1. Antecedentes. 2. Objetivo. 3. Escopo dos Trabalhos

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1 CONTRATAÇÃO DE CONSULTOR PESSOA FÍSICA PARA ELABORAÇÃO DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE REVISÃO E REDESENHO DOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS DA SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL Termo de Referência Outubro

2 1. Antecedentes Para dar cumprimento ao Regimento Interno da Portaria No. 244 do 16 de Julho de 2012, a Secretaria do Tesouro Nacional-STN conta com uma estrutura administrativa composta por seis subsecretarias: de Assuntos Corporativos, de Política Fiscal, de Dívida Pública, de Relações Financeiras e Intergovernamentais, de Planejamento e Estatísticas Fiscais e de Contabilidade Pública. Cada subsecretaria está composta também por coordenações que atuam em níveis táticos e são especializadas em funções previamente definidas de acordo aos procedimentos cada uma delas. Embora tenham se feito esforços no sentido de tornar a organização da STN eficiente quanto à gestão das suas funções, o aumento de atividades, o acúmulo de procedimentos, e a necessidade de implementação de novos produtos, têm redundado em uma estrutura verticalizada caracterizada por coordenações com funções e procedimentos isoladas do conjunto funcional da STN e portanto sobreposição de processos em relação á organização como um todo. Verifica-se a necessidade de entender a organização desde o ponto de vista dos seus processos, as interfaces que ocorrem entre eles, as suas relações com os produtos, com as atividades e principalmente com as funções departamentais de maneira a ter um mapa detalhado do seu funcionamento atual. Assim, de maneira a implementar o produto Elaboração do Planejamento Institucional da STN, do Projeto PREMEF, o Projeto se propõe a contratar os serviços de consultoria descritos neste Termo de Referência. 2. Objetivo Contratação de consultoria especializada, pessoa física para elaboração de diagnóstico situacional dos processos atuais da estrutura organizacional da Secretaria do Tesouro Nacional conforme detalhamento neste termo de referência e anexos. 3. Escopo dos Trabalhos Os serviços compreenderão a o levantamento e análise dos processos que ocorrem nas seis subsecretarias (Assuntos Corporativos, de Política Fiscal, de Dívida Pública, de Relações Financeiras e Intergovernamentais, de Planejamento e Estatísticas Fiscais e de Contabilidade Pública) e sua relação com as atividades fim e produtos, abrangendo: Macro processos Processos Sub processos Sistemas Interfaces Áreas envolvidas Funções 2

3 Procedimentos Atividades Indicadores de desempenho Etapa I.- Diagnóstico organizacional - macro processos Elaboração do diagnóstico situacional dos processos atuais da Secretaria do Tesouro Nacional, que deverá conter os elementos a seguir: A organização como um todo Modelo de negócio da Secretaria do Tesouro Nacional (corporativo); Modelo de negócio de cada uma das subsecretarias; Mapa de contexto organizacional; Identificação de fatores críticos de sucesso em nível estratégico (metas de melhoria); Identificação dos macroprocessos e suas inter relações funcionais; Identificação de sistemas de apoio e bases de dados (macro) Produtos resultantes desta etapa: Produto 1.- Relatório de diagnóstico organizacional macro processos Relatório contendo o modelo de negócios, o mapa de contexto de maneira a identificar a cadeia de valor da organização, os macro processos, os sistemas, as interfaces, os procedimentos e documentos, assim como os fatores críticos de sucesso. O relatório deverá conter também o nível de alinhamento ou adequação entre o modelo de negócio e o desempenho dos processos atuais. Produto 2.- Workshop de Validação do relatório organizacional macro Elaboração da parte técnica de workshop para apresentação de resultados do produto 1, a ser realizado em Brasília. Etapa II.- Diagnóstico organizacional coordenações em níveis de subsecretarias e Elaboração do diagnóstico situacional dos processos atuais da Secretaria do Tesouro Nacional, em níveis detalhados de subsecretarias e coordenações contendo: Mapeamento de processos e sub processos; Identificação de fatores chaves de sucesso; Identificação de relacionamentos e interfaces; 3

4 Identificação de gaps de desempenho; Identificação de processos organizacionais críticos; Identificação de indicadores de desempenho Produtos resultantes desta etapa: Produto 3.- Relatório de diagnóstico organizacional de processos e sub processos envolvendo subsecretarias e coordenações Relatório contendo o mapeamento de processos e sub processos apontando os processos mais críticos, indicadores de desempenho dos processos existentes, gaps de eficiência, interfaces de sistemas, procedimentos e documentos. Produto Relatório contendo o diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Assuntos Corporativos; Produto Relatório contendo o diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Política Fiscal; Produto Relatório contendo o diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Dívida Pública; Produto Relatório contendo o diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Relações Financeiras e Intergovernamentais; Produto Relatório contendo o diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Planejamento e Estatísticas Fiscais; Produto Relatório contendo o diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Contabilidade do Setor Público; Produto 4.- Workshop de validação de diagnóstico de processos e sub processos em níveis de subsecretarias e coordenações Elaboração da parte técnica de workshop para apresentação de resultados do produto 3 a ser realizado em Brasília.- Um workshop para cada subsecretaria Produto Workshop de validação de diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Assuntos Corporativos; Produto Workshop de validação de diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Política Fiscal; Produto Workshop de validação de diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Dívida Pública; 4

5 Produto Workshop de validação de diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Relações Financeiras e Intergovernamentais; Produto Workshop de validação de diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Planejamento e Estatísticas Fiscais; Produto Workshop de validação de diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Contabilidade do Setor Público; Etapa III.- Diagnóstico organizacional integrado Elaboração do diagnóstico situacional dos macro processos, processos e sub processos da Secretaria do Tesouro Nacional, de maneira integrada apontando de maneira consolidada: Os processos críticos; Os novos indicadores de desempenho dos processos; Detalhamento dos processos críticos no seu estado atual vs. como deve ser; Sistemas associados aos processos críticos; Procedimentos, informações e outputs dos sistemas associados; Matriz de contextualizada de gaps de eficiência; Recomendações e conclusões. Produtos resultantes desta etapa: Produto 5.- Relatório do diagnóstico integrado Elaboração do diagnóstico integrado consolidando todas as informações de maneira a ter um documento único final contendo análise dos processos críticos, indicadores de desempenho a serem considerados, sugestões de mudança de processos de como são vs. como deve ser à luz dos fatores chaves de sucesso apontados. Produto 6.- Workshop de validação do diagnóstico integrado Elaboração da parte técnica de workshop de validação do diagnóstico organizacional integrado prévio à validação final. Produto 7.- Plano de ação para correção de principais problemas identificados Produto 8.- Workshop de validação final Elaboração da parte técnica de workshop para validação do diagnóstico final do projeto Diagnóstico organizacional e revisão de processos da Secretaria do Tesouro Nacional com 5

6 apresentação executiva das conclusões e recomendações e plano de ação. O documento final servirá como input para a próxima etapa de implementação dos novos processos. Etapa IV.- Definição do Plano de Atividades do Projeto Desenvolvimento de uma estratégia para implantação do projeto garantindo a consecução dos resultados esperados, conforme as etapas anteriores. A definição do plano de atividades deverá ser realizada em conjunto entre o consultor e a equipe de gestores da Secretaria do Tesouro Nacional assignados para este projeto. Serão realizadas reuniões para definir em conjunto a dinâmica a adequada de atuação para um período de 12 meses, a mesma que deverá conter: Definição da coordenação geral do projeto da Secretaria do Tesouro Nacional ; Produtos resultantes desta etapa: Produto 9.- Plano de atividades para 12 meses Relatório contendo proposta de atuação conjunta com a equipe da Secretaria do Tesouro Nacional para o Desenvolvimento de uma estratégia para implantação do projeto garantindo a consecução dos resultados esperados, conforme as etapas anteriores. 4. Produtos Esperados Produto Valor (%) Prazo (dias) Produto 1 - Relatório de diagnóstico organizacional macro processos Produto 2 - Workshop de Validação do relatório organizacional macro Produto 3 - Relatório de diagnóstico organizacional de processos e sub processos envolvendo subsecretarias e coordenações Produto Relatório contendo o diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Assuntos Corporativos Produto Relatório contendo o diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Política Fiscal Produto Relatório contendo o diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Dívida Pública Produto Relatório contendo o diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Relações , , , ,

7 Financeiras e Intergovernamentais; Produto Relatório contendo o diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Planejamento e Estatísticas Fiscais; 2,5 155 Produto Relatório contendo o diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de 2,5 155 Contabilidade do Setor Público Produto 4 - Workshop de validação de diagnóstico de processos e sub processos em níveis de subsecretarias e 10 coordenações Produto Workshop de validação de diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Assuntos 1,6 Corporativos Produto Workshop de validação de diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Política 1,6 Fiscal Produto Workshop de validação de diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Dívida 1,6 Pública Produto Workshop de validação de diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de Relações 1,6 Financeiras e Intergovernamentais Produto Workshop de validação de diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de 1,6 Planejamento e Estatísticas Fiscais Produto Workshop de validação de diagnóstico de processos e sub processos da Subsecretaria de 1,6 Contabilidade do Setor Público Produto 5 - Relatório do diagnóstico integrado Produto 6 - Workshop de validação do diagnostico integrado 7,5 200 Produto 7- Plano de ação para correção de principais problemas identificados Produto 8 - Workshop de validação final 7,5 240 Produto 9 - Plano de atividades para 9 meses Critérios para Execução dos Serviços 5.1 Critérios Gerais: O consultor contratado terá que manter sigilo total de todas as informações a que tiver acesso durante o projeto. Não poderá, em hipótese alguma, divulgar resultados, 7

8 parciais ou totais, ou fazer qualquer comentário sobre as informações, levantamentos realizados e conteúdo dos produtos gerados Os produtos e prazos estabelecidos no item 4 deste Termo de Referência poderão ser alterados desde que devidamente justificado pela CODIN e acordado com o Consultor Os prazos estabelecidos no item 4 deste Termo de Referência poderão ser alterados desde que devidamente justificado pelo Consultor e aprovado pela CODIN Critérios para aceitação dos produtos: Entrega de todos os componentes de cada produto; Clareza e objetividade no conteúdo dos documentos recebidos; Transparência durante a elaboração dos produtos, subprodutos e atividades; Cumprimento de todas as condições estabelecidas para a consecução dos produtos e subprodutos; Todos os documentos e arquivos relativos aos produtos deverão ser gravados e entregues em arquivo eletrônico. 6. Qualificação Profissional 6.1. Profissional com formação superior, com mínimo de 5 anos de atuação em empresas ou instituições especializadas em desenho de processos e/ou estrutura organizacional, tendo sido responsável pela gestão de, pelo menos, um projeto com essas finalidades. 7. Critérios de Seleção do Consultor A Secretaria do Tesouro Nacional organizará Comissão composta por servidores da instituição a fim de selecionar o consultor(a) a ser contratado(a). Com o objetivo de identificar o melhor perfil para o projeto, serão adotados pela Comissão os seguintes critérios: experiência profissional em elaboração e análise de Diagnóstico Organizacional e Situacional; Implantação de Processos e Planejamento Estratégico, além de entrevista, conforme critério de pontuação a seguir discriminado. 7.1 REQUISITOS OBRIGATÓRIOS Formação Acadêmica Experiência Profissional REQUISITOS OBRIGATÓRIOS Graduação em qualquer área de formação Experiência mínima de 5 anos em empresas ou instituições especializadas em desenho de processos e/ou estrutura organizacional 8

9 7.2 REQUISITOS OBRIGATÓRIOS a) Experiência em elaboração de Diagnóstico Organizacional e Situacional Tempo Pontuação 1 5 anos anos anos anos 4 15 anos 5 b) Experiência em elaboração de Planejamento Estratégico Tempo Pontuação 1 5 anos anos anos anos 4 15 anos 5 c) Experiência em Implantação de Processos Tempo Pontuação 1 5 anos anos anos anos 4 15 anos 5 d) Experiência em implantação da Gestão de Processos Tempo Pontuação 1 5 anos anos anos anos 4 15 anos 5 Devido à especificidade e complexidade do Projeto, será avaliada, também, a formação acadêmica do consultor em áreas predefinidas, conforme critério a seguir: e) Formação profissional 9

10 Formação profissional nas áreas de Economia, Administração e/ou Engenharia ou afins. f ) Entrevista Nível Pontuação Doutorado 3 Mestrado 2 Graduação 1 A partir de suas percepções, os avaliadores atribuirão nota para cada concorrente, considerando as modalidades predefinidas, conforme critério abaixo: Candidato Item avaliado Nota (0 a 5 pontos) Capacidade de comunicação - (estruturação do pensamento) Conhecimento acerca da - Nome redesenho de processos Conhecimento acerca da Implantação da Gestão de Processos - O resultado deste quesito decorrerá da média simples das pontuações atribuídas pelos integrantes da comissão. 8. Prazo de Execução O prazo máximo estimado para conclusão deste projeto é de 09 meses, a contar da assinatura do contrato. 9. Condições de Pagamento O pagamento estará condicionado às entregas, com a qualidade esperada, dos produtos descritos neste Termo de Referência. A entrega dos produtos poderá ser antecipada, dentro do cronograma previsto neste documento, desde que esses atendam aos requisitos de qualidade e que seja obedecida a precedência entre produtos estabelecida no planejamento do projeto. Outras alterações no cronograma deverão ser justificadas. 10. Esclarecimentos As dúvidas sobre o projeto poderão ser dirimidas por demanda, no período de 25/10 a 05/11/2012. Contatos através do georf.codin.df.stn@fazenda.gov.br. 10

11 Os interessados em participar do certame devem encaminhar currículo vitae para até o dia 05/11/ Responsável pela Supervisão Nome do Supervisor: Líscio de Brasil Camargo Cargo do Supervisor: Diretor do Projeto 11