Consultório Online. Manual de Utilização do Módulo Operacional. índice. Guias consulta / SADT (Solicitação, Execução com Guia e Autogerada): 4

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2 índice Passo 1: Visão geral 3 Passo 2: Como acessar o Consultório Online? 3 Passo 3: Recursos disponíveis 4 Guias consulta / SADT (Solicitação, Execução com Guia e Autogerada): 4 Pesquisa de histórico de atendimento 4 Bate-papo entre prestador e operadora (para transações em auditoria) 4 Envio de dados complementares 4 Status de autorização de solicitações pendentes de auditoria 4 Status de protocolo de solicitações autorizadas 4 Relatório de produção médica 4 Alteração de dados cadastrais 4 Impressão de guias autorizadas 5 Alteração de senha e cadastrado 5 Passo 4: Como preencher as Guias? 5 Consulta: 6 SADT Solicitação de procedimentos: 8 SADT Execução Referenciada / Direta / Autogerada: 11 Envio de Dados complementares / Loteguia 15 Passo 5: Menu Pesquisar 21 Passo 6: Bate-papo 23 Passo 7: Relatório de romaneio 25 Passo 8: Vídeo de suporte e simulação de cenários 26 Passo 9: Contato para suporte 26

3 Passo 1: Visão Geral Este documento tem por objetivo, auxiliar as secretárias e atendentes do Sistema Unimed a utilizar a interface operacional da ferramenta Consultório Online. Este recurso é utilizado diretamente nos consultórios médicos ou prestadores por meio de uma interface web (Internet) em conformidade com o padrão Troca de Informação de Saúde Suplementar (TISS) da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) para atendimentos locais ou em intercâmbio podendo contar com a funcionalidade de leitura magnética*. Passo 2: Como acessar o Consultório Online? Para acesso ao módulo operacional da ferramenta Consultório Online é necessário que a Federação das Unimeds do Estado de São Paulo (Fesp) disponibilize os logins e senhas para acesso inicial à ferramenta, podendo utilizar quaisquer navegadores (IE verões 7.0, 8.0, Bits, Mozilla e Chrome). O acesso se faz a partir da URL: com usuário e senha disponibilizados no momento da utilização inicial da aplicação, podendo ser disseminado outros logins de acesso, conforme necessidade. Abaixo segue visualização da tela a ser apresentada no momento de acesso. Abrir o navegador de Internet. Acessar o endereço: Menu Superior \ Área Restrita \ Consultório Online. Ou digitando o endereço: no navegador da internet. 3

4 Passo 3: Recursos Disponíveis Este item abordará as funcionalidades disponíveis a equipe de atendimento, sendo que os perfis designados a cada usuário poderão ser diferentes conforme a necessidade do local de atendimento. Guias Consulta / SADT (Solicitação, Execução com Guia e Auto Gerada): Possibilidade de solicitação de procedimentos no padrão Associação Médica Brasileira (AMB) / Classificação Brasileira Hierarquizada de Procedimentos (CBHPM), tanto de beneficiários pertencentes à área de abrangência da Unimed Singular, quanto para beneficiários em transito na singular. Pesquisa de histórico de atendimento Possibilidade de pesquisa de solicitações realizadas pelos funcionários vinculados aos médicos ou prestadores, podendo ser refinado por data, número de requisição, numero de autorização, status da requisição, tipo de solicitação e ordenação. Bate-papo entre prestador e operadora (para transações em auditoria) Este modulo possibilitará a interação entre secretária / operadora, nas situações em que a requisição feita estará pendente para auditoria na Unimed, desta forma até a conclusão do processo será possível, de forma assíncrona, documentar as dúvidas pertinentes ao atendimento. Envio de dados complementares Este item possibilita informar dados adicionais como procedimentos, materiais e medicamentos e também mostrar a confirmação de execução do procedimento pré-autorizado pela aplicação Consultório Online. O envio desta informação é obrigatória mesmo que não haja complementos, respeitando a data limite da competência estipulada pela Unimed Fesp, a qual será realizada por meio da transação de Loteguia recepcionada pela operadora para analise e posterior liberação de pagamento do procedimento executado. Status de autorização de solicitações pendentes de auditoria Ao realizar uma solicitação, poderá ocorrer da resposta ao atendente ser demostrada como Estudo, ou seja, na Unimed de origem do beneficiário a requisição poderá estar pendente de auditoria. Por meio deste botão, localizado no rodapé desta requisição, poderá ser feita a persistência do status atual de cada atendimento até a finalização do mesmo. Status de protocolo de solicitações autorizadas Para as singulares que enviam Loteguia, conforme previsto pela Tiss pós-recebimento do faturamento eletrônico pela singular, a secretária poderá a partir do recurso Status Protocolo fazer a persistência do status atual de cada atendimento até a finalização do mesmo. Em situações de requisições em auditoria, a atendente poderá requisitar de forma eletrônica a validação da situação em análise na singular por meio do botão verifica Status Autorização. Relatório de produção médica Pelo menu esquerdo Relatório, é possível extrair de forma simples uma relação com todas as transações AUTORIZADAS conforme filtro de seleção. Alteração de dados cadastrais Pelo menu Controle de Acesso, é possível alterar de forma simples as informações de cadastro 4

5 do e tipo de impressão para o comprovante de autorização que são utilizados pelo usuário. Impressão de Guias Autorizadas. A ferramenta Consultório Online possibilita a impressão de quatro tipos de comprovantes a qual pode ser parametrizado a partir do menu: Alterar Cadastro -> Tipo de Comprovante Autorização : sendo possível a seguintes opções: Padrão Impressão em uma folha A4 Simplificada impressão em um terço folha A4 Guia Tiss impressão exatamente nos moldes da guia em papel Cupom Tiss impressão em comprovante tipo impressora fiscal Alteração de senha e cadastrado Caso haja necessidade de alteração de senha ou previamente cadastrado, pode-se realizar tal ação pelo seguinte menu: Controle de Acessos -> Alterar Cadastro -> Dados Cadastrais -> Senha: Controle de Acessos -> Alterar Senha Passo 4: Como preencher as guias? Este item abordará de forma visual como preencher cada uma das guias previstas pela Tiss: Reforçamos que todos os campos obrigatórios são informados com * ao lado do campo, não sendo necessário o preenchimento de todos os campos, pois em algumas situações a própria aplicação preencherá automaticamente os dados. Quando os campos obrigatórios não são preenchidos é demonstrado na mensagem de retorno da aplicação quais campos, com o código ao lado, necessitam de preenchimento. 5

6 Consulta: No menu acima, dentro da aba Consultório, selecionar: Passar o cartão magnético ou, se liberado, a digitação manual nos campos informados e clicar em Prosseguir. 6

7 Selecionar o cooperado e/ou prestador a qual a secretária está vinculada, no campo nº 10 Nome do Contratado e clicar em Enviar. Será apresentada a seguinte mensagem durante o processo de envio da requisição. 7

8 Será apresentada a seguinte mensagem final do processo, conforme validação da Unimed para onde a requisição foi encaminhada. SADT Solicitação de Procedimentos: No menu acima, dentro da Aba Consultório, selecionar: 8

9 Passar o cartão magnético ou se liberado a digitação manual nos campos informados e clicar em Prosseguir. Selecionando o prestador no campo nº 14 Nome do Contratado Solicitante todos os outros campos relacionados serão preenchidos automaticamente. Se no cadastramento do mesmo houver mais de um CBO, existirá a possibilidade de seleção do mesmo pelo campo nº 20 Código CBO-S. Também deve ser selecionado o campo nº 22 Caráter de Solicitação. 9

10 O procedimento poderá ser selecionado pelo código ou se necessário pela descrição no botão. Dentro da pesquisa contempla a opção para deixar pré selecionados os itens como Favoritos, facilitando assim uma eventual próxima pesquisa. Após preencher o procedimento clicar em Enviar. Observação: Os campos dos Dados do Contratado Executante nas guias de SADT Solicitação são opcionais. Se a requisição for glosada a mensagem será retornada na tela de resposta ou se necessário através da pesquisa poderá ser resgatada a informação. 10

11 SADT Execução Referenciada / Direta / Autogerada: Referenciada previamente autorizada por meio de solicitação de SADT Direta se o solicitante for diferente do profissional executante Auto gerada se o profissional solicitante é o mesmo da execução No menu acima, dentro da aba Consultório, selecionar: Passar o cartão magnético ou se liberado a digitação manual nos campos informados e clicar em Prosseguir. 11

12 Se informado o campo nº 2, com a senha pré autorizada, serão carregadas todas as informações da autorização prévia, apenas sendo necessário informar o executante. Se selecionado a opção Autogerada, serão travados os campos referentes ao solicitante, sendo selecionado o prestador EXECUTANTE, todos os campos referentes serão preenchidos automaticamente. 12

13 A opção de pesquisa no campo nº 14 Nome Contratado Solicitante, somente será disponível se o prestador não for o mesmo do executante. O procedimento poderá ser selecionado pelo código ou se necessário pela descrição no botão. Dentro da pesquisa contempla a opção para deixar pré selecionados os itens como Favoritos, facilitando assim uma eventual próxima pesquisa. Nas guias de SADT Execução será necessário que seja informado o nome do prestador ou cooperado que estará executando o procedimento no campo nº 31 Nome do Contratado. Apenas será disponibilizada a relação dos médicos ou prestadores a qual você estiver vinculado. 13

14 Após selecionar o executante, clique no botão Enviar. Observe que a requisição fora glosada, sendo possíveis autorizações parciais, por exemplo, solicitado dois procedimentos na qual um fora autorizado. Desta forma, a senha de autorização é válida apenas para o procedimento liberado pela singular, as demais negadas serão tarjadas em vermelho conforme o print abaixo. 14

15 Envio de dados complementares / Loteguia No menu, dentro da aba Consultório, selecionar: Ao acessar o Menu Dados Complementares, será apresentada uma tela com filtros de pesquisa relacionadas a guias AUTORIZADAS e executadas pelo prestador com os status previstos pela Tiss. Caso não haja nenhuma interação do atendente, o status inicial sempre será NÃO ENVIADO desta forma ao acessar este atendimento, será possível inserir informações complementares ao procedimento realizado. 15

16 Reforçamos que os itens adicionais a esta autorização poderão ser analisados pela equipe de contas médicas da Fesp assim que enviados. Ao enviar esta confirmação para a Unimed Fesp serão solicitados como campo obrigatório os dados de TIPO DE ATENDIMENTO e TIPO SAIDA. 16

17 O processo poderá ser realizado de forma unitária ou por meio de lote. Para segunda opção caso o login da secretaria esteja vinculado a dois ou mais prestadores, será exigida a seleção do prestador para habilitar esta opção. Distingue-se a opção de envio em massa pela tela de pesquisa, pois será habilitada caixas de seleção (CheckBox) na lateral esquerda e os campos obrigatórios, conforme informado anteriormente. Se houver a necessidade informar complementos, obrigatoriamente será necessário acessar a guia de forma unitária clicando sobre a mesma. Ao concluir o preenchimento das informações necessárias, deve-se clicar sobre o botão ENVIAR DADOS COMPLEMENTARES para encaminhar dados à Unimed Fesp. Será apresentada uma mensagem semelhante a imagem abaixo, informando as etapas em andamento. 17

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19 Os status demonstrados ao prestador, serão representados da seguinte forma. Enviando dados complementares - A aplicação Consultório Online está enviando a Loteguia para operadora. Enviando uma solicitação Status Protocolo - Confirmado recebimento do Loteguia pela operadora, sendo gerada uma requisição automática para verificação da situação deste lote. As situações possíveis apresentadas poderão ser: Recebido Liberado para pagamento Encerrado sem pagamento Analisado e aguardando liberação para pagamento Pagamento efetuado Protocolo não localizado Observa-se que no filtro de pesquisa que além do status inicial de NÃO ENVIADO, estará disponível também as seguintes situações: Sem resposta No momento do envio para a operadora, pode ter ocorrido alguma falha de comunicação com a operadora. Não confirmado O envio fora realizado e enviado, mas por algum motivo houve alguma divergência em relação aos dados da pré-autorização, sendo possível após regularização o re-envio destas informações. Em eventual retorno como Recebido, para verificação do status, pode-se realizar uma nova verificação acessando a guia de autorização desejada por meio do filtro de pesquisa pelo menu Consultório Pesquisar. No rodapé da pagina estará habilitado o botão Solicitação Status Pro- 19

20 tocolo, mas, para confirmar a situação atual, solicitamos verificar acima deste botão, no campo DADOS COMPLEMENTARES. Após requisição, poderemos ter ou não a alteração de status. Esta validação será conforme análise da Fesp. Desta forma, o botão informado anteriormente permanecerá habilitado até que o status seja diferente de RECEBIDO. 20

21 Passo 5: Menu Pesquisar Possibilita ao médico ou secretária resgatar quaisquer solicitações independente do status, período, tipo e entre outros critérios por meio de uma interface simples com diversos níveis de parametrizações. Neste menu também aparecerá o item Minhas Tarefas a qual contemplará informações pendentes de auditoria, podendo constar transações que necessitam de informações que poderão ser trafegadas pelo do bate papo da aplicação. No menu acima, dentro da aba Consultório, selecionar: 21

22 A partir dos filtros disponíveis no módulo de pesquisa será possível resgatar todas as requisições solicitadas pelos prestadores vinculados ao usuário autenticado, inclusive as retroativas, como mostra na imagem abaixo. Filtros: Situação; Código do beneficiário; Tipo (Consulta/ SADT / Internação); Período de solicitação; Ordenar por; Ir para a página. Abaixo segue modelo de detalhamento de informações de uma transação pesquisada: 22

23 Serão disponibilizados botões no rodapé da página para facilitar a navegação, sendo possível que alguns não sejam disponibilizados para determinados usuários conforme parametrização da Unimed. Voltar Retorno a tela de pesquisa; Requisitar cancelamento Disponível apenas se a transação estiver autorizada; Imprimir Disponível apenas se a transação estiver autorizada; Solicitar procedimento Disponível apenas se a transação estiver autorizada e for proveniente de uma consulta. Esta funcionalidade evita que seja informada a captura da carteira do beneficiário e/ou autenticação biométrica novamente, mais dados do prestador; Solicita status autorização Disponível apenas se a transação estiver em estudo, na qual será feita uma requisição de status para operadora a fim de obter uma nova posição, em que pode ser autorizada, negada ou manter-se em estudo. Passo 6: Bate-papo Este recurso possibilita uma interação direta entre o prestador/secretária e a Unimed caso tenhamos solicitações que estejam em status inicial Estudo. Desta forma, ambas poderão questionar informações para agilizar o atendimento ao beneficiário. Obs.: Por segurança toda informação trafegada será gravada para possíveis análises. Somente será disponibilizado o botão de BATE-PAPO se a requisição estiver em status de auditoria (estudo), caso contrário será considerado como fluxo encerrado. Para facilitar a visualização de requisições pendentes, além da pesquisa convencional, observe no menu central lado esquerdo o item Minhas Tarefas, a qual lhe manterá atualizado de todas as transações pendentes no período de 30 dias. 23

24 Ao acessar o detalhe da requisição, no rodapé da página, estará habilitado o botão de BATE- PAPO caso a mesma esteja pendente de análise por parte da operadora ou mesmo se questionada uma pendência pela secretária. Para documentar quaisquer informação será disponibilizada uma tela POP-UP semelhante à informada acima. Após documentação de quaisquer informações, serão disponibilizadas todos os dados com usuários, data, transação, status e mensagens. 24

25 Passo 7: Relatório de Romaneio Este módulo possibilita ao médico ou secretária resgatar e imprimir para controle operacional quaisquer solicitações AUTORIZADAS pelo Consultório Online. No menu acima, dentro da aba Consultório, selecionar: É possível especificar o filtro na seleção por DATA, PRESTADOR e TIPO TRANSAÇÃO. Aparecerá na barra superior, uma barra amarela a qual selecionada detalhará as melhores formas de impressão. 25

26 Passo 8: Vídeo de Suporte e Simulação de Cenários Para visualizar a navegação simulada das situações acima, a Fesp disponibiliza na aba manuais a opção Simulação: Passo 9: Contato para Suporte Suporte: Equipe TI Fesp Service Desk Telefone: (11) service.desk@unimedfesp.coop.br 26