E&L Protocolo, Documentos Eletrônicos e Processos Perguntas Frequentes

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1 E&L Protocolo, Documentos Eletrônicos e Processos Perguntas Frequentes 1. É possível excluir um processo que já foi enviado? Só será possível excluir o processo se o mesmo ainda não tiver sido recebido. 2. Quais são as informações fundamentais que não devem faltar no ato da abertura de um processo? O número do processo, interessado, local (setor) se for do tipo interno, assunto e a origem. 3. Através de qual relatório é possível visualizar todo o andamento do processo desde a sua origem? O relatório histórico de andamento, disponível no menu Relatórios tramitações. 4. Quais são as maneiras possíveis de fazer pesquisa de processo? Através da pesquisa exata, grupo ou assunto, datas, palavra-chave ou detalhamento, origem ou procedência, requerente, autor ou interessado e localização. 5. Ao tentar enviar um processo para outro setor, o sistema me alerta da seguinte forma: "Existem providência obrigatórias para serem tomadas", neste caso como devo proceder para dar continuidade ao meu envio? Responder a providência. 6. Ao trocar de ano no sistema, a numeração do processo será iniciada automaticamente? Não, deverá ser feita a seguinte configuração para que o mesmo efetue esse procedimento: clicar no menu opções configurações do sistema no campo numeração de processos marcar a opção ano, gravar a informação clicando no botão gravar e fechar a janela de configuração. 7. Existe algum relatório que exibe a quantidade de protocolo de um determinado local? 1

2 Sim, o relatório quantidade de protocolos por setor, disponível no menu Relatórios Tramitações. 8. O sistema alerta caso seja criado um processo com a numeração já utilizada anteriormente? Sim, alerta se o processo possuir o mesmo número e ano. 9. Qual procedimento deve ser feito para inativar um local? Clicar no menu Arquivos Cadastro Geral Secretária (órgão) e Local (setor/unidade), localize o local de deseja inativar clicando no botão localizar registro, e por fim mudar a situação para inativo. 10. É possível alterar a data de abertura do processo depois de feito o envio inicial? Sim, localizar o processo através no menu pesquisa, clicar em mais informações, fazer a alteração desejada, e clicar em gravar. 11.Caso um novo usuário necessite tramitar processos de determinada caixa ao qual ele não possui acesso, onde devo efetuar a devida permissão? Acesse o Menu Arquivos\ Cadastro do Sistema\ Tramitação\ Definição de Usuário por Setor. Localize o local, logo após clique no botão usuário e informe a pessoa que precisa do acesso e grave. 12. Efetuei o despacho para o setor errado, como eu faço para excluir este envio, e encaminhar o processo para o local correto? O sistema disponibiliza o recurso de retorno de envio. Para voltar o processo clique em Enviados e Não recebidos da sua caixa, localize o processo, marque, clique com botão direito do mouse e escolha a opção Retornar Envio. Lembrando que este procedimento só irá funcionar se o local o qual foi encaminhado erroneamente ainda não tenha recebido o processo. 13. Há a possibilidade de o campo número da tela de Abertura de processo ficar inabilitado de forma que não possa efetuar alteração? Existe na tela de configurações do sistema de protocolo (Menu Opções\ 2

3 Configurações do Sistema\ Aba 1), a opção Permitir alterações de informações chave na tela cadastro de protocolos, que se estiver desmarcada não permitirá que o campo número e hora sejam alterados. 14. Preciso efetuar o arquivamento de alguns processos na minha caixa, mas o botão de Arquivar não aparece, o que pode estar ocorrendo? Possivelmente a opção que permite o arquivamento na caixa está desmarcada. Para dar acesso, vá ao Menu Arquivos\ Cadastro do Sistema\ Tramitação\ Definição de usuário por setor. Localize sua caixa de acesso, depois clique em Usuários, localize o registro e marque a opção Permitir que este usuário possa arquivar\ encerrar. 15. Um determinado usuário do sistema foi transferido para outro setor, como fazer para que ele não mais tramite processos da caixa anterior? Menu Arquivos\ Cadastro do Sistema\ Tramitação\ Definição de usuário por setor. Localize a caixa de acesso do usuário, depois clique no botão Usuários, localize o registro e informe a data de desligamento do mesmo. 16. Foi identificado no momento do envio de um processo, que um local inativo aparece para que sejam encaminhados os processos. Como fazer para que este local não mais apareça na listagem? Isso ocorre porque ainda há usuários ativos para aquele local. Mediante isso acesse: Menu Arquivos\ Cadastro do Sistema\ Tramitação\ Definição de usuário por setor. Localize o local, depois clique no botão Usuários, e informe a data de desligamento para todos os usuários. 17. Qual relatório preciso emitir para que possa visualizar todos os processos que foi dado entrada no sistema dentro de um período? Relatório de Livro de Protocolização, localizado no Menu Relatórios\ Cadastros\ Gerenciais. 18. Pesquisei um determinado processo e ao clicar em gerenciador de trâmite, o mesmo informa que não possuo permissão de acesso à caixa, o que fazer? Solicitar o gestor do sistema que dê acesso ao usuário na referida caixa assim conseguirá despachar o processo (se realmente o usuário necessitar de efetuar 3

4 trâmites para o local indicado na mensagem), ou pode se tratar de um processo que foi encaminhado fisicamente para o setor, porém no sistema o despacho não foi efetuado, neste caso deve-se entrar em contato com o local que encaminhou o processo físico e solicitar que este seja enviado também pelo sistema. 19. Preciso anexar dois processos em determinado protocolo, como proceder? Primeiro efetue pesquisa do processo primário através da tela de Gerenciador de Pesquisas ( Menu Pesquisa), depois clique no link Maiores Informações localizado a direita da tela. Na tela principal da Abertura de Processo no canto inferior direito possui a opção Apensar ou Anexar, clique nela e depois novo. Informe o número do primeiro processo secundário, tipo e grave. Depois ainda na tela de Apensar ou Anexar informe o outro processo, tipo e grave. 20. No momento do ato do registro do processo, eu preciso emitir um comprovante e entregar ao requerente, qual relatório posso utilizar para realizar isso? Na própria tela de Abertura de Processo, através do ícone da impressora, já está disponível o relatório de Comprovante de protocolização, o qual emite todas as informações do registro do processo. 21. Como efetuar a troca do ano para inicialização do novo exercício? Ao abrir a tela de login, informe seu usuário, senha e altere o ano para o próximo exercício, clique em SIM e informe sua senha de usuário, posteriormente clique em OK. 22. Ao tentar encaminhar determinado processo para uma caixa, o sistema informa que 'Somente usuários específicos tem acesso a encaminhar processos para a caixa de Destino', não permitindo o envio, o que fazer para solucionar isso? Deve-se analisar, através da tela de Definição de Usuário por Setor, se existe algum usuário informado na tela de Tramitação de Usuário por Setor através do botão 'Tramitação' disponível na tela. Para isso informe o local que não está conseguindo encaminhar o processo, e clique no botão 'Tramitação' para excluir os usuários ali informados, utilizando o ( - ). Posteriormente efetue o despacho do processo. 4

5 23. Preciso cadastrar um processo sigiloso, como devo proceder? O cadastro do processo será efetuado da mesma forma que os demais, porém será necessário marcar a opção 'Sigiloso'. 24. Ao pesquisar um processo, o sistema informa que ele é sigiloso. Quem possui acesso a ver informações deste protocolo? Somente o interesse/ contato, requerente ou ainda os usuários que tiverem acesso a caixa que o processo se encontra terão acesso a visualizar suas tramitações. 25. Ao tentar adicionar um arquivo eletrônico, o sistema apresenta a seguinte mensagem: 'O repositório padrão de imagens não foi definido. Favor verificar as configurações do sistema'. Como devo proceder? Para configurar o caminho de imagens, acesse o Menu Arquivos / Cadastro Geral / Opções do Sistema. No campo Salvar Arquivos informe o diretório onde as imagens ficarão gravadas. Basta digitar o caminho e depois gravar. 26. Efetuei a inativação do local, porém o sistema ainda permite o envio de processos para este. Como fazer para que não seja mais possível tramitar protocolos para estes setores (local) inativos? Além da Inativação do mesmo através da tela de Cadastro Geral de Locais, é necessário o desligamento destes da caixa. Acesse: Menu Arquivos\ Cadastro do Sistema\ Tramitação\ Definição de usuário por Setor. Localize a caixa, depois clique no botão Usuários, e informe a data de desligamento do mesmo para todas as pessoas ali dentro inseridas. 27. Efetuar a troca da senha de um usuário que esqueceu a mesma. Este procedimento só será possível se o usuário que for efetuar a alteração for administrador do sistema (master). Através do Menu Arquivos / Alterar Senha (Usuário Atual). No campo usuário, coloque o usuário que esqueceu a senha, no campo Senha Atual, deve ser colocada a senha do usuário que vai efetuar a troca para o que esqueceu, posteriormente nos campos Nova Senha e Confirmação de Senha informe a senha para o usuário e clique em OK. 28. Como desbloquear/ ativar usuário no sistema? 5

6 Acesse o Menu Arquivos / Cadastro Geral / Usuário. Pesquise o usuário e abra seu registro. No campo 'Situação' coloque o mesmo como 'Ativo' e grave. 29. Não consigo achar um processo pelo número, como faço para efetuar sua localização? Na tela de Gerenciador de Pesquisa existem outros filtros como: palavra-chave ou detalhamento, origem ou procedência, requerente, autor ou interessado, que podem ajudar na localização do processo. 30. Como faço para salvar um arquivo anexado de forma eletrônica num processo? Primeiro efetue a pesquisa do processo, posteriormente clique com botão direito na aba Arquivos Eletrônicos onde consta os arquivos, e escolha a opção 'Gerenciar Arquivos Eletrônicos', ache o arquivo e clique em Salvar, posterior informe o caminho onde o mesmo será salvo e clique em OK. 6