SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE PO Procedimento Operacional

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1 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO / OBJETIVO Estabelecer diretrizes para elaboração e controle dos documentos e registros do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA DS. 01 Planejamento do SGQ 3. RESPONSABILIDADES Presidência ou Superintendência Analisar e decidir sobre a aprovação dos documentos do SGQ; Representante da Direção Definir o responsável pela elaboração ou revisão dos documentos do SGQ; Analisar e decidir sobre a aprovação dos documentos do SGQ; Analisar e encaminhar documentos do SGQ para aprovação; Manter arquivo da documentação do SGQ; Atribuir número e código para cada documento do SGQ; Controlar a distribuição dos documentos do SGQ; Comitê da Qualidade Analisar e encaminhar documentos do SGQ para aprovação; Controlar os documentos de origem externa Responsável pela elaboração ou revisão da documentação do SGQ Elaborar ou revisar os documentos do SGQ coerentes com a realidade do Crea-GO, utilizando os modelos padronizados de cada tipo de documento do Sistema de Gestão da Qualidade; Definir os registros do SGQ; Definir os parâmetros de controle para cada registro do SGQ Usuários da documentação Manter adequadamente a documentação do SGQ; Elaborado/revisado por: 16/09/2015 Rosana Melo de Lucas Brandão Aprovado para uso: 16/09/2015 Rosana Melo de Lucas Brandão

2 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO / 11 Controlar os registros do SGQ. 4. PROCEDIMENTOS Definição de responsável (eis) pela elaboração da documentação do SGQ As necessidades de elaboração/revisão de documentos do SGQ são detectadas por qualquer colaborador, pelo Representante da Direção, pelo Comitê da Qualidade, através de mudanças no processo, de observações, da análise dos requisitos do sistema, relatórios de auditorias, registros de não-conformidades ou outros meios que gerem ações corretivas ou preventivas. A partir das necessidades levantadas, o Representante da Direção designa o(s) responsável (eis) pela elaboração/revisão da documentação do SGQ em questão Elaboração de documentos e definição de registros do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) Os responsáveis pela elaboração dos documentos do SGQ, designados pelo Representante da Direção, utilizam um dos seguintes tipos de documentos padronizados no Crea-GO: MQ Manual da Qualidade; DS Documento de Suporte; ; IT Instrução de Trabalho; RG Registro da Qualidade. Durante a elaboração ou revisão dos documentos do SGQ (MQ, DS, PO, IT), o responsável pela elaboração define, de acordo com a necessidade, a criação ou adaptação de registros (RG) do SGQ. Os parâmetros para controle de cada registro (identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e disposição) são definidos através de uma tabela que contém os seguintes campos: Identificação: identificação / código do registro (quando houver); Armazenamento: discrimina-se o local onde o registro é armazenado; Proteção: discriminam-se as condições para manter a integridade e as funções que têm acesso ao registro (em armário, pasta AZ, pasta suspensa, arquivo eletrônico, caixa arquivo, etc., acesso livre, acesso restrito, etc.).

3 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO / 11 Recuperação: discrimina-se como o registro é organizado para permitir uma rápida recuperação (por data, ordem alfabética, ordem numérica, título, eletrônico, etc.). Retenção: discrimina-se por quanto tempo o registro é guardado; Disposição: discrimina o que fazer com o registro após o término do período de retenção (incineração, lixo, arquivo morto, etc) Aprovação e uso de documentos O responsável pela elaboração de cada documento do SGQ assina o campo correspondente e envia ao Representante da Direção ou ao Comitê da Qualidade, que o analisa e encaminha ao responsável pela aprovação. Os documentos da qualidade somente podem ser utilizados após a sua aprovação, seja na primeira versão ou nas revisões subsequentes, que será comprovada da seguinte forma: Assinatura da Presidência no Manual da Qualidade (MQ); Assinatura da Presidência, Superintendência ou do Representante da Direção na primeira página dos Documentos de Suporte (DS); Assinatura do Responsável pelo processo (principal) na primeira página dos Procedimentos Operacionais (PO); Assinatura do Gestor da Área e do Responsável pelo processo na primeira página das Instruções de Trabalho (IT); Visto do Representante da Direção e data de aprovação nos registros da qualidade (RG), exceto para os formulários/registros utilizados pelo Crea-GO sem a identificação RG ; neste caso, deverão os documentos ser aprovados pelo Comitê da Qualidade, com registro no RG. 001 Ata de Reunião. A vigência do documento inicia-se a partir da data de aprovação do mesmo Identificação dos documentos da qualidade O Manual do Sistema de Gestão da Qualidade é único, sendo identificado pelo código MQ sem qualquer numeração que o acompanhe. Os procedimentos operacionais, documentos de suporte, instruções de trabalho e registros da qualidade são identificados da seguinte forma:

4 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO / 11 Procedimento Operacional Documento de Suporte Instrução de Trabalho Registro da Qualidade Identificação PO. DS. IT. RG. / Legenda Número seqüencial Número da versão A sistemática de identificação de registros da qualidade não se aplica para os seguintes formulários/registros utilizados pelo Crea-GO: Faturas/Recibos ou documentos oficiais de uso interno (contratos, memorandos, despachos, termo de juntada, parecer, relatórios da controladoria, etc.); Formulários gerados por programas operacionais; Formulários gerados com metodologias estabelecidas por parceiros; Documentos oficiais repassados aos clientes (relatórios técnicos, ofícios, etc.) Distribuição e controle de documentos A distribuição e o controle dos documentos do SGQ são realizados pelo Representante da Direção, utilizando a planilha eletrônica RG Controle de Documentos. A situação da revisão dos documentos está identificada nessa planilha. Para a distribuição dos documentos da qualidade (MQ, DS, PO, IT), são disponibilizados no portal do Crea-GO, nos links SGQ e Versão controlada. Os documentos deverão conter a marca d`água com a seguinte informações: Proibida a impressão e cópia, sendo que o acesso aos documentos será por meio de identificação do usuário com senha. Vale ressaltar que os registros não são inseridos na versão controlada. Além disso, todos documentos do SGQ estão disponibilizados eletronicamente, com acesso para os colaboradores via portal do Crea-GO, no link SGQ, em formato PDF, com a frase Cópia não controlada em marca d água, em todas as páginas, com exceção dos registros da qualidade (formulários), que são disponibilizados no mesmo formato do editor que foram gerados. A atualização dos documentos do SGQ, no portal do Crea-GO, é de responsabilidade do Representante da Direção, devendo ser verificado por este, a formatação final do documento, antes da disponibilização para consulta.

5 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO / Revisões Em caso de revisão da documentação do SGQ, a nova versão é editada e distribuída aos seus usuários. As cópias que foram distribuídas, anteriormente, são destruídas para evitar o seu uso. A cada nova versão, o documento (MQ, DS, PO, IT) recebe uma nova numeração no campo versão e, no caso de RG, estes têm sua identificação alterada (ex: RG. 001/01 RG. 001/02). A natureza das alterações nas revisões dos documentos (MQ, DS, PO, IT) do SGQ é indicada nos mesmos através do indicador no início do parágrafo que foi alterado. Quando a alteração ocorrer no sentido de excluir um parágrafo ou item inteiro, deve-se apontar com o indicador e, em seu lugar, escrever somente a frase Item excluído para alertar os usuários dos documentos. Tais práticas facilitam a identificação pelos usuários dos pontos que sofreram revisão. No caso dos registros da qualidade (RG) não há necessidade de indicar o conteúdo das alterações. Sempre que necessário, o Comitê da Qualidade em conjunto com os responsáveis pela elaboração e aprovação dos documentos do SGQ, deverão analisar criticamente e atualizar, quando necessário, e reaprovar os documentos Arquivo O Representante da Direção mantém um arquivo físico com as cópias mestras da documentação do SGQ do Crea-GO. Este mesmo arquivo também é mantido em meio eletrônico no computador do Comitê da Qualidade em diretório específico e com uma cópia de segurança (back-up). No caso de documentos obsoletos, todas as cópias devem ser destruídas, ficando armazenada somente em meio eletrônico na pasta DOCUMENTOS OBSOLETOS do sistema de gestão da qualidade com acesso restrito ao Representante da Direção. Observação: No caso de registros (RG), a última versão ficará armazenada em pasta física com a frase DOCUMENTO OBSOLETO.

6 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO / Controle de documentos de origem externa São considerados documentos de origem externa: leis, decretos, resoluções, decisões normativas, instruções normativas e decisões de plenária do Confea. O controle dos documentos de origem externa é realizado pelo Comitê da Qualidade, através do preenchimento do RG. 004 Controle de Documentos de Origem Externa. 5. REGISTROS E ANEXOS Modelo de MQ Manual da Qualidade (anexo A); Modelo de (anexo B); Modelo de IT Instrução de Trabalho (anexo C); Modelo de DS Documento de Suporte (anexo D); RG. 003 Controle de Documentos. RG. 004 Controle de Documentos de Origem Externa 6. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Controle de Documentos RG. 003 Computador da Coordenadoria de Planejamento e Qualidade Eletrônico Acesso para edição do arquivo do RD. C:\Sistema de Gestão da Qualidade\RG - Registros\Registros preenchidos Até a próxima atualização Apagar planilha anterior Controle de Documentos de Origem Externa RG. 004 Computador da Coordenadoria de Planejamento e Qualidade Eletrônico Acesso para edição do arquivo do RD. C:\Sistema de Gestão da Qualidade\RG - Registros\Registros preenchidos Até a próxima atualização Apagar planilha anterior

7 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO / 11 Anexo A Modelo de Manual da Qualidade MANUAL DA QUALIDADE IDENTIFICAÇÃO VERSÃO FOLHA Nº MQ / Cabeçalho em todas as páginas

8 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO / 11 Anexo B Modelo de Procedimento Operacional SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE PO. / 1. OBJETIVO 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Cabeçalho em todas as páginas 3. RESPONSABILIDADES 4. PROCEDIMENTOS 5. REGISTROS E ANEXOS 6. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Rodapé somente na primeira página Elaborado/revisado por: Aprovado para uso:

9 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO / 11 Anexo C Modelo de Instrução de Trabalho SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE IT Instrução de Trabalho IT. / 1. OBJETIVO Cabeçalho em todas as páginas 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 3. PROCEDIMENTO 4. REGISTROS 5. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Rodapé somente na primeira página Elaborado/revisado por: Aprovado para uso:

10 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO / 11 Anexo D Modelo de Documento de Suporte SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE DS Documento de Suporte DS. / Cabeçalho em todas as páginas Rodapé somente na primeira página Elaborado/revisado por: Aprovado para uso:

11 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO / 11 ANEXO E Modelo de Registro SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL CONSELHO REGIONAL DE E AGRONOMIA DE GOIÁS CREA-GO Cabeçalho em todas as páginas Rodapé em todas as páginas RG.xxx/xx