PROCEDIMENTO DE AVALIAÇÃO DE PERFIL E TREINAMENTO VAPT VUPT

Transcrição

1 Sistema de Gestão do Programa Vapt Vupt SUPERINTENDÊNCIA DA ESCOLA DE GOVERNO HENRIQUE SANTILLO PROCEDIMENTO DE AVALIAÇÃO DE PERFIL E TREINAMENTO VAPT VUPT Responsáveis: Ludmilla Sequeira Barbosa e Rosana Alves de Lima Cópia Controlada - Revisão 05 de 16/09/2014 e Aprovado por 1. OBJETIVO Este procedimento tem a finalidade de orientar a entrada de novos colaboradores visando obter maior eficiência e uniformização na execução das atividades desenvolvidas. 2. REFERÊNCIA Guia Rápido Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt 3. DETALHAMENTO O candidato interessado em exercer as atividades do Programa Vapt Vupt deve apresentar perfil, habilidades e escolaridade conforme requisitos estabelecidos no Manual de Funções Recepção da demanda para treinamento nas Unidades Fixas, Itinerante, Padrão e Condomínios A Gerência de Operação da Rede Própria GORP recebe a demanda para treinamento conforme procedimento estabelecido pela área e encaminha à Superintendência da Escola de Governo Henrique Santillo SUPEG para o selecaovaptvupt@segplan.go.gov.br a autorização digitalizada para originar o processo de avaliação e treinamento para o Programa Vapt Vupt. Nessa autorização deve constar a assinatura do gerente da área e os dados do candidato para que o procedimento de avaliação seja agendado e iniciado conforme as etapas descritas nesse procedimento. A SUPEG agenda com o candidato a data e horário em que deve comparecer na Escola de Governo para início do processo. Nos casos em que a SUPEG não consiga contatar os candidatos nos telefones informados pela Superintendência de Vapt Vupt e Atendimento ao Público - SVVAP, envia-se um para a GORP (treinamento@segplan.go.gov.br) para que esta tome as devidas providências. O candidato que não comparecer na data agendada deve entrar em contato com a SUPEG no prazo de até 5 dias úteis para agendar nova data. Nas situações em que isso não ocorrer, a SUPEG informa a SVVAP para que esta tome as deliberações necessárias Etapas do Processo de Avaliação A 1º e 2ª etapas são iguais para todas as áreas do Programa Vapt Vupt. A 3ª etapa difere de acordo com o local de lotação. Os candidatos para + realizam na SUPEG a 1ª e a 2ª etapa, são encaminhados para a 3ª etapa de acordo com o cronograma de treinamento da GORP/SVVAP e não precisam realizar a 4ª etapa do processo. Caso não sejam aprovados na 2ª etapa, têm direito ao reteste conforme especificado nesse Página 1 de 9

2 procedimento. A área de ncaminha as observações quanto ao perfil do candidato para a Unidade que o mesmo será lotado, afim de que sejam avaliadas de acordo com o formulário - Vapt Vupt Para orientar o período de avaliação da 3ª etapa, a coordenação/supervisão da Unidade utiliza o Manual de Orientação para Treinamento, disponível para as Unidades Fixas, Itinerante e Condomínios Vapt Vupt na intranet e para as Unidades Padrão no site que fornece um roteiro de como conduzir o período de avaliação com a sequência das atividades a serem realizadas ª Etapa É realizada uma Avaliação de Perfil do candidato, quando são repassadas informações gerais sobre o Programa Vapt Vupt e entregues os documentos previstos neste Procedimento, os quais são objetos de estudo para o teste final da 4ª etapa. Preenche-se o formulário Relação de Documentos para Treinamento, que é impresso em duas vias e deve ser assinado pelo (a) psicólogo (a) e pelo candidato. Os documentos a serem entregues são: Guia Rápido Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt Manual de Funções (parte que descreve a função pleiteada e dicionário de competências comportamentais) Manual de Orientação para Período de Treinamento Legislações que dispõe sobre o Serviço Integrado de Atendimento ao Cidadão - Vapt Vupt. O candidato fica responsável por encaminhar a via (formulário Relação de Documentos para Treinamento) que lhe foi entregue à área de treinamento e a outra via fica arquivada nesta área. As notas desta etapa podem variar entre o mínimo 6,0 (seis) e o máximo 10,0 (dez) conforme definido abaixo: 6,0: Não tem perfil para a função 7,5: Possui perfil para função com restrições Acima de 9,0: Possui perfil para função ª Etapa O candidato é submetido a um teste realizado na SUPEG, de conhecimentos básicos de Informática, tendo um prazo improrrogável de 60 (sessenta) minutos corridos para realização deste para as funções de apoio de informática, orientadores, atendente do multifuncional e e 90 (noventa) minutos para as funções de apoio administrativo, supervisores e coordenadores. São considerados aprovados nesta etapa os candidatos que tiverem nota igual ou superior a 7,5. Sendo considerado aprovado, o candidato é encaminhado para próxima etapa ª Etapa Unidades Fixas: Página 2 de 9

3 O candidato é submetido à avaliação de desempenho da função, com colaborador da mesma função pleiteada, dentro das Unidades Fixas Vapt Vupt. Orientador e atendente do multifuncional: é composta por três semanas de avaliação, realizadas em três Unidades diferentes, podendo ser uma semana na Unidade da vaga pleiteada; Apoio de informática: é composta por três semanas de avaliação e devem ser realizadas, em três Unidades diferentes, em Goiânia, e obrigatoriamente uma delas deve ser na Unidade Padrão da STI SIMA (Supervisão de Instalação e Manutenção); Apoio administrativo e supervisor: é composta por três semanas de avaliação, realizadas em três Unidades diferentes e, obrigatoriamente, duas em Goiânia, não podendo ser na Unidade que possui a vaga pleiteada; Coordenador: é composta por quatro semanas de avaliação, realizadas em quatro Unidades diferentes, e, obrigatoriamente, duas em Goiânia, não podendo ser na Unidade que possui a vaga pleiteada. Unidades Padrão: O candidato é submetido à avaliação de desempenho da função, com colaborador da mesma função pleiteada, dentro das próprias unidades Padrão. Orientador: é composta por três semanas de avaliação, realizadas na mesma unidade da vaga pleiteada (cada semana deve ser realizado o treinamento por um tutor diferente, exceto nos casos em que haja deficit na unidade); Apoio de informática: é composta por três semanas de avaliação, realizadas em duas Unidades Padrão e obrigatoriamente uma deve ser na Unidade Padrão da STI - SIMA; Apoio administrativo e supervisor: é composta por três semanas de avaliação, realizadas em duas unidades Padrão e uma em Unidade Fixa, devendo a última semana ser na unidade que possui a vaga pleiteada; Coordenador: é composta por quatro semanas de avaliação, realizadas em duas Unidades Padrão e duas em Unidade Fixa, não podendo ser na Unidade que possui a vaga pleiteada. A unidade Padrão que estiver com déficit no seu quadro funcional ou estiver em processo de abertura não recebe candidatos para treinar durante esse período. A SUPEG encaminha os treinandos para outras unidades conforme disponibilidade no cronograma de treinamento de cada Unidade Padrão. Condomínios Vapt Vupt: O candidato é submetido à avaliação de desempenho da função, com colaborador da mesma função pleiteada nos casos de orientadores, apoio administrativo e de informática ou apoio técnico de Condomínio e com supervisor e coordenador nos casos de coordenador, dentro das Unidades Fixas Vapt Vupt. Orientador e atendente do multifuncional: é composta por três semanas de avaliação, realizadas em três Unidades Fixas diferentes; Apoio técnico de Condomínio: é composta por quatro semanas de avaliação e devem ser realizadas em quatro Unidades diferentes, Página 3 de 9

4 obrigatoriamente em Goiânia, sendo duas semanas em Unidade Fixa, treinando para exercer atividades de apoio administrativo, uma semana em Unidade Fixa treinando para exercer atividades de apoio de informática e uma semana na Unidade Padrão da STI - SIMA. Coordenador: é composta por quatro semanas de avaliação, realizadas em quatro Unidades Fixas diferentes, e, obrigatoriamente, duas em Goiânia. Para treinamento em todas as unidades e funções do Programa Vapt Vupt, considera-se semana de treinamento o período realizado de 5 (cinco) dias úteis de treinamento e 8 (oito) horas diárias. Havendo feriados ou pontos facultativos, o calendário de treinamento pode ser alterado e os colaboradores do programa que estão pleiteando outras funções e não treinam nesses dias devem comparecer à unidade de lotação para verificarem junto à coordenação a escala de trabalho da unidade. Vapt Vupt Itinerante O candidato é submetido à avaliação de desempenho da função, com colaborador da mesma função pleiteada, em unidades Fixas e Itinerante (jornadas ou SVVAP, quando for o caso): Orientador e atendente multifuncional: é composta por uma semana de avaliação em Unidade Fixa e 2 (dois) dias de jornada com a Unidade Itinerante. OBS: 2 (dois) dias de jornada podem ser feitos em apenas 1 (uma) jornada ou divididos em 2 jornadas de 1 (um) dia, devendo ser feita uma avaliação para cada jornada. A nota desta etapa é calculada obtendo-se a média das jornadas realizadas. Apoio de informática: é composta por 1 (uma) semana de avaliação em Unidade Fixa, 1 (uma) semana de avaliação na Unidade Padrão da STI - SIMA e duas semanas na coordenação da Unidade Itinerante com as jornadas que ocorrerem neste período, devendo ser feita uma avaliação ao final de cada semana (independente se houve jornada ou não). Apoio administrativo, supervisor e coordenador: é composta por 2 (duas) semanas de avaliação em Unidade Fixa e duas semanas na coordenação da Unidade Itinerante com as jornadas que ocorrerem neste período, devendo ser feita uma avaliação ao final de cada semana (independente se houve jornada ou não). A avaliação durante a jornada da Unidade Itinerante deve ser realizada através do formulário Vapt Vupt e o Formulário de Feedback que devem ser encaminhados preenchidos e assinados tanto por meio eletrônico (digitalizado) quanto por meio físico a esta área, conforme definido na Tabela de Prazos ao final deste documento. Enquanto não houver jornadas para que se complete essa etapa, o colaborador é mantido em treinamento nas Unidades Fixas, sendo avaliado em todas e utilizadas a maior nota para orientadores e as 2 (duas) maiores para apoio de informática, apoio administrativo, supervisor e coordenador. Quando houver jornadas programadas, completa-se a etapa normalmente. É considerado aprovado nesta etapa o candidato que for aprovado em, no mínimo, duas avaliações (coordenador, mínimo três) e ainda tiver média igual ou superior a 7,5. Se aprovado, o candidato é encaminhado à próxima etapa. Página 4 de 9

5 ª Etapa O candidato é submetido a um teste final por escrito, realizado SUPEG, de conhecimentos específicos da função, tendo um prazo improrrogável de 90 (noventa) minutos corridos para realização deste. Em caso de fraudes ou utilização de algum artifício com o fim de obter alguma vantagem durante a prova de informática ou a prova final de conhecimentos específicos, o candidato terá sua nota da avaliação zerada e não poderá pleitear outras funções nos próximos seis meses, contados a partir da data do ocorrido Direito à Reteste O candidato reprovado na 2ª etapa tem direito a reteste nas seguintes situações: Pode refazer o 1º reteste no prazo compreendido entre 07 (sete) e 15 (quinze) dias contados da realização do teste. Caso não obtenha nota 7,5 no 1º reteste, o candidato pode fazer o 2º reteste no prazo compreendido entre 15 (quinze) a 30 (trinta) dias contados da realização do 1º reteste, desde que sua nota esteja compreendida entre 5,0 e 7,4. Neste caso, o candidato nomeado pelo Estado deve participar de curso de capacitação em informática básica oferecido pela Escola de Governo conforme seu cronograma de cursos, antes da realização do 2º reteste. Nas situações em que o candidato não estiver disponível para participar do curso oferecido pela SUPEG, não tem direito ao 2º reteste. Já os candidatos ainda não nomeados, podem fazer o curso em outra instituição e marcar o reteste no prazo estabelecido acima Avaliação do período de treinamento nas Unidades A avaliação do período de treinamento é uma ferramenta para identificar os possíveis pontos falhos nos treinamentos nas Unidades, com o objetivo de avaliar o colaborador que desempenha também a função de tutor e orientá-lo ou advertí-lo caso seja verificado que o treinamento não foi aplicado da forma como consta em procedimentos e manuais do Programa Vapt Vupt. A avaliação consiste na aplicação de um questionário aos candidatos após passarem por todas as etapas do treinamento, através do formulário Avaliação do Período de Treinamento nas Unidades, disponível na Intranet. A execução deste é de responsabilidade da Superintendência da Escola de Governo Henrique Santillo e é realizada na própria SUPEG, trinta minutos antes da 4ª etapa (avaliação final de conhecimentos específicos da função pleiteada). Os resultados de cada questionário devem ser consolidados pela SUPEG e aglutinados mensalmente, por unidade, através do formulário Consolidação da Avaliação de Treinamento nas Unidades. Essa consolidação deve ser repassada à Gerência de Padrão e Controle - GEPAC, que verifica, em conjunto com a GORP, o feedback a ser dado a cada unidade Tabulação e resultado final O cálculo da média da 3ª etapa é realizado conforme a seguinte fórmula: Página 5 de 9

6 Para Unidades Fixas, Padrão e Condomínio Funções de orientador, multifuncional, apoio de informática, apoio administrativo, apoio técnico de Condomínio e supervisor de Unidades Vapt Vupt: Média da 3ª etapa: ((Nota na 1ª Unidade * 1) + (Nota na 2ª Unidade * 2) + (Nota na 3ª Unidade * 2))/5 Função de coordenador de Unidades Vapt Vupt: Média da 3ª etapa: ((Nota na 1ª Unidade * 1) + (Nota na 2ª Unidade * 2) + (Nota na 3ª Unidade * 2) + (Nota da 4ª Unidade * 2))/7 Para Unidade Itinerante Funções de orientador, atendente multifuncional: Para 2 jornadas: Média da 3ª etapa: ((Nota na Unidade * 1) + (Nota na Jornada 1* 2) + (Nota na Jornada 2* 2))/5 OU em caso de apenas 1 jornada Média da 3ª etapa: ((Nota na Unidade * 1) + (Nota na Jornada * 2))/3 Função de apoio de informática, apoio administrativo e supervisor e coordenador de Unidades Vapt Vupt: Média da 3ª etapa: ((Nota na 1ª Semana * 1) + (Nota na 2ª Semana * 2) + (Nota na 3ª Semana * 2) + (Nota da 4ª Semana * 2))/7 Somente é considerado aprovado o candidato que obtiver resultado igual ou superior a 7,5. O cálculo é realizado conforme a seguinte fórmula: Para as funções de Unidades Fixas, Padrão, Itinerante e Condomínios Vapt Vupt: Resultado Final: ((1ª etapa) + (2ª Etapa) + (Média da 3ª etapa * 2) + (4ª etapa))/5 A escala de notas varia do mínimo 0,0 (zero) ao máximo 10,0 (dez), com exceção da Avaliação de Perfil, cujas notas podem variar entre o mínimo 6,0 (seis) e o máximo 10,0 (dez). Página 6 de 9

7 A SUPEG registra os resultados, faz a tabulação e, em seguida, transcreve para a Ficha de Vapt Vupt. Os formulários Vapt Vupt e o Formulário de Feedback devem ser enviados por meio eletrônico (digitalizado e devidamente assinado) dentro do prazo de 1 (um) dia útil para o da SUPEG (selecaovaptvupt@segplan.go.gov.br) e posteriormente enviado o original por malote através de Memorando para a Superintendência da Escola de Governo Henrique Santillo SUPEG. A SVVAP/Infraestrutura fica responsável por enviar à SUPEG. Caso julgue necessário, em casos de grande divergência entre as avaliações, a SUPEG poderá revê-las, tomando as providências necessárias para que se mantenha a segurança e eficiência do processo de avaliação. Sendo reprovado em 2 dos 3 treinamentos semanais (ou 2 dos 4 treinamentos para o cargo de coordenação) realizados nas unidades, o candidato é automaticamente eliminado, não importando a nota do terceiro (ou do quarto). Para finalizar o processo, a SUPEG encaminha no prazo de 03 (três) dias úteis após o final do treinamento à GORP/SVVAP por via eletrônica o documento assinado e digitalizado pela Superintendente e/ou Gerente da área, entra em contato via telefone com o candidato, informa (sem detalhamento de notas) o resultado final do treinamento e solicita que o mesmo contate a GORP/SVVAP para informações sobre lotação. O resultado do processo de avaliação tem validade de 06 (seis) meses, contados da data da prova final Critério de Classificação Nas situações em que o candidato for reprovado na 2ª etapa, excepcionalmente no caso em que haja mais de um candidato para a mesma vaga, não há reteste. Havendo dois ou mais candidatos para a mesma vaga e todos sendo aprovados, é aproveitado aquele que obtiver a maior nota no resultado final, tendo os demais a aprovação no processo de avaliação preservada pelos mesmos critérios mencionados no item anterior Curso de Capacitação de Excelência no Atendimento A SUPEG é responsável por ministrar o Curso de Excelência no Atendimento, sendo sua responsabilidade informar à GORP a quantidade de vagas, o local, dias e horários em que o curso será ministrado Pesquisa de Clima Organizacional A GORP/SVVAP deve encaminhar memorando à SUPEG comunicando a necessidade da aplicação da pesquisa de clima em qualquer Unidade de Atendimento Vapt Vupt. No caso dessa demanda vir acompanhada de denúncias ou reclamações, esta deve ser anexada ao memorando para que as psicólogas tomem conhecimento do assunto e elaborem a pesquisa baseada nessas informações. A área de deve informar a GORP/SVVAP via a data e o horário da aplicação da pesquisa. Depois da aplicação desse processo e de consolidadas todas as informações, a Área de Perfil e entra em contato, também via , com Página 7 de 9

8 a GORP/SVVAP para agendar o resultado da pesquisa com a Gerência e a devolutiva para os colaboradores avaliados Serviço de apoio ao servidor A GORP/SVVAP disponibiliza um serviço de apoio a todos os colaboradores da Superintendência e Unidades com o objetivo de humanizar as relações interpessoais e no trabalho. O colaborador que sentir necessidade do serviço deve comunicar o fato a seu coordenador, que avaliará se o problema está impactando no atendimento. Caso esteja, envia memorando à SVVAP e esta a repassa à SUPEG solicitando o agendamento do serviço TABELA DE PRAZOS Documento Prazo de envio Forma de Envio Vapt Vupt 1 dias útil após final do treinamento e Malote Relação de Documentos para Treinamento 3 dias úteis após final da última semana de treinamento Malote Formulário de Feedback 1 dias útil após final do treinamento e Malote 4. REGISTROS DA QUALIDADE Identificação (nome do registro) Avaliação do Período de Treinamento Consolidação da Avaliação de Treinamento Identificação (nome do registro) Recuperação (local de arquivo) Recuperação (local de arquivo) Armazenamento (meio de arquivo) Tempo de Retenção Ativo Inativo Físico 6 meses 6 meses Físico 2 meses Descarte Armazenamento (meio de arquivo) Tempo de Retenção Ativo Inativo Cópia de s Pasta na Unidade Físico Descarte Ficha de Vapt Vupt Formulário de Entrevista Formulário de Feedback Técnico e Prático Anexo ao Formulário Vapt Vupt Físico 5 anos Descarte Igual ao Formulário Vapt Vupt Igual ao Formulário Vapt Vupt Igual ao Formulário Vapt Vupt Página 8 de 9

9 Memorandos Pasta na Unidade Físico e eletrônico 1 exercício 5 exercícios Ofícios Recebidos Pasta na Unidade Físico 1 exercício 5 exercícios Planilha Eletrônica Resultado Relação de Documentos para Treinamento Vapt Vupt Seleção 2ª etapa - Unidades e Condomínios Técnico e Prático Eletrônico Permanente - Pasta na Unidade Eletrônico 3 meses Descarte Seleção 4ª etapa - Unidades e Condomínios 8. ANEXOS Fluxo - Avaliação do Período de Treinamento Consolidação da Avaliação de Treinamento Ficha de Vapt Vupt Formulário de Feedback Manual de Funções Relação de Documentos para Treinamento Vapt Vupt Seleção 2ª etapa - Unidades e Condomínio Seleção 4ª etapa - Unidades e Condomínio Página 9 de 9