Código: MAN-ESJUD-001 Versão: 00 Data de Emissão: 01/01/2013

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1 Código: MAN-ESJUD-001 Versão: 00 Data de Emissão: 01/01/2013 Elaborado por: Gerências da ESJUD Aprovado por: Escola do Poder Judiciário 1 OBJETIVO Estabelecer as diretrizes que norteiam a capacitação no Poder Judiciário do Estado do Acre (PJAC), em conformidade com as recomendações do Plano Estratégico, de forma a: a) Educar magistrados, servidores e profissionais da cadeia de valor do PJAC para enfrentar os novos desafios, estimulando a criatividade, o comprometimento, a capacidade crítica, a motivação e a capacidade de aprender e trabalhar em equipe; b) Desenvolver profissionais, de modo a permitir melhoria contínua dos processos de trabalho do Poder Judiciário e a adoção de inovações tecnológicas; c) Difundir a cultura da Organização junto a magistrados e servidores; d) Preparar magistrados e servidores para que se sintam responsáveis pelo processo de desenvolvimento profissional; e e) Preparar magistrados e servidores para atuarem como agentes geradores e disseminadores do conhecimento. 2 ORIENTAÇÕES GERAIS Na capacitação do Poder Judiciário do Estado do Acre, são considerados os seguintes princípios: Adoção de uma política de educação continuada que promova maior flexibilidade e rapidez para mudanças e adequações ao ambiente social, econômico e político nacional; Foco no autodesenvolvimento, fortalecendo a corresponsabilidade do servidor em seu processo de crescimento profissional e pessoal; Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 1/12

2 Utilização da educação a distância como forma de otimizar o investimento em capacitação e ampliar a capacidade de difusão do conhecimento; e Alinhamento dos programas e ações de educação às estratégias organizacionais. A capacitação no Poder Judiciário do Estado do Acre está estruturada em Eixos, Programas, Projetos e Eventos de Educação, conforme definido a seguir: Desdobramento Eixo Programa Projeto Evento de Educação Definição Segmento de educação que reúne os Programas voltados para o mesmo foco. Conjunto de Projetos de Educação visando determinado objetivo/clientela. Detalhamento da execução de ações de educação necessárias ao alcance de objetivos e metas. Ação voltada à capacitação de pessoas, como curso, seminário, congresso, palestra, fórum dentre outros. Os eixos são segmentados de acordo com os seguintes focos: Eixo A (Cenário Institucional): É o segmento da capacitação voltada para o conhecimento do Cenário Institucional e a capacitação inicial para a ocupação dos postos de trabalho e exercício de funções gerenciais. Neste Eixo estão incluídos os seguintes programas: Programas Difusão da Cultura Organizacional Capacitação Básica Formação e Aperfeiçoamento de Gestores Capacitação Instrumental Definição Este programa tem foco na disseminação de conhecimento do negócio da instituição, do seu planejamento estratégico e do cenário em que atua e das normas que regem sua atividade. Este programa tem foco na capacitação necessária ao vitaliciamento, no curso de formação que componha os concursos públicos, no treinamento introdutório e na capacitação inicial para a ocupação de postos de trabalho, em função da especificidade de atividades desenvolvidas no PJAC. Este programa tem foco na formação inicial de gestores, no desenvolvimento de lideranças e em treinamentos comportamentais que visem à cooperação em equipes de trabalho, a redução de conflitos, a preparação para mudança etc. Este programa busca dotar os servidores de conhecimentos que irão auxiliar no desempenho de suas atividades (Sistemas operacionais utilizados no Poder Judiciário, Educação de Jovens e Adultos, informática básica, estatística, ferramentas para melhoria de processos de trabalho, redação oficial, língua portuguesa etc.) Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 2/12

3 Eixo B (Desenvolvimento Profissional): É o segmento que tem como foco a capacitação continuada dos magistrados e servidores em conhecimentos técnicoespecíficos que irão auxiliar no desempenho de suas atividades, bem como desenvolver as competências dos perfis das classes das carreiras. Os programas do EIXO B estão estruturados visando atender a cada área funcional do Poder. São elas: o Judiciária; e o Administrativa. Eixo C (Formação Suplementar): É composto por programas de educação formal que visam incentivar o desenvolvimento dos participantes por meio de sistema de bolsas de estudo ou convênios com instituições de ensino. Os programas são: o Graduação; e o Pós-graduação (lato sensu especialização e stricto sensu mestrado/doutorado). 3 DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES 3.1 Levantar necessidade Escola do Poder Judiciário (ESJUD) consulta fontes para identificação de necessidade, sendo as principais fontes: o O Plano Nacional de Capacitação do CNJ; o O Plano Estratégico; o O perfil de competências dos gestores do PJAC; o O Sistema de Avaliação de Desempenho vigente em seus relatórios de necessidades de desenvolvimento de competências e de ações para a consecução de metas; o Os resultados das avaliações das ações de capacitação executadas no período anterior; Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 3/12

4 o Os relatórios de ocorrências da Ouvidoria; o As ocorrências de maior incidência na correição judicial e extrajudicial; o As ocorrências de maior incidência nos processos administrativos disciplinares; o A implantação de novos sistemas informatizados; e o A mudança nos processos de trabalho. Identifica as ações de capacitação de cada programa; e Identifica os públicos-alvo de cada evento. 3.2 Formular o Plano Anual de Capacitação A Gerência de Planejamento e Execução (GEPEE) relaciona os eventos de capacitação planejados para o ano subsequente; Levanta entidades externas que executam os eventos de capacitação passíveis de serem contratados e estima custo para contratação; Preenche, para cada evento, o formulário Plano Anual de Capacitação (FOR- ESJUD ); Calcula o custo por evento e o total do Plano Anual, e solicita a inclusão no orçamento anual do TJAC. O custo por evento deve incluir: o o O valor do evento, caso contratado; A despesa com diárias e passagens dos participantes ou dos professores, quando servidores do TJAC; o O custo de reprodução do material didático e demais materiais utilizados no evento; e o O custo de coffee-break. Realiza ajuste no Plano Anual de Capacitação, a partir da dotação orçamentária para capacitação; Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 4/12

5 Escolhe os docentes e encaminha para cada um o formulário Plano de Aula (FOR- ESJUD ) e o modelo de apostila (MOD-ESJUD ), para elaboração do material didático; e Prepara o cronograma anual, contendo para cada evento os períodos de inscrições e realização, e encaminha para a Gerência de Administração do Ensino (GEADE). 3.3 Divulgar o Plano de Capacitação A Gerência de Administração do Ensino (GEADE) divulga por , pelo sítio do TJAC, em quadro de avisos ou demais meios disponíveis, os eventos a serem oferecidos, informando o público-alvo, critérios de seleção, permanência e aprovação, bem como período de inscrição; Orienta os magistrados e as chefias imediatas na indicação do(s) servidores(s) que devem participar dos eventos oferecidos; Recebe e atende os candidatos aos eventos de capacitação; Identifica suas necessidades e os orienta quanto a sua participação nas ações de capacitação programadas; Analisa a pertinência da solicitação; Não sendo pertinente a solicitação, a GEADE informa ao candidato sobre a impossibilidade de atendê-lo; Sendo pertinente a solicitação do candidato, a GEADE realiza inscrição na ação de capacitação escolhida, entregando a Ficha de Inscrição (FC), (FOR-ESJUD ), ao interessado, e orientando-o quanto ao seu preenchimento; O interessado preenche a FC, providencia a assinatura do gestor da unidade organizacional de sua lotação, no campo "Autorização", e devolve a FC autorizada à GEADE; Ao receber a ficha de Inscrição assinada pelo gestor autorizando a participação do interessado no evento, a GEADE atualiza a planilha de controle de cursos, confirmando a inscrição; Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 5/12

6 Semanalmente, no período compreendido entre o 15º e o 5º dia útil, antes da data prevista para o início de cada turma, a GEADE verifica se o número de inscritos de cada turma é suficiente para realizar o evento de capacitação; No caso de insuficiência de inscrições confirmadas, a GEADE intensifica a divulgação da ação, até atingir a quantidade desejada ou até a data limite (5º dia útil antes da data prevista para início de cada turma); Chegada a data limite, e não sendo possível completar a quantidade de inscrições necessárias para realizar a ação de capacitação, a GEADE solicita à GEPEE o cancelamento da turma; A GEADE registra o cancelamento da turma, disponibilizando a informação para os inscritos e para a Diretoria Regional, se for o caso; Entra em contato com o instrutor ou com o coordenador da instituição contratada e comunica que a turma foi cancelada; e Sendo o número de inscrições suficiente para realizar do evento de capacitação, a GEADE informa a realização do evento à GEPEE, ao instrutor/professor, à chefia imediata deste e à Diretoria Regional, se for o caso. 3.4 Executar o Plano Anual de Capacitação No caso de capacitação executada por entidade externa, a GEADE acompanha a contratação e realiza contato com a instituição, providenciando o apoio logístico à aula e ao professor; No caso de capacitação realizada na Diretoria Regional, a GEADE adota os seguintes procedimentos: o Confirma com a Diretoria Regional a realização do evento; o Informa à Diretoria Regional o apoio logístico (sala, computador, datashow etc.) necessário à realização do evento, solicitando que indique servidor que será o contato na região; Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 6/12

7 o Encaminha para o servidor de contato a lista de presença, os formulários para avaliação, as apostilas, as provas e os demais materiais didáticos necessários para a capacitação; o Quando for o caso de deslocamento de magistrado ou servidor, executa os procedimentos necessários para emissão de passagens e pagamento de diárias para o(s) instrutor(es)/professor(es) e alunos; e o Dois dias antes do evento, confirma o recebimento do material pela Diretoria Regional e verifica se foram executadas as providências para emissão de passagens e pagamento de diárias. Em qualquer caso, sempre que existe pessoa inscrita na capacitação que não pertença ao quadro do PJAC, a unidade (GEADE ou Diretoria Regional) que realiza a capacitação encaminha à Assessoria Militar o formulário Lista de Presença (FOR- ESJUD ) com o(s) nome(s) do(s) participantes, o local de realização e o horário da capacitação, destacando os nomes dos participantes externos; No dia marcado para a capacitação, a GEADE ou a Diretoria Regional (no caso de capacitação realizada naquele local) executam os seguintes procedimentos: o Realiza a apresentação do professor/instrutor e da turma; o Entrega o material didático (manual) aos alunos; o Controla a frequência por meio do formulário Lista de Presença (FOR-ESJUD ), através de listagem própria que deve ser assinada no início e no final de cada turno de aula; o Acompanha o evento, suprindo necessidade de material e de água do professor/instrutor; o Entrega aos alunos, ao final do evento, o formulário Avaliação de Reação (FOR-ESJUD ), recolhendo-os após o preenchimento; o Entrega ao professor/instrutor, ao final do evento, o formulário Avaliação do Curso pelo Docente (FOR-ESJUD ), recolhendo-os após o preenchimento; Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 7/12

8 o Aplica os instrumentos de avaliação definidos no Plano de Aula; e o Encaminha os formulários preenchidos para a Gerência de Avaliação do Ensino (GEAVE). Ao final da capacitação, a GEADE emite e entrega os certificados de conclusão ou frequência aos magistrados ou servidores; e A frequência dos participantes do quadro funcional do TJAC é registrada na ficha funcional de cada um deles, para fins de avaliação das horas de capacitação per capita. 3.5 Avaliar a Capacitação A Gerência de Avaliação do Ensino (GEAVE) prepara os formulários e provas para cada evento de capacitação; Em caso de curso, após o término, aplica a avaliação curricular, por meio de grupos focais, utilizando as orientações contidas no formulário Avaliação Curricular (FOR- ESJUD ); Avalia os alunos de acordo com os instrumentos recolhidos durante a execução da capacitação; Após três meses da realização da capacitação, aplica a avaliação de resultado utilizando o formulário Avaliação de Impacto (FOR-ESJUD ); Processa as avaliações de reação, do curso pelo docente, curricular e de impacto para subsidiar a elaboração do Plano de Capacitação do ano seguinte; Encaminha os resultados da avaliação do discente para a Gerência de Desenvolvimento de Pessoas (GEDEP), a fim de subsidiar as decisões sobre a permanência e desenvolvimento nas carreiras de magistrados e servidores, justificativa do afastamento do serviço, bem como para processar o pagamento de gratificação, se for o caso; e Avalia o agente executor externo, quando a capacitação for realizada por instituição externa. Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 8/12

9 4 GESTÃO DO PROCESSO A Diretoria Regional consolida durante o mês, nas planilhas existentes, os indicadores dos processos realizados na sua unidade e encaminha para a Gerência de Avaliação do Ensino (GEAVE); A Gerência de Avaliação do Ensino (GEAVE) consolida durante o mês, nas planilhas existentes, os indicadores dos processos realizados na sua unidade e junta com os indicadores recebidos da Diretoria Regional; A GEAVE encaminha para a Gerência de Processos (GEPRO), até o quinto dia útil de cada mês, o resultado consolidado dos indicadores; Acompanha regularmente os indicadores para verificar tendências nas demandas e possibilitar o gerenciamento da equipe; Realiza, a cada dois meses, Reunião de Equipe (RE) para discutir questões relacionadas à melhoria e à gestão do processo; A RE é documentada para evidenciar a análise dos processos; e Arquiva os formulários nas respectivas pastas e realiza o controle de sua temporalidade. 5 INDICADORES Nome Fórmula Período de apuração Fonte Hora de capacitação per capita Capacitação per capita = Total de horas de capacitação/ Número de magistrados e servidores Mensal Planilhas Qualidade da capacitação Qualidade = % das avaliações positivas (considerar as avaliações de reação, curricular, de reação e do agente executor) Mensal Formulários de avaliação Investimento Investimento = Valor investido em capacitação / Orçamento Mensal Orçamento 6 REGISTROS Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 9/12

10 Identificação Armazenamento Tempo de Guarda Destinação Frequência e avaliação do discente Pasta 5 anos Eliminação Capacitações realizadas Pasta 5 anos Eliminação Plano Anual de Capacitação (FOR-ESJUD ) Plano de Aula (FOR-ESJUD ) Ficha de Inscrição (FOR-ESJUD ) Avaliação de Reação (FOR-ESJUD ) Avaliação do Curso pelo Docente (FOR-ESJUD ) Orientação para Avaliação Curricular (FOR-ESJUD ) Avaliação de Impacto (FOR-ESJUD ) Lista de Presença (FOR-ESJUD ) Pasta 2 anos Eliminação Pasta 1 ano Eliminação Pasta Pasta Pasta Pasta Pasta 6 meses após o término da capacitação 6 meses após o término da capacitação 6 meses após o término da capacitação 6 meses após o término da capacitação 6 meses após o término da capacitação Eliminação Eliminação Eliminação Eliminação Eliminação Pasta 2 anos Eliminação Avaliação do Discente Pasta 2 anos Eliminação Avaliação do Agente Executor Externo Pasta 6 meses após o término da capacitação Eliminação 7 ANEXOS Anexo 1: Fluxograma do processo planejar capacitação; e Anexo 2: Fluxograma do processo realizar capacitação. Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 10/12

11 Anexo 1: Fluxograma do processo planejar capacitação. Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 11/12

12 Anexo 2: Fluxograma do processo realizar capacitação. Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 12/12