AUDITORIA DO SISTEMA DE GESTÃO 1 OBJETIVO

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1 AUDITORIA DO SISTEMA DE GESTÃO Proposto por: Núcleo de Apoio ao Sistema de Gestão (NUAGES) Analisado por: Chefe da Assessoria de Desenvolvimento Institucional (ADI) Aprovado por: Presidente do TRT/RJ 1 OBJETIVO Estabelecer os critérios e os procedimentos para a realização de auditorias no Sistema de Gestão (SIG) do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região (TRT/RJ). 2 APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Aplica-se a todas as unidades administrativas participantes do escopo de certificação NBR-ISO-9001:2000 e passa a vigorar a partir da data de publicação na Internet/intranet. 3 REFERÊNCIAS Norma NBR-ISO-9001:2000; Norma NBR-ISO-19011: DEFINIÇÕES TERMO/SIGLA Auditado Auditor Interna do SIG Cliente de Conclusão de Constatações de DESCRIÇÃO Unidade administrativa que está sendo auditada. Pessoa capacitada para realizar uma auditoria. Processo sistemático, documentado e independente, para obter evidência de auditoria e avaliá-la objetivamente com o fim de determinar a extensão na qual os critérios de auditoria são atendidos. realizada no SIG, com equipe própria ou auditores contratados, sendo definida e coordenada pela Assessoria de Desenvolvimento Institucional (ADI). Unidade administrativa que solicita uma auditoria. Resultado apresentado pela equipe de auditoria, considerando os seus objetivos e todas as suas constatações. Resultados da avaliação da evidência de auditoria coletada, comparada com os critérios de auditoria. PAD-TRT /06/ de 10

2 TERMO/SIGLA Critérios de Equipe de Escopo de Especialista Evidência de Guia de DESCRIÇÃO Conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos, usados como referência. Um ou mais auditores que realizam uma auditoria. Abrangências e limites de uma auditoria; inclui a descrição da localização física, as unidades administrativas, as atividades e processos de trabalho, bem como o tempo estimado para sua realização. Magistrado, Servidor ou profissional que tem conhecimento e experiência específicos, habilidade ou prática especial, em determinada área, que atuará com a finalidade de avaliar, prestar esclarecimentos ou dirimir dúvidas, em sua área de especialização. Registros, apresentação de fatos ou outras informações verificáveis, pertinentes aos critérios de auditoria. Servidor indicado pelo auditado, para acompanhar o trabalho da equipe de auditoria, sem interferir em sua atuação. Plano de Descrição de atividades e arranjos para uma auditoria. Programa de Conjunto de uma ou mais auditorias planejadas para período de tempo determinado e direcionadas a propósito específico. 5 RESPONSABILIDADES GERAIS UNIDADE/FUNÇÃO Presidente do TRT/RJ Assessoria de Desenvolvimento Institucional (ADI) Auditado RESPONSABILIDADE Aprovar o Programa Anual de s Internas do SIG. Planejar, gerenciar e re-aprovar, em caso de revisão, o programa de auditorias; gerenciar auditorias internas contratadas; apoiar as unidades administrativas, quando necessário, no acompanhamento dos prazos das ações corretivas e preventivas empreendidas durante as auditorias; programar e acompanhar a capacitação dos auditores internos; gerenciar o cadastro de auditores internos do TRT/RJ; avaliar, indiretamente, os atributos pessoais dos auditores internos. Cooperar para o sucesso das auditorias. PAD-TRT /06/ de 10

3 UNIDADE/FUNÇÃO Auditor Auditor Responsável Diretor de Secretaria, Chefe de Divisão, RAS e níveis organizacionais superiores Escola de Administração e Capacitação dos Servidores (ESACS/RJ) Guia RESPONSABILIDADE Contribuir para que as auditorias internas alcancem os seus objetivos. Planejar as auditorias; elaborar a lista de verificação; liderar a equipe de auditoria; relatar os resultados. Emitir os Relatórios de Ações Corretivas, Ações Preventivas e Melhorias (RACAP); acompanhar a implementação e a verificação da eficácia, no âmbito de sua competência, das ações corretivas, preventivas e oportunidades de melhorias empreendidas durante as auditorias. Gerenciar os treinamentos de capacitação dos auditores internos. Facilitar as atividades dos auditores na área auditada, mediante informações sobre os locais de interesse e contatos com pessoas auditadas. 6 QUALIFICAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS DO SIG 6.1 Os magistrados, diretores e chefes encaminham à Escola de Administração e Capacitação dos Servidores (ESACS) os nomes dos interessados em participar do treinamento para auditores internos do SIG É recomendado que os gestores estimulem os servidores de suas respectivas unidades administrativas a se capacitarem, com o fim de multiplicar internamente os conceitos e os benefícios auferidos em decorrência de auditorias do SIG Na avaliação para a seleção dos candidatos, servidores do TRT/RJ, a auditor interno, é recomendado que a ESACS/RJ considere os atributos pessoais alinhados com os da Avaliação de Auditor Interno do SIG estabelecido no FRM-TRT PAD-TRT /06/ de 10

4 6.2 Os auditores internos (servidores do TRT/RJ) do SIG do TRT/RJ são qualificados formalmente por treinamento interno ou externo, cabendo à ESACS/RJ gerenciar os treinamentos, mediante solicitação da ADI O programa mínimo de treinamento do servidor interessado contempla a compreensão das Normas NBR-ISO-9000:2000, NBR-ISO-9001:2000 e NBR-ISO :2002, bem como o conhecimento dos fundamentos de auditoria, de modo a habilitar cada participante a planejar, conduzir e relatar auditorias internas do SIG O candidato, servidor do TRT/RJ, a auditor interno do SIG é submetido à avaliação teórica, sendo aprovado com nota final igual ou superior a sete, em dez pontos Os candidatos aprovados no exame teórico participarão de treinamento prático, mediante o acompanhamento de, no mínimo, três auditorias A habilitação como auditor interno é formalizada pela ADI, com base na análise crítica do desempenho do servidor do TRT/RJ sob treinamento. 6.3 É recomendável que os auditores internos (servidores do TRT/RJ) do SIG desenvolvam continuamente os atributos pessoais relacionados no item 7.2 da Norma NBR-ISO-19011: Considerando que tais atributos são subjetivos e de medição imprecisa, cabe à ADI avaliá-los indiretamente, com base na avaliação (FRM-TRT ) preenchida pelo auditado, no desempenho de cada qual durante as auditorias, bem como na qualidade do plano de auditoria e das informações de seus relatórios. O resultado dessa avaliação é considerado para a designação de auditores internos (servidores do TRT/RJ) As auditorias internas realizadas por servidores do TRT/RJ terão sempre um auditor responsável escolhido pela ADI entre os auditores habilitados, para liderar a auditoria. 6.4 A ADI mantém a relação de auditores internos habilitados no Quadro de Auditores Internos do TRT/RJ (FRM-TRT ), e de auditores internos que perderam a habilitação no Quadro de Auditores Internos do TRT/RJ Afastados (FRM-TRT ). PAD-TRT /06/ de 10

5 6.5 O auditor interno, servidor do TRT/RJ, perde a habilitação se: não realizar pelo menos uma auditoria durante o período consecutivo de dois anos; solicitar formalmente à ADI o seu afastamento; receber, da ADI, a recomendação de exclusão do quadro de auditores internos do TRT/RJ. 6.6 O retorno ao quadro interno de auditores ocorre mediante a realização de uma auditoria, orientada por auditor habilitado. 6.7 O candidato à reaquisição da habilitação elabora relatório de auditoria e o submete à chancela do auditor líder, que apresenta relatório de avaliação do desempenho do candidato à ADI. Esta conclui pela reaquisição ou não da habilitação. 6.8 Alternativamente aos auditores internos do quadro de servidores, profissionais externos, que comprovem habilitação como auditor líder, apresentando certificado de entidade de registro de auditores, como, por ex., Registro de Auditores Certificados (RAC), emitido no Brasil, ou do International Register of Certificated Auditors (IRCA), emitido na Inglaterra, podem realizar auditorias internas, mas não são incluídos no quadro de auditores internos do SIG A avaliação dos serviços prestados pelos auditores contratados será feita pela ADI e juntada ao processo da respectiva contratação. 7 PROGRAMAÇÃO DE AUDITORIAS DO SIG 7.1 A ADI define o Programa Anual de do SIG (FRM-TRT ), estabelecendo, pelo menos, as seguintes informações para cada auditoria: código de auditoria; tipo de auditoria; Representante da Administração Superior (RAS) do subsistema envolvido; PAD-TRT /06/ de 10

6 escopo; período e duração em dias, na base de homem-dia O programa de auditorias internas do SIG é aprovado pelo Presidente do TRT/RJ, cabendo à ADI a responsabilidade pela emissão e aprovação das revisões necessárias posteriores. 7.2 As auditorias são programadas em função da situação atual de desempenho de cada processo de trabalho, de sua importância para o TRT/RJ em termos de impacto e dos resultados das auditorias anteriores. O intervalo entre duas auditorias internas na mesma unidade não deverá ser menor que 4(quatro) meses nem maior que 8 (oito) meses O programa de auditoria define os períodos de sua realização e é divulgado pela ADI na internet utilizando o formulário FRM-TRT , sendo as datas exatas ajustadas de comum acordo entre o auditor responsável, o auditado e a ADI Com o fim de preservar a necessária independência organizacional, os auditores internos do SIG são designados de modo que não auditem as unidades administrativas de sua lotação É recomendado que a designação leve em conta a rotatividade de auditores, de modo que haja disseminação de conhecimento e de informações entre as unidades administrativas auditadas Com o fim de contemplar plena abrangência de auditoria, todos os processos de trabalho, em cada unidade administrativa do escopo de certificação, devem ser auditados no prazo máximo de 2 (dois) anos. 7.3 A gestão das auditorias é realizada pela ADI, que divulga o programa de auditoria do SIG e faz a comunicação suplementar às unidades e aos auditores internos envolvidos. 7.4 Cada auditoria é identificada por um número, fornecido e controlado pela ADI, com o seguinte código de formação: PAD-TRT /06/ de 10

7 Exemplos: AUD-VT31RJ-01/05-I primeira auditoria realizada na 31ª Vara do Trabalho do Rio de Janeiro no ano de 2005 (Interna). AUD-02TM-02/06-M segunda auditoria realizada na 2ª Turma, no ano de 2006 ( manutenção) 7.5 As auditorias externas são realizadas por Organismos Certificadores Credenciados (OCC) que preencham os requisitos aplicáveis do Instituto Nacional de Normalização e Qualidade Industrial (INMETRO), órgão acreditador Nacional Com prazo suficiente, a ADI elabora e encaminha à área competente o projeto básico para a abertura de processo licitatório e conseqüente contratação, se for o caso, de equipe de auditoria para a realização das auditorias programadas. 8 PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS DO SIG 8.1 Com no mínimo 10 (dez) dias de antecedência, a ADI confirma à unidade administrativa a ser auditada, a data e o horário de realização da auditoria, bem como o respectivo escopo. 8.2 As auditorias internas quando feitas por servidores, são planejadas pelo auditor responsável, que elabora o Plano de Interna do SIG (FRM-TRT ). PAD-TRT /06/ de 10

8 8.3 Com base nas questões apresentadas na Lista de Verificação NBR ISO 9001:2000 (FRM-TRT ), o auditor responsável do quadro interno do TRT/RJ verifica a adequação dos documentos apresentados, registrando suas observações. A Lista de Verificação (LV) é também utilizada para registros do progresso da auditoria. 8.4 As auditorias externas são planejadas pelos OCC, levando em conta as informações e restrições identificadas pela ADI A realização de auditorias externas é confirmada pela ADI para todas as unidades administrativas e pessoas envolvidas, com pelo menos vinte dias de antecedência. 9 EXECUÇÃO DAS AUDITORIAS DO SIG 9.1 As auditorias do SIG têm, dentre outros, os objetivos de: verificar a conformidade dos processos de trabalho com o SIG estabelecido, que deve estar conforme à Norma NBR-ISO-9001:2000; verificar se o SIG está implementado e mantido com eficácia; identificar oportunidades de melhorias. 9.2 As auditorias são iniciadas mediante reunião entre o auditor e os responsáveis pela unidade administrativa auditada, com o fim de confirmar o escopo, definir o guia, se necessário, e planejar data e hora da reunião de encerramento. 9.3 O auditor responsável conduz a auditoria, realizando entrevistas, exame de documentos, registros e observação de atividades e condições da unidade administrativa auditada Os registros de progresso da auditoria e de evidências de conformidade são realizados pelo auditor do quadro interno na LV. Os auditores contratados poderão utilizar-se de modelos próprios para tanto. PAD-TRT /06/ de 10

9 Caso o auditor não obtenha as necessárias evidências de conformidade dos processos de trabalho auditados, é recomendado registrar dados e informações que possam auxiliá-lo no esclarecimento desejado em outros processos de trabalho. 9.4 As evidências de auditoria são avaliadas conjuntamente com o auditado e, quando caracterizar uma não-conformidade ou observação, o auditor responsável lança na LV ou em modelo próprio, no caso de auditor contratado, as constatações, a fim de relatar na reunião de encerramento. 9.5 Na reunião de encerramento, realizada preferencialmente com os mesmos participantes da reunião de abertura, são apresentadas e discutidas as constatações da auditoria, de forma que a essência das percepções dos auditores fique claramente entendida por todos No prazo máximo de 10 (dez) dias corridos, contados a partir da reunião de encerramento, o auditor responsável apresenta o original do seu Relatório de (FRM-TRT ) à ADI, que encaminha cópias, bem como as respectivas orientações, às unidades administrativas auditadas. Quando se tratar de auditor contratado, o mesmo poderá utilizar-se de modelo próprio para a confecção do seu relatório de auditoria, devendo constar do mesmo quais os processos que foram auditados Os Diretores, Chefes ou RAS são responsáveis pela emissão dos RACAP das suas respectivas unidades administrativas, a partir dos registros lançados no relatório da auditoria. As não-conformidades são documentadas mediante abertura de RACAP e as observações e oportunidades de melhorias sofrem análise crítica do gestor responsável pelo respectivo processo de trabalho, que definirá se as mesmas merecem ser tratadas de forma estruturada, em face de sua importância ou de implicar prejuízos reais ou potenciais ao usuário. É recomendado que o encaminhamento do RACAP às unidades responsáveis pelo tratamento das nãoconformidades, observações e oportunidades de melhoria seja em até 15 (quinze) dias corridos, a contar do recebimento do relatório de auditoria, exceto no mês de dezembro, por ocasião do recesso, quando este prazo será interrompido; PAD-TRT /06/ de 10

10 9.6 O tratamento dos relatórios e dos RACAP pertinentes a auditorias externas é realizado similarmente ao aplicado às auditorias internas. 10 INDICADORES DE DESEMPENHO / ACOMPANHAMENTO NOME FÓRMULA FREQÜÊNCIA Quantidade de nãoconformidades por processo de trabalho [(Quantidade de não-conformidades encontradas por auditoria-unidade administrativa) / (processo de trabalho (PAD))] Trimestral 11 GESTÃO DE REGISTROS Os registros deste processo de trabalho são mantidos da seguinte forma: IDENTIFICAÇÃO Lista de Verificação da interna Plano de Interna Programa de do SIG Relatórios de (cópia) Relatórios de (original) RACAP (Original) Avaliação de Auditor Interno (quadro do TRT/RJ) Quadro de Auditores Internos do TRT/RJ Quadro de Auditores Internos Afastados RESPON- SÁVEL (*) UA = Unidade Administrativa (**) DARQ = Divisão de Arquivo ACESSO ARMAZE- NAMENTO RECU- PERAÇÃO ADI Irrestrito Pasta Data e UA ADI Irrestrito Pasta Data e UA ADI Irrestrito Pasta Data Auditado Irrestrito Pasta Data ADI Irrestrito Pasta Data e UA Auditado Irrestrito Pasta Número ADI Restrito Pasta Nome do auditor ADI Irrestrito Pasta Última versão ADI Restrito Pasta Última versão PROTEÇÃO PRAZO MÍNIMO DE GUARDA NA UA (*) DESTINAÇÃO 3 anos Eliminação 2 anos DARQ (**) 2 anos DARQ (**) 12 EXCLUSÃO Itens e/ou trechos da versão anterior que foram excluídos. Item 8.2. PAD-TRT /06/ de 10