1.OBJETIVO 2.APLICAÇÃO 3.ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 4.DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 5.TERMINOLOGIA 6.DESCRIÇÃO DO PROCESSO

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1 Aprovado ' Elaborado por Fernando Cianci/BRA/VERITAS em 28/11/2014 Verificado por Jose Eduardo em 28/11/2014 Aprovado por Sandro de Luca/BRA/VERITAS em 04/12/2014 ÁREA GFI Tipo Procedimento Regional Número 35 Título Procedimento de Compras Selecione o verificador do Documento: Jose Eduardo/BRA/VERITAS Fernando Cianci28/11/2014 ÍNDICE: 1.OBJETIVO 2.APLICAÇÃO 3.ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 4.DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 5.TERMINOLOGIA 6.DESCRIÇÃO DO PROCESSO 6.1 DISPOSIÇÕES GERAIS 6.2.SOLICITAÇÃO DE COMPRAS 6.3.COLETA DE PREÇOS 6.4.ORDEM DE COMPRA 6.5.CONTRATO DE FORNECIMENTO OU PRESTAÇÃO DE SERVIÇO 1

2 6.6.CATEGORIA DE COMPRAS 6.7.RECEBIMENTO DE MATERIAIS, BENS DURÁVEIS E DE SERVIÇOS PRESTADOS 6.8.RELAÇÃO DO BUREAU VERITAS COM OS FORNECEDORES 6.9.VALIAÇÃO DE FORNECEDORES 6.10.FUNÇÃO DO COMPRADOR E SUA RELAÇÃO COM OS FORNECEDORES 7.REGISTROS 8.REVISÃO 2

3 TEXTO DO PROCEDIMENTO: 1. OBJETIVO 1.1 O objetivo deste procedimento é definir e fixar os processos de Solicitação de Compras, Coleta de Preços, Ordem de Compras e suas respectivas aprovações, estabelecendo critérios e exigências, visando à transparência e a melhoria deste processo e sempre que possível dentro das negociações, privilegiar as compras em contratos de acordo de fornecimento corporativo, esperando atingir os seguintes resultados: a melhor qualidade, o menor custo e o melhor atendimento. 1.2 Categorizar as modalidades de compras / contratações e definir áreas especialistas para a execução das compras por modalidade. 1.3 Apresentar aos compradores e fornecedores / parceiros comerciais, a política de compras do Bureau Veritas. 2. APLICAÇÃO - Este procedimento é aplicável a todos os colaboradores e fornecedores do Bureau Veritas do Brasil. 3. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 3.1 Cabe a Diretoria Financeira a aprovação deste documento. 3.2 Cabe ao Setor de Compras a elaboração e manutenção deste documento. 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA a) Matriz de Responsabilidade e Autoridade; b) PR 81 - Estrutura da Documentação; c) Norma ABNT NBR ISO 9001: Sistemas de gestão da Qualidade; 3

4 5. TERMINOLOGIA DGL DIRETORIA GERAL LOCAL OC ORDEM DE COMPRA 6. PROCESSO DE COMPRAS 6.1 DISPOSIÇÕES GERAIS O Processo de Compras compreenderá as seguintes etapas: - Solicitação de compras; - Coleta de preços; a) Seleção de fornecedores; b) Solicitação de orçamentos; c) Avaliação da melhor oferta; - Emissão da ordem de compra; Um processo poderá ser composto por uma ou várias requisições de compras, e que poderão ser atendidas por um único fornecedor e deverá receber uma numeração específica O processo será comprovado através de documentos, sem formatação ou padronização definida, tais como: I Solicitação de Compras. II - Coleta de Preços. III - Ordem de Compra. IV Aceite do fornecedor na Ordem de Compra. IV Cópia do documento fiscal enviado para pagamento. 4

5 6.1.4 O processo deve ser mantido arquivado. 6.2 SOLICITAÇÃO DE COMPRAS Cada gestor de área ficará encarregado de monitorar a necessidade de compra de material, bem durável ou contratação de serviço, devendo aceitar ou rejeitar a solicitação As Solicitações de Compras e / ou serviços são efetuadas através do Sistema de Compras. As solicitações de compra e/ou serviços são divididas em cinco modalidades, tais como: Compras administrativas compras programadas de material de escritório; Compras operacionais (CAPEX) compras que obedecem aos conceitos de ativo / imobilizado; Nota: bens com durabilidade acima de um ano e valor superior a R$ 326,00 (trezentos e vinte e seis reais). Compras operacionais (OPEX) compras operacionais efetivas das unidades / áreas; Compras consumíveis material vinculado às atividades laboratoriais; Nota: Os produtos destinados à limpeza não poderão conter em sua embalagem indicação de que se trata de substância tóxica. A área de compras deverá realizar uma consulta ao fornecedor sobre esta condição, evitando assim de que se adquira este tipo de produto. Solicitações de serviços serviços de acordo com a lista descrita no item Tipo da Lista de Serviços da solicitação gerada pelo Sistema de Compras. Nota: como exemplo de possíveis serviços contemplados nessa modalidade pode ressaltar carimbos, cartão de visita, cartório, chaveiro, correio, despachante, lavanderia, motoboy, transportadora, entre outros As Solicitações de Compras / Serviços contém os seguintes campos: 5

6 Material Solicitado - contempla descrição do produto, quantidade e o contrato ZIG (código interno de referência de contratos), motivo e data de entrega desejada; Nota: a descrição do produto deverá conter informações técnicas e detalhamento pormenorizado As solicitações de compras e contratações de serviços deverão seguir o fluxo de aprovação da matriz de responsabilidade e Autoridade A DGL ou Gestor, poderá alterar a quantidade a ser comprada ou cancelar uma compra ou contratação de serviço, caso não haja disponibilidade financeira ou prevista em orçamento e compras desalinhadas com as necessidades do negócio Toda alteração na solicitação fica automaticamente registrada no sistema de compras. Todo cancelamento das requisições de compras deverá ser comunicado imediatamente ao solicitante O setor de Compras é responsável por definir as prioridades de execução no processo de compras. 6.3 COLETA DE PREÇOS O setor de compras ou colaborador da área operacional envolvido na aquisição selecionará no mercado fornecedores potenciais para atender o (s) item (s) da requisição (es), obterá os orçamentos e fará a avaliação da melhor oferta É permitido fazer coleta de preços com validade de médio a longo prazo, para promover parcerias comerciais de fornecimento de materiais ou contratação de serviço, que garanta preços fixos e irreajustáveis por um período determinado, visando simplificar a operação de compras e estimular a redução de custo. Este processo dever ser praticado nos casos em que o fornecimento materiais / prestação de serviço seja constante ORDEM DE COMPRA Cada Ordem de Compra deve possuir uma numeração específica e sequencial As Ordens de Compras devem ser arquivadas e servirão de base para a comprovação do atendimento às condições 6

7 comerciais e especificações técnicas negociadas com o fornecedor CONTRATO DE FORNECIMENTO OU PRESTAÇÃO DE SERVIÇO Os contratos ou ajustes similares (aditivo) devem estabelecer com clareza e precisão as condições de execução, expressas em cláusulas que definam os direitos, obrigações e responsabilidades das partes, em conformidade com os termos da pesquisa de preço e da proposta a que se vincule São cláusulas necessárias em todo contrato firmado pelo Bureau Veritas, as que estabeleçam: I - O objeto e seus elementos característicos com especificação do serviço ou fornecimento; II - O preço ajustado e as condições de pagamento; III Reajustes quando houver; IV O prazo de execução; IV As garantias e as penalidades; V As condições rescisórias (atentar para as cláusulas abusivas); VI O foro Os contratos antes de serem assinados, deverão ser encaminhados para o Setor de Compras para serem analisados Será remetida para o Setor de Compras uma cópia assinada do contrato para arquivo. 6.6 CATEGORIA DE COMPRAS As compras serão categorizadas por: 7

8 a) Compras Corporativas; - Todos os acordos / contratos de fornecimento conduzidos pela DGL / Setor de Compras, maximizadas em acordos / contratos de fornecimento com abrangência nacional. Estas compras serão executadas pelo setor de Compras ou Especialistas (áreas específicas com conhecimento técnico). - São Compras Corporativas 1. Agência de Viagens; 2. Locação de Veículos; 3. Telefonia fixa / móvel e infra-estrutura; 4. Equipamentos de informática; 5. Material de escritório (compra mensal); 6. Correios; 7. Equipamentos de segurança (EPI); 8. Móveis e utensílios; 9. Aluguel de Imóvel; 6.7 RECEBIMENTO DE MATERIAIS, BENS DURÁVEIS E DE SERVIÇOS PRESTADOS No recebimento de qualquer material deverá ser feito o confronto da Nota Fiscal com a Ordem de Compra e a conferência física do material: qualidade, prazo de validade, quantidade e integridade Todos os bens duráveis devem ser examinados e testados (quando exeqüível), quando for o caso, na presença do fornecedor ou transportador, antes de assinar o comprovante de recebimento No caso da realização de serviços, o responsável pela unidade solicitante deve atestar e avaliar a qualidade do serviço e sua adequação à Ordem de Compra Não deverão ser aceitas mercadorias ou bens duráveis com divergências da Ordem de Compra Caso haja a devolução de alguma mercadoria ou recusa no recebimento de notas fiscais, o responsável pelas compras 8

9 deve informar imediatamente ao setor de Compras, para que possa tomar as medidas necessárias junto ao fornecedor O cancelamento de compras autorizadas deve ser comunicado por escrito ao fornecedor, indicando o motivo e a necessidade de cancelar qualquer procedimento de cobrança Caberá ao setor administrativo, no recebimento de produtos químicos destinados a limpeza, a conferência do rótulo do produto, visando detectar a existência de alguma figura ou codificação universal que indique risco a saúde. Estes produtos não poderão ser recebidos e deverão ser devolvidos ao fornecedor Caberá a Gerência Administrativa implementar uma rotina de fiscalização e inspeção regular da utilização dos produtos de limpeza, para verificar se os mesmos estão de acordo com a norma de se não utilizar produtos de limpeza que contenham indicação de substâncias tóxicas RELAÇÃO DO BUREAU VERITAS COM OS FORNECEDORES A Bureau Veritas busca estabelecer com os fornecedores um relacionamento idôneo e sólido, sustentado em princípios éticos e de respeito mútuo, cumprindo os compromissos assumidos e exigindo a reciprocidade dos seus fornecedores Buscar desenvolver novos fornecedores com qualidade assegurada; Desenvolver parcerias comerciais, buscando conhecer novos produtos / serviços e novas tecnologias Negociar com os fornecedores que apresentarem propostas alinhadas aos conceitos de qualidade melhores prazos de atendimento / pagamento e melhor preço Todo e qualquer fornecedor será sempre bem recebido pelos nossos administrativos compradores, desde que respeitado os dias e horários marcados Não será considerado ético oferecer brindes, dinheiro ou favores pessoais. O colaborador poderá aceitar brindes simbólicos (agendas, canetas simples, calendários e etc.), até o valor de R$ 100,00. 9

10 6.8.7 O Bureau Veritas reserva o direito de suspender ou cancelar o cadastro do fornecedor da sua base de fornecedores, nos casos de faltas graves que comprometam fortemente o relacionamento, motivado pelos conflitos entre o que foi contratado e o efetivamente cumprido e ainda por comportamento inidôneo, com o objetivo de obter vantagem no processo de compra sobre os demais fornecedores. 6.9 AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES Este tópico está regulamentado no PR FUNÇÃO DO COMPRADOR E SUA RELAÇÃO COM OS FORNECEDORES Manter um tratamento igualitário, cordial e cooperativo para com todos os fornecedores Avaliar os fornecedores sob sua capacidade de atender às necessidades demandadas pelo Bureau Veritas, com relação a preço, qualidade, prazo, confiabilidade e capacidade de atendimento Estar receptivo às sugestões e inovações propostas Praticar a imparcialidade para com todas as pessoas com as quais negocia Estimular e desenvolver uma competição positiva e sadia entre os fornecedores Manter o sigilo para com as informações recebidas, preservando a ética nas negociações Repelir e denunciar ao setor de Compras, todo e qualquer comportamento inidôneo por parte do fornecedor com o objetivo de obter vantagem no processo de compra sobre os demais fornecedores Não receber brindes e presentes e outras vantagens. Seguir recomendações oriundas do código de ética Manter os processos de compras organizados em ordem sequencial em arquivo para posteriores verificações e auditorias eventuais. 10

11 7. REGISTROS Na aplicação deste procedimento são gerados os seguintes registros: sistema de compras. Nota: documentos comprobatórios do processo de compra, quando aplicável, podem estar disponíveis em cada área responsável pela compra. 8. REVISÃO Revisão 0 em 09/2002 Revisão 1 em 09/2005 Revisão 2 em 08/2007 Revisão 3 em 07/2009 Revisão geral do processo para adequar o processo com o módulo avaliação de fornecedores. Revisão 4 em 25/07/2010 Revisão dos itens e Revisão 5 em 28/11/2014 : Inclusão de nota no iten Inclusão dos itens e