OBJETIVO 2 APLICAÇÃO 3 ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 4 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 5 TERMINOLOGIA 6 DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE CONTROLE DE REGISTROS

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1 Aprovado ' Elaborado por Daniel Trindade/BRA/VERITAS em 05/02/2013 Verificado por Cintia Kikuchi em 05/02/2013 Aprovado por Americo Venturini/BRA/VERITAS em 14/02/2013 ÁREA QHSE Tipo Procedimento Regional Número 13 Título CONTROLE DE REGISTROS Aprovação comunicada para Daniel Trindade/BRA/VERITAS; Cintia Kikuchi/BRA/VERITAS Selecione o verificador do Documento: Cintia Kikuchi/BRA/VERITAS Daniel Trindade05/02/2013 ÍNDICE: OBJETIVO 2 APLICAÇÃO 3 ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 4 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 5 TERMINOLOGIA 6 DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE CONTROLE DE REGISTROS 6.1 CONDIÇÕES GERAIS 6.2 DIRETRIZES PARA PREENCHIMENTO DA TABELA DE TEMPORALIDADE 1

2 7 REVISÃO 8 ANEXOS ANEXO 1 FORMATO DA TABELA DE TEMPORALIDADE 2

3 TEXTO DO PROCEDIMENTO: 1 OBJETIVO Estabelecer responsabilidades para identificação, armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e descarte dos registros do Sistema de Gestão de Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Saúde Ocupacional do BUREAU VERITAS BRASIL.. 2 APLICAÇÃO Este procedimento se aplica ao processo de gestão e controle registros do BUREAU VERITAS BRASIL. 3 ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 3.1 Cabe a Gerência de QHSE manter este documento atualizado. 3.2 Cabe a Diretoria de QHSE a aprovação deste procedimento. 3.3 Cabe às áreas do BUREAU VERITAS BRASIL a implementação deste procedimento, mantendo sob sua responsabilidade os registros atualizados pertinentes às suas atividades, bem como a alimentação da Tabela de Temporalidade na base de dados Lotus Notes. 3.4 Cabe às áreas do BUREAU VERITAS BRASIL a definição do formato dos registros inseridos na base de dados Lotus Notes Lista de Formulários, a menos dos que possuam interface de estruturação do sistema de gestão de QHSE. 3.5 Cabe aos gestores / responsáveis das áreas do BUREAU VERITAS BRASIL a atualização, revisão, verificação e aprovação dos documentos, formulários e registros sob sua responsabilidade. 4 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 3

4 O presente procedimento foi baseado nos seguintes documentos: a. Norma ABNT NBR ISO 9001:2008 Sistemas de gestão da qualidade Requisitos; b. Norma ABNT NBR ISO 14001:2004 Sistemas da gestão ambiental Requisitos com orientações para uso; c. OHSAS 18001:2007 Occupational health and safety management systems Requirements; d. PR 81 Estrutura da Documentação; 5 TERMINOLOGIA BUREAU VERITAS BRASIL Todos os escritórios e atividades do BUREAU VERITAS e TECNITAS no Brasil. DIRETORIA DE QHSE Diretoria do BUREAU VERITAS BRASIL de Qualidade, Segurança, Saúde & Meio Ambiente. GERÊNCIA DE QHSE Gerência do BUREAU VERITAS BRASIL de Qualidade, Segurança, Saúde & Meio Ambiente. LOTUS NOTES Sistema Lotus Notes é um sistema cliente-servidor de trabalho colaborativo e , concebido pela Lotus Software, do grupo IBM Software Group. PROTEÇÃO Sistemática para a proteção de documentos / registros contra eventuais alterações que os mesmos possam sofrer por parte de terceiros. RECUPERAÇÃO Sistemática para a recuperação de documentos / registros em formato eletrônico (6.2.1 d) realizada periodicamente pelo setor de TI (Tecnologia da Informação) do BUREAU VERITAS BRASIL, no Sistema Lotus Notes, através de BACK UP / Cópia de Segurança. Esta sistemática abrange também documentos em formato físico através de cópias de segurança e armazenamento. REGISTROS Todo o documento que serve de evidência do Sistema de Gestão da Qualidade, Saúde e Segurança e Meio Ambiente. (Ata de reunião, lista mestra de documentos, lista de controle de documentos, lista de controle de registros, planilhas, certificados de calibração de equipamentos, certificados, etc.). TABELA DE TEMPORALIDADE Local que define o responsável, o nome, o armazenamento, a recuperação, a proteção, o tempo de retenção e a forma de descarte dos registros do Sistema de Gestão da Qualidade, Meio Ambiente, Segurança e 4

5 Saúde Ocupacional do BUREAU VERITAS BRASIL. 6 DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE CONTROLE DE REGISTROS 6.1 CONDIÇÕES GERAIS O controle e disponibilização dos procedimentos e registros é efetuada através do sistema Lotus Notes e contemplada de forma operacional pela rede computacional interna do Grupo BUREAU VERITAS BRASIL Os modelos dos registros necessários para demonstrar conformidade com o Sistema de Gestão e dos resultados obtidos das atividades do BUREAU VERITAS BRASIL, estão disponibilizados no Sistema Lotus Notes na base de dados Lista de Formulários A estrutura da numeração do registro é composta pela sigla da área e pelo cronológico, formando um código alfanumérico (AAAA XY), seguido pelo título do documento. Em alguns casos podem ser utilizadas letras seqüenciais para diferenciar variações de registros que atendem ao mesmo tema de modo geral Cada área do BUREAU VERITAS BRASIL é responsável pela identificação, armazenamento, proteção, recuperação tempo de retenção e descarte de seus registros Ao preencher a tabela de Temporalidade na base de dados Lotus Notes, cada área do BUREAU VERITAS BRASIL define quais são os seus registros e sua forma de tratamento (Anexo 1) Os registros devem ser mantidos de forma a evitar danos, deterioração ou perda Os registros devem ser datados e assinados em espaço apropriado (quando este for em papel) ou ter a responsabilidade pela assinatura identificada (quando este for em meio eletrônico), conforme item letra h abaixo. Em caso de erro ao preencher um registro em papel, corrigir passando um traço horizontal na palavra errada, escrever o correto ao lado, datar e assinar. 6.2 DIRETRIZES PARA PREENCHIMENTO DA TABELA DE TEMPORALIDADE O preenchimento da Tabela de Temporalidade deve contemplar os seguintes itens definidos abaixo: 5

6 a. Área: Deve ser preenchido com área do BUREAU VERITAS BRASIL responsável pela guarda do registro. b. Nome do registro: Deve ser preenchido com nome do registro a que se refere. c. Armazenamento: Deve ser preenchido com o nome da pasta, prateleira, armário onde o registro é arquivado. Os locais de arquivamento dos registros dentro das áreas podem ser identificados conforme apropriado. Caso o registro seja em meio eletrônico, neste campo é indicado o nome do aplicativo, nome do arquivo eletrônico ou o caminho do diretório. d. Recuperação: Deve ser preenchido com a forma de indexação dos registros, segundo a classificação e a codificação determinadas, e por intermédio das quais os registros podem ser prontamente recuperados após o arquivamento, podendo, de acordo com o estabelecido ser alfabética, cronológica, numérica, etc. Em caso de registros no formato eletrônico, sua recuperação se dá através do caminho / diretório do local de armazenamento. Nota: Como GARANTIA de recuperação de registros, cópias de segurança podem ser realizadas no formato físico e no formato eletrônico, através de BACK UP dos diretórios realizados periodicamente pelo TI (Tecnologia da Informação). e. Proteção: Deve ser preenchida a descrição da sistemática de proteção dos documentos / registros contra eventuais alterações que os mesmos possam sofrer por parte de terceiros. A proteção de registros eletrônicos é garantida também através das práticas de cópias de segurança (BACK UP ) e autorizações de acesso ao sistema. f. Tempo de retenção: Deve ser preenchido com o tempo mínimo de permanência do registro no arquivamento. g. Descarte: Deve ser preenchido com o destino do registro após o tempo de retenção, podendo ser picotado, deletado ou descartado, ou encaminhado a um arquivo inativo ou arquivo morto por um período de tempo definido, conforme exigências legais ou conforme sua necessidade. h. Preparado por: Preenchido automaticamente pelo sistema com o nome da pessoa que inseriu os dados. i. Data: Preenchida automaticamente pelo sistema No caso de revisões e ou atualizações da Tabela de Temporalidade o gestor / responsável pela área de origem do documento deve efetuar dois cliques sobre o registro na base Lotus Notes, efetuar as alterações necessárias e / ou cabíveis, salvar o registro e fechar o mesmo. 7 REVISÃO Revisão 00 em 09/09/2005 Adequação da Sistemática. 6

7 Revisão 01 em 08/12/2006 Alteração para adequação ao Sistema de Gestão Integrado. Revisão 02 em 08/ Alteração no modelo da Tabela de Temporalidade. Inclusão do item 6.2 e Anexo 1, adequação ao PR 81 Estrutura da Documentação. Revisão 03 em 11/02/2008 Alteração do item 3.2 quanto à responsabilidade pela aprovação deste documento. Revisão 04 em 19/08/2009 Atualização do item 4 e alterações nos itens 6.1 e 6.2. Revisão 05 em 26/07/2010 Inclusão do item 7 e anexo 2. Revisão 06 em 16/03/2011 Exclusão do Item 7 e anexo 2, e inserção do item e Revisão 07 em 31/07/2012 Item 3.2 alterada a aprovação deste documento de Diretoria de RH para Diretoria de QHSE; Inserido item 3.5 (responsabilidade); Item 5 inserida a Terminologia Diretoria de QHSE e BACK UP; Revisado item os registros devem ser datado e assinados em espaço apropriado; Item (e) Definido cópia de segurança como BACK UP; Item 6.2, revisado "Diretrizes para preenchimento da Tabela de Temporalidade" quanto sua complexidade; Item Alterada a responsabilidade de revisão / atualização da Tabela de Temporalidade de COLABORADOR para GESTOR / RESPONSÁVEL pela área. Revisão 08 em 09/08/2012 Para atendimento da não-conformidade Nr.5 da Auditoria da Petrobrás, Nº do(s) contrato(s): , TERMO DE COMPROMISSO E&P-CPM/CMP/SPO, revisão do iten 5 Terminologia (Definição de RECUPERAÇÃO / PROTEÇÂO) e item 6.2 Diretrizes para preenchimento da Tabela de Temporalidade, criação de Nota entre os itens (d) e (e) revisão das definições de Recuperação / Proteção. Revisão 09 em 05/02/2013 Ítem foi cancelado pois tratava de controle de registros da ANASOL empresa que não pertence mais ao Grupo Bureau Veritas Brasil; 8 ANEXOS ANEXO 1 FORMATO DA TABELA DE TEMPORALIDADE 7

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