Processo Digital Gerir Combustível Manual do Usuário

Transcrição

1 Governo do Estado do Rio de Janeiro Secretaria de Estado da Casa Civil Subsecretaria de Gestão Superintendência de Gestão do Processo Digital Processo Digital Gerir Combustível Manual do Usuário

2 Histórico de Revisão Data Descrição Versão Responsável Versão atualizada dos manuais 24/02/2014 gerados pela DSCON 2.0 SGPD 06/03/2014 Versão reduzida para Perfil Solicitante 2.0 SGPD 11/03/2014 Versão revisada pela DINFO 2.1 SGPD 2

3 Sumário 1 Sobre o Processo Gerir Combustíveis Processo de Encaminhamento de Nota de Crédito Processo de Solicitação de Combustível Processo de Recepção de Nota Fiscal Como acessar o Sistema do Processo Digital Emitir a Nota de Crédito Perfil Solicitante Encaminhamento da Nota de Crédito Documentos Gerados e Próximas Atividades Solicitação de Combustível Solicitar Combustível Convencional Documentos Gerados e Próximas Atividades Pesquisa de Documentos e Processos Consulta Simples Consulta Simples de Documentos Consulta Simples de Processos Consulta Avançada Pesquisar Anexação de Documentos Anexar Documentos Anexar Documentos a partir do URM Tela Seleção de Anexo Digitalizar Documentos Assinatura Digital

4 1 Sobre o Processo Gerir Combustíveis É o processo administrativo digital que permite aos órgãos do poder executivo do Estado do Rio de Janeiro descentralizar recursos para a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão - SEPLAG, por meio da Nota de Movimentação de Crédito - NC. Este processo visa cobrir desde a solicitação da nota de empenho do combustível estimado para consumo pelo órgão solicitante, como também o controle de sua utilização no decorrer dos meses até o final do ano. Toda solicitação é iniciada por um responsável pela solicitação de combustível no órgão e ou pelo encaminhamento da nota de crédito, passa por níveis de validação e com a nota de crédito aprovada o crédito é lançado e o Termo de Lançamento de crédito é emitido. Quando o analista da Coordenadoria de Transportes recebe as Notas Fiscais e/ou Nota de Débito o processo de Recepção de nota fiscal é iniciado. A solicitação também passa por níveis de análise e quando a última nota fiscal do processo é recebida o processo é encerrado. 4

5 1.1 Processo de Encaminhamento de Nota de Crédito 5

6 1.2 Processo de Solicitação de Combustível 6

7 1.3 Processo de Recepção de Nota Fiscal 7

8 2 Como acessar o Sistema do Processo Digital Acesse o Sistema do Processo Digital pelo endereço A seguinte tela deve ser apresentada: Preencher seu Nome de Usuário, Senha e clicar no botão Entrar. NOTA: Após a validação bem sucedida do usuário, será exibida a tela abaixo, onde o usuário poderá executar as atividades que constam na relação apresentada no painel Minhas Atividades, ou iniciar funcionalidades que constam no painel Processos. 8

9 Identificação do usuário. Encerrar seção Funcionalidades habilitadas para o usuário. Atividades a serem executadas pelo usuário. Para encerrar a seção no Sistema do Processo Digital selecionar o menu Log-out na margem superior direita. 9

10 3 Emitir a Nota de Crédito Inicialmente, deverá ser criada a Nota de Crédito pelo sistema SIAFEM. 1.Emitir Nota de Crédito no SIAFEM 2. Gerar a Nota de Crédito em formato PDF Para configurar gerar a Nota de Crédito no formato PDF A4, clicar na opção Arquivo e escolher a opção Configurar Impressora... 10

11 Será apresentada a tela abaixo, onde no campo Nome deve-se escolher a opção PDFCreator e clicar no botão OK: Será apresentada a tela abaixo. Clicar no botão Save: Ao clicar no botão Save, será apresentada a tela Save as, onde deve ser informando no campo Nome o número da Nota de Crédito: 11

12 Clique em Salvar para gerar o documento em PDF. 12

13 4 Perfil Solicitante O perfil de solicitante será atribuído aos servidores com permissão para solicitar o encaminhamento de Nota Crédito e/ou combustível. São atividades para este usuário: Encaminhamento de Nota Crédito; Solicitação de Combustível; Ajustar formulário de solicitação. 4.1 Encaminhamento da Nota de Crédito Depois que a Nota de Crédito for emitida (ver capítulo 3), o encaminhamento da NC pelo Processo Digital deve ser realizado da seguinte forma: 1. No painel Processos, selecionar a opção GerirCombustíveis. 2. O sistema exibirá a janela Preencher Formulário. No painel Dados da Solicitação selecionar a opção Encaminhamento da Nota de Crédito: 13

14 3. Serão abertos na janela Preencher formulário dois novos painéis, Nota de Crédito e Encaminhamento. Preencher os campos: *Número Informar o número da Nota de Crédito, com 11 caracteres em maiúsculo. Ex.: 2014NC *Valor informar o valor da Nota de Crédito que será encaminhada. *Enviar para selecionar o responsável pela aprovação da Nota de Crédito. Exemplo de preenchimento dos campos: 14

15 4. Após preencher as informações da Nota de Crédito, será obrigatória a anexação da NC, pela aba Documentos. 5. Para anexar a NC, clicar no ícone 15

16 6. Após clicar no ícone, a tela Adicionar Anexo será apresentada para escolher o arquivo PDF e informar a localização física da Nota de Crédito. Exemplo de uma Nota de Crédito digitalizada em PDF: 16

17 7. Após anexar, o sistema retornará para a tela Documentos. 8. Para concluir o encaminhamento da NC, clique no botão Confirmar. A mensagem abaixo será exibida: OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: após concluir o encaminhamento da NC entre em contato com o responsável pela aprovação da Nota de Crédito para que ele analise e aprove o encaminhamento da NC Documentos Gerados e Próximas Atividades Documentos Gerados Próxima Atividade N/A Aprovador Avaliar Formulário de Solicitação 17

18 4.2 Solicitação de Combustível A solicitação de combustível estará disponível após a SEPLAG instruir os 4 documentos no processo: Despacho de Solicitação de Análise de Conformidade de Nota de Empenho Nota de Autorização de Despesa (NAD) Nota de Empenho (NE) Parecer de Análise de Conformidade de Nota de Empenho Para verificar se os documentos acima foram instruídos deve-se consultar o processo através da Pesquisa de Processos (ver capítulo 5). Para iniciar a Solicitação de Combustível proceda da seguinte forma: 1. No painel Processos, selecionar a opção GerirCombustíveis. 2. O sistema exibirá a janela Preencher Formulário. No painel Dados da Solicitação, no campo Tipo, selecionar a opção Solicitação de Combustível. 18

19 3. Após informar o Tipo Solicitação de Combustível, outras informações serão apresentadas na tela: Adiantamento Se não houver encaminhamento de NC, o sistema entende que será solicitado combustível no modo adiantamento. Tipos de Abastecimento: Convencional corresponde ao abastecimento realizado nos postos credenciados Tipos de Abastecimento: Próprio Corresponde à entrega do combustível para abastecer o reservatório do órgão Solicitar Combustível Convencional Ao selecionar Tipo de Abastecimento Convencional, a tela Preencher Formulário apresentará os seguintes campos para informação: 19

20 1. No painel Abastecimento Convencional é possível informar o rateio do valor da Nota de Crédito por tipo de combustível. Para começar, clique no botão Incluir. 2. Será apresentada a tela Preencher Dados do Abastecimento Convencional: Preencher os campos: *Tipo de Combustível escolher uma das opções: Gasolina, Etanol, Diesel ou GNV; *Valor Sistema Valor em R$ do consumo do combustível; Valor TAG preencher com o número da TAG. Seguem a formatação: hífen + 2 letras + 4 números. Exemplos: Para gasolina e Álcool: GA0256 Para Diesel: -DI0054 Após informar os 3 campos, pressionar o botão Salvar para retornar a tela Abastecimento Convencional 20

21 3. Após informar valores por tipo de combustível, clicar no botão Próximo para concluir: 4. Depois de clicar no botão Próximo será apresentada a tela de mensagem: OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: após concluir a solicitação de combustível entre em contato com o responsável pela aprovação da solicitação para que ele analise e aprove Documentos Gerados e Próximas Atividades Documentos Gerados Próxima Atividade N/A Aprovador Avaliar Formulário de Solicitação 21

22 5 Pesquisa de Documentos e Processos No menu horizontal da tela principal, é apresentada a opção Pesquisar Documentos. Para as duas pesquisas serão apresenta duas possibilidades de consulta: Consulta Simples e Consulta Avançada. 5.1 Consulta Simples Na aba Consulta Simples são apresentados os campos comuns aos documentos. Deve-se informar pelo menos um deles para realizar a pesquisa Consulta Simples de Documentos Número do Documento Número específico de pareceres, ofícios e demais documentos que recebem numeração. Tipo do Documento Informar um despacho, parecer, ofício entre outros. 22

23 Procedência Nome do Órgão de origem do documento. Data de Criação Informe o período ou apenas a primeira data de criação do documento Consulta Simples de Processos Número do Processo Número do processo a ser localizado. Procedência Nome do Órgão de origem do processo. Data de Abertura Informe o período ou apenas a primeira data de abertura do processo. 23

24 5.2 Consulta Avançada Disponibiliza mais campos para pesquisa além de possibilitar a montagem de filtros compostos, através das colunas Agregador, Campo, Operador, Valor e Ação: Campos disponibilizados para a Consulta Avançada: 24

25 5.2.1 Pesquisar Após informar os campos, clicar no botão Pesquisar. O resultado será apresentado no painel Documentos Encontrados / Processos Encontrados. Clique no ícone para visualizar um documento. 25

26 6 Anexação de Documentos A maior parte das Atividades do Processo Digital requer a anexação de documentos para serem instruídos em processos. Nessas atividades, é apresentada a aba Documentos em que é possível, além de consultar os documentos já instruídos, inserir novos. Ao selecionar a aba Documento, será exibido o painel Novo(s) Anexo(s) com 3 botões que possibilitam a anexação de documentos. O botão permite anexar documentos já digitalizados, em formato A4 no padrão PDF. O botão O botão permite digitalizar um documento para anexar. permite anexar documentos já armazenados no Processo Digital (URM). 26

27 6.1 Anexar Documentos Ao selecionar o ícone, o sistema apresentará a tela Adicionar Anexo. No painel Documento / Anexo são apresentados os seguintes campos: Tipo do Anexo de preenchimento obrigatório, identifica o tipo de documento que será anexado. Arquivo de preenchimento obrigatório, é o nome do arquivo PDF que será anexado. Esse arquivo é selecionado através do botão Procurar. Localização Física o preenchimento será obrigatório se apresentar *. Identifica onde o documento está armazenado fisicamente. Para isso, apresenta a lista de Órgãos e suas estruturas internas. Após informar o Tipo do Anexo, pesquisar o arquivo a ser anexado e identificar sua localização física (quando necessário) deve-se clicar no botão Anexar para realizar a anexação do documento e retornar à lista de documentos anexados. 27

28 6.2 Anexar Documentos a partir do URM Ao selecionar o ícone, o sistema apresentará a tela Adicionar Anexo. No painel Documento / Anexo são apresentados os seguintes campos: Tipo do Anexo de preenchimento obrigatório, identifica o tipo de documento que será anexado. Anexo de preenchimento obrigatório, define o documento que será anexado. Através do botão Buscar Anexo, é possível localizar qualquer documento já armazenado no Sistema do Processo Digital. Para isso será apresentada a tela Seleção de Anexo. Localização Física o preenchimento será obrigatório se apresentar *. Identifica onde o documento está armazenado fisicamente. Para isso, apresenta a lista de Órgãos e suas estruturas internas. 28

29 6.2.1 Tela Seleção de Anexo No painel Pesquisar Documento(s) é possível realizar dois tipos de consulta: Simples e Avançada. Na aba Consulta Simples, pode-se localizar um documento já existente na base do Processo Digital pelas informações apresentadas na tela. Com pelo menos uma das informações preenchidas, deve-se clicar no botão Pesquisar para o sistema realizar a busca. Todos os documentos encontrados serão exibidos na listagem no painel Documentos. É possível visualizar os documentos a partir do ícone lupa na coluna Ações. Deve-se selecionar o documento que se deseja e clicar no botão Confirmar para voltar à tela Adicionar Anexo. 29

30 6.3 Digitalizar Documentos Ao selecionar Utilize o ícone, o sistema apresentará a tela Adicionar Anexo Capture. No painel Documento / Anexo são apresentados os seguintes campos: Tipo do Anexo de preenchimento obrigatório, identifica o tipo de documento que será anexado. Localização Física o preenchimento será obrigatório se apresentar *. Identifica onde o documento está armazenado fisicamente. Para isso, apresenta a lista de Órgãos e suas estruturas internas. Ao clicar no botão Anexar será exibido o formulário de Login para acessar o aplicativo de scanner. Preencher os campos User Name (nome de usuário) e Password (senha) e confirme no botão Ok para a digitalização será iniciada automaticamente. 30

31 Ao concluir a digitalização, o documento é exibido. Para enviar o documento digitalizado para o painel Documento(s), clique no botão Send e confirme as mensagens seguintes: 31

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33 7 Assinatura Digital Possibilita ao usuário habilitado efetuar a assinatura digital de um documento. Após confirmação de uma atividade, será gerado um documento para assinatura. Na tela de exibição do documento será apresentado o painel Assinatura Documento, exibindo o campo Certificados. É necessário que o token do usuário responsável pela assinatura esteja conectado na entrada USB do computador. 33

34 Ao clicar no botão Cancelar, a assinatura é cancelada e o sistema retorna para a tela anterior respectiva à atividade. Ao clicar no botão Assinar, será apresentada a tela para informar o PIN. Preencher o PIN (senha) e clicar no botão Login. Será exibida a mensagem Documento(s) assinado(s) com sucesso, assim que a validação do login terminar. 34