Processos da Assessoria de Comunicação

Transcrição

1

2 Introdução A Assessoria de Comunicação do Grupo Educacional Unis foi criada para atender demandas relativas à promoção das ações e realizações da organização através de propagandas e comunicação interna e externa. A Assessoria de Comunicação compreende os departamentos de Marketing, Jornalismo e Eventos. Todos os eventos institucionais e uso da marca devem ser tratados com esta Assessoria. Atividades atribuídas As atividades relacionadas à Assessoria de Comunicação são: 1. Endomarketing : comunicação interna com o público externo e interno; 2. Eventos: organização, condução, cerimonial, avaliação e controle; 3. Marca: uso da marca, criação e veiculação de peças para meios internos e externos; 4. Planejamento: atividades relacionadas ao planejamento estratégico da Instituição, como aferição de indicadores de desempenho elaborados e acompanhamento dos concorrentes; 5. Mídias sociais: campanhas e ações atreladas ou não com a campanha institucional ou vestibular (produzidos por terceiros); 6. Atividades Jornalísticas: todas as atividades relacionadas aos conteúdos jornalísticos e de imprensa.

3 Processos da Assessoria de Comunicação A Assessoria de Comunicação do Grupo Educacional Unis, objetivando a uniformidade de suas ações, desenvolveu o seguinte manual de processos para atendimento às demandas de divulgação de informações, coberturas de eventos, disparos de marketing, criação de peças, entre outros. Divulgação de conteúdo jornalístico O assunto deve ser encaminhado com 48h de antecedência para a Assessoria de Comunicação do Grupo Unis pelo comunicacao@unis.edu.br. Exemplo: divulgação de Semana Acadêmica, eventos pré-agendados, tais como visitas técnicas, atividades do Núcleo de Extensão, etc. Ao receber a solicitação, a Assessoria de Comunicação encaminhará ao solicitante link para preenchimento de informações sobre o que será divulgado. Essas informações serão acerca das seis perguntas principais, que em jornalismo chamamos de LEAD: - O que? (o que está acontecendo?); - Quem? (quem está envolvido?); - Quando? (quando ocorrerá?); - Onde? (onde está sendo realizado?); - Como? (descrição do que será feito); - Por que? (o que motivou?); De posse destas informações, a Assessoria de Comunicação fará a divulgação do mesmo no Portal do Unis e repassará o conteúdo que também será divulgado nas Redes Sociais do Grupo e, ocasionalmente, será disparado à imprensa.

4 Em casos de evento, visitas, etc, após a realização do mesmo é necessário enviar à Comunicação o resultado do evento, acompanhado por foto, para que possamos divulgar o resultado da ação. Importante: Sabemos que nem todos os assuntos acontecem no tempo planejado. Há casos extraordinários (ex: resultado de ENADE, que nos devolveu o 1º lugar em melhor Centro Universitário do Estado) que serão priorizados quando surgirem, não tendo que respeitar o prazo acima descrito. Em casos de urgência, a Assessoria de Comunicação deve ser comunicada o mais rápido possível por e/ou pelos telefones: ou imediata, que afetem o Grupo Educacional Unis, as Gestões e Unidades. Eventos Todos os eventos, cerimoniais, palestras e semanas acadêmicas demandam preparação da equipe e organização da logística das atividades. A Assessoria de Comunicação do Grupo Educacional Unis disponibiliza abaixo orientações que ajudarão a garantir o sucesso dos eventos: Fica a cargo do responsável pelo evento: Antes do evento - Definição de data, quantidade de participantes, local que comporte os presentes; - Verificar necessidade de cadeiras e mesas (para caso haver Mesa de Honra, que irá compor e confirmar presença); - Carro para transporte de material; - Palestrantes (hotel, horário que chega e que volta, necessidade de motorista para transporte, alimentação).

5 Durante o evento - Recepcionista; - Lanche e água; - Brindes; Após o evento - Carro para devolver material; - Alguém para limpeza do local; - Divulgação de resultados. Com a Assessoria de Comunicação, o responsável definirá: - Criação de Flyer e Cartazes (caso haja necessidade, solicitar com antecedência, de acordo com os prazos especificados no próximo item); - Cerimonial; - Cobertura de Fotos: - Cobertura ao vivo Redes Sociais; - Divulgação Imprensa, Unis, Redes, TV e Rádio Observação: É importante que o solicitante respeite as normas protolocares quando da criação de um Cerimonial. Não será permitida que regras como discursos, precedência e demais ações sejam desrespeitadas. Prazos para solicitações de serviços da Comunicação em Eventos - Semanas Acadêmicas: 2 meses de antecedência; - PIC: 1 mês de antecedência; - Palestras: 15 dias de antecedência; - Seminários: 15 dias de antecedência; - Demais eventos: 10 dias de antecedência; - Cobertura fotográfica: 5 dias de antecedência;

6 Importante: em caso de eventos extraordinários, verificar a disponibilidade da equipe ou prioridade enquanto Grupo Unis. Telefones: ou imediata, que afetem o Grupo Educacional Unis, as Gestões e Unidades. Marketing O marketing é uma comunicação efetuada através de com caráter de divulgação jornalística ou publicitária. Para realizar tal ação, a Assessoria de Comunicação pede: s marketing somente com conteúdo (sem peça gráfica): - Enviar solicitação com até 48h de antecedência para o comunicacao@unis.edu.br informando qual é a mensagem a ser disparada?; qual é o público? (Universitários, Tecnico-Administrativo, Docentes, Imprensa, etc); - de resposta (o a ser utilizado caso o receptor queira esclarecer alguma dúvida); - Hiperlink (link do site onde o receptor será redirecionado para mais informações, caso haja necessidade. Ex: divulgação cursos Pós. Hiperlink: site pós-graduação); Para que a Comunicação elabore o conteúdo a ser disparado é necessário que o solicitante responda às seguintes perguntas (referentes ao LEAD jornalístico): - O que? (o que está acontecendo?); - Quem? (quem está envolvido?); - Quando? (quando ocorrerá?); - Onde? (onde está sendo realizado?); - Como? (descrição do que será feito); - Por que? (o que motivou?);

7 Caso o solicitante já tenha um texto pronto, basta encaminhar o mesmo para o comunicacao@unis.edu.br. marketing com criação de peça: - Enviar solicitação com até 5 dias de antecedência para o comunicacao@unis.edu.br com informações gerais sobre o conteúdo a ser disparado para criação da arte, sendo repassados qual é a mensagem?; qual é o público? (Universitários, Técnico-Administrativo, Docentes, Imprensa, etc); de resposta (o a ser utilizado caso o receptor queira esclarecer alguma dúvida); - Hiperlink (link do site onde o receptor será redirecionado para mais informações, caso haja necessidade. Ex: divulgação cursos Pós. Hiperlink: site pós-graduação); - de resposta. Importante: três dias após o disparo de marketing, a Assessoria de Comunicação repassa ao solicitante o relatório com informação de quantas pessoas leram a mensagem, cliques no link, entre outros detalhes da mídia. imediata, que afetem o Grupo Unis, as Gestões e Unidades. Criação A Criação da Assessoria de Comunicação do Grupo Unis desenvolve peças gráficas e digitais. Para tal, é necessário que a solicitação seja encaminhada com 7 dias úteis de antecedência para o comunicacao@unis.edu.br que entrará em contato com o solicitante para que seja preenchido um pequeno formulário onde constarão informações importantes para que a arte seja desenvolvida.

8 Importante: No caso de criação de logos, serão feitas duas versões e atendidas duas modificações na versão escolhida. A Comunicação fica encarregada de solicitar o orçamento das peças indicando o centro de custo de onde será retirada a verba para a Produção. O solicitante fica responsável por aprovar orçamento e dar continuidade ao procedimento de compras. Neste caso, o prazo de 7 dias estende-se apenas a criação da peça. Há que se atentar aos procedimentos do Setor de Compras e os prazos demandados para cada tipo de solicitação, que podem chegar a 20 dias. imediata, que afetem o Grupo Unis, as Gestões e Unidades. Entrevistas para Imprensa Quando acionados para dar entrevistas diretamente pelo veículo de comunicação, o colaborador deve pedir ao jornalista que entre em contato com a Assessoria de Comunicação para que possamos intermediar. O objetivo é que possamos divulgar cada vez mais a marca Unis, além de comunicar aos demais colaboradores para que possam prestigiar a reportagem/matéria. imediata, que afetem o Grupo Unis, as Gestões e Unidades.

9