Sistema Protocolo, Tramitação e Arquivamento de Processos Manual do Usuário

Transcrição

1 SERVIÇO PÚBLICO UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARÁ ARQUIVO CENTRAL Sistema Protocolo, Tramitação e Arquivamento de Processos Manual do Usuário Belém Pará Fevereiro 2000

2 Sumário Introdução... 3 Acesso ao Sistema... 4 Credenciando o usuário... 4 Para sair do programa... 5 A Tela principal... 6 A Opção Documento... 7 O Módulo Protocolar Documento... 7 O Módulo Autuar Documento... 8 O Módulo Receber Processo... 9 O Módulo Despacha Processo O Módulo Despacha Processo - Encaminha Processo O Módulo Despacha Processo - Arquivamento de Processo O Módulo Despacha Processo - Anexação de Processos O Módulo Despacha Processo - Diligencia Processo... 1 A Opção Consultas O Módulo Consultas Processos O Módulo Consulta Arquivo A Opção Arquivo O Módulo Consulta Arquivo O Módulo Atualiza Arquivo A Opção Relatórios Relatórios - Diário - Controle do Destino Relatórios Eventual Controle de Processos Relatórios Eventual Controle do destino A Opção Manutenção A Opção Ajuda A Opção Sair... 24

3 Introdução O PTA é um sistema corporativo que oferece informações sobre os processos que tramitam na UFPA. Estas informações vão desde o protocolo de um documento até o arquivamento de um Processo. O sistema permite que sejam registradas as tramitações de um processo, disponibilizando o seu acompanhamento pelos usuários interessados em saber do seu andamento. Uma grande preocupação foi a de utilizar um ambiente de trabalho que pudesse ser operado por pessoas sem grandes conhecimentos em informática. Para tanto são utilizados os conceitos básicos de navegação consagrados pelo Windows. O sistema possui um arquivo de ajuda (Help) que pode ser acessado a qualquer momento pressionando-se a tecla F1.

4 Credenciando o usuário Acesso ao Sistema Quando a janela para credenciamento de usuário for exibida Digite na caixa de edição USUÁRIO, o nome do usuario cadastrado no PTA. Na caixa de edição SENHA, a senha correspondente (observe que a senha é coberta com *). Clique no botão OK para efetuar o credenciamento. Se o nome do usuário ou sua senha não estiverem corretas, uma mensagem de erro será emitida e o usuário podera tentar novamente o credenciamento. Um clique no botão CANCELA, encerra a aplicação e retorna o controle para o Windows. Aceito o credenciamento, a tela principal da aplicação é exibida. Somente os itens de menu correspondentes ao perfil do usuário estarão disponíveis.

5 Para sair do programa Existem tres maneiras de sair do programa, escolha a que lhe parecer melhor No menu principal escolha a opção SAIR. Clique sobre o ícone que aparece no topo da janela e escolha FECHAR. Clique no botão Fechar da janela..

6 PTA - Protocolo Tramitação e Arquivamento de Processos A Tela principal O sistema de protocolo incorpora as funções de registro, tramitação e arquivamento de processos. As funções são ativadas a partir do menu principal que apresenta as seguintes opções: Logo abaixo do menu temos uma barra com os botões de atalho que ativam os módulos mais usados na aplicação. Protocolar Documento Recebe Processo Consulta Processo Imprimir Controle do Destino Autuar Documento Despacha Processo Consulta Arquivo Na parte inferior vemos a barra de status que apresenta os dados de identificação do usuário

7 A Opção Documento Esta opção abre os procedimentos que passam o controle para os módulos que atendem as tarefas de controle e acompanhamento de um processo. O item Protocolar abre a janela do módulo para protocolar documentos. O item Autuar abre a janela do módulo para cadastrar um documento. O item Receber abre a janela do módulo para receber processos. O item Despachar abre a janela do módulo para despachar processos. O Módulo Protocolar Documento Esta opção é restrita para usuários com privilégio para protocolar processos, para os outros usuários este item aparece esmaecido e não pode ser ativado. Aqui são digitados os dados básicos de um documento. Após preencher os campos solicitados, basta pressionar o botão PROTOCOLAR para efetivar a ação, uma janela pedindo a confirmação é ativada. Se for confirmada a operação o sistema então informa o número do protocolo e emite o recibo de protocolo.

8 O botão CANCELA apaga as entradas já realizadas. O botão SAIR fecha a janela ativa e retorna para o menu principal. O Módulo Autuar Documento Este módulo é reservado para os usuários com privilégio de Classificador podem acessar este item. É usado para cadastrar um processo. Apresenta os campos para digitação dos dados e três paletas para consulta de processos, usuário ou assunto. O botão GRAVAR efetiva a gravação dos dados. O botão CANCELA apaga da tela as entradas realizadas. o botão SAIR fecha a janela de autuação e retorna para a janela principal.

9 ATENÇÃO! A autuação de um documento só está completa quando os campos de procedência, assunto, interessado e destino estiverem todos preenchidos. Enquanto isso não ocorrer o registro permanece com situação EM AUTUAÇÃO. Os campos da descrição da procedência, assunto. interessado e destino podem ser usados para localizar os dados. Isto é feito digitando o nome ou parte do nome no campo desejado. O resultado da busca aparece nas paletas Consulta Usuário ou Consulta Assunto. Selecionando a linha desejada, com um duplo clique com o mouse os, campos relacionados serão automaticamente preenchidos. O Módulo Receber Processo Este módulo é restrito aos usuários com privilégio para tramitação de processos. Aqui são realizados os procedimentos para receber um processo em seu destino. Somente o usuário a quem foi destinado poderá fazer o seu recebimento. Para receber um processo: digite no campo apropriado o seu número de protocolo (Os campos com informações do processo são

10 automaticamente preenchidos.). clique com o mouse no botão RECEBE. O botão CANCELA apaga as informações na tela. O botão SAIR fecha a janela ativa retorna o controle para a tela principal. ATENÇÃO! O processo só estará efetivamente recebido quando o botão RECEBE for clicado. O Módulo Despacha Processo Este módulo é restrito aos usuários com privilégio para tramitar processos. Aqui são realizados os procedimentos para encaminhar um processo para um novo destino, arquivar, anexar ou diligenciar processos. Somente o usuário a quem foi destinado o processo poderá fazer seu despacho. Para despachar um processo: digite o seu número de protocolo no campo apropriado. ou clique na paleta Consulta Processo, localize e selecione o processo desejado com duplo clique com o mouse sobre a linha selecionada ( as informações do processo aparecerão nos campos apropriados). acione com o mouse o botão correspondente ao tipo de despacho que deseja fazer. O botão SAIR fecha a janela ativa e retorna para o menu principal ( sem processar o despacho).

11 ATENÇÃO! O despacho só é concluído após os procedimentos ativados por um dos botões de seleção do tipo do despacho. O Módulo Despacha Processo - Encaminha Processo Na janela Despacha Processo clique sobre o botão Encaminha Processo. Isto fará com que seja aberta a janela para encaminhar processos. Estarão preenchidos os campos Número do Protocolo, Interessado e Assunto e o cursor estará posicionado no campo reservado para o código do novo destino. Preencha os campos referente ao novo destino, o resumo do despacho e clique no botão ENCAMINHA para efetivar a ação. Quando o botão ENCAMINHA é clicado aparece uma mensagem indagando se o controle do destino será impresso logo ou não. Quando se tem muitos processos para encaminhar pode ser preferível imprimir tudo de uma só vez, utilizado a opção RELATÓRIOS no menu principal. O campo da descrição do destino pode ser usado para localizar o destino. Isto é feito digitando o nome ou parte do nome nesse campo. O resultado da busca aparece na palete Consulta Usuário. Um duplo clique com o mouse na linha selecionada transfere os dados para os campos automaticamente. O botão CANCELA apaga as entradas realizadas na janela. O botão SAIR fecha a janela ativa e retorna para a janela Despacha Processo. ATENÇÃO! O processo só estará efetivamente encaminhado quando o botão ENCAMINHA for clicado. O Módulo Despacha Processo - Arquivamento de Processo Na janela Despacha Processo clique sobre o botão Arquivar Processo. Isto fará que seja ativada a janela Arquivamento de Processos, estarão preenchidos os campos Número do Protocolo, interessado e Assunto e o cursor estará posicionado no campo reservado para o código do local de arquivamento.

12 Preencha os campos referentes ao local de arquivamento e clique sobre o botão ARQUIVAR para efetivar a ação. O campo da descrição do local de arquivamento (Grupo) pode ser usado para localizar o dado, isto é feito digitando o nome ou parte do nome no campo. O resultado da busca aparece na paleta Consulta Usuário. Selecionando a linha desejada dando um duplo clique com o mause os campos relacionados serão automaticamente preenchidos. O botão SAIR fecha a janela e retorna para a janela Despacha Processo. O botão CANCELA desfaz as entradas realizadas na janela. ATENÇÃO! O processo só estará efetivamente arquivado quando o botão ARQUIVAR for clicado. O Módulo Despacha Processo - Anexação de Processos Na janela Despacha Processo clique sobre o botão Anexa Processo. Isto fará com que seja aberta a janela para anexar processos. Estarão preenchidos os campos Número do Protocolo Objeto, Interessado, Assunto e Tipo de Documento, o cursor estará posicionado no campo reservado para o Número do Protocolo Fonte.

13 Preencha os campos referentes ao processo fonte e clique sobre o botão ANEXA para efetivar a ação. O botão CANCELA apaga as entradas realizadas na janela O botão SAIR fecha a janela ativa e retorna para a janela Despacha Processos. ATENÇÃO! O processo só estará efetivamente anexado quando o botão ANEXA for clicado. O Módulo Despacha Processo - Diligencia Processo Na janela Despacha Processo clique sobre o botão Encaminha processo. Isto fará com que seja aberta a janela para diligenciamento de processos. Estarão preenchidos os campos Número do protocolo, Interessado e Assunto e o cursor posicionado no campo reservado para o código do usuário diligenciador. Preencha os campos apropriados e clique no botão DILIGENCIA para efetivar a ação. O campo da descrição do diligenciador pode ser usado para localizar o dado. Isto é feito digitando o nome ou parte

14 do nome no campo. O resultado da busca aparece na paleta Consulta Usuário. Selecionando a linha desejada com um duplo clique com o mouse, os campos são automaticamente preenchidos. O botão CANCELA apaga as entradas realizadas na janela. O botão SAIR fecha a janela e retorna para a janela Despacha Processos. ATENÇÃO! O processo só estará efetivamente anexado quando o botão ANEXA for clicado.

15 A opção Consultas Esta opção permite o acesso aos módulos de consulta de processos ativos e aos processos arquivados com as respectivas tramitações e anexações, quando houver. Para ativar o módulo: 1. clique com o mouse no item Consultas no menu e escolher uma das opções da lista. 2. Usar um dos botões na barra de atalhos. O Módulo Consultas Processos Esta opção é aberta a todos os usuários, cadastrados ou não, do sistema e permite consultas aos processos cadastrados no sistema. Para cada processo consultado são mostrados os dados do processo, a sua tramitação e os dados da anexação (se houver). Para localizar um processo digite: no campo Número do Protocolo, o número correspondente ao processo, nome ou parte do nome do interessado, da procedência, do destino, ou do assunto, código do interessado, da procedência, do destino, ou do assunto, tipo de documento, código da situação do processo ou data de entrada do processo. O resultado da busca feita através de um dos campos acima pode ser visualizado na lista que se encontra na paleta Consulta Processo. Selecionando um processo e dando um duplo clique com o mouse, os campos do formulário são automaticamente preenchidos.

16 Os dados complementares ficam disponíveis quando: 1. botão Despacho do Processo é pressionado. O Botão VOLTAR retorna o controle para a janela que chamou. Ο Βοtão IMPRIMIR provoca a impressão dos dados da janela. A paleta Tramitação é ativada:.mostra todas as tramitações do processo. um duplo clique é feito em uma linha da lista na paleta Tramitação. Mostra O despacho que ocorreu naquela data.

17 O Botão VOLTAR retorna o controle para a janela que chamou. paleta Anexação é ativada. Mostra os processos anexados (se houver). Os Botões localizados na parte inferior da janela PTA Consultas tem as seguintes funções: O botão SAIR fecha a janela de consultas e retorna para a tela principal. O botão CANCELA limpa os campos na janela ativa. O Módulo Consulta Arquivo Esta opção é aberta a todos os usuários, cadastrados ou não, do sistema e permite consultas aos processos que já foram arquivados. Para cada processo consultado são mostrados os dados de arquivamento de um processo.

18 Para localizar um processo digite: no campo Número do Protocolo, o número correspondente ao processo, nome ou parte do nome do interessado, da procedência, do destino, ou do assunto, código do interessado, da procedência, do destino, ou do assunto, tipo de documento, código da situação do processo ou data de entrada do processo. O resultado da busca feita através de um dos campos acima pode ser visualizado na lista que se encontra na paleta Consulta Processo. Selecionando um processo e dando um duplo clique com o mouse, os campos do formulário são automaticamente preenchidos.

19 A opção Arquivo Esta opção permite o acesso aos módulos de manutenção dos dados de processos arquivados em um Arquivo Setorial. Para ativar o módulo: 3. clique com o mouse no item Arquivo no menu e escolher uma das opções da lista. O Módulo Consulta Arquivo Esta opção é aberta a todos os usuários, cadastrados ou não, do sistema e permite consultas aos processos que já foram arquivados. Para cada processo consultado são mostrados os dados de arquivamento de um processo. Para localizar um processo digite: no campo Número do Protocolo, o número correspondente ao processo, nome ou parte do nome do interessado, da procedência, do destino, ou do assunto, código do interessado, da procedência, do destino, ou do assunto, tipo de documento, código da situação do processo ou data de entrada do processo. O resultado da busca feita através de um dos campos acima pode ser visualizado na lista que se encontra na paleta Consulta Processo. Selecionando um processo e dando um duplo clique com o mouse, os campos do formulário são automaticamente preenchidos.

20 O Módulo Atualiza Arquivo Este módulo permite fazer a manutenção na tabela do banco de dados onde estão cadastradas as informações sobre o arquivamento de processos. Para localizar um processo digite: no campo Número do Protocolo, o número correspondente ao processo, nome ou parte do nome do interessado, da procedência, do destino, ou do assunto, código do interessado, da procedência, do destino, ou do assunto, tipo de documento, código da situação do processo ou data de entrada do processo. Localizado o processo e altere os campos em questão e clique com mouse sobre o botão ALTERAR para efetivar a mudança. ATENÇÃO! As informações no processo arquivado só estará efetivamente alterada quando o botão ALTERAR for clicado.

21 A Opção Relatórios A opção relatórios dispara o controle para impressão de relatórios. Clique sobre o item Relatório e escolha uma das opções. O item Diário da acesso ao módulo de impressão dos controles do destino para os processos encaminhados durante o dia. O item Eventual da acesso ao módulo de impressão de outros relatórios. Relatórios - Diário - Controle do Destino Esta opção é indicada para usuários que movimentam grande volume de processos. Neste caso é melhor deixar para imprimir o controle do destino dos processos quando todos os processos tiverem sido despachados. Com isso todos os processos com mesmo destino vão ser listados no mesmo controle. Nesta tela são visualizados todos os processos que serão disponíveis para ser impressos no relatório Controle do Destino. Clique com o mouse sobre o botão IMPRIME para disparar a impressão dos controles para todos os processos. Note que processos encaminhados para um mesmo destino serão impressos no mesmo controle. É possível selecionar processos na lista apresentada para emitir relatórios somente para eles. Para isso Pressione ALT+Shift e com o mouse clique sobre as linhas a serem selecionadas e clique sobre o botão IMPRIMIR PARA efetivar a ação. O botão SAIR fecha a janela ativa e retorna para o menu principal. Relatórios Eventual Controle de Processos Esta opção permite relacionar os processos referentes a um usuário em um dado período de tempo para ativar esta opção clique sobre o item relatórios desça o cursor até a opção Eventual e escolha a opção Controle de Processos.

22 Preencha o campo referente ao Código do interessado e o período desejado e clique sobre o botão IMPRIMIR para efetivar a ação. Se a data final for omitida serão relacionados todos processos, a partir da data inicial. Se a data inicial e adata final forem omitidas todos os processos serão relacionados. O campo da descrição do interessado pode ser usado para localizar o dado, isto é feito digitando o nome ou parte do nome no campo. O resultado da busca aparece na paleta Consulta Usuário. Selecionando a linha desejada dando um duplo clique com o mause os campos relacionados serão automaticamente preenchidos. O botão CANCELA apaga as entradas realizadas na janela. Relatórios Eventual Controle do destino Esta opção permite relacionar os processos encaminhados referentes a um usuário em uma data anterior a atual. Preencha o campo referente ao Código do destino e a data desejada e clique sobre o botão IMPRIMIR para efetivar a ação. ATENÇÃO Se um processo já tiver sido recebido no destino não aparecerá mais ser emitido o relatório de Controle do destino. O campo da descrição do interessado pode ser usado para localizar o dado, isto é feito digitando o nome ou parte do nome no campo. O resultado da busca aparece na paleta Consulta Usuário. Selecionando a linha desejada

23 dando um duplo clique com o mause os campos relacionados serão automaticamente preenchidos. O botão CANCELA apaga as entradas realizadas na janela.

24 A Opção Manutenção O módulo de manutenção é uma atividade restrita a gerência do sistema. É um módulo que permite fazer a manutenção das tabelas do banco de dados do sistema. Somente usuários com privilégio de gerenciamento do banco tem acesso a este módulo. A Opção Ajuda Esta opção mostra: o arquivo de ajuda do PTA quando a opção Conteúdo é clicada. detalhes sobre o sistema. Quando opção.sobre é clicada. A Opção Sair Clicando sobre este item o programa é encerrado e o controle volta para o Windows.