1. OBJETIVO Este documento tem por objetivo, estabelecer um padrão para a emissão dos relatórios anuais com base na NR 7.

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1 1/5 1. OBJETIVO Este documento tem por objetivo, estabelecer um padrão para a emissão dos relatórios anuais com base na NR DEFINIÇÃO E CONCEITO PCMSO Programa de controle médico da saúde ocupacional; NR Norma Regulamentadora; GSE Gestão de Saúde Empresarial. 3. RESPONSABILIDADES / AUTORIDADES Atividades Gerar a lista de relatórios a serem emitidos no mês seguinte e tratar as informações Lançar no relatório gerencial Gerar o relatório analítico Realizar os ajustes no cadastro dos colaboradores Gerar o relatório sintético em pdf Acessar o site GSE e emitir o relatório Realizar a conferência final Disponibilizar o relatório no portal Encaminhar um para a empresa, informando a disponibilidade do relatório no portal Atualizar o relatório gerencial Responsabilidades/ Autoridades Execução/ Analista SO 4. DESCRIÇÃO DAS ETAPAS 4.1 DEFINIR A RELAÇÃO DE EMPRESAS PARA EMISSÃO DOS RELATÓRIOS No inicio de cada mês gerar no SMART o Relatório de PCMSO Vencidos 2, o período de busca, deve ser de dois meses posteriores, contando a partir do mês corrente. Salvar a pesquisa em Excel, abrir a planilha e copiar os dados referentes à empresa e lotação (área). Transferir os dados para a planilha Relatório Gerencial, colando as informações em seus respectivos meses de referência, o arquivo encontra-se no seguinte endereço: < \\Bizantino\documentos\LAB EPIDEMIOLOGIA\GERENCIAMENTO DE RELATORIOS\ANO\GERENCIAMENTO RELATORIOS> Alimentar o Relatório Gerencial com as demais informações e salve as alterações.

2 2/5 4.2 RECEBIMENTO DE SOLICITAÇÕES VIA SERVICE DESK Ao receber o alerta de registro de um chamado, abra o Service Desk, preencha a evolução caso necessário e atualize o status para andamento. Inclua a solicitação na planilha gerencial. 4.3 AJUSTE DO RELATÓRIO Iniciar o processo escolhendo uma empresa da lista na planilha relatório gerencial do mês corrente. Nota: A previsão de exames para o ano seguinte será conforme solicitação da empresa. Abrir o Módulo de Medicina Ocupacional (o ícone encontra-se na área de trabalho), será necessário trabalhar com três módulos abertos. Em um dos módulos acesse o PCMSO, no outro a Tela de Colaboradores e o por último o Relatório Estatístico. Para visualizar o PCMSO, no menu de ferramentas clique em Arquivo Abrir Empresa, será aberto a tela CADASTRO DE EMPRESAS. No campo Nome, descrever o nome da empresa e efetue a busca. Clique no botão LOTAÇÕES, localize a área e acesse-a para visualizar o PCMSO. Para visualizar a Tela de Colaboradores, no menu de ferramentas clique em Arquivo Abrir Colaboradores. Para visualizar o Relatório Estatístico, clicar em arquivo Abrir Relatórios esta s co. Digite o período, Empresa e Lotação. Exemplo: Se um PCMSO de uma determinada empresa e lotação foi elaborado em Jan/2011 e tem sua vigência até Jan/2012, os campos devem ser preenchidos da seguinte forma: De: 01/01/2011, Até 31/12/2011, Empresa: X e Lotação: X. Em TIPO marque a opção Relatório Estatístico Analítico e clique em Visualizar. Em primeira instância, descartar a informação dos Grupo Funcional? e focar no primeiro Grupo Funcional, seqüenciado de um número. Verificar os nomes que estão com as OS s em vermelho, e ajustes os cadastros dos mesmos colando no grupo funcional correto. Acessar a Tela de Colaboradores, chamar o nome observado a partir do primeiro Grupo Funcional seqüenciado de um número e certificar-se, utilizando as teclas direcionais, de que as informações contidas nos campos: Empresa, Lotação e Grupo Funcional coincide com a informação do Relatório Anual NR-7. Caso não haja a necessidade de correção, tecle F5 para salvar as informações atuais. Proceda assim com os demais nomes até o final do relatório. Concluindo esta etapa, voltar para o início do Relatório Anual NR-7 e repetir a operação para os colaboradores que estão contidos no Grupo Funcional?. Sempre que necessário clicar em Fechar e repetir a operação. Isso mostrará a situação atual dos colaboradores que estão contidos no Grupo Funcional?. O Relatório estará concluído quando todos os colaboradores estiverem em seus respectivos grupos, ou seja, quando a interrogação (?) deixar de existir. Caso a empresa tenha enviado a listagem de colaboradores ativos, acessar a Tela de Colaboradores, buscar o nome da empresa e a lotação, teclar F4 para buscar todos os colaboradores que foram inseridos nos grupos funcionais. De posse da planilha de colaboradores ativos, ajustar os nomes

3 3/5 contidos nesta tela, de acordo à planilha enviada pela empresa, manter com o status ativo apenas os colaboradores listados. Proceder com a correção, havendo alguma não conformidade, solicite a correção do setor responsável e após as retificações, emita novamente o relatório. Nota: Após elaboração do Relatório Estático arquivar a lista de colaboradores recebidos por na respectiva pasta da empresa. 4.4 EMISSÃO DO RELATÓRIO SINTÉTICO SISTEMA SMART Marcar a opção Relatório Estatístico Sintético e Exibir Previsão; caso a emissão seja sem previsão não marque a opção e clique em Visualizar. Conferir todos os dados, como Empresa, Lotação, Período, Ordem dos Grupos Funcionais e assinatura eletrônica de um dos coordenadores do PCMSO. Se tudo estiver Ok, clicar em Imprimir e salvar o documento em pdf na rede < \\ Bizantino \documentos\ LAB EPIDEMIOLOGIA \EMPRESAS\< Nome da empresa >\RELATÓRIOS\ESTATISTICO\ANO\LOTACAO>, com a extensão: RELATORIO ANUAL (ANO) nome LOTAÇÃO. Acessar < \\ Bizantino \documentos\ LAB EPIDEMIOLOGIA\FORMULARIOS\MODELO RELATORIO ESTATISTICO CARTA> e alterar a data, nome da empresa, lotação e o período do relatório. Imprimir em pdf na mesma pasta onde foi salvo o Relatório Anual NR-7 com a mesma extensão do relatório, incluindo no final a palavra CARTA. Para as solicitações via Service Desk, os relatórios finalizados deverão ser anexados ao chamado e o mesmo finalizado. Para os demais, os relatórios deverão ser anexados no Portal SH através da conexão, módulo Medicina Ocupacional. Acionar a tecla F4, para abrir a tela CADASTRO DE EMPRESAS. No campo Nome, descrever o nome da empresa e acionar F4 para efetuar a busca, caso necessário utilizar as teclas direcionais ; Clicar em Arquivos, anexar; buscar na rede < \\Bizantino \documentos\ LAB EPIDEMIOLOGIA \EMPRESAS\*\RELATÓRIOS\ESTATISTICO\ANO\LOTACAO>. Clicar sobre o Relatório Anual NR-7, Abrir, destaque. Clicar em Anexar e repetir a operação com a carta. Fechar o arquivo. Informar via ao cliente sobre a disponibilidade de visualização/impressão pelo Portal SH. Guardar o enviado, no programa gerenciador, alocando a mensagem na respectiva pasta da empresa. 4.5 EMISSÃO DO RELATÓRIO ESTATÍSTICO PELO SISTEMA GSE Acessar o site GSE no seguinte endereço Clicar no link RELATÓRIOS e depois em RELATÓRIOS ESTATÍSTICOS. Escolha a empresa, o negócio, área e preencha o período e clique no botão PRÓXIMO. Em outra janela, será disponibilizado o relatório. Salve o mesmo em pdf, na pasta da empresa na rede.

4 4/5 Proceder com a correção, havendo alguma não conformidade, solicite a correção do setor responsável e após as retificações, emita novamente o relatório. Encaminhar o relatório em pdf por para a Supervisora para que este seja enviado ao cliente final. Atualizar a planilha GERENCIAMENTO DE RELATÓRIOS, contida na rede Relatório Gerencial. < \\Bizantino\documentos\LAB EPIDEMIOLOGIA\GERENCIAMENTO DE RELATORIOS\ANO\GERENCIAMENTO RELATORIOS>. Observações: Consultar o PCMSO sempre que necessário; Elaborar o Relatório Anual NR-7 das empresas com Status Ativo. No referido PCMSO clicar em um dos médicos coordenadores e salvar (F5) para que o relatório seja emitido com a assinatura eletrônica. No caso de PCMSO externo, o Relatório será emitido sem assinatura eletrônica; Para empresas que possuam PCMSO externo e solicitam o Relatório Anual NR-7, só emitir mediante autorização do Setor Comercial. Para as empresas que possuem PCMSO emitidos pela Santa Helena mas exames realizados em outro prestador, não emitimos o Relatório Estatístico Anual. 5. REGISTROS Identificação Planilha de colaboradores ativos Relatório anual NR-7 PCMSO Chamado Armazenamento/ Recuperação Service Desk Proteção Tipo Tempo de Retenção Descarte Dois anos 20 anos 1 ano + ano em curso 20 anos Tempo indeterminado 6. DOCUMENTOS EXTERNOS NR-7 Norma regulamentadora. 7. ANEXOS FL-SO-OP-007 EMISSÃO DE RELATÓRIO ESTATÍSTICO.

5 5/5 8. HISTÓRICO DE REVISÕES Pg. Natureza da Revisão Data da Revisão Versão Responsáveis - Adaptação do procedimento ao novo modelo 02/04/ Atualização do item Responsabilidade/Autoridades 14/08/ Ana Reis 02 Inclusão da descrição de solicitações via Service Desk 14/08/ Ana Reis 03 Atualização do parágrafo 02, incluindo a informação referente ao Service Desk 14/08/ Ana Reis 04 Atualização da lista de registros 14/08/ Ana Reis Atualização do link, Atualização do item Responsabilidade/Autoridades, Atualização da OS em Vermelho Inclusão do item Emissão do Relatório Estatístico pelo site GSE 30/03/ Elione Souza Ana Paula Reis