Câmara Municipal dos Barreiros

Transcrição

1 Barreiros, 30 de Abril de 2010 SISTEMA DE CONTROLE INTERNO Ofício nº 006/2010 SCI EXMO. SR. JOSÉ GERALDO DE SOUZA LEÃO M.D. Presidente da Câmara de Vereadores dos Barreiros NESTA O Coordenador do Sistema de Controle Interno da Câmara de Vereadores do Município dos Barreiros vem no uso de suas atribuições legais, encaminha ao Exmo. Presidente desta Casa, a minuta da Instrução Normativa nº 001/2010, que trata da produção de Instrução Normativa a respeito de Aquisição de bens e serviços, para análise e aprovação. ROMILDO JOSÉ DA SILVA Coordenador de Controle Interno CRC/PE /o-0 CERTIDÃO C E R T I F I C O, para os devidos fins de prova que recebi do Sistema de controle Interno da Câmara Municipal dos Barreiros, cópia da presente Instrução Normativa da qual confirmo ter tomado conhecimento das determinações nela contidas não tendo nenhuma restrição a registrar. Barreiros/PE, de de Presidente

2 SISTEMA DE CONTROLE INTERNO INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI N.º 001/2010 EMENTA: Dispor Sobre Normas de Procedimentos de Aquisição de Bens e Serviços, Quanto ao Recebimento, Armazenagem, Guarda e distribuição de materiais de consumo e permanente Adquiridos pela Câmara Municipal dos Barreiros/PE, Visando melhoria e qualidade dos serviços desta casa legislativa. O Sistema de Controle Interno da Câmara Municipal dos Barreiros, usando das atribuições que lhe conferem o art. 2º, art. 3º, e art. 4º da Lei Municipal nº 798/2009, Resolve expedir normas definindo procedimentos de despesas com aquisição de bens e serviços. CAPÍTULO I DA FINALIDADE Art. 1 - A presente Instrução Normativa tem por finalidade Disciplinar, organizar e padronizar o procedimento do controle de estoque, Recebimento, Armazenamento, Guarda e distribuição de materiais de consumo e permanente adquiridos pela Câmara Municipal dos Barreiros.

3 CAPÍTULO II DA ABRANGÊNCIA Art. 2º - Abrange todos os Setores do Poder Legislativo do Município dos Barreiros/PE. CAPÍTULO III DOS CONCEITOS Art. 3º - Para os fins desta Instrução Normativa considera-se: I. Almoxarifado: é setor que tem o compromisso e o dever legal de receber, zelar, armazenar, controlar e distribuir os materiais; II. Material: são materiais de expediente, materiais de consumo, materiais de copa e cozinha, materiais de limpeza, equipamentos e materiais permanentes. III. Materiais de Consumo: itens de consumo, a saber, aqueles que, em razão do seu uso constante e da definição da Lei n 4.320/64, perdem normalmente sua identidade física mesmo quando incorporados ao bem e/ou têm sua utilização limitada há dois anos, tais como gêneros alimentícios, materiais de limpeza, materiais de copa e cozinha, materiais de expediente. IV. Equipamentos e Materiais Permanentes: material de uso permanente, a saber, aqueles que, em razão de seu uso constante, e da definição da Lei n 4.320/64, não perdem a sua identidade física mesmo quando incorporados ao bem e/ou têm uma durabilidade superior a dois anos, tais como: mobiliário; instrumentos de trabalho, equipamentos elétricos e eletrônicos.

4 CAPÍTULO IV DA BASE LEGAL Art.4º - O presente instrumento tem como base legal os princípios da constituição Federal, Lei n 8.666/93, lei n 4.320/64, fundamentando nesses termos e com o intuito de cumprir com os requisitos obrigatórios na administração de bens e serviços, o Sistema de Controle Interno estabelece essa Instrução Normativa na prática de suas atividades. CAPÍTULO V DAS RESPONSABILIDADES Art.5º - Compete o setor Responsável pelo controle de estoque: I. Divulgar e implementar está Instrução Normativa, mantendo-a atualizada; II. Orientar as áreas solicitantes e supervisionar sua aplicação; III. Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários do poder legislativo, velando pelo seu fiel cumprimento. CAPÍTULO VI DOS PROCEDIMENTOS Art.6º - Compete ao responsável pelo Patrimônio e Almoxarifado, dentre outras competências: I. Controlar o estoque; II. Fazer cadastro dos itens, no sistema de materiais para movimentação; IV. Registrar os movimentos do estoque de entrada e saída; V. Controlar os materiais em ponto de reposição; VI. Controlar o consumo médio de materiais; VII. Prestar conta do movimento do estoque do mês de referência; VIII. Prestar consulta em geral.

5 Art. 7 - Controle de Estoque: a) Todo material de expediente, escritório, Material de Limpeza, será mantido sob controle no setor da Tesouraria assistido por um servidor designado pelo presidente desta Câmara Municipal dos Barreiros/PE. b) A retirada de qualquer material deverá ser controlada pelo funcionário responsável em formulário especificado. Art. 8 - Quanto ao Recebimento: Consiste em receber dos fornecedores o material solicitado; a) Efetuar a conferência dos Materiais, bem como a qualidade; b) Todo material adquirido pelo Poder Legislativo, com alto grau de especificação, deverá passar pela inspeção do setor requisitante. c) Deverá observar o art.15 8 da Lei 8.666/93, (o recebimento de valor superior ao limite estabelecido no art.23, para a modalidade convite deverá ser confiado a uma comissão). Art.9 - Quanto Armazenagem: Consiste em organizar os materiais em locais estabelecidos dentro do almoxarifado; a) Os materiais deverão ser estocados ordenadamente em estantes, observando o tipo de materiais; b) Obedecer, rigorosamente, a localização estabelecida; c) Proceder, á abertura apenas de uma embalagem de cada material, devendo os demais permanecer selados até a necessária utilização; d) Garantir a qualidade dos produtos armazenados em condições ambientais exigidos para este fim. Art.10 - Quanto Localização: Consiste em facilitar a perfeita localização dos materiais guardados, sob a responsabilidade do almoxarifado;

6 a) O almoxarifado, quando da localização dos materiais adquiridos, deverá proceder ao seguinte critério: b) A localização dos materiais na unidade guardada dar-se-á de forma alfa-numérica, observando a natureza e Características dos materiais, assim como: materiais de expediente, materiais de copa e cozinha, materiais de limpeza; c) Deverá utilizar critérios previamente estabelecidos, visando identificar o posicionamento físico dos materiais em unidade guardada. Art Quanto Distribuição: Consiste atender com precisão às requisições dos Departamentos no prazo devido; a) O almoxarifado, quando da distribuição dos materiais comprados, deverá proceder da seguinte maneira: b) Elaborar formulário de distribuição de materiais contendo os seguintes elementos: Data de emissão; Unidade requisitante; Código do material; Quantidade solicitada; Unidade de destinação; Assinatura do funcionário que retirou o material e do responsável pelo controle; c) A referida requisição de material deve ser emitida em (02) duas vias que terão a seguinte destinação: a primeira via são para uso exclusivo do almoxarifado e a segunda via para uso da unidade requisitante; d) Mensalmente o almoxarifado remeterá ao setor da Secretária o Demonstrativo Mensal das operações referentes à material permanente e de consumo.

7 Art CONTROLE INTERNO: O setor de almoxarifado deve manter um controle efetivo de seu estoque mantendo os registros atualizados, de forma a propiciar informações oportunas e confiáveis as unidades integrantes da estrutura organizacional do poder legislativo, através da emissão de relatórios mensal contendo os seguintes dados: Quantidade de requisições; Estoque máximo e mínimo; Quantidade de estoque; Quantidade de reposição; a) Todo e qualquer material deve ser solicitado a sua compra quando atingir o nível de reposição, evitando-se que ocorra falta de materiais; b) A quantidade solicitada deverá ser a diferença entre quantidade em estoque e estoque máximo; Art Deve ser elaborado mensalmente e remetido exclusivamente para a controladoria o Relatório de Distribuição de Material informando a quantidade de compras efetuadas, distribuídas nos departamentos e quantidade existente no estoque, para fins de acompanhamento e conferência com as cópias de requisições em poder do almoxarifado e secretária; a) O almoxarifado deve inventariar seu estoque periodicamente, a partir da contagem física para posterior conferência com o respectivo controle escritural; b) Toda Entrada e Saída de materiais deve ser registrada e lançada no Relatório Financeiro, para fins de controle. c) Ocorrendo extravio, furto ou roubo de material, o responsável pelo almoxarifado deve imediatamente comunicar o fato a controladoria que adotará as medidas administrativas necessárias para apurar responsabilidades;

8 CAPÍTULO VII DA AQUISIÇÃO Art.14º - As compras de materiais, para reposição e/ou para atender necessidades específicas dos departamentos, serão efetuadas por intermédio do Presidente da Câmara e Secretária executiva. Art.15º - Todo pedido de aquisição só deverá ser processado após verificar a inexistência, no almoxarifado, do material solicitado ou de similar. Art.16 - Não se deve efetuar compras volumosas de materiais sujeitos, num curto espaço de tempo, à perda de suas características normais de uso, também daqueles propensos ao obsoleto. Art.17 - O Almoxarifado quando solicitar pedido de compra elaborará a descrição dos materiais, observando os critérios definidos no Termo de Solicitação TS. Enviando a secretária, para que a mesma providencie a compra do mesmo. CAPÍTULO IX ADMINISTRAÇÃO DE BENS Art Manter sistema de Cadastro de patrimônio de caráter permanente observado o disposto no art. 106 da Lei 4.320/64. Manter controle de movimentação de bens, com entrada e saída devidamente identificadas o bem, o responsável pela liberação e responsável pela movimentação; Identificar todos os bens de caráter permanente adesivado com plaqueta de patrimônio identificando o seu número de registro e o órgão ao qual pertence; Manter arquivo próprio para documentação pertinente aos bens móveis e imóveis; O Setor de Patrimônio deverá elaborar atos próprios para as incorporações e desincorporações; Manter o Setor de Contabilidade e o Controle Interno informado de todas as ações do Setor de Patrimônio; Manter a Contabilidade, Controladoria e a Presidência, informado de toda e qualquer situação ou movimentação que ocorra no Setor de Patrimônio, tais como, roubo, furto ou extravio de bens identificando desaparecidos; Manter inventário analítico dos bens patrimoniais atualizado;

9 Elaborar o controle Global dos bens móveis no âmbito da administração, enquanto que haverá também um controle a nível setorial, onde os responsáveis assinaram termo de responsabilidade pelos bens que estão alocados em seu respectivo setor; Qualquer transferência ou empréstimo de bem patrimonial, deverá ser documentado e controlado pelo setor; O responsável pelo patrimônio deverá atender aos órgãos de controle interno e externo durante eventuais inspeções; Cabe ao responsável fazer periodicamente a conferência física dos bens sob sua guarda, em especial antes de sair e após regressar de férias ou licença, em conjunto com seu substituto eventual, se houver; Providenciar em conjunto com o Presidente e a Controladoria do Poder Legislativo a baixa dos bens obsoletos, em desuso ou imprestáveis, assim considerados pelo Departamento de Patrimônio; Cuidar da conservação dos bens móveis, solicitando a sua manutenção sempre que necessário, verificando sempre se as plaquetas de tombamento encontram-se bem afixadas no bem, especialmente ao voltarem da manutenção; O resultado final dos inventários será encaminhado pelo responsável do setor de patrimônio a Contabilidade e ao sistema de controle Interno deste poder legislativo. CAPÍTULO XI DOS INVENTÁRIOS FÍSICOS Art.19 - Inventário físico é o instrumento de controle para verificar, os saldos de estoques nos almoxarifados e depósitos, os equipamentos e materiais permanentes, em uso nas Unidades, que irá permitir, dentre outros: I. O ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com o saldo físico real nas instalações de armazenagem; II. A análise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado, através dos resultados obtidos no levantamento físico; III. O levantamento da situação dos materiais estocados no tocante ao saneamento dos estoques; IV. O levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de manutenção e reparos;

10 Art.20 - Os tipos de Inventários Físicos são: I. Anual: destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada departamento, existente em 31 de dezembro de cada exercício - constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício; II. Inicial: realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade; III. De transferência de responsabilidade: realizado quando da mudança de Presidente deste Poder Legislativo; IV. Eventual: realizado em qualquer época, por iniciativa ou por iniciativa do órgão fiscalizador. Art.21 - Nos inventários destinados a atender às exigências do órgão fiscalizador, Sistema de Controle Interno, os bens móveis, material de consumo, equipamento e material permanente, serão agrupados segundo as categorias patrimoniais. Art.22 - No inventário analítico, para a perfeita caracterização do material, figurarão: I. A descrição padronizada; II. Número de registro; III. Valor: preço de aquisição; V. Estado: bom, ocioso, recuperável, antieconômico ou irrecuperável;

11 Art Fica O Sistema de controle Interno autorizado a normatizar, regulamentar, bem como expedir qualquer ato administrativo necessário ao atendimento desta Norma. Art Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação. Barreiros/ PE, 30 de Abril de José Geraldo de Souza Leão PRESIDENTE ROMILDO JOSÉ DA SILVA Coordenador do Controle Interno CRC: PE /O-0 ANA PAULA BELTRÃO SOBRAL Assessoria Técnica Jurídica do Controle Interno OAB/PE 975-A