MINISTÉRIO DA FAZENDA SECRETARIA EXECUTIVA

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1 PROGRAMA DE MODERNIZAÇÃO INTEGRADA DO MINISTÉRIO DA FAZENDA - PMIMF MINISTÉRIO DA FAZENDA SECRETARIA EXECUTIVA

2 ATORES DA REDE DE INOVAÇÃO 2

3 O MODELO CONTEMPLA: Premissas e diretrizes de implementação Modelo de relacionamento Configuração da tipologia de escritório Cadeia de Valor para a inovação da gestão Metodologia básica de Gestão de Processos Metodologia básica de Gestão de Projetos Metodologia de gestão do portfólio de PEC s: Sugestão de metodologia básica para Gestão de Portfólio em cada unidade 3

4 Premissas e Premissas e diretrizes de implementação A criação do escritório não é obrigatória em cada unidade. Entretanto, cada unidade, mesmo não criando o escritório, deverá indicar um interlocutor com a SE para as interações básicas que envolvam iniciativas de modernização ou inovação da gestão; A implantação de escritórios de processos e projetos inclui a definição quanto a ser centralizado ou descentralizado, bem como seu posicionamento na estrutura. Entretanto, recomenda-se que o posicionamento do escritório na estrutura deve ser pensado a partir de uma visão corporativa; Os escritórios de processos e projetos, ao se estruturarem, devem considerar como atuação básica os macroprocessos estabelecidos na cadeia de valor; A relação entre os escritórios das diversas unidades não pressupõe subordinação hierárquica, entretanto deverá haver um comprometimento com as orientações técnicas ou estratégicas produzidas pela rede de inovação; Mesmo sem a estruturação do escritório, o órgão deverá pensar em como implementar iniciativas que promovam a melhoria contínua e a inovação; 4

5 Premissas e Premissas e diretrizes de implementação Cabe a cada órgão, quando for o caso, definir o relacionamento entre os diversos escritórios internos e a natureza de sua dinâmica operacional escritório coordenador, regulador e/ou colaborador (vide tópico Configuração da tipologia de escritório ); A definição dos requisitos mínimos das ferramentas e metodologias a serem utilizadas pelos escritórios será orientada pela rede de inovação da gestão; A definição de soluções de ferramentas e metodologias é de autonomia de cada órgão, desde que obedeça aos requisitos mínimos definidos pela rede e inovação; As informações referentes aos projetos estratégicos corporativos devem ser consolidadas em base única e disponível aos interessados autorizados; e As informações referentes aos processos corporativos devem estar disponíveis na rede interna do MF para acesso dos interessados autorizados. 5

6 Modelo de relacionamento Entre os responsáveis pela implementação da estratégia 6

7 Modelo de relacionamento Entre os envolvidos no desenvolvimento da estratégia 7

8 Configuração da tipologia de escritório Perfil Coordenador: age no sentido de viabilizar a interface com a direção quanto à materialização das estratégias nos processos/projetos e na gestão do portfólio de projetos. Perfil Regulador: age no sentido de garantir que as ações obedecem às orientações acordadas nas reuniões da Rede de Inovação ou aquelas definidas pela própria unidade. Perfil Colaborador: age no sentido de apoiar iniciativas de inovação aportando conhecimento, pessoas e outros recursos necessários à execução da iniciativa. 8

9 Cadeia de Valor para inovação da gestão 9

10 Metodologia de gestão de processos Regras, orientações e premissas metodológicas A Missão organizacional e as estratégias corporativas são âncora de análise para alinhamento dos macroprocessos que compõem a cadeia de valor; A cadeia de valor do Ministério da Fazenda deve ser construída e mantida pela SE, em conjunto com os órgãos; A cadeia de valor de cada órgão/unidade deve ser construída e mantida pelos respectivos órgãos, com participação dos órgãos com os quais tem interface; A cadeia de valor deve ser detalhada em diversos níveis - macroprocessos, processos e atividades dos processos; A construção da cadeia de valor deve ser realizada de maneira top down e deve identificar os macroprocessos em dois grupos: finalísticos e de suporte; 10

11 Metodologia de gestão de processos Regras, orientações e premissas metodológicas Os processos de suporte, quando mapeados, devem utilizar notação padronizada, identificando, no mínimo, softwares de apoio, perfil/função do executor, marco legal, insumos e produtos de informação associados às atividades; A cadeia de valor do Ministério, a cadeia de valor dos Órgãos e os processos corporativos do Ministério e dos Órgãos devem ser consolidados em repositório mantido pela SE; O mapeamento do processo deve contemplar as sugestões de mudança passiveis de serem implementadas em até seis meses; O software a ser utilizado para modelagem de processos deve permitir o desenho e a descrição da Cadeia de Valor nos diversos níveis de detalhe, bem como o desenho e descrição do fluxo de atividades na notação padronizada; 11

12 Metodologia de gestão de processos Regras, orientações e premissas metodológicas O software a ser utilizado na modelagem dos processos deve permitir a navegação pela hierarquia dos processos (da visão dos macroprocessos até a visão dos fluxos de atividades); A terceirização de serviços relativos a processos, caso ocorra, deve pressupor a transferência de tecnologia de gestão por processo para o cliente; e As lições aprendidas durante o processo de mapeamento ficarão registradas como lições aprendidas do projeto do qual faz parte. 12

13 Etapas de Operacionalização da Metodologia de Gerenciamento de Processos MGProc 13

14 Visão gráfica da operacionalização da metodologia de Gestão de Processos 14

15 Visão gráfica da operacionalização da metodologia de Gestão de Processos Contextualização 15

16 Visão gráfica da operacionalização da metodologia de Gestão de Processos Mapeamento da Cadeia de Valor em diversos níveis 16

17 Visão gráfica da operacionalização da metodologia de Gestão de Processos Detalhamento e Análise dos Processos 17

18 Instrumentos de Apoio à Operacionalização da Metodologia Organização: INSTRUMENTO 1 SONDAGEM DE CONTEXTO ORGANIZACIONAL Objetivo: Identificar a missão e objetivos da organização Produtos/Serviços: Usuários /Clientes (Identificar os clientes externos para quem entrega seus produtos/serviços) Interfaces externas: Identificar outras instituições com as quais deverá se relacionar para execução de seus produtos e serviços Pontos Fortes: Em sua opinião, quais são os pontos fortes para a execução de seus produtos/serviços: Pontos Fracos: Em sua opinião, quais são os pontos fracos para a execução de seus produtos/serviços: Estratégias: Em sua opinião, quais são as estratégias e objetivos estratégicos que se constituem como desafio para o próximo período: 18

19 Instrumentos de Apoio à Operacionalização da Metodologia INSTRUMENTO 2 SONDAGEM DE CONTEXTO SETORIAL INSTITUIÇÃO: Setor/área: Objetivo da área: Produtos/serviços Clientes internos Clientes externos Interfaces internas Interfaces externas Produto/serviços Grandes Etapas executadas para a produção dos produtos/serviços: Grandes Etapas 19

20 Instrumentos de Apoio à Operacionalização da Metodologia INSTRUMENTO 3 OPORTUNIDADES DE MELHORIAS Macroprocesso: Melhoria Curto prazo Médio prazo Longo prazo 20

21 Metodologia de Gestão de Projetos Etapas: 21

22 Metodologia de Gestão de Projetos Detalhamento das etapas: 22

23 Metodologia de Gestão de Projetos - Etapa de iniciação Iniciação Elaborar a Proposta do Projeto: a proposta de projeto deve ser elaborada pelas áreas envolvidas, conforme artefato Proposta de Projeto. Esse documento deve registrar formalmente o projeto e autorizar o seu início. Avaliar a Proposta do Projeto: a proposta deve ser avaliada pelos envolvidos e, quando não houver necessidade de ajustes, devolvida para a área demandante para ser validada. Formalizar (aprovar) a Proposição do Projeto: a proposta do projeto deve ser encaminhada para assinatura, validação, ajuste (quando necessário) e solicitação de publicação, se for o caso. O documento assinado. O documento assinado autoriza o início do projeto. Divulgar a Proposta do Projeto: comunicar a proposta de projeto para os demais envolvidos. Nesta comunicação, considerar a divulgação do vínculo do projeto com as diretrizes estratégicas. 23

24 Metodologia de Gestão de Projetos - Etapa de Planejamento Planejamento Elaborar o Plano de Gerenciamento do Projeto: nesta atividade, as áreas envolvidas no projeto deverão detalhar a proposta de projeto e criar um guia de execução do projeto, conforme artefato Plano de Gerenciamento de Projeto. Esse documento deve ser elaborado pelos envolvidos no projeto, a partir da proposta do projeto aprovada, revisado e versionado durante seu ciclo de vida. Caso seja necessário, o Plano de Gerenciamento de Projeto pode ser aprovado pelo patrocinador ao longo do projeto. Divulgar o Plano de Gerenciamento de Projeto: comunicar o Plano de Gerenciamento do Projeto para os demais envolvidos. 24

25 Metodologia de Gestão de Projetos - Etapa de Execução Execução Executar o Plano de Gerenciamento do Projeto: integra pessoas e outros recursos para realizar o Plano de Gerenciamento do Projeto. Nessa fase, é importante desenvolver a equipe do projeto, de forma a melhorar as competências e a interação de membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto. A MGP não prevê artefato para esta etapa. 25

26 Metodologia de Gestão de Projetos - Etapa de Controle Controle Elaborar Relatório de Monitoramento: nessa atividade, as áreas envolvidas no projeto deverão elaborar a proposta do Relatório de Monitoramento, que visa reportar o andamento do projeto em termos de escopo, tempo e custos; alertar sobre os principais riscos; relatar as principais entregas realizadas em um período, os principais pontos críticos e seus encaminhamentos. Apresentar/Divulgar Relatório de Monitoramento: comunicar o documento para os envolvidos autorizados, sempre que houver um novo relatório, de forma a dar conhecimento do andamento do projeto. 26

27 Metodologia de Gestão de Projetos - Etapa de Controle Controle Elaborar Solicitação de Mudanças: nessa atividade, as áreas envolvidas no projeto deverão elaborar a proposta do documento de Solicitação de Mudanças, que visa formalizar a necessidade de mudanças com impactos significativos para o projeto, seja no âmbito do escopo, do prazo ou de outro tipo de mudança significativa. Avaliar Solicitação de Mudanças: o documento deve ser avaliado pelo(s) patrocinadores do projeto e/ou facilitadores do projeto. O aceite ou não da mudança deve ser declarado e justificado. 27

28 Metodologia de Gestão de Projetos - Etapa de Encerramento Encerramento Elaborar Termo de Encerramento: nessa atividade, as áreas envolvidas no projeto irão elaborar a proposta do Termo de Encerramento, que consiste em um documento no qual devem ser listados todos os produtos/fases que foram concluídos, o endereço em que os documentos encontram-se armazenados e avaliações sobre o projeto. É um documento que deve ser assinado pelo gerente e/ou patrocinador do projeto formalizando o término da fase/produto ou do projeto. Este relatório deve ser criado para os PEC s. Avaliar Termo de Encerramento: o documento deve ser avaliado pelos envolvidos no projeto durante todo o seu ciclo de vida. Deverão ser realizadas as alterações consideradas pertinentes. Formalizar Termo de Encerramento: o Termo de Encerramento é encaminhado para assinatura, validação, ajuste (quando necessário) e solicitação de publicação. O objetivo da atividade é que o documento seja assinado para término de fase/produto ou projeto. 28

29 Metodologia de Gestão de Projetos - Etapa de Encerramento Encerramento Elaborar Relatório de Lições Aprendidas: nesta atividade, as áreas envolvidas no projeto irão elaborar o Relatório de Lições Aprendidas do projeto. Esse registro deve ser feito ao longo de todo o projeto e consolidado no encerramento do projeto. Toda vez que for verificada uma lição aprendida em um projeto, esta deve ser registrada para que sirva futuramente como fonte de consulta para a equipe do projeto ou para outros projetos. Divulgar Relatório de Lições Aprendidas: consiste no envio do documento para os envolvidos, sempre que houver uma nova versão do relatório, de forma a dar conhecimento das lições aprendidas no projeto. 29

30 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos Sobreposição de fases e artefatos: 30

31 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos A - Proposta de Projeto <nome do projeto> 1. Diretrizes estratégicas e indicadores relacionados (*) [Relacionar a(s) diretriz(es) e o(s) indicador(es) do planejamento estratégico que será(ão) sensibilizado(s) com o projeto e uma sucinta descrição da forma em que o projeto irá impactar esta(s) diretriz(es) e o indicador(es).] 2. Justificativa (*) [Deve-se justificar a necessidade do produto ou serviço a ser gerado pelo projeto, descrevendo o cenário a ser melhorado, o problema a ser resolvido. A justificativa é a oportunidade de convencer o(s) Patrocinador(es) da necessidade do produto ou serviço a ser gerado pelo projeto. declarar a origem da necessidade do projeto.] 3. Escopo do Projeto 3.1. Propósito (Objetivo) (*) [É a representação formal daquilo que se quer atingir com o término de um projeto, é normalmente definido por verbos de ação e é facilmente mensurável e controlável. O propósito do projeto deve identificar o produto único do projeto, ser claro, definido e concreto.] 3.2. Objetivos Específicos (*) [O produto único do projeto deve ser dividido em etapas ou subprodutos menores para que o projeto seja mais facilmente gerenciado. Os objetivos específicos são uma declaração de intenção específica do projeto e representam as etapas ou os subprodutos que compõem o objetivo geral do projeto. O alcance dos objetivos específicos deve levar à obtenção do produto único definido no propósito.] 4. Não escopo [Explicitar o que não será desenvolvido âmbito do projeto.] (*) campos obrigatórios 31

32 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos A - Proposta de Projeto <nome do projeto> 5. Restrições (*) [Restrição é o estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito a uma determinada ação ou inatividade. As restrições são fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto. Por exemplo, um orçamento pré-definido é uma restrição que na maioria das vezes limita as opções da equipe com relação a escopo, pessoal, prazo. Quando um projeto é desenvolvido sob contrato, as cláusulas contratuais serão geralmente restrições.] 6. Premissas (*) [São suposições que, para efeito de planejamento, são consideradas verdadeiras, reais ou certas. Premissas afetam todos os aspectos de planejamento do projeto. Dessa forma, a não concretização destas são riscos a serem tratados pelo projeto, conforme mais adiante será visto.] 7. Resultados Esperados (*) [São todos os benefícios esperados com a execução do projeto.] 8. Estimativa Preliminar de Recursos Fase Qtd Dias úteis Horas / Dia Item de custo Pessoal Diárias Passagens Aquisições Hora/ Valor Valor Valor Qtd Qtd Homem Total Total Total Valor Total - - Total Total (*) campos obrigatórios 32

33 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos A - Proposta de Projeto <nome do projeto> 9. Estimativa Preliminar de Prazo [Indicar uma estimativa preliminar de prazo. Neste momento, fazendo uma previsão inicial de curto (menos de 1 ano), médio (entre 1 e 2 anos) ou longo prazo (mais de dois anos).] 10. Identificação dos Riscos [Listar os riscos preliminares do projeto. Riscos é um evento ou uma condição incerta que, se ocorrer, provocará um efeito positivo ou negativo nos objetivos do projeto. Observar que toda premissa gera pelo menos um risco.] (*) campos obrigatórios 33

34 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos 11. Responsáveis pelo Projeto (*) A - Proposta de Projeto <nome do projeto> [Identifica o(s) Patrocinador(es), Facilitador(es), Líder de Projeto e seu suplente.] Patrocinador: a pessoa ou o grupo que fornece recursos para o projeto; demandante. Também é responsável pelas decisões mais importantes a serem tomadas no rumo do projeto. Facilitador: pessoa ou grupo de pessoas que pode estar direta ou indiretamente relacionado à aquisição ou ao uso dos produtos que serão gerados pelo projeto e que, devido à sua posição na organização, deve influenciar de forma positiva o andamento do projeto. Comitê Gestor de Mudança: grupo formado no âmbito do projeto responsável por analisar e aprovar as mudanças. Líder do Projeto: a pessoa designada pela organização executora para atingir os objetivos do projeto; pessoa responsável pelo gerenciamento do projeto. Patrocinador: Facilitadores: Comitê Gestor de Mudança: Líder do Projeto: Líder do Projeto (suplente): (*) campos obrigatórios <local>, <mês> de <ano> <Assinatura do Patrocinador> 34

35 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos 1. Diretrizes estratégicas e indicadores relacionados (*) B Plano de Gerenciamento de Projeto <nome do projeto> [Relacionar a(s) diretriz(es) e o(s) indicador(es) do planejamento estratégico que será(ão) sensibilizado(s) com o projeto e uma sucinta descrição da forma em que o projeto irá impactar esta(s) diretriz(es) e o indicador(es).] 2. Justificativa (*) [Deve-se justificar a necessidade do produto ou serviço a ser gerado pelo projeto, descrevendo o cenário a ser melhorado, o problema a ser resolvido. A justificativa é a oportunidade de convencer o(s) Patrocinador(es) da necessidade do produto ou serviço a ser gerado pelo projeto. declarar a origem da necessidade do projeto.] 3. Escopo do Projeto 3.1. Propósito (Objetivo) (*) [É a representação formal daquilo que se quer atingir com o término de um projeto, é normalmente definido por verbos de ação e é facilmente mensurável e controlável. O propósito do projeto deve identificar o produto único do projeto, ser claro, definido e concreto.] 3.2. Objetivos Específicos (*) O produto único do projeto deve ser dividido em subprodutos menores para que o projeto seja mais facilmente gerenciado. Os objetivos específicos são uma declaração de intenção específica do projeto e representam os subprodutos que compõem o objetivo geral do projeto. O alcance dos objetivos específicos deve levar à obtenção do produto único definido no propósito.] (*) campos obrigatórios 35

36 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos 3.3. Estrutura Analítica do Projeto EAP (*) B Plano de Gerenciamento de Projeto <nome do projeto> [Elaborar a EAP, por meio da técnica de decomposição, dividindo as principais entregas do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. Deve ser elaborada a partir do objetivo geral e dos objetivos específicos. Pode ser apresentada de forma gráfica ou analítica.] 3.4. Resumo dos Produtos (*) [Fazer uma breve descrição dos produtos do projeto, como um dicionário das principais entregas identificadas na EAP.] Produto Descrição 4. Não escopo [Explicitar o que não será desenvolvido âmbito do projeto.] 5. Mapeamento de processo [Incluir explicação sobre a realização ou não de mapeamento dos processos necessários para o desenvolvimento do projeto.] 6. Restrições [Restrição é o estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito a uma determinada ação ou inatividade. As restrições são fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto. Por exemplo, um orçamento pré-definido é uma restrição que na maioria das vezes limita as opções da equipe com relação a escopo, pessoal, prazo. Quando um projeto é desenvolvido sob contrato, as cláusulas contratuais serão geralmente restrições.] (*) campos obrigatórios 36

37 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos 7. Premissas (*) B Plano de Gerenciamento de Projeto <nome do projeto> [São suposições que, para efeito de planejamento, são consideradas verdadeiras, reais ou certas. Premissas afetam todos os aspectos de planejamento do projeto. Dessa forma, a não concretização destas são riscos a serem tratados pelo projeto, conforme mais adiante será visto.] 8. Resultados Esperados (*) [São todos os benefícios esperados com a execução do projeto.] 9. Cronograma e estimativa de custos (*) [Elaborar o cronograma do projeto, a partir da definição das atividades (baseadas na EAP), da duração, do sequenciamento, das restrições e dos recursos necessários ao projeto. Este cronograma deve conter informações de custos. Deve ser elaborado na ferramenta de gestão de cronograma padronizado pela instituição.] 10. Força de trabalho (*) [Listar as informações dos recursos humanos envolvidos no projeto.] Nome do Profissional Função no projeto Telefones Área (*) campos obrigatórios 37

38 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos 11. Gerenciamento de riscos (*) B Plano de Gerenciamento de Projeto <nome do projeto> [Recomenda-se o uso da planilha abaixo. Esta planilha contém informações sobre o seu preenchimento]. 12. Responsáveis pelo Projeto (*) [Identifica o(s) Patrocinador(es), Facilitador(es), Líder de Projeto e seu suplente. Patrocinador: a pessoa ou o grupo que fornece recursos para o projeto; demandante. Também é responsável pelas decisões mais importantes a serem tomadas no rumo do projeto. Facilitador: pessoa ou grupo de pessoas que pode estar direta ou indiretamente relacionado à aquisição ou ao uso dos produtos que serão gerados pelo projeto e que, devido à sua posição na organização, deve influenciar de forma positiva o andamento do projeto. Comitê Gestor de Mudança: grupo formado no âmbito do projeto responsável por analisar e aprovar as mudanças. Líder do Projeto: a pessoa designada pela organização executora para atingir os objetivos do projeto; pessoa responsável pelo gerenciamento do projeto. Patrocinador: Facilitadores: Comitê Gestor de Mudança: Líder do Projeto: Líder do Projeto (suplente): 38

39 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos C Relatório de Monitoramento do Projeto <nome do projeto> 1. Envolvidos: [Listar as áreas envolvidas no projeto] 2. Órgão patrocinador: 3. Nome do líder do projeto: 4. Período de Avaliação: [Indicar o período de avaliação do relatório] 5. Situação atual? (iniciação/planejamento/execução/controle/encerramento): 6. Cronograma: Cronograma atualizado (incluindo informações das ações realizadas no período de avaliação do relatório e planejamento das ações do próximo período) Alteração de cronograma? ( ) sim ( ) não Grau da alteração: ( ) alta ( ) média ( ) baixa Variação de cronograma (em dias): Motivo: [incluir imagem do cronograma do projeto atualizado] 7. Custos: Planilha de custos atualizada (incluindo informações dos custos despendidos no período de avaliação do relatório e planejamento das ações do próximo período) Alteração dos custos? ( ) sim ( ) não Grau da alteração: ( ) alta ( ) média ( ) baixa Variação de custo: (em R$): Motivo: [incluir imagem da planilha de custos (do cronograma)do projeto atualizado] 39

40 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos C Relatório de Monitoramento do Projeto <nome do projeto> 8. Riscos: [Listar os riscos efetivados no período de avaliação, seus impactos no projeto e os principais itens que precisam ser gerenciados para o próximo período de avaliação.] Houve riscos efetivados no período? Quais? Qual o impacto destes riscos (alto, médio, baixo) Riscos não efetivados: Principais riscos Grau de severidade (alto, médio, baixo) 9. Entregas: Alguma entrega parcial (produto ou serviço já concluído)? ( ) Sim ( ) Não Quais são essas entregas? 10. Pontos Críticos: [Identificar os pontos críticos do projeto (questões reais e não incertas (riscos).] 11. Encaminhamentos: [Indicar propostas de encaminhamentos para os pontos críticos e demais encaminhamentos necessários ao projeto. Para cada encaminhamento, incluir data para solução e responsável.] 40

41 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos D - Formulário de Solicitação de Mudança <nome do projeto> Solicitado por: [identificar o responsável pela solicitação da mudança] Data da solicitação: Categoria: ( ) escopo ( ) prazo ( ) outros: Descrição da Mudança: [explicitar a mudança proposta] Justificativa da Mudança: [identificar a necessidade da mudança, o porquê da mudança] Nível de impacto para o projeto: ( ) alto ( ) médio ( ) baixo Impacto da mudança para o projeto: [identificar o efeito da mudança no escopo, tempo, custo, qualidade e riscos do projeto] <local>, <mês> de <ano> <Assinatura Solicitante> <Os quadros abaixo devem ser preenchidos pelo Comitê de Controle de Mudança do Projeto, definido na Proposta do Projeto> Aprovação ( ) Sim ( ) Não Justificativa: [explicitar os motivos pela aprovação ou não da mudança] <local>, <mês> de <ano> <Assinatura do responsável pela aprovação da mudança> 41

42 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos 1. Introdução E - Termo de Encerramento da Etapa/Projeto <nome da etapa ou projeto> Este relatório tem como objetivo encerrar formalmente a etapa/projeto <nome da etapa e/ou projeto> e avaliar os produtos desenvolvidos no período. Projeto: Patrocinador: Líder do projeto: Motivo do Encerramento: - Projeto Concluído - Projeto Cancelado 2. Avaliação dos produtos concluídos Produto(s) Avaliação Observação <Registrar qualquer observação considerada relevante para o entendimento da avaliação. No caso de impossibilidade de avaliação dos <Nome produto> do <realizar avaliação dos resultados> resultados, quando do término do projeto, indicar proposta futura para mensuração dos resultados. Importante também incluir observações quanto ao cumprimento do cronograma, atrasos, motivos dos atrasos, etc.> 42

43 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos E - Termo de Encerramento da Etapa/Projeto <nome da etapa ou projeto> 3. Manutenção do produto A manutenção do produto passa a ser de responsabilidade da <área, órgão, pessoa> e toda a sua documentação está disponível no <indicar local de armazenamento das informações do projeto>. 4. Declaração de encerramento Declara-se que a etapa/projeto <nome da etapa e/ou projeto> foi encerrada e que todos os produtos previstos foram concluídos de acordo com avaliação constante do item 2 deste relatório. de de [Nome do Gerente] Gerente do Projeto [Nome do Patrocinador] Patrocinador do Projeto 43

44 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos F - Relatório de Lições Aprendidas <nome da etapa ou projeto> Este relatório tem como objetivo apresentar parte das discussões/reflexões a respeito das lições aprendidas durante o desenvolvimento do Projeto <Nome do Projeto>. As reflexões do grupo tiveram como foco os processos de gestão, planejamento, execução, controle e comunicação do referido projeto. 1. Escopo 1.1 Os produtos entregues correspondem aos descritos na declaração de escopo? Comentários: (_) (_) Sim. Não. Comente abaixo. 1.2 Os produtos entregues permitiram o (_) Sim. alcance do objetivo do projeto? (_) Não. Comente. Comentários: 2. Tempo 2.1 Houve desvio entre os prazos planejados e realizados? Comentários: 2.2 A ferramenta utilizada para o controle do cronograma atendeu às necessidades? Comentários: (_) (_) (_) (_) Não. Sim. Por quê? Como esses desvios poderiam ter sido evitados? Comente. Sim. Não. Comente. 44

45 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos F - Relatório de Lições Aprendidas <nome da etapa ou projeto> 3. Pessoas 3.1 O número de pessoas alocadas na equipe foi adequado para a realização do projeto? Comentários: 3.2 Houve conflitos significativos na condução do projeto? Comentários: 3.3 Houve cooperação e comprometimento da equipe e do patrocinador? Comentários: (_) (_) (_) (_) (_) (_) (_) Sim Não. Comente. Não. Sim. O que os originou? Como foram administrados? Comente. Sim. Que medidas garantiram esse envolvimento? Comente. Em O que impediu um maior parte. comprometimento? Que ações poderiam ter envolvido de forma Não. mais eficiente a equipe e o patrocinador? Comente. 45

46 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos F - Relatório de Lições Aprendidas <nome da etapa ou projeto> 4. Comunicação 4.1 Houve problemas de comunicação durante o projeto? Comentários: 4.2 Os meios de comunicação previstos no plano foram efetivamente utilizados? Estes contribuíram para uma comunicação mais efetiva? (_) (_) (_) (_) Não. Sim. Por quê? Como poderiam ter sido evitados? Comente. Sim. Não. Comente. Comentários: 5. Riscos 5.1 Ocorreram riscos não previstos? (_) Não. (_) Sim. Quais? Comente. Comentários: 5.2 O plano de riscos mostrou-se útil no decorrer do projeto? Os riscos levantados foram efetivamente monitorados? Comentários: (_) (_) Sim Não. Comente. 46

47 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos F - Relatório de Lições Aprendidas <nome da etapa ou projeto> 6. Qualidade 6.1 Os clientes/usuários ficaram satisfeitos com o resultado do projeto? (_) (_) Sim. Não. Comente. Comentários: 6.2 O patrocinador ficou satisfeito com o (_) Sim. resultado do projeto? (_) Não. Comente. Comentários: 7. Aprendizados e Recomendações 7.1. O que deveria ser feito da mesma forma (pontos fortes no gerenciamento do projeto)? 7.2 Quais as recomendações para que os próximos projetos sejam mais bem gerenciados? 47

48 Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos G - Registro de Reunião Data: Projeto: Objetivo: Participantes (Nome) Área Telefone Assinatura Desenvolvimento: [Relacionar os assuntos discutidos na reunião.] Encaminhamentos: [Listar os encaminhamentos definidos, identificando data para a realização e responsáveis. Este é um importante instrumento para a coordenação de ações entre os envolvidos na reunião e deve estar coerente com o planejamento do projeto.] 48

49 Metodologia de Gestão de Portfólio PEC Etapas: 49

50 Metodologia de Gestão de Portfólio PEC Detalhamento das etapas Detalhamento das etapas: 50

51 Metodologia de Gestão de Portfólio PEC - Definição Definição Autorizar carteira de projetos: Utilizando o artefato matriz com critérios de priorização identificar, alocar recursos e autorizar os projetos/programas estratégicos corporativos PEC s (oriundos do processo de planejamento estratégico do MF) a serem executados pelos órgãos do Ministério da Fazenda. Nesta atividade, projetos podem ser também suspensos e cancelados Manter/divulgar carteira de projetos: Manter a lista de projetos/programas estratégicos corporativos autorizados atualizada e comunicá-la aos envolvidos. 51

52 Metodologia de Gestão de Portfólio PEC - Execução Execução Seguem a Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Ministério da Fazenda (MGP-MF). 52

53 Metodologia de Gestão de Portfólio PEC - Monitoramento Controle (mensal) Submeter informação: Nesta atividade o líder do projeto encaminha o relatório de monitoramento do PEC para o escritório de projetos que o apóia. Consolidar informação: o escritório de projetos de apoio consolida as informações do relatório de monitoramento do PEC, encaminhado pelo líder do projeto, em um painel de controle dos projetos. Submeter informação para o Escritório SGE: Neste momento o escritório de projetos de apoio encaminha as informações consolidadas do painel de controle de seus PEC s para o escritório de projetos da SGE. Consolidar/divulgar informações: O escritório de projetos da SGE consolida as informações do painel de controle recebidas pelo escritório de projetos de apoio em um painel de controle geral dos PEC s e divulga para os envolvidos (CEG, patrocinadores). 53

54 Metodologia de Gestão de Portfólio PEC - Monitoramento Controle (trimestral) Preparar reunião de acompanhamento dos projetos: Nesta atividade o escritório de projetos da SGE,juntamente com os escritórios de projetos de apoio dos órgãos preparam as informações (painel de controle) para reunião de acompanhamento dos PEC s. Realizar reunião de acompanhamento dos projetos: Realização de reunião de acompanhamentos dos PEC s utilizando o artefato painel de controle com os escritórios de projetos de apoio e da SGE, líderes dos projetos e patrocinadores dos projetos. Preparar painel executivo de acompanhamento dos projetos: O escritório de projetos da SGE, com ajuda dos escritórios de apoio dos órgãos preparam o documento painel executivo dos PEC s para encaminhamento ao CEG. Encaminhar Painel Executivo para CEG e patrocinadores: O escritório de projetos da SGE encaminha para o CEG o documento/artefato painel executivo dos PEC s. Avaliar necessidade de reunião do CEG: Diante das informações do painel executivo dos PEC s os escritórios de projetos da SGE e de apoio dos órgãos avaliam a necessidade de agendar reunião com o CEG para acompanhamento e tomada de decisão dos projetos considerados críticos. 54

55 Metodologia de Gestão de Portfólio PEC - Monitoramento Controle (anual) Preparar relatório de avaliação do PEC: O escritório de apoio juntamente com o patrocinador do projeto prepara o relatório de avaliação do PEC para encaminhamento ao escritório de projetos da SGE. Consolidar relatório de avaliação do Portfólio dos PEC s: Nesta atividade o escritório de projetos da SGE consolida as informações dos relatórios de avaliação dos PEC s, recebidas pelos escritórios de projetos de apoio, em um relatório de avaliação de portfólio dos PEC s. Encaminhar relatório de avaliação do Portfólio dos PEC s para o CEG e patrocinadores: O escritório de projetos da SGE, com ajuda dos escritórios de apoio, encaminha o relatório de avaliação do portfólio dos PEC s para o CEG e patrocinadores. Avaliar necessidade de reunião do CEG: Diante das informações do relatório de avaliação do portfólio dos PEC s o escritório de projetos da SGE e os patrocinadores dos projetos avaliam a necessidade de agendar reunião com o CEG para acompanhamento e tomada de decisão dos projetos considerados críticos. 55

56 Metodologia de Gestão de Portfólio Artefatos A - Formulário de Proposta de PEC Órgão proponente: Diretriz estratégica associada ao PEC (declarada na Resolução CEG1 nº 01/2012): Descrição/indicadores (já definidos e validados em Oficina): Proposta de iniciativa/pec (denominação): Justificativa e resultados esperados (porque a proposta é importante, considerando o impacto na diretriz estratégica): Escopo (breve descrição da abrangência geral e das ações e serviços entregues pela proposta): Expectativa de prazo: Estimativa de valor: Restrições (fatores que possam limitar o desenvolvimento da proposta): Riscos (riscos e possíveis impactos na proposta) Impacto na diretriz (estimativa de valor de impacto na diretriz estratégica de 0 a 100%): 1 CEG: Comitê Estratégico de Gestão, instituído pela Portaria MF nº 369, de 28 de julho de

57 Metodologia de Gestão de Portfólio Artefatos MINISTÉRIO DA FAZENDA B Matriz com Critérios de Priorização 57

58 Metodologia de Gestão de Portfólio Artefatos B Matriz com Critérios de Priorização (Continuação) 58

59 Metodologia de Gestão de Portfólio Artefatos B Matriz com Critérios de Priorização (Continuação) 59

60 Metodologia de Gestão de Portfólio Artefatos B Matriz com Critérios de Priorização (Continuação) 60

61 Metodologia de Gestão de Portfólio Artefatos B Matriz com Critérios de Priorização (Continuação) 61

62 Metodologia de Gestão de Portfólio Artefatos C Lista de Projetos Autorizados Ordem Lista de Projetos Classificação da Priorização Cesta Data Autorização Observações Projeto 1 Projeto 2 Projeto 3 (...) 62

63 Metodologia de Gestão de Portfólio Artefatos D - Relatório de Monitoramento do Projeto <nome do projeto> 1. Envolvidos: [Listar as áreas envolvidas no projeto] 2. Órgão patrocinador: 3. Nome do líder do projeto: 4. Período de Avaliação: [Indicar o período de avaliação do relatório] 5. Situação atual? (iniciação/planejamento/execução/controle/encerramento): 6. Cronograma: Cronograma atualizado (incluindo informações das ações realizadas no período de avaliação do relatório e planejamento das ações do próximo período) Alteração de cronograma? ( ) sim ( ) não Grau da alteração: ( ) alta ( ) média ( ) baixa Variação de cronograma (em dias): Motivo: [incluir imagem do cronograma do projeto atualizado] 63

64 Metodologia de Gestão de Portfólio Artefatos 7. Custos: Planilha de custos atualizada (incluindo informações dos custos despendidos no período de avaliação do relatório e planejamento das ações do próximo período) Alteração dos custos? ( ) sim ( ) não Grau da alteração: ( ) alta ( ) média ( ) baixa Variação de custo: (em R$): Motivo: [incluir imagem da planilha de custos (do cronograma)do projeto atualizado] 8. Riscos: [Listar os riscos efetivados no período de avaliação, seus impactos no projeto e os principais itens que precisam ser gerenciados para o próximo período de avaliação.] Houve riscos efetivados no período? Quais? Qual o impacto destes riscos (alto, médio, baixo) Riscos não efetivados: Principais riscos Grau de severidade (alto, médio, baixo) 64

65 Metodologia de Gestão de Portfólio Artefatos 9. Entregas: Alguma entrega parcial (produto ou serviço já concluído)? ( ) Sim ( ) Não Quais são essas entregas? 10. Pontos Críticos: [Identificar os pontos críticos do projeto (questões reais e não incertas (riscos).] 11. Encaminhamentos: [Indicar propostas de encaminhamentos para os pontos críticos e demais encaminhamentos necessários ao projeto. Para cada encaminhamento, incluir data para solução e responsável.] 65

66 Metodologia de Gestão de Portfólio Artefatos E Painel de Controle 66

67 Metodologia de Gestão de Portfólio Artefatos E Painel de Controle (continuação) 67

68 Metodologia de Gestão de Portfólio Artefatos PAINEL EXECUTIVO (F) Alerta (0-6) Área Lider Nome do Projeto Grau de alteração do cronograma (Dias) Grau de alteração no custo (R$) Risco Global do Projeto Situação Atual Pontos Críticos Encaminhamentos A PROJETO A -30 R$ INICIAÇÃO 0 0 A PROJETO B 23 R$ 0 3 INICIAÇÃO 0 0 A PROJETO C 30 R$ 0 1 EXECUÇÃO 0 0 B PROJETO D -20 R$ INICIAÇÃO 0 0 C PROJETO E 0 R$ 0 3 INICIAÇÃO 0 0 D PROJETO F 0 R$ 0 3 EXECUÇÃO 0 0 C PROJETO G 23 -R$ EXECUÇÃO 0 0 C PROJETO H 2 R$ 0 4 EXECUÇÃO 0 0 A PROJETO I 2 R$ 0 1 EXECUÇÃO 0 0 EXECUÇÃO FÍSICA GLOBAL 3,5 GRAU DE IMPACTO - RISCO GLOBAL POR PROJETO 3 2,5 2 RELATÓRIO ANTERIOR RELATÓRIO ATUAL 1,5 Grau de impacto do risco global (1-3) 1 0, EXECUÇÃO POR PROJETO 65 RELATÓRIO ANTERIOR RELATÓRIO ATUAL 67 PROJETOS EM ANDAMENTO 9 PROJETOS CRÍTICOS PROJETOS COM VARIAÇÃO NO CRONOGRAMA 77,78 PROJETO A PROJETOS COM VARIAÇÃO NOS CUSTOS 55,56 PROJETO B PROJETOS COM RISCO S DE SEVERIDADE ALTA 55,56 PROJETO C 3,5 Observações: 3 PROJ A PROJ C 2,5 2 PROJ B PROJ D custo 1,5 Risco 1 PROJ E 0,

69 Metodologia de Gestão de Portfólio Artefatos Período de Avaliação: G Relatório de Avaliação do PEC Qual a situação atual do projeto no período? (iniciação/planejamento/execução/controle/encerramento) Quais foram os resultados institucionais (diretrizes estratégicas, Indicadores, resultados esperados do projeto) alcançados por este projeto? Qual o impacto nas diretrizes estratégicas gerado por este projeto? Diretrizes Grau de impacto (alto, médio, baixo) O projeto está sendo impactado por riscos? Riscos efetivados: Principais riscos Grau de severidade (alto, médio, baixo) Encaminhamentos: 69

70 Metodologia de Gestão de Portfólio Artefatos Período de Avaliação: H Relatório de Avaliação de Portfólio de PEC s Qual a situação atual dos projetos desse portfólio no período? Projetos Situação (iniciação/planejamento/execução/controle/encerramento) Quais foram os resultados institucionais (diretrizes estratégicas, Indicadores, resultados esperados do portfólio) alcançados por esse portfólio de projetos? Quais as diretrizes estratégicas impactadas por este portfólio? 70

71 Metodologia de Gestão de Portfólio Artefatos H Relatório de Avaliação de Portfólio de PEC s Qual o impacto nas diretrizes estratégicas gerado por este portfólio? Diretrizes Grau de impacto (alto, médio, baixo) Quais os principais riscos que estão impactando o portfólio? Principais riscos Grau de severidade (alto, médio, baixo) Encaminhamentos: 71

72 Metodologia de Gestão de Portfólio - SGE Etapas: Definição Execução Monitoramento e avaliação 72

73 Metodologia de Gestão de Portfólio SGE Detalhamento das etapas Detalhamento das etapas: 73

74 Metodologia de Gestão de Portfólio SGE - Definição Definição Identificação/categorização: Criar uma lista de projetos candidatos, com informações preliminares, e atribuir estes projetos à categorias relevantes para o negócio, pré-definidas pela instituição. Estas categorias serão utilizadas como filtros e critérios para a definição do portfólio. Avaliação/seleção: Aplicar critérios de avaliação de forma a verificar as informações recebidas dos projetos e permitir a medição da contribuição de cada projeto aos objetivos estratégicos. A partir disso, deve-se selecionar um subconjunto de projetos que deverão seguir para a priorização. Priorização: Identificar a ordem dos projetos potenciais do portfólio. Balanceamento: Avaliar objetivos conflitantes (risco x retorno, metas de curto, médio e longo prazo, entre outros) e rever a lista de projetos priorizados, de forma a identificar aqueles que apresentem o melhor potencial para apoiar e propor o alcance dos objetivos estratégicos. Autorização: Identificar e alocar recursos e autorizar os projetos a serem executados pela organização. Nesta atividade, projetos podem ser também suspensos e cancelados. 74

75 Metodologia de Gestão de Portfólio SGE - Execução Execução Nesta etapa há o gerenciamento de atividades para execução dos projetos/programas autorizados. As atividades seguem a Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Ministério da Fazenda (MGP-MF). 75

76 Metodologia de Gestão de Portfólio SGE - Monitoramento Monitoramento Monitoramento e controle do portfólio: Acompanhar os projetos constantes do portfólio, por meio de uso de indicadores de desempenho e monitoramento dos riscos e revisar a prioridade dos projetos. Monitoramento das mudanças na estratégia: Monitorar possíveis mudanças no plano estratégico da organização de forma a analisar necessidade/revisar os critérios de avaliação e priorização do portfólio. Tomada de decisão/revisão de prioridades: Decidir quanto à continuidade, adição, cancelamento de projetos, realizar recomendações aos líderes de projetos e propor mudanças no processo de gestão de portfólio. 76

77 Metodologia de Gestão de Portfólio SGE - Artefatos A Planilha Descritiva dos Projetos 77

78 Metodologia de Gestão de Portfólio SGE - Artefatos B Matriz com Critérios de Priorização 78

79 Metodologia de Gestão de Portfólio SGE - Artefatos C Lista de Projetos Autorizados Ordem Lista de Projetos Classificação da Priorização Cesta Data Autorização Observações Projeto 1 Projeto 2 Projeto 3 (...) 79

80 Metodologia de Gestão de Portfólio SGE - Artefatos Nome do Projeto: Envolvidos: Órgão patrocinador: Nome do líder do projeto: Período de Avaliação: D - Relatório de Monitoramento do Projeto Situação atual (iniciação/planejamento/execução/controle/encerramento): Cronograma: Cronograma atualizado (incluindo informações das ações realizadas no período de avaliação do relatório e planejamento das ações do próximo período) Alteração de cronograma? ( ) sim ( ) não Grau da alteração: ( ) alta ( ) média ( ) baixa Variação de cronograma (em dias): Motivo: Custos: Planilha de custos atualizada (incluindo informações dos custos despendidos no período de avaliação do relatório e planejamento das ações do próximo período) 80

81 Metodologia de Gestão de Portfólio SGE - Artefatos D - Relatório de Monitoramento do Projeto Alteração dos custos? ( ) sim ( ) não Grau da alteração: ( ) alta ( ) média ( ) baixa Variação de custo: (em R$): Motivo: Riscos: Houve riscos efetivados no período? Quais? Qual o impacto destes riscos (alto, médio, baixo) Riscos não efetivados: Principais riscos Grau de severidade (alto, médio, baixo) Pontos Críticos: Encaminhamentos 81

82 Metodologia de Gestão de Portfólio SGE - Artefatos E Painel de Controle 82

83 Metodologia de Gestão de Portfólio SGE - Artefatos E Painel de Controle (continuação) 83