Serviço Público Federal Universidade Federal do Pará - UFPA Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC S I E

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1 Serviço Público Federal Universidade Federal do Pará - UFPA Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC S I E SISTEMA DE INFORMAÇÕES PARA O ENSINO (*) Módulo: Produção Institucional Guia de Referência Função: Registro de Projetos de Pesquisa/Ensino/Extensão/Desenvolvimento Institucional Belém, (*) Desenvolvido pela FATEC - Fundação de Apoio à Tecnologia e Ciência UFSM

2 2 APRESENTAÇÂO: A aplicação ( ) deve ser utilizada para registrar os projetos de ensino, pesquisa, extensão, desenvolvimento institucional. I. REGISTRO DE PROJETOS Figura 1 I.1. Primeiramente o usuário acessa o sistema, seleciona a aplicação como exibido na figura acima. E então, a figura 2 será exibida. OBS. As aplicações são disponíveis conforme o perfil do usuário. OBS. É importante ficar claro que as aplicações de registro de projetos são idênticas, apesar de possuírem numerações e nomes diferentes, as mesmas funções existem para ambas.

3 3 Figura 2 I.2. Na figura 2 o usuário deverá inicialmente selecionar o botão NOVO para iniciar o registro de um novo projeto, a opção LOCALIZAR também esta disponível caso o usuário deseje localizar um projeto (figura 3). Ao selecionar NOVO, os campos serão habilitados para preenchimento, como na figura 4. OBS. Para identificar a funcionalidade de alguns botões é necessário repousar o mouse sobre os mesmos, o nome da função será exibido logo abaixo em um pequeno quadro amarelado

4 4 Figura 3 I.3 Na tela de busca o usuário poderá procurar o projeto pelo número, pelo coordenador, pela situação, pela classificação, ou pelo título, entre outros. O recurso POSIÇÂO está disponível, com ele o usuário poderá escrever parte de um nome e selecionar a opção MEIO, o sistema irá procurar os nomes mais semelhantes ao inserido no campo de busca, para isso o usuário deve pressionar PROCURAR. I.4 Ao selecionar o botão NOVO na figura 2, surgirá a tela representada pela figura 4.

5 5 Figura 4 I.5 O usuário pode restringir os dados do projeto apenas ao coordenador, para isto ele deve marcar no campo indicado (Acesso aos dados do projeto). I.6 O projeto ainda pode estar ligado a algum outro projeto, para vincular um projeto a outro o usuário deve pressionar a LUPA ao lado do campo Título em Esse projeto está ligado a um projeto em um nível superior? I.7 O título, classificação principal, palavras-chave e período do projeto são campos de preenchimento obrigatórios. Após a inserção destes dados o usuário pode pressionar SALVAR. OBS. Se o usuário selecionar a aplicação , no campo Classificação Principal estarão disponíveis as opções mostradas na tela 4.1, mas caso o usuário selecione a opção a única opção disponível será a exibida na tela 4.2. Figura 4.1 Figura 4.2

6 6 I.8 Após salvar o usuário deve seguir o registro do projeto preenchendo as demais abas na aplicação, como indicado na figura 5. Figura. 5 I.09 Na aba/guia Financeiro é possível inserir alguns dados financeiros dos projetos, como: valor do projeto e se será distribuído bolsas ao mesmo, para os campos de preenchimento estarem habilitados é necessário pressionar o botão NOVO na tela referente as informações que você quer fornecer, ao término deve-se pressionar o botão SALVAR (figura 6). OBS. O preenchimento desta aba não é obrigatório, a não ser que o projeto tenha dados financeiros a serem registrados.

7 7 Figura 6 I.10 Na aba Classificação o usuário deve atribuir todas as classificações necessárias ao projeto. I.11 Para atribuir uma classificação o usuário deve pressionar o botão NOVO (marcado na figura 7) selecionar a classificação e em seguida pressionar SALVAR (imagem do disquete abaixo do X na figura 7), o usuário ainda pode excluir ou alterar um classificação. I.12 Após salvar uma classificação o sistema lista as mesmas logo abaixo da tela. I.13 As classificações que existem na tela representada pela fugira 7, são baseadas na opção que o usuário selecionou no campo Classificação Principal na tela representada na figura 4.

8 8 Figura. 7 I.14 A próxima tela é o registro dos participantes, o usuário pode registrar todos os participantes do projeto, atribuindo função e período de participação distintos a cada participante. O botão NOVO deve ser pressionado para o início do registro. O período de participação de cada integrante é independente do período de vigência do projeto, ou seja, uma data não interfere na outra. I.15 A carga horária, a situação e a função são dados obrigatórios dentro do registro. Um participante tem uma carga horária máxima de 20 horas para participação em projetos. I.16 O campo situação deve informar ao sistema se o participante esta participando ativamente do projeto, ou se sua participação esta inativa. Ou seja, se o participante começar no projeto, mas por algum motivo sair do mesmo, basta ir até o cadastro do participante dentro do projeto e selecionar a situação INATIVO, o mesmo procedimento deve ser feito para participantes que só começarão a participar do projeto em um período mais a frente. Após inserir estes dados o usuário deve pressionar SALVAR.

9 9 Figura. 8 I.17 O usuário poderá ainda adicionar uma bolsa ao participante, caso este tenha direito (verificar manual de cadastro de bolsistas). I.18 Para inserir um participante, após pressionar o botão NOVO (marcado na figura) o usuário deve pressionar o botão LUPA para pesquisar um participante com vinculo à Universidade. Após a inserção dos dados basta pressionar PROCURAR. Ver figura 9.

10 1 Figura. 9 I.19. O usuário pode procurar o participante pelo nome, vínculo ou matrícula. O recurso POSIÇÃO também pode ser utilizado. I.20. Caso o usuário deseje vincular um participante externo à Universidade ele deve pressionar o botão NOVO indicado na figura 10, a figura 11 surgirá. Figura 10

11 1 I.21 Na figura 11 é possível registrar as informações do participante que não possui vínculo com a Universidade, entre as informações, estão os documentos e o endereço. I.22 Na figura 11 o usuário deve pressionar o botão LUPA para procurar o participante externo, pois, existi a possibilidade do participante ter sido cadastrado anteriormente. Figura 11 I23. Nesta tela 12 o usuário caso não encontre o participante deve pressionar FECHAR, caso encontre, deve pressionar SELECIONAR, para encontrar o participante pelo número do documento, basta escolher o tipo de documento, inserir o número e pressionar OK. Para procurar pelo nome, o usuário deve escrever o nome e pressionar PROCURAR.

12 1 Figura 12 I.24 Caso o participante não seja encontrado, o usuário fecha a tela de busca (figura 11) e na tela representada pela figura 13 ele adiciona o nome do participante, selecionando qual a natureza jurídica dele, que neste caso é Física. Logo após, o usuário pode selecionar SALVAR e em seguida preencher os dados da aba documentos. Figura. 13

13 1 I.25 Para inserir um documento o usuário deve selecionar o botão NOVO (marcado). O usuário primeiramente seleciona o tipo de documento e insere o número do documento, a data de expedição e validade, entretanto estes dois últimos não são de preenchimento obrigatório. Após inserir os dados dos documentos o usuário pressiona o botão SALVAR (marcado na figura 13). OBS. A inserção do CPF do participante externo é obrigatória. I.26 Existe ainda a opção de inserir o endereço do participante (figura 14). I.27 Para adicionar um endereço ao participante o usuário deve selecionar a aba Endereços e em seguida pressionar NOVO. (figura 14) Figura.14 I.28 Após pressionar novo na tela representada pela figura 14, o usuário deve preencher as informações do endereço do participante externo e salvar. O registro do endereço deste participante externo é opcional.

14 1 Figura 15 I.29 Após a inserção dos dados dos participantes, os dados dos órgãos, locais, unidades ou municípios em que ocorre o projeto, devem ser inseridos (figura 16). I.20 Na tela representada pela figura 16, o usuário deve primeiramente selecionar NOVO (marcado em círculo azul na figura 16) e buscar pelo órgão através do botão LUPA. Caso seja uma entidade externa à Universidade, está pode ser registrada da mesma forma em que foi feito o registro do participante externo, diferenciando apenas do fato do registro ser de uma entidade de natureza jurídica. Para adicionar uma entidade externa o botão NOVO (circula em vermelho ao lado da LUPA na figura 16) deve ser acionado. I.21 Ao término da inserção dos dados da entidade o usuário deve pressionar o botão Salvar. OBS. Quando o registro do coordenador do projeto é executado, o SIE já efetua automaticamente o registro do local em que o coordenador esta lotado, portanto, é normal que a listagem dos órgãos já venha com pelo menos um órgão registrado.

15 1 Figura 16 I.22. A figura 17 representa a tela que faz o registro dos arquivos que podem ser anexados a um projeto, tais arquivos podem ser, por exemplo: ata de aprovação, portaria de prorrogação, relatórios, resumos, currículo de participante e outros. I.23. Para efetuar o registro dos arquivos o usuário deve selecionar o botão NOVO, (marcado na figura 16) em seguida deve seleciona o tipo de arquivo que será anexado.

16 1 Figura 17 I.24. Após selecionar o tipo de arquivo o usuário deve acionar o botão VINCULAR ARQUIVO (figura 17) e selecionar o arquivo nos diretórios de seu computador pessoal. I.25. Para selecionar um arquivo o usuário deve pressionar o botão que é a figura de um clipe, a pasta com os diretórios do computador pessoal do usuário será exibida, nela o usuário deve selecionar o arquivo e pressionar o botão Abrir na tela Abrir, em seguida deve selecionar o tipo de documento e o botão Salvar (marcações da figura 18)

17 1 Figura 18 I.26. Após selecionar o arquivo o usuário deve pressionar SALVAR na tela do sistema (SIE). O arquivo será anexado e exibido na lista de arquivos anexos (figura 19). I.27. Na figura 19 o usuário ainda tem a opção de abrir o arquivo anexo, excluir o mesmo, alterar, ou ainda adicionar um novo arquivo.

18 1 Figura 19 I.28. A última etapa para registro de projetos é o registro das fases do projeto, esse registro age como se fosse uma cronograma, onde as datas de início e fim de cada atividade que compõem o projeto são registradas, bem como a descrição e o detalhamento das fases. I.29. A figura 19 representa a aba de Atividades/Etapas/Fases do Projeto, acionando o botão NOVO o usuário poderá inserir todas as informações pertinentes a cada etapa do projeto. Cada atividade salva é exibida no campo Atividades/Etapas/Fases do Projeto, ao final da tela 20.

19 1 Figura 20 I.30. Para finalizar o usuário pode fechar a tela da aplicação através do. O projeto será salvo. Mas caso o usuário deseje logo começar a executar seu projeto ele deve tramitar o mesmo para as aprovações necessárias. I.31 A tramitação é através do botão tramitar existente na primeira aba Projetos. (Figura 21), esta ação é obrigatória. I.32 Após acionar o botão TRAMITAR o sistema mostrará ao usuário o departamento que será encaminhado o projeto, este departamento é o do coordenador do projeto. Neste momento o usuário pode confirmar o tramite selecionado o botão OK. (Figura 21). I.33 No ato do tramite o usuário ainda pode escrever algum despacho ao usuário que receberá o documento, este despacho pode ser um aviso ou um lembrete entre outros, (verificar figura 22).

20 2 Figura 21 Figura 22 Universidade Federal do Pará UFPA - Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC