CONTROLE DE COPIA: PS-AM-GQ /08/2014

Transcrição

1 1/7 1. OBJETIVO Estabelecer sistemática para planejamento, execução e registrosdas auditorias internas da Qualidade, determinar formas de monitoramento das ações corretivas,verificando o atendimento aos requisitos planejados e a efetividade do Sistema de Gestão da Qualidade, como também promover a capacitação dos auditores internos. 2. DEFINIÇÃO E CONCEITO Conformidade: Atendimento nto aos requisitos dos Clientes, normativos, procedimentos, entre outros a serem pela natureza dos negócios do Grupo SH Brasil; Não Conformidade (NC): Desvio em relação ao que foi determinado ou não atendimento a um requisito especificado ou satisfaça a um padrão declarado (leis, normas, documentação da qualidade, instruções específicas, contratos, entre outros.).); Produto Não Conforme (PNC): Produto que não atende aos requisitos especificados (ex. produtos com data de validade vencidos, etc.); Ação Corretiva: Ação tomada para eliminar a causa de não conformidades ou produto nãoconforme, de forma e impedir a sua reincidência; Ação Preventiva: Ação tomada para eliminar a causa de não conformidade e produto não conforme potencial, de forma a impedir a sua ocorrência; Observações: Falhas esporádicas no sistema,quenecessitam stema,quenecessitam de atenção, não chegando a configurar não-conformidade sistêmica, ou seja, são não-conformidades potenciais (eventualmente); Oportunidade de Melhoria:São melhorias técnicas e ou administrativas que possam ser desenvolvidas nos produtos, processos, sistemas e serviços; Escopo É o alvo organizacional que deve ser auditado; Auditor Pessoa com competência para realizar auditorias; RD Representante da Direção; SGQ Sistema de Gestão da Qualidade. 3. RESPONSABILIDADES / AUTORIDADES Atividades Planejar e programar auditorias internas Selecionar os auditores Elaborar e aprovar o calendário anual e a programação de auditorias internas Divulgar o calendário anual e a programação das auditorias internas para os líderes dos processos Conduzir asauditorias Internas Registrar as notas no check list e enviar para Qualidade Responsabilidades/Autoridades RD, Coordenação, Analistas, Assistentes da Qualidade e RD Coordenação, Analistas, Assistentes da Qualidade e Auditores internos Auditores internos

2 2/7 Elaborar o relatório de notas e conclusivo Avaliar o desempenho dos auditores internos Registrar as notas no sistema de Registro de Ocorrências Divulgar o desempenho dos auditores internos, o relatório de notas e o conclusivo de auditoria interna para todos os envolvidos Acompanhar o fechamento das notas de auditoria interna Auditoreslíderes e Líder do processo auditado Analistas e Assistentes da Qualidade Coordenação e Analista da Qualidade 4. DESCRIÇÃO DAS ETAPAS 4.1 PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO DE A Qualidade deve elaborar e divulgar no início de cada ano o Calendário Anual de Atividades, contemplando as datas pré-definidas de realização das auditorias internas, estando estas passíveis de alterações. As auditorias internas são realizadas semestralmente e possuem um programa elaborado pela Qualidade, que deve cobrir todos os elementos aplicáveis da NBR ISO 9:2008, e todos os processos da empresa escopo do Sistema de Gestão da Qualidade. O programa deve definir o escopo, as datas, horários, auditores internos para os processos e elementos previstos, incluindo reuniões de abertura e fechamento, quando necessário. O programa deve ser consensado na reunião pré auditoria entre os auditores e a Qualidade, e submetido à análise e aprovação do RD. Caso seja necessário efetuar ajustes no programa antes da sua divulgação. A Qualidade deve divulgaro Programa de Auditoria Interna antecipadamente aos líderes dos processos a serem auditados via e através do SH com um Q de Qualidade, de modo que possam programar adequadamente a participação do pessoal envolvido. Cabe ao auditor interno líder a responsabilidade e/ou a equipe da Qualidade pela definição da necessidade de intensificar ou amenizar a carga de auditoria em um determinado processo ou elemento, em função da situação ou importância do mesmo e conforme as conclusões de resultados de auditorias anteriores ou da Análise Crítica pela Alta Direção. NOTA 01: A logística de transporte dos auditores internos deve ser providenciada pela Qualidade, conforme o procedimento PO-LO-TR-350 Transporte de Pessoas / Materiais. 4.2 SELEÇÃO DOS AUDITORES

3 3/7 Os auditores devem ser selecionados pelo RD e pela Qualidade de acordo com a lista de auditores internos, com base na sua qualificação e independência do setor auditado. Isto significa que um auditor não pode auditar o seu próprio trabalho Qualificação dos Auditores Auditores Internos Para atuar como auditor interno, o colaborador deve: Ter participado de um curso de formação para auditor interno da qualidade NBR ISO 9/2008; Ter acompanhado como auditor em treinamento, pelo menos uma auditoria interna. Para atuar como auditor líder, o colaborador deve: Ser um auditor interno; Ter realizado no mínimo três auditorias internas; Obter no mínimo amédia das notas de 4,0 na Avaliação Geral de Desempenho de Auditores Internos, nas três últimas auditoriasinternas. NOTA 02: Os auditores internos da Qualidade estão qualificados para serem auditores líderes independentes de não ter sido auditor interno nas auditorias anteriores, por possuir experiência e domínio na área. Auditores Contratados A Qualidade pode utilizar profissionais de outras empresas para a execução de auditorias internas na qualidade de auditores líderes. Neste caso, os auditores contratados deverão apresentar evidência de: FormaçãoemLead Assessor com aproveitamento e pelo menos 40 horas de auditorias comprovadas, Ou, formação em auditor Interno e pelo menos 60 horas de auditorias comprovadas Avaliação de Auditores A Qualidade deve realizar reunião pré auditoria para conscientizar a equipe auditora quanto à postura durante a condução da auditoria, divulgar a forma e os critérios de avaliação que os mesmos serão submetidos. Os auditores internos nos são avaliados pelo auditor líder em cada auditoria, sob os critérios estabelecidos na Avaliação de Desempenho de Auditores Internos. Os auditores internos Em Treinamento são avaliados pelo auditor líder, em sua primeira auditoria interna, de acordo com os critérios definidos na Avaliação de Desempenho de Auditor Interno em Treinamento.

4 4/7 A Avaliação de Desempenho de Auditores Internos e Avaliação de Desempenho de Auditor Interno em Treinamento deve ser encaminhada 3 (três) dias após a realização da auditoria por pela Qualidade para os auditores líderes. Os auditores líderes devem preencher as avaliações e encaminhar por a Qualidade no prazo de 3 (três) dias úteis após o recebimento. Caso os avaliadores não enviem as avaliações no prazo, a Qualidade ade deve cobrar o envio por e através de contato telefônico. Após receber as avaliações a Qualidade critica os resultados e interage com os avaliadores para esclarecimento de dúvidas e correções, caso seja necessário. A Avaliação Geral de Desempenho de Auditores Internos deve ser preenchida pela Qualidade com base nas notas atribuídas pelos auditores líderes contabilizando uma média geral. Se houver mais de uma avaliação de um determinado auditor interno, a Qualidade deve calcular a média somando os resultados da Avaliação de Desempenho de Auditores Internos e e dividir pelo número total de avaliações e resultado deve ser inserido na Avaliação Geral de Desempenho de Auditores Internos. Após concluir a Avaliação Geral de Desempenho de Auditores Internos a Qualidade analisa o número de participações e pontuação de cada auditor interno para classificá-los como auditor líder, observando os critérios definidos no item deste procedimento. Caso o auditor interno não obtenha médiamínima de 2,5 pontos, o mesmo deve ser retreinadono procedimentops-gq-sq-113 Auditorias Internas, participar de treinamento de reciclagem com a Qualidade e atuar como observador na próxima auditoria interna. O cálculo das notas dos auditores internos em treinamento é realizado de acordo com as regras de cálculo estabelecidas no formulário Avaliações de Desempenho de Auditor Interno em Treinamento. Os resultados das avaliações sãodivulgadosaos auditores internos através de CONDUÇÃO DA AUDITORIA INTERNA A Qualidadedeve realizar a reunião de pré-auditoria interna com osauditores para ratificar a programação, conscientizar sobre a postura adequada eesclarecer quaisquer dúvidas, dificuldades ou recomendações antes do início das atividades. Os auditores devem conduzir a auditoria conforme a Programa de Auditoria Interna, através de entrevistas, análise de documentos os e observações, tomando notas de fatos e evidências. Para qualquer situação de dúvida ou dificuldade que o auditor não consiga resolver satisfatoriamente, deve-se solicitar o auxílio e posicionamento do auditor internolíder. Ao final da auditoria, em um período especificamente reservado, os auditores devem se comunicar com o auditor líder e com a Qualidade, para analisaras notas e registrá-las no Check List de Auditoria Interna, apontando as notas de conformidade, não conformidade, oportunidades de melhorias e observações.

5 5/7 O Check List de Auditoria Interna deve ser enviado pelos auditores por para Qualidade no prazo de 3 (três) dias úteis após a finalização do programa de auditoria interna. 4.4 FECHAMENTO DA AUDITORIA Após o recebimento do Check List de Auditoria Interna, a Qualidade analisa as notas registradas, observando a qualidade da descrição do texto, coerência, clareza e representatividade. Caso seja necessário realizar algum ajuste, a Qualidade entra em contato com o auditor para realizar as devidas complementações. A Qualidade elabora o Relatório de Notas de Auditoria Interna e registra a notas no sistema Registro de Ocorrências, conforme o procedimento PS-AM-GQ-005 Gestão de Ocorrências, incluindo a numeração do registro gerado no sistema no relatório. A Qualidade deve elaborar o Relatório Conclusivo de Auditoria Interna, com base no Relatório de Notas de Auditoria Interna e a percepção da equipe da Qualidade durante o período de auditoria, descrevendo: Total de Notas; Observações Gerais; Oportunidades de melhorias; Comentários Gerais; Conclusão. O Relatório Conclusivo de Auditoria Interna e o de Relatório de Notas de Auditoria Interna serão divulgados aos envolvidos no escopo do Sistema de Gestão da Qualidade, através de e/ou do SH com um Q Qualidade. Os registros das auditorias internas são arquivados em sua forma eletrônica na pasta da redebizantino Documentos> Gestão da Qualidade 4.5 ACOMPANHAMENTO E FECHAMENTO DE NOTAS Os líderes dos processos devem analisar e tratar as notas no sistema Registro de Ocorrências investigando as causas e estabelecendo os planos de ação necessários, s, definindo os responsáveis pelas ações e prazos de cada atividade, conforme PS-AM-GQ-005 Gestão de Ocorrências. A efetividade dos planos de ação referente às notas de auditoria interna é verificada pela equipe da Qualidade e de auditores internos 6 (seis) meses após a abertura das mesmas, ou seja, durante a realização da próxima auditoria interna. As evidencias da efetividade dos planos de ação devem ser registrados pela equipe da Qualidadeno sistema de Registro de Ocorrências, conforme o procedimento PS-AM-GQ-005 Gestão de Ocorrências.

6 6/7 Caso seja identificado que o plano de ação referente à nota não tenha sido eficaz por conta da reincidência do problema, o RO deve ser reaberto conforme o procedimento PS-AM-GQ-005 Gestão de Ocorrências. 5. REGISTROS Identificação Armazenamento/ Recuperação Tipo Proteção Tempo de Retenção Descarte Certificado do Curso de Formação de Auditor Interno da Qualidade NBR ISO 9/2008 Qualidade/ Por auditor Físico 30 anos Reciclagem Comprovação de Qualificação (auditor externo) Qualidade/Ordem Físico Não descarta Calendário Anual de Atividades da Qualidade Eletrônico Acesso livre 1 ano Reciclagem Programa de Auditoria Interna Lista de Auditores Internos Eletrônico 1 ano Realizar atualização Avaliação de Desempenho de Auditores Internos Eletrônico Avaliação Geral de Desempenho de Auditores Internos Avaliação de Desempenho de Auditores internos em treinamento Check List de Auditoria Interna Semestral Deletar Relatório de Notas de Auditoria Interna Relatório Conclusivo de Auditoria Interna Sistema de Registro de Ocorrências Qualidade/ na intranet end.: Ordem 6. DADOS E INFORMAÇÕES DE CONSULTA 6.1 NBR ISO 9:2008Sistema de Gestão da Qualidade Requisitos

7 7/7 6.2 NBR ISO 19011:2012 Diretrizes para Auditoria do Sistema de Gestão da Qualidade e/ou Ambiental 7. DOCUMENTOS EXTERNOS 7. 1 NBR ISO 9:2008Sistema de Gestão da Qualidade Requisitos 7.2 NBR ISO 19011:2012 Diretrizes para Auditoria do Sistema de Gestão da Qualidade e/ou Ambiental 8. ANEXOS FL-AM-GQ-006 Auditorias Internas FL-AM-GQ-007 Avaliação de Desempenho de Auditores Internos 9. HISTÓRICO DE REVISÕES Pg. Natureza da alteração Data revisão Versão Responsável 1 á 7 Documento revisado sem alteração. 30/09/2015