HISTÓRICO DAS REVISÕES N.ºREVISÃO DATA IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 00 01

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1 HISTÓRICO DAS REVISÕES N.ºREVISÃO DATA IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO /06/2006 Emissão inicial 05/06/2007 Primeira Revisão Elaborado: 05/06/2007 Superintendente e ou Gerente da unidade Revisado: 05/06/2007 Gerente da Qualidade Análise Crítica e Aprovação: 05/06/2007 Representante de direção Página 1 de 8

2 1. OBJETIVO Este procedimento regula as aquisições admitidas pela SECTEC e os assuntos correlatos ao processo de aquisição. 2. REFERÊNCIAS: NBR ISO 9001:2000. Lei nº , de 17 de março de 1964, institui normas gerais de direito financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal. Lei nº , de 21 de junho de 1993, regulamenta o art.37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Decreto nº. 5310, de 06 de novembro de 2000, dispõe sobre a concessão de diárias ao pessoal da administração direta do Poder Executivo, de suas autarquias e fundações e dá outras providencias. Lei Complementar nº. 101, de 04 de maio de 2000, estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências. Lei nº , de 17 de julho de 2002, institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências. Decreto n 5566, de 18 de março de 2002, institui o sistema Compras Net. Lei nº , de 16 de janeiro de 2004, dispõe sobre o Plano Plurianual para o quadriênio 2004/2007. Decreto nº , de 04 de abril de 2005, fixa normas sobre execução de despesas no âmbito do Poder Executivo e dá outras providências. Instrução Normativa n 17, de 01 de março de 2006, define procedimentos referentes à fiscalização e controle em processos com relação à apropriação das despesas. Decreto n 6.433, de 03 de março de 2006, estabele ce, no âmbito do Poder Executivo, medidas para manutenção do equilíbrio das contas públicas da Administração direta, autárquica, fundacional e das empresas públicas ou de economia mista, de acordo com a legislação de responsabilidade fiscal e cria o Grupo de Trabalho que específica. Lei nº de 18 de janeiro de 2007, orça a receita e fixa a despesa do Estado para o exercício de Decreto n 6.588, de 18 de janeiro de 2007, estabe lece normas de execução orçamentária e financeira para o exercício de Decreto n 6.583, de 28 de dezembro de 2006, estab elece, no âmbito do Poder Executivo, medidas relativas às finanças do Estado e dá outras providências. Resolução n 001-GT/GAT-2007 de 28 de fevereiro de 2007, priorização de liberação de despesas e dá outras providências. Instrução Normativa n 32- GECONI, de 10 de abril de 2007, estabelece normas de encaminhamento de processos a serem analisados pelo GECONI. Página 2 de 8

3 3. ÁREA DE APLICAÇÃO: SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS Superintendência de Administração e Finanças Gerência de Administração e Patrimônio, Gerência de Administração e Finanças e Gerência da Comissão Permanente de Licitação. 4. AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE ATIVIDADE AUTORIDADE RESPONSABILIDADE Solicitação Secretário (a), Gerências Superintendentes, Gerentes. Compra Superintendência de Administração e Finanças Assessoria Técnica de Gerente da Comissão de Licitação e Gerência Orçamentária e Financeira Planejamento/Gerência Jurídica Receber Produto Superintendência de Gerente de Administração e Concessão de diárias Administração e Finanças Secretário (a) e Superintendentes e Assessoria Técnica de Planejamento Patrimônio Secretário (a) e Superintendente de Administração e Finanças 5. DETALHAMENTO DO PROCESSO DE AQUISIÇÃO 5.1. Do Planejamento das aquisições Cabe à Superintendência de Administração e Finanças, elaborar o planejamento de compras para suprir as necessidades da SECTEC mantendo estoque de segurança por seis meses dos itens para uso contínuo, tais como material de expediente, material para a copa e limpeza Das solicitações de aquisição Requisitos gerais para solicitação a. A unidade solicitante acessa formulário próprio Requisição de Despesa disponível na página da intranet, Anexo I, procede a solicitação de despesa, indica dotação orçamentária adequada à despesa que se pretende realizar, apropriando-a em consonância com as características, finalidades e objetivos previstos no PPA em vigor, descrevendo a despesa, o prazo para sua realização, e estimativa de custos com justificativa sucinta. Imprime duas vias, sendo uma para seu arquivo e outra para gerar o processo de aquisição. No caso de via, quando da existência de empenho prévio, a unidade solicitante apenas solicita via memorando ao ordenador de despesa. b. Constatada a necessidade da realização da despesa, a Superintendência Executiva deve encaminhar ao Ordenador de Despesa a solicitação. c. O Ordenador de Despesa julgando necessária e pertinente a realização do gasto, determina: Página 3 de 8

4 à Gerência da Secretaria Geral proceder à abertura do processo de despesa, após a análise prévia da documentação e elaborar portaria de concessão. à Assessoria Técnica de Planejamento (unidade responsável pelo planejamento) as providências contidas no anexo II. à Superintendência de Administração e Finanças (unidade responsável pela execução orçamentária e financeira) as providencias contidas no anexo III. Solicita: Ao chefe do Poder Executivo e ao Grupo de Trabalho autorização para realização da despesa, quando necessário. d. As unidades administrativas solicitantes devem elaborar o projeto básico ou termo de referência, detalhando todas as especificações e particularidades de cada objeto, conforme descrito neste procedimento e mencionado conforme orientação citada acima anexando cópia ao formulário próprio. Para a aquisição de material e serviço, a Gerência de Administração e Patrimônio deve: Impedir fracionamentos ilegais de aquisições de materiais e serviços; e. Cabe à Gerência Jurídica sugerir a modalidade a ser utilizada para aquisição do material ou serviço (se Pregão Presencial ou Eletrônico, Convite, Tomada de Preços ou Concorrência Pública) sendo ainda de sua competência além dos requisitos legais estabelecidos para cada espécie, as conveniências administrativas. 5.3 Aquisições de material gráfico com uso de marcas de Governo ou da SECTEC Nos casos de material gráfico, sem prejuízo dos requisitos constantes no item 5.2.1, que requeiram modelo, deverá obrigatoriamente estar vistado pela Gerência de Comunicação e anexado à Requisição de Despesa impressa devendo estar descritas todas as características técnicas do material a ser adquirido, bem como indicação de outras condições aplicáveis. 5.4 Aquisições por inexigibilidade ou dispensa de licitação Quando o produto/serviço a ser adquirido não permite ou torna inviável a compra por outras modalidades denomina-se Aquisição por Inexigibilidade ou Dispensa. Nestes casos deverá ser anexado ao formulário os elementos que serão utilizados pela Gerência da Comissão Permanente de Licitação nos procedimentos necessários: a. justificativa circunstanciada, devidamente assinada pelo Superintendente da Unidade Administrativa, que possibilite o enquadramento jurídico da contratação sem licitação, bem como a defesa do preço ofertado; Página 4 de 8

5 b. projeto básico, se serviço; SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS c. documentos que comprovem a condição de fornecedor dispensável de licitação ou cuja licitação seja inexigível, na forma dos artigos 24 e 25 da Lei nº /93; d. fotocópias dos atos constitutivos da entidade com a qual se pretende contratar, inclusive CNPJ, bem como dos documentos pessoais dos representantes que firmarão contrato com a SECTEC, se for caso; e. proposta comercial da entidade interessada em contratar com a Administração; f. se for o caso de contratação, apresentar as informações que possibilitem a elaboração da minuta do contrato pela Gerência Jurídica. A minuta poderá também ser feita pela própria Unidade Administrativa requisitante, para posterior aprovação da Gerência Jurídica; g. certidões Negativas de Débito junto ao INSS, FGTS e Fazendas; h. se locação de imóveis, laudo de avaliação do aluguel, na forma da Lei nº /93; Dos requisitos mínimos de um projeto básico, ou termo de referência O projeto básico, ou termo de referência, sem prejuízo dos conceitos e definições do artigo 6º, inciso IX da Lei nº /93 deve conter no mínimo os elementos, como pré-requisitos para solicitação de toda e qualquer aquisição de obras ou serviços, independente de seu valor, por meio de licitação, dispensa ou inexigibilidade, adequado às particularidades presentes em cada caso concreto: Projeto básico ou termo de referência É a descrição detalhada do objeto a ser contratado, dos serviços a serem executados, sua freqüência e periodicidade, características do pessoal, materiais e equipamentos a serem fornecidos e utilizados, procedimentos a serem seguidos, cuidados, deveres, disciplina, gestão da qualidade, informações a serem prestadas e controle a serem adotados. Para cumprir suas funções legais e administrativas, o projeto básico e ou termo de referência, deverá conter, no mínimo: a. justificativa da necessidade e finalidade da aquisição do bem ou serviço; b. clara definição do objeto; c. forma de aquisição (compra, aluguel, cessão de uso, contrato); d. especificação das quantidades e das características técnicas do objeto, sem restringir a uma única marca ou fornecedor; e. indicação sobre a necessidade ou não de obtenção de amostras ou realização de testes; Página 5 de 8

6 f. definição clara e explícita dos prazos requeridos para a entrega do bem ou execução da obra ou serviço. Se a entrega ou execução for em etapas, estas devem ser bem definidas; g. estimativa de custos com base em levantamentos de preços no mercado, cujos registros devem ser datados e arquivados, conforme item deste procedimento; h. se for o caso, instruções destinadas aos potenciais interessados em contratar com a SECTEC; i. data e assinatura do técnico ou gerente responsável pela sua elaboração Das competências para elaborar projeto básico/termo de referência dos materiais e serviços a serem adquiridos. Cabe à Gerência de Informática, independente de ser ou não a requisitante, elaborar a especificação técnica ou a validação dos seguintes materiais ou serviços, podendo para tanto adentrar no mérito da despesa: a. computadores, seus periféricos e componentes; b. redes lógicas e elétricas de informática; c. manutenção e reparos em equipamentos de informática; d. licenciamento de softwares; e. locações de equipamentos de informática; f. prestação de serviços de informática; g. consultorias na área de informática. Cabe à Superintendência de Administração e Finanças, independentemente de ser ou não a requisitante, a especificação técnica ou a validação dos seguintes materiais ou serviços, podendo para tanto adentrar no mérito da despesa: a. locação de Imóveis; b. vigilância, manutenção, conservação e limpeza das instalações da SECTEC; c. mobiliário e instalações de unidades administrativas; d. manutenção e reparo em bens móveis e imóveis (exceto os equipamentos de informática); e. serviços de copa e cozinha; f. aquisição de materiais de expediente. Página 6 de 8

7 Cabe ao Secretário(a), por intermédio da Gerência de Comunicação, independentemente de ser ou não a requisitante, a especificação técnica ou a validação dos seguintes materiais ou serviços, podendo para tanto adentrar no mérito da despesa: materiais de divulgação e comunicação, na forma de banners, folders, cartazes, mídia escrita e eletrônica e trabalhos gráficos em geral. 5.6 Do pagamento da aquisição A Gerência Orçamentária e Financeira deve analisar a conformidade dos documentos apresentados para cobrança. A referida análise será feita com base no documento de cobrança e na previsão contida no instrumento contratual correspondente (Notas de Empenho e Termos de Contrato), destinados à equipe responsável pela atividade de contas a pagar, devendo esta, sempre que for necessário, solicitar juntada de documentos que permitam efetuar o pagamento. 5.7 Do recebimento do objeto Compete à Comissão de Recebimento de Objetos, independentemente de ser a requisitante, o recebimento dos seguintes materiais: materiais de expediente; móveis; equipamentos de informática; equipamentos eletro-eletrônicos; camisetas; faixas; materiais gráficos; café, açúcar, copos; todas as demais contratações que envolvam fornecimento de materiais não perecíveis ou consumíveis em eventos; Compete a cada unidade solicitante, o recebimento dos demais serviços. Feito o recebimento definitivo, o servidor responsável ou a Comissão designada elabora o respectivo Termo de Recebimento ou atesta a Nota Fiscal, conforme Procedimento para Recebimento de Objetos e Serviços, preenche o Formulário de Avaliação de Fornecedores (anexos V e VI) e encaminha tais documentos para a Gerência Financeira providenciar o pagamento conforme Procedimento para Emissão de Ordem de Pagamento. Página 7 de 8

8 5.8 Do detalhamento do processo de diárias ao interior do Estado Da solicitação Para o deslocamento do servidor, o responsável pela unidade básica onde o servidor é lotado deve solicitar antes de ocorrer a viagem, as diárias necessárias para realização das despesas utilizando o formulário de requisição de despesa - anexo I. Nota: As demais providências para a concessão das diárias são estabelecidas á partir do item 5 deste procedimento Da prestação de contas das diárias recebidas O servidor deverá comprovar o seu deslocamento com o relatório suscinto dos serviços realizados - Anexo IV, juntada de notas fiscais que comprovem a utilização dos recursos recebidos. 6. REGISTRO DA QUALIDADE Identificação Nome do Registro Requisição de Despesa (Anexo I) Despacho (Anexo II) Declaração de adequação orçamentária e financeira (Anexo III) Relatório de Viagem (Anexo IV) Pesquisa de Satisfação dos fornecedores, prestadores de serviço e consultores com a SECTEC. (Anexo V) Pesquisa de Satisfação da SECTEC com os fornecedores, prestadores de serviço e consultores (Anexo VI) Quem preenche Recuperação (Local de Arquivo) Armazenamento (meio de Arquivo) Ativo Tempo de Retenção Inativo 05 anos Unidade requisitante SAF Físico 1 ano Gerente de 1 ano 05 anos ATPLAN Físico Planejamento Superintendente de 1 ano 05 anos Administração e SAF Físico Finanças 1 ano 05 anos Servidor SAF Físico Fornecedores, Prestadores de Serviço e Consultores. Unidade que recebeu o produto e ou serviço SAF SAF Físico Físico 1 ano 1 ano 05 anos 05 anos Observação: Quando se tratar de aquisição sem contrato o armazenamento será no arquivo inativo durante 5 anos e durante 10 anos para convênio. 7.ANEXOS ANEXO I ANEXO II ANEXO III ANEXO IV ANEXO V ANEXO VI MODELO DE REQUISIÇÃO DE DESPESA MODELO DE CARTA DE DESPACHO MODELO DE DECLARAÇÃO DE ADEQUAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA MODELO DE RELATÓRIO DE VIAGEM MODELO DE PESQUISA DE SATISFAÇÃO DOS FORNECEDORES COM A SECTEC MODELO DE PESQUISA DE SATISFAÇÃO DA SECTEC COM OS FORNECEDORES Página 8 de 8