PROCESSO AUDITORIA INTERNA

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1 Dono do Processo Marcelo Borges dos Santos Aprovado por Comitê da Qualidade Analisado criticamente por Representante da Direção Substituto: Luciana Vieira Magalhães 1 OBJETIVOS Avaliar periodicamente, de forma imparcial e objetiva, a eficiência e a eficácia dos processos do Sistema de Gestão da Qualidade, assessorando a Alta Direção. Planejar, executar e controlar auditoria interna no SGQ. 2 ÁREA DE APLICAÇÃO Este processo se aplica às áreas definidas no Sistema de Gestão da Qualidade. 3 ORIENTAÇÃO O Sistema de Gestão da Qualidade deve ser verificado, pelo menos, duas vezes antes de uma auditoria externa. 4 DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES 1

2 4.1 Elaborar Programa de Auditoria Interna: Autoridade: Representante da Direção; Responsabilidade: Dono deste Processo; Objetivos: Elaborar o programa das auditorias internas dentro do escopo do Sistema de Gestão da Qualidade; Critérios de entrada: Ter realizado uma auditoria externa; Produto de entrada: Relação de auditores lideres disponíveis para realizar as auditorias. Relação dos processos do Sistema de Gestão da Qualidade previstos para a auditoria; Tarefas: 1- Determinar a criticidade dos processos a serem auditados: A forma como é levantada a criticidade dos processos é descrita na ITR05-01 Criticidade dos Processos e determinadas no FRM05-04 Tabela Criticidade dos Processos; 2- Definir as datas em que serão realizadas as auditorias internas; Feriados, recessos, diferentes horários de expediente e outras atividades da organização devem se considerados. 3- Definir o(s) auditor(es) líder(es) para as auditorias internas; O dono deste processo deverá buscar no Departamento de Recursos Humanos da 2

3 instituição a lista dos colaboradores capacitados para atuarem como auditores lideres nas auditorias internas; De posse da lista entrar em contato com os colaboradores para ver a disponibilidade de participarem das auditorias internas e fazer a seleção do(s) nome(s); Confirmar com os colaboradores a disponibilidade nas datas previstas para as auditorias internas; Definir o(s) auditor(es) líder(es). 3- Preencher o formulário FRM05-01 Programa de Auditoria Interna: Definir o objetivo; Mencionar o(s) auditor(es) líder(es) escolhido(s); O campo P é referente a data prevista. O campo R é referente a data de realização da auditoria e deve ser preenchido após a realização da auditoria; O campo C é referente a criticidade dos processos; Pegar a assinatura de ciência dos donos dos processos a serem auditados; 4- Obter aprovação da Alta Direção ou do seu representante e do dono deste processo para o Programa de Auditoria Interna; 5- Disponibilizar o FRM05-01 Programa de Auditoria Interna ao(s) auditor(es) líder(es) selecionados para conhecimento. Critérios de saída: Programa de auditoria definido; Produto de saída: FRM05-01 Programa de Auditoria Interna preenchido e aprovado; 3

4 4.2 Planejar Auditoria Interna: Autoridade: Representante da Direção; Responsabilidade: Dono deste processo; Objetivos: Planejar a auditoria interna a ser realizada; Critérios de entrada: Auditor(es) Líder(es) responsável(eis) ciente(s) da auditoria; Produto de entrada: FRM05-01 Programa de Auditoria Interna; Relação de auditores internos para realizar as auditorias. Tarefas: 1. Alocar os recursos para a auditoria: 1.1. Financeiros se necessário: Caso seja necessário comprar algum material ou contratar algum tipo de serviço, isto será feito conforme os trâmites de praxe no MP-GO; 1.2. Materiais: O local onde serão desenvolvidas as atividades de apoio à auditoria e seus insumos básicos devem ser considerados recursos materiais; 1.3. Humanos - Auditor(es) que realizará(ão) a auditoria: O dono deste processo deverá buscar no Departamento de Recursos Humanos da instituição os colaboradores capacitados para atuarem como auditores internos nas auditorias internas; 4

5 Entrar em contato com os colaboradores para ver a disponibilidade de participarem das auditorias internas e fazer a seleção do(s) nome(s); Disponibilizar ao(s) auditor(es) líder(es) a lista com os nomes dos auditores internos disponíveis para a composição da equipe auditora; 2. É responsabilidade do(s) Auditor(es) Líder(es) a elaboração do Plano de auditoria e o preenchimento do FRM05-02 Plano de Auditoria Interna definindo: Escopo; Os horários previstos das atividades da auditoria interna; Os itens normativos a serem verificados; A distribuição dos processos conforme a criticidade definida no Programa de Auditoria Interna; Os auditores que irão auditar os processos; Confirmar nas áreas a serem auditadas, os seus representantes e a disponibilidade nos horários escolhidos; 3. O(s) Auditor(es) Líder(es) deverá(ão) enviar, o Plano de Auditoria Interna para a equipe auditora selecionada e para os donos de processos pelo menos 10 dias antes da data prevista para a auditoria, para conhecimento e confirmação dos dados. Caso haja algum problema de horário e data, o(s) Auditor(es) Líder(es) deverá(ão) adequar o plano com no mínimo 5 dias antes da auditoria. No dia da auditoria, se for necessário alguma alteração, tais modificações devem constar no registro do formulário FRM05-03 Ata de abertura de Auditoria Interna. 4. Após a confirmação do plano o(s) Auditor(es) Líder(es) deverá(ão) assinar e encaminhar o FRM05-02 Plano de Auditoria Interna para o Representante da Direção para aprovação e arquivamento. 5

6 Critérios de saída: O Plano da Auditoria Interna comunicado à equipe auditora e aos donos de processo; Produto de saída: FRM05-02 Plano de Auditoria Interna aprovado pelo Representante da Direção e Auditor Líder. 4.3 Executar Auditoria Interna Autoridade: Auditor Líder; Responsabilidade: Auditor Líder e Equipe Auditora; Objetivos: Executar as atividades da auditoria previamente planejadas; Critérios de entrada: Na reunião de abertura devem estar presentes: Alta Direção e/ou o seu representante; A equipe auditora, exceto algum caso de impedimento, sendo o mesmo referenciado no FRM Ata de Abertura de Auditoria Interna; Os responsáveis pelas áreas auditadas e/ou donos de processo, se for o caso. Produto de entrada: FRM05-02 Plano de Auditoria Interna preenchido; Tarefas: 1 Realizar a abertura da auditoria e preencher o FRM05-03 Ata de Abertura de Auditoria Interna; 6

7 1.1 Caso ocorra algum imprevisto no dia da Auditoria em relação ao que foi determinado no FRM05-01 Programa de Auditoria Interna e no FRM05-02 Plano de Auditoria Interna, descrever a(s) situação(ões) no FRM05-03 Ata de abertura de Auditoria Interna; 2 Efetuar a auditoria conforme o FRM05-02-Plano de Auditoria Interna e ou/ mudanças apontadas no FRM05-03 Ata de Abertura de Auditoria Interna. A auditoria poderá ocorrer por amostragem utilizando mecanismos como: 2.1 Entrevistas; 2.2 Análise de dados, processos e outras informações pertinentes; 2.3 Acompanhamento das atividades auditadas; 3 Coletar evidências; 3.1 Toda não conformidade identificada deve ser analisada com o RD, ou com pessoa autorizada, em conjunto com a área auditada no momento da sua identificação; 3.2 Para a identificação de uma Não Conformidade é necessário ter as seguintes informações: O não atendimento a um requisito (3.1.2 e ISO ); Um requisito deverá ser referente à norma NBR ISO9001:2008 e, se for o caso, a algum requisito de processo, de produto ou do cliente; A evidência do não atendimento; A descrição do fato. 3.3 A equipe auditora deve disponibilizar as informações coletadas durante a auditoria para o Auditor Líder responsável; 4 Ao término da auditoria o Auditor Líder deve elaborar e disponibilizar o REL Relatório de Auditoria para o RD; 4.1 O relatório poderá ser entregue ou não para o RD na reunião de 7

8 encerramento, acordando se for o caso, o dia da entrega. As não conformidades apontadas deverão ser encaminhadas para registro e tratamento conforme PRC04 Não Conformidade, Produto Não Conforme e Melhoria após a entrega do relatório de auditoria; As oportunidades de melhoria e sugestões apontadas na auditoria e informadas no relatório, serão encaminhadas para tratamento conforme o PRC04 Produto Não Conforme, Não Conformidade e Melhoria após analisadas criticamente pela Alta Direção e obtendo como resultado a necessidade de tratamento. 5 Realizar o encerramento da auditoria na presença da Alta Direção ou do seu representante, e na presença da equipe auditora, exceto algum caso comprovado no relatório que não permita a presença; 6 Arquivar os documentos da auditoria; Critérios de saída : Conclusão da auditoria; Produto de saída: REL05-01 Relatório de Auditoria preenchido; 5 CONTROLE DE REGISTROS: IDENTIFICAÇÃO ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO RETENÇÃO DISPOSIÇÃO REL05-01 Relatório de Auditoria Armário de arquivos da SUPLAN Chave Ordem cronológica Permanente N/A FRM05-01 Programa Anual de Auditoria Interna Armário de arquivos da SUPLAN Chave Ordem cronológica 18 meses Fragmentação 8

9 IDENTIFICAÇÃO ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO RETENÇÃO DISPOSIÇÃO FRM05-02 Plano de Auditoria Interna Armário de arquivos da SUPLAN Chave Ordem cronológica 18 meses Fragmentação FRM05-03 Ata de Abertura de Auditoria Interna Armário de arquivos da SUPLAN Chave Ordem cronológica 18 meses Fragmentação FRM05-04 Tabela Criticidade dos Processos Repositório SVN Antivírus, Backup e Controle de acesso Conforme opções do navegador de arquivos Permanente N/A 6 INDICADORES Não se aplica 7 ANEXOS FRM Programa de Auditoria Interna; FRM Plano de Auditoria Interna; FRM Ata de abertura de Auditoria Interna; FRM Tabela Criticidade de Processos; REL Relatório de Auditoria; ITR Criticidade dos Processos. 9