Estabelecer critérios e procedimentos para controle da tramitação de documentos do SIGA.

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1 Proposto por: Analisado por: Aprovado por: Chefe do Serviço de Controle Diretora do Departamento de Diretora da Diretoria-Geral de e Divulgação da Gestão de Processos de Desenvolvimento Institucional Documentação do SIGA Trabalho (DEPRO) (DGDIN) (SECOD) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para controle da tramitação de documentos do SIGA. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Serviço de Controle e Divulgação da Documentação do SIGA da Diretoria-Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN/SECOD) do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ), passando a vigorar em 31/07/ DEFINIÇÕES TERMO Arquivo com extensão Portable Document Format - PDF DEFINIÇÃO O PDF é uma extensão de arquivo universal que preserva as fontes, imagens, gráficos e o layout de qualquer documento de origem, independentemente do aplicativo e da plataforma usados para criálo, gerado pelo software Adobe Acrobat Reader. 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Departamento de Gestão de Processos de Trabalho da Diretoria-Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN/DEPRO) RESPONSABILIDADE Aprovar os termos a serem incluídos no glossário; manter o controle do trâmite dos documentos; manter o controle de padronização dos documentos. Ato Executivo nº 2.950/2003 Revisão: Página: RAD-DGDIN 09 1 de 15

2 FUNÇÃO RESPONSABILIDADE Chefe do Serviço de Controle e Divulgação da Documentação do SIGA da Diretoria- Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN/SECOD) Dar formatação final aos documentos; remeter às U.O. os documentos para aprovação. remeter à Diretoria-Geral de Tecnologia da Informação (DGTEC) os documentos para publicação; zelar pela adequação dos documentos às RAD gerais; zelar pelo histórico de identificação dos documentos. 5 CONDIÇÕES-GERAIS 5.1 As RAD, formulários, manuais e Objetivos da Qualidade elaborados pelas Unidades Organizacionais do PJERJ devem ser publicados na intranet para que se tornem acessíveis aos seus usuários. 5.2 Ao serem publicados, tais documentos devem estar de acordo com determinados padrões de apresentação, como fontes e espaçamentos, por exemplo. 5.3 Cabe ao SECOD proceder à formatação destes documentos mantendo a aparência uniforme dos mesmos e providenciar a sua publicação na intranet. 6 PREPARAR DOCUMENTOS PARA APROVAÇÃO 6.1 SECOD recebe, por , RAD, manual(ais) e formulário(s) analisados pelo Serviço de Mapeamento e Aperfeiçoamento dos Processos de Trabalho da Diretoria-Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN/SEMAP). 6.2 Copia o arquivo eletrônico para a pasta eletrônica denominada em elaboração. 6.3 Ajusta com a UO a data de vigência do Documento, sempre consultando o Calendário de Auditorias e observando a ordem cronológica das auditorias, 09 2 de 15

3 para estabelecer prioridade para a formatação dos documentos, sem prejuízo daqueles que estão no SECOD em elaboração. 6.4 Atualiza os dados no SIDOC e procede à leitura do documento. 6.5 Verifica se há alguma incorreção no documento e procede aos ajustes, se for necessário. 6.6 Após, acessa SIDOC e atualiza os dados para o envio do de Aprovação da RAD/Manual/FRM/TEMP para a UO, anexando-os o arquivo em *.pdf. 6.7 Recebe da UO o com a aprovação e procede a publicação do documento. 7 PREPARAR RAD, MANUAIS AIS E FORMULÁRIOS PARA PUBLICAÇÃO NA INTRANET 7.1 SECOD registra no SIDOC a data de devolução. 7.2 Insere em todas as páginas da RAD/Manuais/FRM a seguinte inscrição Atenção: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não-controlada. (letra arial, fonte 10, centralizada abaixo do cabeçalho). 7.3 Transforma em PDF o arquivo eletrônico da RAD e de seu manual, quando houver. (Os FRM, devem ser mantidos em Word ). 7.4 Copia a lista mestra referente ao documento da página do SIGA no endereço eletrônico admin/rot- adm e atualiza os dados de controle como título, código, data, revisão e departamento. 7.5 Envia à DGTEC/Suporte Internet, anexando o arquivo da RAD aprovada e o manual, quando houver, em arquivo PDF; os formulários e a lista mestra de 15

4 7.6 Mantém na intranet a versão em vigor, além da nova versão, de RAD, manuais e formulários. 7.7 Atualiza o SIDOC com os dados de aprovação e do envio para publicação na intranet no módulo Consulta Revisão de Documentos. 7.8 Transfere o arquivo do documento em Word constante da pasta eletrônica em Elaboração para pasta eletrônica Aprovado. 8 COMUNICAR O ENVIO DE DOCUMENTOS PARA PUBLICAÇÃO NA INTRANET 8.1 Encaminha ao Representante da Administração Superior (RAS/RD). 8.2 Sendo RAD-PJERJ, encaminha o ao Diretor-Geral da DGDIN, com cópia para o RAS. 8.3 No caso de RAD-VCIV,VCRI e VUNI implementadas em unidades judiciárias nos núcleos regionais, encaminha o às serventias e aos Facilitadores. 8.4 Encaminha as cópias de todos os de comunicação de publicação à Divisão de Organização de Acervos de Conhecimento e ao Serviço de Captação e Estruturação do Conhecimento da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento (DGCOM-DECCO-DICAC e DGCOM-DECCO-DICAC-SEESC). 9 CONTROLAR O HISTÓRICO DE IDENTIFICAÇÃO DE RAD, MANUAIS E FORMULÁRIOS 9.1 Havendo cancelamento/reativação ou revisão de documento com mudança de título, atualiza a lista mestra e registra a informação no FRM Histórico de Identificação de Documentos Sendo cancelamento/ reativação: 09 4 de 15

5 atualiza a situação do documento no SIDOC. transfere o arquivo em Word para a pasta eletrônica de documentos cancelados. 9.2 Envia dois para a DGTEC. No primeiro, solicita a retirada do documento da intranet. E, no segundo, procede da seguinte maneira: Gera o arquivo em PDF do formulário Histórico de Identificação de Documentos FRM--02, insere a inscrição Atenção: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não-controlada (letra arial, fonte 10, centralizada abaixo do cabeçalho) e solicita a substituição do mesmo. 10 CONFERIR A PUBLICAÇÃO DE DOCUMENTOS NA INTRANET 10.1 Aguarda o recebimento do da DGTEC confirmando a publicação do documento Confere se a solicitação foi integralmente atendida Caso o não seja atendido adequadamente, procede à nova solicitação Se atendido, arquiva o na pasta eletrônica apropriada Verifica no SIDOC, diariamente, as RAD com vigência naquele dia, a fim de enviar , solicitando a retirada do documento que se tornou obsoleto, e procede conforme itens 10.1; 10.2; ; Transfere o arquivo do documento em Word da pasta eletrônica Doc. Aprovado para Doc.Obsoleto Atualiza o SIDOC alterando a situação do documento normativo (RAD, formulário, manual e temporários) no módulo Consultar Revisão de Documentos, passando a vigência do anterior para obsoleto de 15

6 11 REALIZAR ARQUIVAMENTO 11.1 Arquiva o documento original aprovado (RAD, Manuais e Formulários) na pasta de documentos em vigor Carimba na primeira página da versão obsoleta ou cancelada (RAD, Manuais e Formulários) com o carimbo obsoleto ou cancelado Arquiva a versão obsoleta ou cancelada na respectiva pasta No caso de reativação, indica a reativação e a data na RAD, colocando-a na pasta aprovada Transfere o arquivo do documento em Word constante da pasta eletrônica Doc. Em Elaboração para Doc. Aprovado e a revisão antiga transfere para Doc.Obsoleto. 12 FORMATAR E PUBLICAR OBJETIVOS DA QUALIDADE DE 12.1 Recebe os Objetivos da Qualidade elaborados e/ou revisados pelas UO do PJERJ, encaminhados pelo Departamento de Aperfeiçoamento do SIGA da Diretoria-Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN/DESIG) Formata o documento Confere se há cabeçalho e rodapé Atualiza a data de emissão (mesma data do envio para impressão, assinatura e arquivamento) Envia à UO para impressão, assinatura e arquivamento por , solicitando que a unidade informe quando o documento estiver assinado Recebe resposta da unidade e providencia a publicação, aplicando o Capítulo 6, mas mantendo na intranet apenas a versão em vigor do documento de 15

7 12.5 Confere a publicação, de acordo com o Capítulo 9 (exceto item 9.3). 13 PUBLICAR GLOSSÁRIO NA INTRANET 13.1 Recebe do diretor do departamento com análise do termo a ser inserido/modificado/excluído no SIDOC Se o termo for novo/alterado/excluído, atualiza o SIDOC Havendo alterações no glossário,transforma o Glossário para Intranet em arquivo PDF. e solicita à DGTEC, via , sua publicação. 14 INDICADOR NOME Percentual de Documentos Formatados no Prazo *2 dias úteis FÓRMULA ( documentos (RAD/FRM/MAN) formatados em 2 dias úteis*)/( documentos (RAD/FRM/MAN) formatados) X 100 *2 dias úteis, contados do dia útil seguinte ao recebimento do documento. PERIODICIDADE Mensal 15 GESTÃO DE REGISTROS 15.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO RAD Obsoletas (originais) RAD canceladas (originais) CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZENA- MENTO 0-1 a DGDIN Pasta (eletrônica) 0-1 a DGDIN Pasta (eletrônica) RECUPE- RAÇÃO UO UO PROTEÇÃO Back up Condições Apropriada s Back up Condições Apropriada s RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) 1 ano 1 ano DISPOSIÇÃO DGCOM/ DEGEA DGCOM / DEGEA Manuais obsoletos (originais) e DGDIN Pasta (eletrônica) UO Back up Condições Apropriada s 1 ano DGCOM / DEGEA Manuais cancelados (originais) e DGDIN Pasta (eletrônica) UO Back up Condições Apropriada s 1 ano DGCOM / DEGEA 09 7 de 15

8 IDENTIFICAÇÃO Formulários (FRM) obsoletos (originais) RETENÇÃO (ARQUIVO CÓDIGO RESPON- ARMAZENA- RECUPE- PROTEÇÃO CORRENTE - PRAZO CCD* SÁVEL MENTO RAÇÃO DE GUARDA NA UO**) 0-1 a DGDIN Pasta (eletrônica) UO Back up Condições Apropriada s 1 ano DISPOSIÇÃO DGCOM / DEGEA Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. *** DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria- Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento. Notas: a) Eliminação na UO - procedimento- Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais. b) DGCOM/DEGEA procedimentos Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 16 ANEXOS Anexo 1 Fluxograma do Procedimento Preparar Documentos para Aprovação; Anexo 2 Fluxograma do Procedimento Preparar RAD, Manuais e Formulários para Publicação na Intranet Anexo 3 Fluxograma do Procedimento Comunicar o Envio de Documentos para a Publicação na Intranet; Anexo 4 Fluxograma do Procedimento Controlar o Histórico de Identificação de RAD, Manuais e Formulários; Anexo 5 Fluxograma do Procedimento Conferir a Publicação de Documentos na Intranet na Data de Vigência; Anexo 6 Fluxograma do Procedimento Realizar Arquivamento; Anexo 7 Fluxograma do Procedimento Formatar e Publicar Objetivos da Qualidade. ========== 09 8 de 15

9 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PREPARAR DOCUMENTOS PARA APROVAÇÃO 09 9 de 15

10 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PREPARAR RAD, MANUAIS E FORMULÁRIOS PARA PUBLICAÇÃO NA INTRANET de 15

11 ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO COMUNICAR O ENVIO E DE DOCUMENTOS PARA PUBLICAÇÃO NA INTRANETI de 15

12 ANEXO 4 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONTROLAR O HISTÓRICO DE IDENTIFICAÇÃO DE RAD,, MANUAIS E FORMULÁRIOS de 15

13 ANEXO 5 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONFERIR A PUBLICAÇÃO DE DOCUMENTOS NA INTRANET de 15

14 ANEXO 6 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO REALIZAR ARQUIVAMENTO de 15

15 ANEXO 7 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO P FORMATAR E PUBLICAR OBJETIVOS DA QUALIDADE de 15