PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA INTERNA

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1 1/8 Sumário 1 Objetivo 2 Aplicação 3 Documentos complementares 4 Definições 5 Procedimento 1 Objetivo Este Procedimento tem como objetivo descrever a rotina aplicável aos procedimentos de auditoria interna 2 Aplicação Este Procedimento se aplica à atividade de certificação GEC e é válido a partir da data de sua aprovação. 3 Documentos complementares Na aplicação deste procedimento será necessário consultar os demais procedimentos da GEC bem como o Manual de Qualidade em suas versões atualizadas, e demais regulamentos e normas legais que regem a matéria, tais como: 4 Definições a) Decreto Estadual /2007 Os termos utilizados neste documento encontram-se aqui definidos. GEC = Gerência de Certificação IMA = Instituto Mineiro de Agropecuária : é uma função de avaliação independente criada dentro da organização para examinar e avaliar suas atividades, como um serviço a essa mesma organização. GERÊNCIA CERTIFICAÇÃO - INSTITUTO MINEIRO AGROPECUÁRIA Página 1

2 2/8 5 Procedimentos 5.1 Função: A auditoria interna se constitui em um conjunto de procedimentos, tecnicamente normatizados, que funciona por meio de acompanhamento indireto de processos, avaliação de resultados e proposição de ações corretivas para os desvios gerenciais da GEC e do IMA que por ventura forem detectados. Os trabalhos de auditoria interna são executados por unidade de auditoria interna e têm como característica principal o assessoramento à alta administração da entidade, buscando agregar valor à gestão. 5.2 Operacionalidade: 1 Auditoria Interna é formada por um quadro de funcionários ao qual terá como função avaliar se os processos de avaliação de conformidade e certificação do IMA e da GEC estão seguindo os procedimentos estabelecidos pelo próprio IMA/GEC e conforme norma ISO. 2 Cada funcionário deve avaliar o setor independente da sua atividade, ou seja, nunca deverá auditar seu próprio setor, a fim de tornar transparente este processo. 3 Todos os envolvidos deverão ser avisados antecipadamente sobre a data de auditoria e o foco da mesma, bem como período de duração, forma de acesso aos documentos confidenciais. 4 Deverá existir um funcionário, denominado auditor líder, sendo o mesmo RD - Representante da Direção do IMA nos assuntos de controle de qualidade. O mesmo deverá realizar a reunião inicial, definir a participação de cada auditor, realizar o acompanhamento e elaborar avaliações sobre os resultados. 5 Ao ser realizada a auditoria deverá ser considerado NÃO CONFORMIDA critérios que não atendam as especificações do produto e ou serviço, e ou não atendam os procedimentos internos da empresa, baseado nas NORMAS ISO. 6 Todas as não conformidades devem ser registradas em documento padrão, porém devem ser avaliadas junto ao setor ou responsável, verificando realmente a procedência. GERÊNCIA CERTIFICAÇÃO - INSTITUTO MINEIRO AGROPECUÁRIA Página 2

3 3/8 7 Concluída esta etapa deve ser dada uma data especifica para AÇÃO CORRETIVA e após esta data, verificar se o que foi definido como ação corretiva foi eficaz e se realmente foi implantada.. 8 As auditorias Internas devem acontecer em datas especificas, não ultrapassando 6 meses, dependendo da sua real necessidade. 9 Para realização das auditorias internas, elas seguirão um calendário anual, e o mesmo deve seguir a risca os fundamentos dos procedimentos internos e ter como base o atendimento a NORMA ISO Auditorias internas funcionarão como base para o desenvolvimento da melhoria continua da qualidade. 5.3 Objetivos da auditoria interna a) verificar a existência, a suficiência e aplicação dos controles internos, bem como contribuir para o seu aperfeiçoamento b) verificar se as normas, regulamentos e procedimentos internos estão a ser seguidas c) verificar a necessidade de melhoramento das normas internas vigentes e avaliar a necessidade de novas normas. 5.4 Auditores Internos Aos auditores internos cabe executar uma avaliação independente, examinando e avaliando as atividades do IMA pertinentes a atividade de certificação, como um serviço a essa mesma instituição. O objetivo dos auditores é assessorar os membros da instituição para desincumbirem-se eficazmente de suas responsabilidades. A Auditoria Interna é parte integrante da organização e de suas funções, consoante as políticas traçadas pela Administração e pela Diretoria. A declaração de finalidade, autoridade e responsabilidade para a Auditoria Interna, deve ser compatível com as "NORMAS PARA O EXERCÍCIO PROFISSIONAL DA ". GERÊNCIA CERTIFICAÇÃO - INSTITUTO MINEIRO AGROPECUÁRIA Página 3

4 4/8 Os auditores não têm autoridade sobre as atividades que examinam nem são por elas responsáveis. Os auditores internos são independentes em relação às atividades que examinam e essa independência permite-lhes trabalhar livre e objetivamente Formação de Equipes para os Trabalhos As equipes de trabalho serão constituídas de acordo com as características, objetivos e prazos de cada trabalho. Ênfase especial deve ser dirigida para os seguintes aspectos: a) Devem ser aproveitados, o conhecimento e experiência dos membros da equipe com relação ao IMA e a área a ser auditada; b) O número de elementos da equipe deve ser adequado em função do volume de trabalho, da possibilidade de execução paralela de partes do trabalho e da disponibilidade de alocação física do pessoal. Quadro de Auditores (Anexo I). c) O Plano Anual de Auditoria deverá ser cumprido no decorrer de ano calendário e o pessoal escolhido para cada trabalho será determinado pouco tempo antes da época de sua realização. d) O Quadro de Auditores será de responsabilidade do IMA, através da Auditoria Seccional do IMA e deverá estar sempre atualizado para conhecimento da disponibilidade futura do pessoal Características e Especialização do Pessoal a) Características gerais do Pessoal O Auditor Interno deve reunir determinadas qualidades e características para assumir um trabalho profissional de Auditoria, tais como: - Conhecimento técnico e capacidade profissional; - Independência mental e de critérios; - Capacidade analítica, intuitiva e criteriosa; - Mentalidade ágil; - Atitude reservada durante o desenvolvimento dos trabalhos. b) Conhecimento em Sistemas e Processamento Eletrônico de Dados GERÊNCIA CERTIFICAÇÃO - INSTITUTO MINEIRO AGROPECUÁRIA Página 4

5 5/ Normas de Desenvolvimento do Pessoal Avaliação do Pessoal O auditor líder será o responsável pela avaliação final de seu pessoal, compreendendo as qualidades pessoais, intelectuais e técnicas de cada elemento. O auditor líder será o responsável final pela avaliação do pessoal, mantendo em seu poder o arquivo geral de avaliações, assim como os controles do acompanhamento de desenvolvimento do seu pessoal. As avaliações deverão ser feitas de maneira conscienciosa, independente, franca, amigável, freqüente e dentro de padrões consistentes Treinamento do Pessoal O treinamento do pessoal técnico de Auditoria Interna é indispensável para o desenvolvimento da Auditoria Interna. Destacamos dois tipos básicos de treinamento: a) Treinamento Teórico É o treinamento recebido de forma externa, através de cursos organizados. Este tipo de treinamento visa uma melhoria de conhecimentos técnicos, com abordagens gerais sobre os assuntos relacionados com Auditoria Interna. b) Treinamento Prático É o treinamento que o auditor recebe, durante a execução dos trabalhos de suma importância, pois envolve assuntos de caráter específico do IMA e da GEC, tais como: - visão prática das áreas sob exame; - discussões com pessoas envolvidas com as operações das áreas auditadas; - discussões com os demais participantes da equipe de trabalho; - pesquisa e análise dos problemas específicos; - contato profissional com especialistas diferentes; Elementos que não demonstrem condições ou potencial para assumir cargos de maior responsabilidade dentro da Auditoria Interna devem ser transferidos para outros setores. GERÊNCIA CERTIFICAÇÃO - INSTITUTO MINEIRO AGROPECUÁRIA Página 5

6 5.5 Controle do Plano Anual de Auditoria 6/8 O auditor líder deve acompanhar o cumprimento do Plano Anual de Auditoria. Esse acompanhamento consistirá de: a) Identificação permanente dos trabalhos realizados e a realizar; b) Comparação entre o tempo previsto e gasto em cada trabalho executado; c) Informação periódica formal ao Chefe da Auditoria Seccional do IMA, do Plano Anual de Auditoria ainda não executada, com comentários sobre a disponibilidade de tempo e o cumprimento do Plano dentro do ano/calendário. 5.6 Sistema de Arquivos Deverão ser mantidos arquivos independentes dos documentos gerados pela auditoria interna. Deverão ser guardados preferencialmente em meio eletrônico, desde que não haja nenhuma disposição legal em contrário e sua guarda e temporalidade estejam adequadamente normalizada pela Auditoria Geral do Estado. O arquivo deverá conter o Plano Anual de Auditoria e com os seguintes elementos: a) Programas detalhados de Auditoria; b) Normas de organização das Unidades auditadas; c) Outras informações permanentes, por exemplo: contratos, etc. d) Arquivo de Atas de Auditorias. 5.7 Emissão de Relatório O Relatório de Auditoria Interna é um meio de comunicação formal com as áreas objeto de exame e motivação para tomada de ações corretivas. Deve ter as seguintes características básicas: a) Precisão O Relatório deve ser completo e escrupulosamente real. Cada frase, cada valor, cada referência deve estar fundamentada em forte evidência. A Auditoria Interna deve desenvolver sua reputação nos mais elevados graus de confiança. b) Clareza O princípio básico para ser claro é conhecer o suficiente sobre o assunto a relatar. Ponto básico para clareza é a ordenação das idéias. Deve haver uma seqüência lógica nos fatos relatados, assim como um agrupamento adequado em relação a informações diferentes sobre o mesmo assunto. GERÊNCIA CERTIFICAÇÃO - INSTITUTO MINEIRO AGROPECUÁRIA Página 6

7 7/8 c) Concisão Concisão significa excluir tudo que for supérfluo para o entendimento dos objetivos do relatório. Devem, portanto, ser eliminadas idéias, observações, palavras, frases, parágrafos que não ajudam a dar suporte ao tema central, em foco, ou que sejam irrelevantes ou imateriais. d) Prazo adequado O Relatório de Auditoria Interna deve provocar ação imediata para benefício da Unidade e deve ter observações e recomendações sobre operações e fatos atuais na Unidade. O relatório deve, portanto, ser emitido no menor prazo de tempo possível após a complementação do trabalho. e) Impessoal O Relatório de Auditoria Interna deve ser impessoal tanto em relação às pessoas que executarem o exame como aquelas envolvidas com a área examinada. O tratamento deve ser cortês e objetivo, soando como voz da Auditoria Interna e não como voz específica de algum superior, e não devem ser citadas pessoas das áreas auditadas, mas apenas os cargos ou atividades. f) Conteúdo do Relatório de Auditoria Interna Tanto para o leitor como para quem revisa um relatório, é importante a adoção de certa padronização de conteúdo. O relatório deve ter um sumário informativo sobre: área examinada, atividade específica examinada, período em que foi feito o trabalho, tipo de trabalho desenvolvido, motivo do trabalho (cumprimento do Programa Anual de Auditoria ou solicitação específica), referência a relatórios sobre trabalhos anteriores nessa área e observações julgadas de interesse imediato. O relatório normalmente deve ser dirigido ao executivo máximo do IMA. g) Objetivo Neste item devem ser descritos os objetivos do trabalho realizado, com detalhes suficientes que permitam ao leitor saber o que esperar do restante do relatório, facilitando o entendimento. h) Escopo Este item é importante para identificar as possíveis limitações do exame. Deve deixar bem claro quais foram às atividades ou áreas examinadas, ou evidenciar as que não foram revistas e que poderiam ter sido em função da correlação com o tipo de exame. i) Opinião ou Conclusão O item do relatório de maior interesse para o executivo responsável pela área examinada e para o Gerente da GEC, responsável pela atividade de certificação. A Auditoria Interna emitirá uma opinião profissional sobre as atividades examinadas. Esta opinião deve levar em consideração somente pontos relevantes e de interesse da Alta Administração do IMA. GERÊNCIA CERTIFICAÇÃO - INSTITUTO MINEIRO AGROPECUÁRIA Página 7

8 8/8 A Auditoria Interna poderá concluir que determinada atividade examinada está sendo adequadamente executada, existindo controles internos adequados, mas, apesar disso, incluir no relatório observações e recomendações que visam melhorar a eficiência ou sanar pequenas deficiências constatadas. 2ª EDIÇÃO 02/09/2009 GERÊNCIA CERTIFICAÇÃO - INSTITUTO MINEIRO AGROPECUÁRIA Página 8