Sistema de Autorização Unimed

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1 Diretoria de Gestão Estratégica Departamento de Tecnologia da Informação Divisão de Serviços em TI Sistema de Autorização Unimed MANUAL DO USUÁRIO

2 DIVISÃO DE SERVIÇOS EM TI A Divisão de Serviços em TI da Unimed Grande Florianópolis está à disposição da rede cooperada e credenciada para realizar a instalação, treinamento e suporte técnico ao Sistema de Autorização Unimed gratuitamente. O contato pode ser realizado pelo telefone (48) ou suporteti@unimedflorianopolis.com.br. Página 2

3 Sumário 1- Situação Autorização de Procedimentos...7 a) Beneficiário b) Beneficiário Intercâmbio Anexo Inclusão valida ponto Alteração Cancelamento Relatório de Produção Recurso Material e Medicamento Impressão autorização Histórico Simulação Confirmação Execução...33 Página 3

4 1- Situação A função tem por finalidade relacionar todos os pedidos realizados nas situações indicadas pelo prestador no período que se baseia na data de solicitação. Caso o período não seja informado, será assumida para a data fim, a data corrente, e para a data de início, a data corrente menos quatro dias. Não são permitidos períodos de pesquisa superiores há trinta dias, exceto se informado o beneficiário. As situações estão separadas em dois grupos os "pendentes ou não analisados" e os "já analisados", nos quais deve-se escolher pelo menos uma situação em um dos grupos. Figura 1 Situação Pedido Critérios de Pesquisa Após a pesquisa são exibidos os pedidos que satisfizeram os critérios. Nesta relação é dada a possibilidade, através dos ícones, que estarão habilitados ou não, conforme a situação em que se encontra o pedido: - inclusão de anexos: habilitado em toda a vida do pedido até que o mesmo seja cancelado, negado ou autorizado. - alteração do pedido: habilitado apenas enquanto o pedido estiver na situação "para análise" após o início da análise o mesmo não poderá ser mais alterado no máximo cancelado, desde que não tenha sido negado, cancelado ou autorizado. Página 4

5 - cancelamento: permite ao prestador cancelar o pedido por qualquer motivo que deverá ser informado no momento do cancelamento, esta funcionalidade permanece habilitada enquanto o pedido estiver "em análise", "em exigência" ou "para análise". - para impressão dos pedidos: permite a impressão do pedido, exceto se este estiver cancelado ou negado. - histórico do pedido: exibe todas as informações do pedido, ver maiores detalhes na funcionalidade de histórico. Figura 2 Situação Pedido Resultado da Pesquisa Outras informações relacionadas: data da solicitação, número do pedido; descrição da situação (em análise, para análise, etc.); data da última situação; código e nome do beneficiário referente ao pedido. Página 5

6 1.1 Pendentes ou não Analisados Não analisados: são os pedidos ainda não analisados pela operadora Com Exigência: são os pedidos que foram analisados e que contém algum tipo de exigência a ser cumprido pela operadora, deve-se entrar na função "Exigências" para dar prosseguimento ao pedido; Em Perícia: são os pedidos analisados e que necessitam de perícia, verificar junto à operadora qual o procedimento a ser adotado para realização da perícia; Em Análise: são os pedidos que já iniciaram o processo de análise mas ainda não foi concluído pela operadora; Para Digitação: são os pedidos que foram protocolados e ainda não analisados pela operadora; 1.2 Já Analisados Negados: são os pedidos que não foram autorizados ou em alguns casos não precisam de autorização; Autorizados: são os pedidos de autorização que foram totalmente ou parcialmente autorizados; Cancelados: são os pedidos de autorização que foram cancelados pela operadora ou pelo prestador, conforme observação e motivos relacionados ao cancelamento. 1.3 Outros Filtros Prestador: Indica a qual prestador o usuário está vinculado, não pode ser alterado, apenas informativo. Contrato: tem por finalidade permitir a restrição da pesquisa a um contrato, caso desejado. Beneficiário: tem por finalidade permitir a restrição da pesquisa a um beneficiário, caso desejado. Página 6

7 Usuário Inclusão: tem por finalidade permitir a restrição da pesquisa ao usuário que cadastrou o pedido. 2- Autorização de Procedimentos Esta funcionalidade tem como objetivo registrar os pedidos de autorização. Para solicitar um pedido de autorização, acesse o menu PEDIDO DE AUTORIZAÇÃO, em seguida a função INCLUSÃO. Preencha o código do beneficiário Selecione o tipo de atendimento Figura 3 - Inclusão de Pedido Página 7

8 2.1 Inclusão do Pedido Beneficiário a) Beneficiário 0025 Para incluir um pedido de autorização deve-se informar o código do beneficiário, sem qualquer tipo de edição. Uma vez digitado o beneficiário, deve-se clicar na tecla enter. Neste momento serão exibidas as informações de contrato, plano, situação no plano e a partir de que data está na situação, data de nascimento. Caso o código informado esteja incorreto, será exibida a mensagem "Número do beneficiário inválido". Figura 4 Inclusão de Pedido b) Beneficiário Intercâmbio Para incluir um pedido de autorização para um beneficiário de intercâmbio deve-se preencher obrigatoriamente o código do beneficiário, sem nenhum tipo de edição e clicar na tecla enter. Neste momento o sistema abre a tela para preenchimento dos campos obrigatórios, deve se preencher o nome do beneficiário, o plano, a data de nascimento, a validade da carteira e o sexo. Conforme ilustra a figura a seguir Página 8

9 Preencha o nome do beneficiário Preencha validade da carteira Preencha a rede Preencha o plano Preencha a data de nascimento Selecione o sexo Figura 5 Inclusão de Pedido Beneficiário Intercâmbio No campo TIPO DE ATENDIMENTO deve-se escolher um dos tipos de atendimento condizente com o tipo de procedimento a ser realizado, podendo ser: Consulta Eletiva - selecionar esta opção para autorização de consulta eletiva. Consulta Sp/Sadt - selecionar esta opção para consulta de emergência. Domiciliar- selecionar esta opção quando for incluir um atendimento domiciliar. Exames - selecionar esta opção quando for incluir um exame. Hospital dia - selecionar esta opção quando for incluir um procedimento que será executado em regime de hospital dia. Internação - selecionar esta opção quando for incluir uma internação clínica, cirúrgica, obstétrica, pediátrica ou psiquiátrica. Quimioterapia - selecionar esta opção quando for incluir uma quimioterapia. Radioterapia - selecionar esta opção quando for incluir uma radioterapia. Remoção - selecionar esta opção quando for incluir um pedido de remoção. Página 9

10 Sadt Internado - selecionar esta opção quando for incluir um pedido de sadt para beneficiário internado. Terapia - selecionar esta opção quando for incluir um procedimento do tipo seriado. TRS Terapia Renal Substitutiva - selecionar esta opção quando for incluir um pedido de terapia renal. Os campos obrigatórios para inclusão de um pedido de autorização se modificam conforme o tipo de atendimento selecionado. (veremos nos próximos itens) Após selecionar o tipo de atendimento deve-se preencher os campos obrigatórios e em seguida clicar no botão Inclusão disponível na barra de ferramenta da janela. Conforme ilustra a figura a seguir: Incluir Figura 6 Inclusão de Pedido Campos Beneficiário Ao clicar no botão Incluir na barra de ferramentas podem ocorrer as seguintes situações: Gerar um número de pedido sem nenhuma restrição; Gerar um número de pedido com mensagem de ERRO. Neste caso deve se clicar no Triângulo Vermelho para verificar a mensagem. OBS: Um Pedido só pode ser autorizado quando todas as mensagens de erro forem solucionadas ou liberadas através do Para verificar a mensagem, clicar no triângulo vermelho, conforme figura abaixo: Página 10

11 Clique aqui para verificar as mensagens Clicar para exibir a mensagem de erro Figura 7 Inclusão de Pedido Pedido com Erro (Triângulo Vermelho) Inclusão de pedido de consulta eletiva Quando selecionado o tipo de atendimento Consulta Eletiva, cinco tipos de fichas são exibidos no momento da inclusão, sendo elas: informações, procedimento/serviço, observação e indicação clínica, conforme ilustrado abaixo. FICHA INFORMAÇÕES: nesta ficha, deve-se preencher o CID (opcional), a data de solicitação e o código do executante. Em caso de dúvida, deve-se clicar na lupa ao lado do campo. Página 11

12 Preencha o código do executante Figura 8 Inclusão de Pedido Consulta Eletiva FICHA PROCEDIMENTO/SERVIÇO: nesta ficha, o sistema preenche automaticamente o código da consulta. Página 12

13 Preenchido automaticamente Figura 9 Consulta Eletiva FICHA PROCEDIMENTO / SERVIÇO FICHA OBSERVAÇÃO: ficha de preenchimento facultativo para informar alguma observação que se julgue necessária. Página 13

14 Observação Emissão: qualquer informação registrada neste campo será impressa na guia de autorização. Figura 10 Consulta Eletiva FICHA Observação FICHA INDICAÇÃO CLÍNICA: ficha de preenchimento facultativo que pode ser utilizada para acrescentar o diagnóstico da consulta informado pelo médico. Página 14

15 Campo para descrição da indicação clínica. Figura 11 Consulta Eletiva FICHA Indicação Clínica Após clicar no botão aprovar o sistema irá gerar um número para o pedido, a SENHA DE AUTORIZAÇÃO e a validade da autorização. Figura 12 Pedido Aprovado senha ATUALMENTE A SENHA DE AUTORIZAÇÃO É A MESMA DO NÚMERO DE PEDIDO Inclusão de pedido de SP/SADT (Remoção, Pequena Cirurgia, Terapias, Consultas SP/SADT, Exames, Atendimento Domiciliar, SADT Internado, Quimioterapia, Radioterapia, TRS Terapia Renal Substitutiva). Página 15

16 Figura 13 Inclusão de pedido SP/SADT Na inclusão do pedido de SP/SADT, os campos marcados com * são de preenchimento obrigatório: FICHA INFORMAÇÕES: nesta ficha, deve-se preencher obrigatoriamente o CID, código do executante e código do solicitante, conforme ilustra figura a seguir. FICHA PROCEDIMENTO/SERVIÇO: nesta ficha devem-se relacionar os procedimentos para os quais se deseja pedir autorização. Para cada procedimento a ser inserido, devese clicar no botão ADICIONAR PROCEDIMENTO/SERVIÇO conforme ilustra figura a seguir. Para cada procedimento a ser incluído, deve-se preencher: Página 16

17 1 2 3 Figura 14 Inclusão de pedido SP/SADT Ficha Procedimento / Serviço (1) Código: deve-se digitar o código do procedimento em CBHPM / AMB ou do serviço. Para consultar o código do procedimento, deve-se clicar na lupa. (2) Descrição: Nome do procedimento, campo apenas exibido, não pode ser alterado. Caso o nome seja muito grande, pode-se visualizar clicando no ícone em forma de folha. (3) Quantidade: deve-se digitar a quantidade, caso não seja informado, será automaticamente assumido o valor 01. FICHA OBSERVAÇÃO: de preenchimento facultativo; para informar alguma observação que se julgue necessária. Qualquer informação registrada neste campo será impressa na guia de autorização. FICHA INDICAÇÃO CLÍNICA: de preenchimento facultativo; pode ser utilizada para acrescentar informações do médico para justificar a autorização do procedimento Aprovar um Pedido Para Aprovar um pedido de SP/SADT deve-se seguir os mesmos passos da consulta eletiva, clicando em incluir. O sistema gerará um número de pedido, a senha de autorização e informará a validade Página 17

18 da autorização Inclusão de pedido de Internação (Internação Cirúrgica, Internação Clínica, Internação Obstétrica, Internação Psiquiátrica). Na inclusão do pedido de Internação, os seguintes campos são de preenchimento obrigatório: FICHA INFORMAÇÕES: nesta ficha, deve-se preencher obrigatoriamente o CID, código do executante e código do solicitante, o caráter da internação, a acomodação e a data de internação, conforme ilustra figura a seguir. Figura 15 Inclusão de pedido de Internação FICHA PROCEDIMENTO/SERVIÇO: nesta ficha deve-se relacionar os procedimentos para os quais se deseja pedir autorização. Para cada procedimento a ser inserido, devese clicar no botão ADICIONAR PROCEDIMENTO / SERVIÇO. Página 18

19 FICHA OBSERVAÇÃO: de preenchimento facultativo; para informar alguma observação que se julgue necessária. FICHA INDICAÇÃO CLÍNICA: de preenchimento facultativo; pode ser utilizada para acrescentar informações do médico para justificar a autorização do procedimento. Aprovar um Pedido: Clicar no botão Incluir 3- Anexo A função tem por finalidade incluir anexos ao pedido de autorização. Uma vez digitado o número do pedido, deve-se clicar na tecla enter ou avançar com o botão de seta direita que fica na barra de ferramentas da janela, neste momento serão exibidas as informações principais do pedido. Para incluir um anexo, deve se preencher obrigatoriamente o campo descrição, e em seguida clicar no botão procurar. O sistema irá abrir a tela Procurar Arquivos, onde deve se localizar o arquivo desejado e clicar duas vezes para anexá-lo. Após anexar o arquivo deve se clicar no botão EXECUTAR na barra de ferramentas para finalizar o processo, conforme ilustra as figuras abaixo: 3 Inclui anexo Figura 16 Incluindo Anexo Página 19

20 4- Inclusão valida ponto Esta funcionalidade tem por finalidade a inserção de pedidos de beneficiários 0025 com biometria. 2- Clique em continuar 1 - Informe o Código do Prestador Figura 17 Inclusão valida ponto 1- Informe o código prestador 1- Informe o código do beneficiário 2- Clique na biometria Figura 18 Inclusão pedido biometria Página 20

21 Colocar o dedo indicado no aparelho biométrico Figura 19 - sensor O sensor fará a leitura da digital e após informará se ela será valida ou não. Quando a digital for válida, o processo de inserção de pedido continua conforme visto no tópico 2 (Inclusão). Caso a digital for inválida, é necessário que entre em contato com a TI da Unimed para efetuar o cancelamento desta digital para após, clicar novamente no botão biometria e cadastrar uma nova, conforme tela a seguir: Página 21

22 Figura 20 Cadastramento digital Escolha um dedo para cadastrar a nova digital e posicione o dedo no sensor até que preencha os quadrados. Página 22

23 Figura 21 Cadastrando nova digital Figura 22 Pedido com digital válida Página 23

24 5 - Alteração A função tem por finalidade alterar as informações dos pedidos de autorização. Como: cid, executante, executante complementar e solicitante. Observação: Comente pedidos não confirmados podem ser alterados. Figura 23 Alteração Pedido 6 - Cancelamento A função tem por finalidade cancelar os pedidos. Para cancelar, deve-e informar o número do pedido e clicar na seta para continuar: Página 24

25 Continuar Figura 24 Cancelamento Pedido Clique em cancelar Figura 25 Pedido a ser cancelado Selecione o motivo de cancelamento e depois clique em cancelar: Página 25

26 Figura 26 Motivo cancelamento Figura 27 Pedido cancelado 7 - Relatório de Produção Tem por finalidade gerar relatórios de produção dos prestadores. Página 26

27 1 Informe a data 6 Clique em continuar 2 Selecione o Executante 4 Selecione tipo de atendimento 5 Selecione o tipo de beneficiário 3 Selecione o Executante complementa r caso haja Figura 28 Gerar Relatório de produção Imprimir relatório Figura 29 Relatório de produção 8 - Recurso Nº Pedido: selecionar o pedido onde será feito o pedido de recurso. Caso o usuário não saiba o número do pedido, clique na ferramenta LUPA para efetuar a busca. Página 27

28 Motivo Recurso: Informar o motivo para o pedido de recurso. Após inserir o motivo do recurso, clicar em Confirmar Recurso para que o sistema efetue as alterações. 2 - Executar 1 Informe o motivo do recurso Figura 30 Recurso Pedido 9 - Material e Medicamento A função tem por finalidade registrar no sistema as solicitações de autorização para Material / Medicamento. Uma solicitação de material/medicamento somente pode ser inclusa no sistema a partir de um pedido de autorização de procedimento já autorizado. O sistema não permite a autorização de materiais e medicamentos sem um pedido de referência. Página 28

29 9.1 Inclusão Informar o código do prestador executante do procedimento e o número do pedido de referência, pedido com o procedimento CBHPM/AMB já autorizado. O sistema abre a tela exibindo o número do pedido de referência e os dados do executante, deve se selecionar o Tipo, material, medicamento ou taxa e informar o código, em caso de dúvida clicar na lupa de pesquisa ao lado do campo. Após selecionar os materiais/medicamentos/taxas clicar no botão Incluir para finalizar o processo, caso o material/medicamento ou taxa não necessite de autorização prévia o sistema irá aprovar o pedido, gerar um número de pedido e uma guia de outras despesas. Pedidos de materiais, medicamentos e taxas que necessitam de autorização são inclusos no sistema, gerando um número de pedido em análise. Figura 31 Inclusão material e medicamento Figura 32 Inclusão dados material e medicamento Página 29

30 10 - Impressão autorização A função tem por finalidade imprimir os pedidos que foram autorizados. Ao entrar na funcionalidade através do menu, será aberta a tela IMPRESSÃO AUTORIZAÇÃO onde se deve informar o número do pedido, ou em caso de dúvida clicar na lupa ao lado do campo para acessar a tela de pesquisa. Figura 33 Impressão Uma vez digitado o número do pedido, deve-se clicar na tecla enter ou avançar com o botão de seta direita que fica na barra de ferramentas da janela, neste momento deve se informar o formato de saída Impressora. Para finalizar o processo deve se clicar no botão continuar disponível na barra de ferramentas da janela. Conforme ilustra a figura a seguir. Figura 34 Impressão Selecionar Para localizar o pedido pelo código carteira clique primeiramente na lupa. Digite o código da carteira do cliente e atualize a data de solicitação. Uma vez digitado o número do pedido, deve-se clicar na tecla enter ou avançar com o botão de seta direita que fica na barra de ferramentas da janela. Conforme ilustra a figura a seguir. Página 30

31 Digitar o código carteira Atualizar a data de solicitação Figura 36 Pesquisa de Pedido de Autorização Confira o procedimento que será realizado e clique no botão da seta acima. Conforme ilustra a figura a seguir. Clicar na tecla enter ou avançar com o botão de seta à esquerda após conferir os dados. Figura 37 Impressão Autorização Sugestão: Confira os dados antes de imprimir a guia. Página 31

32 Figura 38 Guia de Solicitação de Internação 11 - Histórico Ao digitar o número do pedido, ou em caso de dúvida usar a pesquisa, será aberta a tela com todas as informações do pedido (somente para consulta). Figura 39 Histórico número do pedido Página 32

33 Figura 40 Histórico pedido Ficha de informações 12 - Simulação Esta funcionalidade tem por finalidade simular as autorizações a fim de saber se serão autorizadas ou negadas. Para incluir, basta seguir os passos do item 2. Para verificar o histórico, basta seguir os passos do item 11. Para impressão, basta seguir os passos do item Confirmação Execução A função tem por finalidade confirmar a execução dos atendimentos autorizados pela operadora para integração das autorizações com o módulo de contas médicas. Observação: Somente pedidos confirmados podem ser integrados. No momento da confirmação de execução de um pedido são gravados no sistema as Página 33

34 informações relativa a execução do procedimento e exigidas no padrão Tiss. Ao entrar na funcionalidade através do menu, será aberta a tela Confirmação Execução onde deve-se informar o código do prestador, ou em caso de dúvida, clicar na lupa ao lado do campo para acessar a tela de pesquisa. Uma vez digitado o número do pedido deve-se clicar na tecla enter ou avançar com o botão de seta direita que fica na barra de ferramentas da janela. Neste momento o sistema abre a tela de confirmação e lista os pedidos do prestador que foram autorizados e ainda não confirmados, conforme ilustra a figura a seguir. Figura 41 Confirmação Execução Página 34

35 Figura 42 Confirmação Execução Pedido Deve-se marcar o procedimento a ser confirmado e clicar no botão Confirmar Dados Tiss na barra de ferramentas. Neste momento o sistema abre a tela Confirmação Execução onde deve se passar as informações do atendimento e clicar no botão Alterar. Página 35