ÁREA. Número 44 Título. Aprovação comunicada para Sidney Santos/BRA/VERITAS; Leonardo Camargo/BRA/VERITAS; Rosana Botelho/BRA/VERITAS
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1 Aprovado ' Elaborado por Sidney Santos/BRA/VERITAS em 09/12/2013 Verificado por Paulo Freire em 09/12/2013 Aprovado por Sergio Suzuki/BRA/VERITAS em 09/12/2013 ÁREA LNS Tipo Instrução Técnica Número 44 Título Instruçoes para realização de auditorias, avaliações e inspeções da atividade NET(PDV) Aprovação comunicada para Sidney Santos/BRA/VERITAS; Leonardo Camargo/BRA/VERITAS; Rosana Botelho/BRA/VERITAS Selecione o verificador do Documento: Paulo Freire/BRA/VERITAS Sidney Santos09/12/2013 ÍNDICE: 1. OBJETIVO 2. APLICAÇÃO 3. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 5. TERMINOLOGIA 6. DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE AUDITORIA/AVALIAÇÃO/INSPEÇÃO DA ATIVIDADE NET 7. REGISTRO 8. REVISÃO 1
2 TEXTO DO PROCEDIMENTO: 1. OBJETIVO Descrever os procedimentos para realização de auditorias, avaliações e inspeções em estabelecimentos de clientes da atividade NET (PDV) 2. APLICAÇÃO Esta instrução aplica-se aos profissionais de campo que realizam os serviços de auditoria, avaliações e inspeções na atividade NET Serviços especializados para redes de franquia e varejo em geral. 3. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 3.1. Cabe ao Diretor Adjunto da Divisão ou Coordenador NET a elaboração, manutenção, implementação e divulgação deste documento; 3.2. Cabe a Diretoria do LNS a aprovação deste documento; 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA IA 01 - Organização e Funcionamento da Divisão LNS IA 03 - Organização e Funcionamento da Atividade NET (PDV) PR 81 Estrutura da Documentação 5. TERMINOLOGIA 2
3 NET(PDV) Serviços especializados de auditoria, avaliações e inspeções em redes de franquia e varejo. AUDNET Sistema Informatizado do Bureau Veritas (Software) PROFISSIONAL DE CAMPO Profissionais atuando em nome do Bureau Veritas na realização de auditorias, avaliações e inspeções da atividade NET. INSTRUTIVO TÉCNICO DO CLIENTE São os instrutivos técnicos elaborados especificamente para cada projeto e cliente da atividade NET LNS - Logistic Network Services (Serviços de Rede Logística) 6. DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE AUDITORIA, AVALIAÇÕES E INSPEÇÕES DA ATIVIDADE NET 6.1. Objetivos da auditoria, avaliação e inspeções realizadas pela atividade NET O objetivo do programa de auditoria, avaliações e inspeções da atividade NET é prover informações e evidências, de forma independente e imparcial, as quais permitam ao cliente verificar a aderência da sua rede de franquias/varejo aos padrões, políticas e processos estabelecidos, e identificar oportunidades de incrementar qualitativa e quantitativamente as vendas e a operação Preparação para visita As visitas serão programadas e disponibilizadas aos Profissionais de Campo no website de Programação do Bureau Veritas. Antes de deslocar-se ao estabelecimento onde será realizada a avaliação, o profissional de campo deverá realizar as seguintes ações: Estar de posse do seu Login e Senha de acesso aos sites de Programação e Digitação Remota do Bureau Veritas ; Consultar sua programação de visitas no website de Programação do Bureau Veritas 3
4 Também no website de Programação estarão disponíveis os seguintes documentos para serem baixados e lidos antes da realização da visita: o Código de Ética do Bureau Veritas; o Instrutivos técnicos dos clientes, Check-list e demais documentos referentes as visitas programadas (Os documentos técnicos referentes a visita programa, ficam disponíveis ao profissional de campo no site de Programação por 30 dias corridos, sendo 15 dias antes da data programa para visita e 15 dias posteriores) o Instrutivos para digitação e transmissão dos resultados ao Bureau Veritas através do site de Digitação Remota; Caso haja dúvidas em algum critério de verificação e/ou item a ser verificado, entrar em contato com o gestor do contrato para os devidos esclarecimentos; Atender as sessões de instrução técnica conforme programação informada pelo Bureau Veritas Separar os documentos e equipamentos que serão utilizados na visita, conforme as orientações contidas no instrutivo técnico Observar os requisitos quanto à apresentação pessoal (ex. vestuário) contidos no instrutivo técnico do cliente. Observar no instrutivo técnico do cliente se existem restrições quanto a dia e horários para realização da visita Instrutivos técnicos e/ou outros documentos poderão também ser enviados por e/ou disponibilizados via FTP Realização da visita Ocorrências Se por qualquer motivo alheio a vontade do Bureau Veritas a avaliação não puder ser realizada, o profissional de campo deverá registrar a ocorrência no check-list e/ou relatório específico e coletar evidências, conforme descrito no instrutivo técnico do cliente Abordagem inicial e orientações gerais IMPORTANTE: Certifique-se de que está no endereço correto antes de começar a avaliação 4
5 Verifique no instrutivo técnico do cliente qual será abordagem ao chegar no estabelecimento que será avaliado; O profissional de campo deverá conduzir o atendimento com muita educação e paciência para evitar conflitos. Sua postura deve ser extremamente polida em todos os momentos da visita, sendo educado e cordial; Contestações de itens avaliados : Verifique no instrutivo do cliente qual procedimento que você deve utilizar em casos de eventuais contestações durante o processo de avaliação do estabelecimento; A função do profissional de campo é relatar a situação encontrada no momento da avaliação; Registros fotográficos e coleta de evidências Verifique no instrutivo técnico do cliente sobre os procedimentos para realização de registros fotográficos e coleta de evidências. Se a visita foi realizada com registros fotográficos, antes de finalizar, verifique todas as fotos, caso alguma não esteja legível, fora de foco, escura, tire a foto novamente Aplicação do Check-list Preencher o cabeçalho do check-list/formulário conforme as instruções específicas de cada cliente; Atribuir resposta a cada item do check-list/formulário comparando o quesito que esta sendo avaliada no estabelecimento com o critério de avaliação descrito no instrutivo técnico do cliente. Verificar no instrutivo técnico do cliente quanto aos itens do check-list/relatório os quais os campos de observações devem ser obrigatoriamente preenchidos; Verificar no instrutivo técnico do cliente a forma de registro e coleta de evidencias para fundamentação da avaliação de cada item do Check-list/relatório Fechamento da visita Verifique no instrutivo técnico do cliente sobre os procedimentos para fechamento da Visita ( Ex. necessidade de reunião de encerramento com o responsável do estabelecimento avaliado, etc.) 6.4. Ações pós-visita 5
6 O resultado da visita deverá ser transmitido para o Bureau Veritas através da digitação dos itens do check-list diretamente no site de Digitação Remotahttp://digiremota.bureauveritas.com.br Os registros fotográficos como quaisquer documentos coletados durante a visita, conforme requeridos no instrutivo técnico do cliente, deverão ser carregados também no site de digitação remota para transmissão ao Bureau Veritas e/ou disponibilizados via FTP. 7. REGISTRO O registro gerado por este procedimento são os relatórios de auditorias, avaliações e inspeções, os quais são armazenados no sistema Audnet. 8. REVISÃO Revisão 00 em 06/07/ Emissão original Revisão 01 em 04/07/ Revisão geral do texto Revisão 02 em 06/12/ Revisão geral do texto 6
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