Elaborado por: 21/08/2006 Revisado por: 21/08/2006 Aprovado por: 21/08/2006

Transcrição

1 IT-GQ111 01/07 Elaborado por: 21/08/2006 isado por: 21/08/2006 provado por: 21/08/2006 Silas Sampaio Moraes Junior SQ/MTZ Silas Sampaio Moraes Junior SQ/MTZ Silas Sampaio Moraes Junior SQ/MTZ Objetivos: Controlar documentos de origem interna e externa (normas, códigos, requisitos estatutários e regulamentares, requisitos de clientes, especificações técnicas, etc.) quanto a adequação, aprovação antes da emissão, revisão e reaprovação, evitando-se duplicidades, inaplicabilidades e obsolescências. Documentação Referência: MQ-VITO EP-GQ000 EP-GQ100 brangência: Matriz Responsável pela Execução: Manual da Qualidade Sistema de Gestão da Qualidade VITO Especificação de Processo Gestão da Qualidade Planejamento Especificação de Processo Gestão da Qualidade Controle da Qualidade Gestores e Executores dos Processos do SGQVito. Definições: Para os propósitos deste documento, são aplicáveis as seguintes definições: Documento: informação e o meio no qual no qual ela está contida. (BNT NBR ISO 9000:2005) Informação: dados significativos.(bnt NBR ISO 9000:2005) Descrição das Instruções: Existem processos e atividades executadas na Organização que podem influir na qualidade planejada. Pasa estes casos e a critério do Gestor de Área nas quais eles são realizados, documentos internos do SGQVito podem ser elaborados, revisados e aprovados por colaboradores por entidades que mantenham contrato de prestação de serviço com a Organização e que tenham conhecimentos suficientes dos processos que serão descritos.. Elaboração de documentos internos do SGQVito: No processo de elaboração, os colaboradores identificam a necessidade de novos documentos para o SGQVito e, através de relatos verbais, manuscritos textos digitados (arquivos word ), repassam as informações para a ssessoria da Qualidade que realiza uma análise das mesmas, pesquisando a existência de documentos já registrados no SGQVito que sejam similares que abordam o mesmo assunto proposto. Caso existam, o colaborador da ssessoria da Qualidade responsável por este acompanhamento comunica o Elaborador desta ocorrência, encerrando-se a atividade de elaboração. Caso contrário, o colaborador da ssessoria da Qualidade edita (digita) as informações coletadas, imprime e identifica a cópia com o carimbo "RSCUNHO" na cor azul, encaminhando-a para que o elaborador do documento analise e verifique a disposição das informações, erros de digitação, concordância verbal grafia de termos técnicos. Caso existam discordâncias pelo Elaborador, ele deve registrar as suas observações na própria cópia RSCUNHO, retornando-a para a ssessoria da Qualidade que promoverá a reedição conforme as correções registradas, permanecendo neste ciclo até que todas as divergências sejam resolvidas. Este documento é parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade da Vito Transportes Ltda., não podendo ser reproduzido no todo em parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - ssessoria da Qualidade. Controle de Cópias nº visto

2 IT-GQ111 02/07 Todas as correções ajustes nas informações dispostas nos conteúdos das seções e subseções do documento devem ser efetivadas antes da impressão de uma nova cópia RSCUNHO. Caso contrário, o Elaborador assina o campo do documento designado para esta finalidade e o encaminha para o isor para que o mesmo realize sua análise crítica, caso não seja ele.. isão de documentos inéditos e não-registrados no SGQVito: De posse da cópia RSCUNHO contendo a assinatura do Elaborador, o isor realiza uma análise crítica considerando os seguintes critérios: se a função que elabor o documento tem conhecimentos suficientes do processo que descreveu, se existe adequação entre o assunto abordado e o desenvolvimento do mesmo no documento, se existem erros de digitação, concordância verbal grafia de termos técnicos. pós esta análise e havendo concordância integral dos critérios acima descritos, o isor assina o campo do documento designado para esta finalidade, encaminhando-o posteriormente para o provador. Caso contrário, ele deve registrar suas observações na própria cópia RSCUNHO, retornando-a para o Elaborador e permanecendo neste ciclo até que as divergências sejam resolvidas.. isão de documentos registrados no SGQVito: cada alteração ocorrida nos processos internos (melhorias, ajustes nas atividades, alterações de parâmetros, especificações, etc.) e desde que estas alterações sejam incorporadas na execução dos mesmos, os documentos que descrevem e regulamentam estes processos devem, necessariamente, ser alterados, contemplando as mudanças promovidas. Para tanto, o responsável pelas alterações nos processos, que pode não ser o mesmo colaborador que elabor o documento a ser alterado, deve solicitar uma cópia RSCUNHO para a ssessoria da Qualidade e registrar, no corpo no verso da própria cópia que recebeu, as propostas para as alterações. pós o registro destas informações, ele encaminha a cópia RSCUNHO para o ssessor da Qualidade, que juntamente com o Elaborador (caso não seja o mesmo colaborador que o elabor) e o isor, realizam uma análise crítica das informações propostas, considerando: se a função que elabor o documento tem conhecimentos suficientes do processo que descreve está autorizada a fazê-lo, se tras áreas usuárias do documento foram consultadas quanto as alterações propostas e se as mesmas estão cientes dos efeitos que as alterações podem gerar. Caso haja a comprovação de alguma situação não-conforme quanto ao resultado destas verificações, sua descrição deve ser registrada na própria cópia RSCUNHO. Neste caso, deve-se analisar as causas e verificar o impacto delas para a continuidade deste processo. Havendo alguma objeção das funções envolvidas nesta análise, a ssessoria da Qualidade deve comunicar o colaborador que fez a proposição para alteração da não-aceitação do documento, arquivando a cópia RSCUNHO para eventual consulta. Caso contrário e havendo concordância integral pelo isor dos critérios definidos, o mesmo deve assinar o campo do documento designado para esta finalidade, encaminhando-o posteriormente para o provador.. provação de documentos (inéditos já registrados no SGQVito): De posse da cópia RSCUNHO assinada pelo Elaborador e isor, o responsável pela aprovação do documento realiza uma análise crítica, considerando se as informações propostas e descritas no documento estão adequadas e condizem com as características dos processos realizados na Organização. parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - ssessoria da Qualidade.

3 IT-GQ111 03/07 Havendo concordância do provador referente aos critérios definidos, o mesmo assina o campo do documento designado para esta finalidade, encaminhando posteriormente a cópia para a ssessoria da Qualidade para que seja providenciada a impressão da cópia definitiva, que posteriormente é enviada para o Elaborador, isor e provador para que os mesmos assinem os campos correspondentes, caracterizando o aceite e validação do documento por estas funções. Em caso de não-aprovação, o provador deverá descrever no verso da cópia RSCUNHO que recebeu suas justificativas, encaminhando posteriormente o documento para o Elaborador e o isor para suas análises, permanecendo neste ciclo até que as divergências sejam resolvidas.. Controle de Documentos Internos partir da impressão das cópias definitivas, contendo as assinaturas dos respectivos Elaboradores, isores e provadores, são registrados no SGQVito e passam a ser parte integrante do referido sistema. Estes documentos são controlados de forma a garantir que somente aqueles que se encontram aprovados e ativos na última revisão, estejam publicados na intranet da Organização. Uma lista-mestra, uma matriz que regulamenta e registra a entrega e retenção de cópias dos documentos e um sistema de identificação através de carimbos são utilizados para validar e efetivar este controle. e controle de cópias de documentos: a) Cópias Rascunho: São cópias de documentos inéditos em fase de revisão, elaborados conforme os padrões de formatação e conteúdo definidos, impressas e identificadas pela área ssessoria da Qualidade através de registros feitos RSCUNHO com um carimbo RSCUNHO na cor azul em todas as páginas, no canto superior direito, ao lado da identificação do documento. té que se obtenha concordância pelos seus Elaboradores, isores e provadores no que se refere à adequação, consistência e conformidade com os processos que descrevem, não são considerados documentos do SGQVito. b) Cópias Controladas de Documentos: São cópias xerográficas de documentos do SGQVito que requerem controle na distribuição para as áreas. São identificadas pela área ssessoria da Qualidade da seguinte forma: primeira página: através da pré-impressão Controle de Cópias na cor preta, localizada no rodapé do documento, no canto inferior direito, carimbo vermelho, conforme os modelos abaixo: onde: Controle de Cópias nº visto Nº da Cópia ssinatura nº Nº da Cópia: número seqüencial da cópia. visto ssinatura: assinatura do colaborador da ssessoria da Qualidade registrada para validar o controle e o número da cópia. as demais páginas são controladas através da pré-impressão CÓPI CONTROLD na cor vermelha nas diagonais das mesmas carimbo vermelho, conforme os modelos abaixo: CÓPI CONTROLD Este controle é realizado para garantir a distribuição das cópias nas áreas onde são executadas as operações essenciais para o funcionamento efetivo do SGQVito, sendo prontamente removidas de todas elas quando da entrega de uma nova revisão. parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - ssessoria da Qualidade.

4 IT-GQ111 04/07 b) Cópias Não Controladas de Documentos: São cópias xerográficas de documentos do SGQVito que não requerem controle na distribuição para as áreas. São identificadas pela área ssessoria da Qualidade através da pré-impressão CÓPI NÃO CONTROLD na cor azul nas diagonais das mesmas, conforme o modelo ao lado. c) Cópias Obsoletas de Documentos: São cópias impressas e xerográficas de documentos do SGQVito que se tornaram obsoletos em função de emissão de novas revisões. Quando isso ocorre, as cópias xerográficas em poder das áreas usuárias são prontamente removidas dos locais onde se encontram, destruídas (rasgadas) e a cópia impressa que é mantida arquivada no armário SQ-1 da ssessoria da Qualidade é identificada através de registro feito com carimbo DOCUMENTO OBSOLETO na cor vermelha em todas as páginas do documento, em local disponível de fácil visualização.. Registro, entrega e retenção de documentos do SGQVito: DOCUMENTO OBSOLETO Quando documentos internos do SGQVito têm suas cópias impressas e encontram-se devidamente assinados pelo Elaborador, isor e provador, eles são registrados no SGQVito e posteriormente entregues para as áreas usuárias. s atividades de registro, entrega e retenção são as seguintes: registrar, através da digitação no sistema informatizado GGQ Gestão e Garantia da Qualidade, as informações relativas ao documento do SGQVito, verificar junto ao isor e provador, com supervisão do ssessor da Qualidade, o nível de controle necessário para as cópias do documento (se controladas não) e quais áreas deverão recebê-las, produzir tantas cópias xerográficas quantas necessárias para serem entregues para as áreas usuárias; caso não seja inédito, recuperar a cópia impressa do documento mantida arquivada no armário SQ-1 e que se encontra numa revisão anterior e identificar todas as páginas com o carimbo Documento Obsoleto ; arquivar a cópia impressa mais recente no armário SQ-1 da ssessoria da Qualidade, na pasta identificada com a etiqueta da gestão interna com o qual ela se relaciona; numerar e vistar a primeira página de cada cópia xerográfica, no campo denominado Controle de Cópias ; elaborar e imprimir o formulário CER Controle de Entrega-Retenção de Documentos do SQ e o relatório LM VITO Lista Mestra, comunicando as áreas recebedoras a disponibilidade das cópias; proceder a entrega das cópias para os responsáveis das áreas seus representantes, considerando: quando se tratar de cópia de documento inédito entrega inicial para uma área que não possuía nenhuma cópia, a entrega é feita sem a retenção de cópia, quando se tratar de cópia de documento que estiver numa revisão posterior àquelas dispostas anteriormente nas pastas, a entrega é feita mediante a apresentação completa da cópia obsoleta, que será retida e destruída (rasgada picotada), nos dois casos, os responsáveis das áreas seus representantes devem registrar no formulário CER a data de recebimento da cópia, assinando o formulário no campo designado para esta finalidade. quando ocorrerem demissões desligamentos voluntários da Empresa, a ssessoria da Qualidade verifica se o colaborador demitido demissionário é detentor de pastas cópias controladas dos documentos do SGQVito. Em caso afirmativo, a baixa de desligamento somente deverá ser assinada mediante a devolução de todas as cópias em sua posse, conforme os registros no formulário CER. parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - ssessoria da Qualidade.

5 IT-GQ111 05/07. Controle de Documentos Externos Todos os processos executados na Empresa que podem influir na qualidade planejada podem, também, estar regulamentados por normas, códigos, regulamentações, leis, etc., de origem externa. Quando isso ocorrer, os processos e os documentos que os regulamentam (originais cópias xerográficas) são identificados e controlados de forma a garantir que somente os mais recentes, nas últimas publicações, estejam disponíveis para todas as áreas usuárias. Uma lista-mestra, uma matriz que regulamenta e registra a entrega e retenção de cópias dos documentos e um sistema de identificação através de carimbos são utilizados para validar e efetivar este controle. 1. e controle de cópias de documentos: a) Cópias Controladas de Documentos: São originais cópias xerográficas de documentos de origem externa que requerem controle na distribuição para as áreas. São identificadas pela área ssessoria da Qualidade das seguintes formas: primeira página: através da pré-impressão Controle de Cópias na cor preta, localizada no rodapé do documento, no canto inferior direito, carimbo vermelho, conforme os modelos abaixo: CÓPI CONTROLD Nº da Cópia ssinatura onde: nº Nº da Cópia: visto ssinatura: número seqüencial da cópia assinatura do colaborador da ssessoria da Qualidade registrada para validar o controle e o número da cópia. as demais páginas são controladas através da pré-impressão CÓPI CONTROLD na cor vermelha nas diagonais das mesmas carimbo vermelho, conforme os modelos abaixo: CÓPI CONTROLD Este controle é realizado para garantir a distribuição de originais cópias xerográficas nas áreas onde são executados os processos regulamentados por documentos externos, sendo prontamente removidos de todas elas quando da entrega de uma nova cópia em função de uma nova publicação. 2. Cópias Não Controladas de Documentos: São originais cópias xerográficas de documentos externos que não requerem controle na distribuição para as áreas. São identificados pela área ssessoria da Qualidade através da pré-impressão CÓPI NÃO CONTROLD na cor azul, nas diagonais das mesmas, através de registros feitos com carimbos CÓPI NÃO CONTROLD na cor azul em todas as páginas, em local de fácil visibilidade, conforme abaixo: CÓPI NÃO CONTROLD parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - ssessoria da Qualidade.

6 IT-GQ111 06/07 3. Cópias Obsoletas de Documentos: São originais cópias xerográficas de documentos de origem externa que se tornaram obsoletos em função de emissão de novas publicações. Quando isso ocorre, as originais cópias xerográficas em poder das áreas usuárias são prontamente removidas dos locais onde se encontram, destruídas (rasgadas) e a cópia que é mantida arquivada nos armários das áreas usuárias SQ-1 é identificada pela área ssessoria da Qualidade através de registro feito com carimbo DOCUMENTO OBSOLETO na cor vermelha em todas as páginas do documento, em local disponível de fácil visualização. 2. provação, registro, entrega e retenção de documentos externos do SGQVito: DOCUMENTO OBSOLETO Documentos de origem externa são aprovados para serem registrados no SGQVito pelos Diretores, ssessores Jurídico e da Qualidade, Chefes de Departamento e Técnicos de Segurança. Para tanto, estes documentos são identificados, podendo ser utilizadas como fontes para identificação, o Diário Oficial da União, Diário Oficial do Estado, Diário Oficial do Município, literatura específica sobre legislação, e a internet, nos endereços eletrônicos que trazem informações pertinentes sobre normas, códigos, regulamentações leis às quais a Empresa está obrigada a cumprir. Uma vez identificados, as originais cópias xerográficas dos documentos são obtidas produzidas e registradas no SGQVito, sendo posteriormente entregues para as áreas usuárias. s atividades de registro, entrega e retenção realizadas pelos colaboradores da ssessoria da Qualidade são as seguintes: registrar, através da atualização da LM-VITO Lista Mestra, as informações do documento, atualizar a LM-VITO Lista Mestra com informações do novo documento, o título, o tipo de documento (se interno externo), a identificação e a versão publicação, verificar junto ao usuário e, caso necessário, com o respectivo provador, o nível de controle necessário para as cópias do documento (se controladas não) e quais áreas deverão recebê-las, imprimir a LM-VITO Lista Mestra atualizada, produzir tantas cópias xerográficas quantas necessárias para serem entregues para as áreas usuárias do documento e da LM-VITO Lista Mestra, arquivar a original cópia xerográfica do documento externo em armários das áreas usuárias, em pastas suspensas identificadas com a etiqueta DOCUMENTOS EXTERNOS - SQ, identificar cada cópia a ser distribuída para as áreas usuárias com o respectivo carimbo de controle, numerar e vistar a primeira página de cada cópia xerográfica, no campo denominado Controle de Cópias, tanto do documento quanto na LM-VITO Lista Mestra, proceder a entrega das cópias para os responsáveis das áreas seus representantes, considerando: a) quando se tratar de cópia de documento inédito entrega inicial para uma área que não possuía nenhuma cópia, a entrega é feita sem a retenção de cópia, b) quando se tratar de cópia de documento que estiver numa publicação posterior àquelas dispostas anteriormente nas áreas, a entrega é feita mediante a apresentação completa da cópia obsoleta, que será retida e destruída (rasgada picotada), c) nos dois casos, os responsáveis das áreas seus representantes devem registrar no formulário CER a data de recebimento da cópia, assinando o formulário no campo designado para esta finalidade. quando ocorrerem demissões desligamentos voluntários da Empresa, a ssessoria da Qualidade verifica se o colaborador demitido demissionário é detentor de cópias controladas dos documentos do SGQVito. Em caso afirmativo, a baixa de desligamento somente deverá ser assinada mediante a devolução de todas as originais cópias em sua posse, conforme os registros no formulário CER. parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - ssessoria da Qualidade.

7 IT-GQ111 07/07 Registros da Qualidade: rmazenamento Proteção LM-VITO pasta suspensa (meio físico) armário fechado acesso restrito Recuperação ordem seqüencial Tempo de Retenção nexos: Disposição Não se aplica. ativo: última revisão passivo: nenhum picotar parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - ssessoria da Qualidade.