OBJETIVO 2 APLICAÇÃO 3 ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 4 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 5 TERMINOLOGIA 6 DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE GESTÃO DE MUDANÇAS

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1 Impresso em 26/08/ :31:18 (Sem título Aprovado ' Elaborado por Daniel Trindade/BRA/VERITAS em 01/11/2013 Verificado por Cintia Kikuchi em 04/11/2013 Aprovado por Americo Venturini/BRA/VERITAS em 26/11/2013 ÁREA QHSE Tipo Procedimento Regional Número 85 Título GESTÃO DE MUDANÇA Aprovação comunicada para Daniel Trindade/BRA/VERITAS; Cintia Kikuchi/BRA/VERITAS Selecione o verificador do Documento: Cintia Kikuchi/BRA/VERITAS Daniel Trindade01/11/2013 ÍNDICE: OBJETIVO 2 APLICAÇÃO 3 ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 4 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 5 TERMINOLOGIA 6 DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE GESTÃO DE MUDANÇAS 6.1 Identificação da mudança 6.2 Análise e tratamento da mudança 6.3 Treinamento 6.4 Diretrizes Gerais 1

2 6.5 Implementação da Sistemática 7 REVISÃO 8 ANEXOS ANEXO 1 Formulário de Análise de Mudança (FAM) _ QHSE 34 ANEXO 2 Guia de Identificação de Mudanças (GIM) _ QHSE 35 2

3 TEXTO DO PROCEDIMENTO: 1 OBJETIVO Estabelecer autoridade, responsabilidades e metodologia para assegurar que perigos associados a mudança sejam identificados e controlados nas atividades e instalações do BUREAU VERITAS BRASIL. 2 APLICAÇÃO O gerenciamento de mudanças deve ser aplicado em todas as gerências do BUREAU VERITAS BRASIL. 3 ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 3.1 Cabe a Gerência de QHSE a elaboração e manutenção deste documento. 3.2 Cabe Diretoria de QHSE a aprovação deste documento. 3.3 Cabe ao Gerente Regional ou Gerente do Contrato: Definir as pessoas de sua gerência a serem treinadas neste PR - Procedimento Regional; Garantir o cumprimento deste Procedimento Regional; Aprovar mudanças que estiverem sob a responsabilidade. 4 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA O presente procedimento foi baseado nos seguintes documentos: a. Norma ABNT NBR ISO 9001:2008 Sistemas de gestão da qualidade Requisitos; b. Norma ABNT NBR ISO 14001: Sistemas da gestão ambiental Requisitos com orientações para uso; c. OHSAS 18001: Occupational health and safety management systems Requirements; 3

4 5 TERMINOLOGIA APROVADOR Gerência ou Diretoria com autoridade para validar o conteúdo de documentos. BUREAU VERITAS BRASIL Todos os escritórios e atividades do BUREAU VERITAS e TECNITAS no Brasil. DIRETORIA DE QHSE Diretoria do BUREAU VERITAS BRASIL de Qualidade, Saúde, Segurança & Meio Ambiente. GERÊNCIA DE QHSE Gerência do BUREAU VERITAS BRASIL de Qualidade, Saúde, Segurança & Meio Ambiente. QHSE Qualidade, Saúde, Segurança & Meio Ambiente INSTRUÇÕES ADMINISTRATIVAS (IA) Documentos gerados que detalham a seqüência de execução de uma atividade específica de natureza gerencial ou administrativa das divisões do BUREAU VERITAS BRASIL. INSTRUÇÕES DE TRABALHO (IT) Documentos gerados que detalham a metodologia de execução de um cálculo ou verificação de projeto; define ou interpreta critérios técnicos para a verificação de material, produto, equipamento ou sistema; detalha metodologia de execução de uma intervenção. MANUAL DE GESTÃO (MG) Documento que apresenta a política de qualidade, segurança, meio ambiente, saúde e responsabilidade social do BUREAU VERITAS BRASIL para as suas atividades. PROCEDIMENTOS REGIONAIS (PR) Documentos gerados que detalham as regras gerais de organização e operação do BUREAU VERITAS BRASIL. REGISTRO (RG) Documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidências de atividades realizadas. FAM Formulário de Análise de Mudança: Formulário a ser preenchido durante o processo, conforme definido no macroprocesso de gerenciamento de mudanças do BUREAU VERITAS DO BRASIL (Anexo 1 Formulário de Análise de Mudança (FAM) _ QHSE 34 ), descrito neste padrão e que permite avaliar detalhadamente a mudança proposta bem como os riscos envolvidos. 4

5 GIM Guia de Identificação de Mudanças: Formulário a ser preenchido durante o processo, conforme definido no macroprocesso de gerenciamento de mudanças do BUREAU VERITAS DO BRASIL (Anexo 2 Guia de Identificação de Mudanças (GIM) _ QHSE 35), descrito neste padrão e que permite definir, em última instância, se um determinado serviço deve ou não ser enquadrado como mudança. Mudança Qualquer alteração permanente ou temporária em relação a uma situação existente em uma instalação, atividade ou operação, durante todo o seu ciclo de vida, que modifique os riscos existentes ou altere sua confiabilidade. As mudanças podem ser classificadas, quanto ao elemento do sistema produtivo onde ocorrem, como: mudança em instalação, mudança em tecnologia ou mudança em pessoa. Mudança de Lay out Caracteriza-se por alterações na disposição dos equipamentos na instalação ou por alterações físicas na instalação que tenham como conseqüência mudanças na classificação elétrica de áreas, cenários de risco, estratégias de fuga e resgate etc. Mudança em instalação Mudança ou inclusão de itens nas instalações, edificações, sistemas, equipamentos e componentes, durante todo o seu ciclo de vida, sem a modificação da tecnologia. Pode ser do tipo mudança de equipamento ou mudança de lay out. Mudança em pessoas Mudança advinda de admissão, transferência, substituição temporária ou permanente, redução ou aumento de contingente, promoção com mudança de função ou retorno às atividades após afastamento, que possa caracterizar alteração no risco, ou no modo de operação, ou na forma de intervenção no processo, inclusive em emergências. Mudança em software Caracteriza-se pela substituição de programas, softwares e elementos que compõem um sistema lógico de instrumentação ou comando computacional e que determinem alterações na lógica de funcionamento (sentido de fluxo, alimentação de dados, operação de máquinas, linguagem de programação ou acessórios) ou na matriz causa-efeito da instalação. Mudança sutil Qualquer pequena ou simples mudança, de instalações ou tecnologia, que se possa fazer com pouco recurso, normalmente sem projeto e que aparentemente não impacta os processos, mas que na realidade pode adicionar riscos ao sistema. 6 DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE GESTÃO DE MUDANÇAS 5

6 6.1 Identificação da mudança Quando houver alteração no trabalho, deve-se avaliar se ela caracteriza uma mudança. Para isto, deve ser preenchida a Guia de Identificação de Mudanças (GIM), apresentada no Anexo 2 Guia de Identificação de Mudanças (GIM) _ QHSE A Tabela 1 lista alguns tipos de mudanças e ocasiões em que devem ser preenchidas a GIM e define os responsáveis pelo seu preenchimento. O momento do preenchimento da GIM varia de acordo com o tipo de mudança. Caso, ao final do preenchimento da GIM, seja identificada uma ou mais respostas afirmativas, a mudança é caracterizada. Todas as perguntas da GIM devem ser respondidas. TIPOS DE MUDANÇAS QUANDO QUEM Mudança de Lay out Mudança em instalação Nos momentos em que houver Gerente Regional, Gerente de Contratos Mudança em pessoas propostas de alteração de ou o responsável pela atividade onde Mudança em software procedimento, Lay out de ocorrerá a mudança. Mudança sutil pessoal. Outros Tabela 1 - Tipos de mudanças e situações que exigem a gestão de mudanças e a definição dos responsáveis pelo preenchimento da GIM. 6.2 Análise e tratamento da mudança Após a caracterização da mudança, devem ser avaliados os riscos relacionados a QHSE, utilizando-se o FAM (ANEXO 1 Formulário de Análise de Mudança (FAM) _ QHSE 34), que deverá ser preenchido nas seções correspondentes às respostas afirmativas da GIM (Anexo 2 Guia de Identificação de Mudanças (GIM) _ QHSE 35). Nesta etapa, são identificadas as ações mínimas a serem executadas para que as mudanças sejam implementadas de maneira segura (gerenciamento dos riscos da mudança) O preenchimento do FAM pode ser realizado por equipe ou colaborador indicado, pelo Gerente Regional, Gerente de Contrato, responsável pela atividade, ou pela equipe de QHSE conforme a estrutura organizacional envolvida. Os colaboradores indicados deverão estar lotados na equipe da atividade envolvida com a mudança e ter capacitação técnica adequada acerca da atividade. Antes da implementação da mudança, um dos integrantes da equipe responsável pelo 6

7 preenchimento do FAM, deverá verificar se as condições impeditivas foram tratadas (verificando a implementação das ações indicadas no FAM). Nota: O FAM ou GIM de outras áreas operacionais preenchido pela equipe do QHSE deverá ser feito mediante aprovação da supervisão da área e e com todas as informações necessárias, que devem ser disponibilizadas pela área ao QHSE Os processos de análise de mudança devem ter a participação ativa de representantes de todas as partes impactadas pela mudança proposta (ver Nota acima). 6.3 Diretrizes Gerais O processo de gestão de mudanças inclui no mínimo as seguintes etapas: Diagrama 1: Etapas do processo de gestão de mudanças. Nota: A Gestão de Mudanças é feita no próprio processo da GIM para identificação se é ou não uma mudança Efetuar análise de abrangência da mudança de modo a atender todo o sistema onde a mesma será implementada, verificando os impactos neste sistema e naqueles com os quais interage, nas condições de operação, na partida, parada e nas situações de emergência Avaliar os riscos e os impactos causados pela mudança nas condições de QHSE, custos, prazos e eficiência operacional das instalações, verificando sua conformidade com os requisitos legais. Caso haja alteração nos Aspectos e Impactos / Perigos e 7

8 Riscos, as planilhas, PLANILHA DE ASPECTOS E IMPACTOS & PERIGOS E RISCOS, (QHSE 02 Identificação de Aspectos e Avaliação de Impactos Ambientais / QHSE 14 Levantamento de Perigos Avaliação de Riscos e Determinação de Contrles) devem ser atualizadas e as alterações divulgadas para os colaboradores do BUREAU VERITAS BRASIL envolvidos, através dos meios de comunicação disponíveis. 6.4 Implementação da Sistemática O processo de gestão de mudanças deve considerar alterações de pessoas, tecnologias e instalações e que estas podem ser permanentes ou temporárias O processo de gestão de mudanças deve incluir as seguintes etapas: Etapas Informações Registros Identificar Avaliar/ Planejar Autorizar Descrever a localização, finalidade e justificativa para a mudança, com duração caso esta seja temporária; Definir equipe para análise da mudança, considerando a participação do pessoal envolvido e capacitado, bem como a participação de especialistas quando requerido; Identificar perigos e aspectos causados pela mudança; Analisar os seus riscos e impactos e propor recomendações para seu controle e mitigação; Observar requisitos legais aplicáveis; Analisar tecnicamente a mudança com base nas legislações aplicáveis, nas avaliações de riscos e impactos, respectivas recomendações; Comunicação; Revisão de procedimentos, planos de emergências e demais documentos vinculados; Aprovar gerencialmente a mudança e as recomendações da analise da mudança. Executar as recomendações para a mitigação dos riscos e impactos decorrentes da mudança; Disponibilizar os procedimentos e planos de emergências; Relação da equipe da análise da mudança; Estudo de risco efetuado; Recomendações; Relação de requisitos legais aplicáveis; Relação de análise da mudança. Documentos aprovados. Lista de verificação do cumprimento das recomendações impeditivas; Lista de verificação, inspeções de campo e resultados de 8

9 Implementar Concluir Comunicar riscos, impactos e recomendações da mudança. Observar especialmente a comunicação nas trocas de turno e turma, quando aplicável; Verificar se as recomendações impeditivas, quando aplicável, foram realizadas antes da retomada da operação; Executar a mudança; Analisar os resultados das mudanças, comparando com o previsto; Verificar se todas as recomendações foram realizadas; Documentar a mudança. Tabela 2 - Etapas do processo de Gestão de Mudanças. testes antes da operação quando aplicáveis. Procedimentos e planos de emergências revisados a partir da mudança; Evidência de treinamento e comunicação; Lista de pendências. Registro da mudança, com atualização da documentação Toda mudança tem potencial para invalidar avaliações de riscos anteriores, pois podem alterar qualitativa e / ou quantitativamente os perigos e riscos, aspectos e impactos avaliados previamente. Portanto, devem ser submetidas a uma nova avaliação de perigos e riscos e aspectos e impactos conforme estabelecido nos Procedimentos Regionais - QHSE PR 75 Identificação de Perigos, Avaliação de Riscos e Determinação de Controles e o QHSE PR 70 Identificação de Aspectos e Avaliação de Impactos Ambientais Deve ser aplicado o processo de gestão de mudança sempre que houver mudança significativa do quantitativo ou do nível de conhecimento e experiência da equipe nas atividades criticas As responsabilidades e autoridades competentes para cada etapa do processo devem estar claramente estabelecidas nos procedimentos específicos das áreas e unidades. 7 REVISÃO Revisão 00 em 05/07/2012 Emissão original. Revisão 00 em 30/08/2012 Emissão Original de 05/07/2012. Este PR foi elaborado em Macaé, por Flavia Carvalhal e Daniel 9

10 Trindade na condição Elaboração Flávia Carvalhal / Verificação Daniel Trindade. O Sistema Notes não permitiu que Daniel Trindade na condição de Verificador enviasse o documento para aprovação sendo o mesmo re-editado nas condições atuais para sua aprovação. Revisão 01 em 01/11/2013 Adequação do procedimento. 8 ANEXOS ANEXO 1 Formulário de Análise de Mudança (FAM) _ QHSE 34 Anexo 1 - QHSE 34 FAM Formulario de Analise de Mudanca-doc.zip ANEXO 2 Guia de Identificação de Mudanças (GIM) _ QHSE 35 Anexo 2- QHSE 35 GIM Guia para Identificacao de Mudanca-doc.zip 10