação de desvios, correções ou estratégias de negociação o novos planejamentos se necessário o manutenção do plano geral do projeto atualizado Resultado conjunto de planos de todas as gestões do projeto, interrelacionados, coordenados, síncronos e com interação entre eles. Escopo Processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho, e apenas o trabalho necessário, para que a missão do projeto seja atingida. Aula 9 - Implementacao utilizando melhores praticas.doc 3/7

4 Processos: iniciação o estudos para a criação de um projeto o análise das empresas especializadas o utilização de informações históricas o geração do documento que: formaliza a criação do projeto designa o seu gerente atribui ao gerente a autoridade para a execução do projeto permite mobilização de recursos das organizações envolvidas identifica e formaliza sobre o projeto: premissas restrições Planejamento do Escopo o detalha o produto resultante o analisa os custos/benefícios dos produtos do projeto o resultados: declaração do escopo descricao do produto e dos subprodutos componentes do produto a serem entregues e itens complementares dados quantificados para indicar o sucesso do projeto e indicadores da métrica adotada metodologias a serem usadas Detalhamento do Escopo o Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Pacotes do produto Entregues Mensurados em custo, tempo e recursos Responsáveis pelas atividades o Resultados: Gerenciar e definir a linha de base para futuras comparações Verificação do Escopo o Formalização da aprovação do escopo pelos envolvidos Controle de Mudanças do Escopo o Controlar qualquer modificação no escopo do projeto o Formalizar qualquer mudança no escopo o Adoção de medidas corretivas em caso de mudanças no escopo Escopo do produto versus escopo do projeto Escopo do produto determina as funções e características do serviço ou produto a ser produzido pelo projeto. Aula 9 - Implementacao utilizando melhores praticas.doc 4/7

5 Escopo do projeto determina e quantifica o trabalho a ser executado para gerarmos o produto ou serviço do projeto tal como delimitado no seu escopo. Tempo Custos Qualidade Rh Comunicações Riscos Aquisições / Contratos Metodologia de Implantação e Ciclo de Vida Divisão do projeto em fases melhor controle gerencial com ligações adequadas com as operações em andamento. Considerar o conceito de Ciclo de Vida. Ciclo de Vida de um projeto Define as fases que conectam o início de um projeto ao seu final. Figura 2 Ciclo de Vida Fonte: HABERKORN (2008) fig. 7.2 Aula 9 - Implementacao utilizando melhores praticas.doc 5/7

6 Fases de acordo com a Metodologia de Implantação Fase 1 Implantação: Fase inicial de todo o projeto e pressupõe etapas bem nítidas, para facilitar a condução e o entendimento. Nesta fase se efetua um levantamento detalhado para a adequada parametrização do sistema, definir atividades e seus responsáveis, configurar as funcionalidades do sistema que serão utilizadas, ministrar treinamento e capacitação aos usuários etc. As etapas componentes dessa fase são: 1. Análise e definição ou de planejamento da implantação levantamento detalhado da operação do cliente; 2. Preparação dos desenvolvimentos e parametrizações necessárias para que o sistema esteja apto a ser implantado; 3. Validação e Treinamento. 4. Simulação e Validação conversões e uso em fase de testes. 5. Disponibilização Oficial do Sistema. Fase 2 Acompanhamento e Estabilização: Garantir a correta utilização do sistema, e assegurar que todo o escopo original do projeto e as necessidades do cliente estão sendo atendidas a contento. Aula 9 - Implementacao utilizando melhores praticas.doc 6/7

7 Questões de revisão 1) Em se tratando dos objetivos do PMI Project Management Institute, assinale a alternativa incorreta: a. O PMI é a principal entidade que desenvolve padrões para o gerenciamento de projetos. b. O PMI é um dos mais importantes institutos que mantém um programa de certificação para profissionais na área de gerenciamento de projetos. c. O PMI é um documento que tem por objetivo servir de referência aos profissionais que trabalham com gerência de projetos. d. O PMI tem por objetivo disseminar o conhecimento sobre gerência de projetos através do PMBOK-Project Management Body of Knowledge. e. O PMI tem por objetivo disseminar o conhecimento de práticas de Qualidade em Projetos. 2) Com relação a Projeto é possível afirmar que: a. É um empreendimento temporário. b. É um empreendimento definitivo. c. É um empreendimento ininterrupto que gera um conjunto de produtos. d. É um empreendimento ininterrupto que gera um conjunto de serviços. e. Gera regulamentação de produtos e serviços. 3) Em se tratando de exemplos de projetos é possível citar como exemplo: a. Uma linha de produção. b. O ciclo comercial diário. c. A construção de um edifício. d. O fluxo de documentos dentro de uma empresa. e. O fluxo de dados de um sistema. Aula 9 - Implementacao utilizando melhores praticas.doc 7/7