Passo-a-passo para acesso ao novo sistema de reservas de salas no Rochaverá

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1 Passo-a-passo para acesso ao novo sistema de reservas de salas no Rochaverá 1. Tela de Acesso (Login) RE = seu RE Senha = CPF sem pontos e traço (para o primeiro acesso). Observação: Você pode trocar a senha inicial por outra de sua preferência depois do primeiro acesso, veja opção Alteração de Senha. 2. Dados Cadastrais No seu primeiro acesso o ambiente solicita o número de seu telefone e seu de trabalho. Importante: Preencha corretamente estas informações, pois será o meio da Central de Reservas de Salas contatá-lo.

2 3. Tela inicial de Busca de Salas Link ativo Link ativo Na tela inicial apenas as abas de BUSCA a AÇÕES são links ativos. RESULTADO, DETALHE DA RESERVA E FINALIZAR são etapas do processo de reserva e são meramente indicativas. A partir desta tela você pode realizar três tipos de consultas: Busca Simples; Busca por nome de Sala; Busca Avançada.

3 3.1 Busca Simples Na consulta por Busca Simples você deve informar: Site Principal - para o qual deseja a reserva; Site Alternativo - utilize se desejar que as salas de outro site também sejam relacionadas na consulta (Neste momento só estará disponível para consulta as salas do Rochaverá); Capacidade Mínima - informe a quantidade de pessoas que participarão do Evento (Reunião, Treinamento, etc.). Importante: o número de pessoas impacta na exibição do resultado da consulta. Somente as salas com capacidade igual ou acima do informado serão exibidas no resultado da consulta. Ex.: Se colocar 12 pessoas no Rochaverá não aparecerá nenhuma sala, mas a sala São Paulo pode eventualmente acomodar esse número; Data: Data da reserva. Nas reservas recorrentes você poderá informar a data final na seqüência da reserva. Nota: Datas anteriores ao dia corrente só funcionarão para consulta, não será permitida reserva nestes casos. Sala apenas com disponibilidade Informe a hora inicial e final, que o ambiente selecionará as salas que possuem disponibilidade no dia e intervalo de horário informado.

4 3.2 Busca por nome de Sala A busca nesta opção será direta por nome da sala. (Neste momento só será possível consultar as salas disponíveis no Rochaverá).

5 3.3 Busca Avançada A busca avançada permite a consulta refinada de salas. Selecione e/ou informe os dados para o filtro da consulta. Esta busca tem a mesma funcionalidade da Busca Simples, entretanto com mais itens de filtro.

6 4. Resultado da Busca Nome da central. Destaque em amarelo para indicar data corrente. Cor cinza - indicação de reserva passada. Destaque para o RE do responsável. Clique para obter detalhes da reserva. Salas encontradas. Clique no ícone azul com a letra I para obter detalhes da sala, ou clique sobre o nome da sala e verifique os horários disponíveis. Cor azul - indicação de reserva de evento futuro. Clique para obter detalhes da reserva. Área em branco - Horários disponíveis para reserva de salas. Clique para iniciar o processo de reserva de sala. O resultado da busca trará a informação no formato de calendário semanal, posicionado na semana e na data informada na consulta. Para seguir no processo de reserva você deve clicar sobre a área em branco (sem reserva) desejada. Importante: Se ao clicar no espaço do calendário para reserva não abrir a tela com o primeiro passo do processo, você deve estar registrado somente para consulta. Entre em contato com a Equipe de Gestão de Recursos.

7 5. Detalhe da Reserva Ao clicar sobre a área sem reserva a tela Nova Reserva é exibida. Informe o horário de Início e de Fim, e em seguida clique em Ok para continuar. A seqüência do processo levará você à informar dados necessários para finalizar sua reserva. 5.1 Detalhes da Reserva Solicitação da Reserva de Sala Observar a sala selecionada. Utilize os botões para avançar e retroceder quando necessário.

8 5.1.1 Detalhes da Reserva Solicitação da Reserva de Sala - Data/Horário/Recorrência Alterar a informação inicial de data e horário, se desejar. Recorrente (reservas com mais de um dia). Informe a data de termino da recorrência. Informe a Frequência da recorrência. Mensal: Ocorrem todos os dias do período informado. Informe a Frequência da recorrência. Semanal: Ocorrem todos os dias da semana indicados no Dias de Recorrência do período informado.

9 Importante: As reservas geradas como recorrentes, serão criadas de forma que existirá uma reserva para cada dia da recorrência. Os itens serão tratados como uma reserva individual, podendo ser cancelada independente das outras reservas ou item de recorrência Detalhes da Reserva Solicitação da Reserva de Sala - Finalidade/Formato/Participantes Informe a Finalidade: Informe a Formato: Caso a sala possua possibilidades de formatos diferentes o usuário poderá indicar o formato desejado. Número de participantes: Caso deseje ajustar o número de participantes informado inicialmente. - Academia de Líderes - Eventos - Formação Inicial - Outros - Projeto Escalada - Reciclagem de Produto - Reunião - Seleção Externa - Outros Treinamentos Importante: Algumas salas possuem finalidades pré-definidas e a utilização dessas salas fora das finalidades será observada e a reserva pode ser cancelada. O usuário deve observar a capacidade máxima da sala. Caso informe um número de pessoas superior a capacidade da sala pode ter sua reserva cancelada.

10 5.1.3 Detalhes da Reserva Solicitação da Reserva de Sala - Equipamentos Selecione um Equipamento e a quantidade, clique em Adicionar para inserir na lista. Importante: Muitas Salas já possuem equipamentos fixos, neste caso não é necessário adicionar nesta opção. Utilize apenas quando não houver o equipamento desejado na sala. Todas as solicitações serão avaliada e atendidas de acordo com a antecedência da reserva Detalhes da Reserva Solicitação da Reserva de Sala - Itens de Alimentação Ex.: coffee break (café, suco, lanches...) Reservar para 10 pessoas Informar se necessário os itens de alimentação para a reserva e a quantidade de pessoas para consumação.

11 Importante: Este item será analisado e cotado pela equipe de Gestão de Recursos e exigirá aprovação específica Detalhes da Reserva Solicitação da Reserva de Sala - Responsável pela Reserva Informar o RE (Registro do Empregado) do responsável pela reserva. Clique em Buscar, o RE será validado com a exibição dos dados. Caso o RE não seja localizado entre em contato com a Equipe de Gestão de Recursos e informe o ocorrido. Confirme se os dados estão corretos antes de prosseguir. Importante: O RE informado para a reserva de salas deve ser sempre o seu, mesmo nos casos em que você está reservando uma sala para um terceiro. Ex: uma secretária reservará uma sala para um diretor, o RE informado deverá ser o da secretária.

12 5.1.6 Detalhes da Reserva Solicitação da Reserva de Sala - Centro de Custos Informe o centro de custo ou contrato, mais o percentual, onde o custo da reserva deve ser lançado. Informe contrato ou centro de custos. Caso o contrato ou centro de custo não esteja cadastrado, entre em contato com a equipe de Gestão de Recursos para solicitar o cadastro. Nesta opção é possível fazer rateio do custo, adicionando mais de um centro de custo com o percentual distribuído. Ex: se o custo for rateado entre 2 centro de custos/contratos, no campo Percentual colocar 50. Caso seja apenas 1 centro de custo/contrato, colocar 0.

13 5.1.7 Detalhes da Reserva Solicitação da Reserva de Sala Finalização da solicitação Conclua a solicitação clicando no botão Finalizar. Caso deseje incluir alguma observação utilize o campo Observações antes de concluir. Confirme os dados antes de prosseguir. Retorne até o item se desejar corrigir alguma informação. Importante: Um ticket é gerado para cada solicitação. Este número é a confirmação da sua reserva. Futuramente este comprovante será enviado via e- mail ao solicitante.

14 6. Minhas Reservas Para acompanhar as suas reservas clique na opção AÇÕES na aba superior, utilize o filtro para localizar todas as reservas em que é responsável. Para reservas futuras é possível, se necessário, cancelar a solicitação, conforme passos abaixo: Link ativo Ordenar a lista de reservas: Para mudar a ordem de exibição da lista de reservas clique no nome da coluna. Para cancelar a reserva: Marque o Box referente a reserva que deseja cancelar e Clique no botão Cancelar. Importante: Ao cancelar uma reserva, a liberação da sala, data e horário é imediata. Não será permitido cancelar reservas com menos de 1 hora do inicio da mesma. Neste caso será computado o No - show.

15 7. Alteração de Senha Para trocar a senha, selecione a opção AÇÕES em seguida Alteração de Senha Informe senha atual e a nova senha. Após a alteração acessar novamente com a nova senha. 8. Suporte Equipe de Gestão de Recursos reservadesalas@atento.com.br nathalia.alvial@atento.com.br