SGD - Sistema de Gestão de Documentos

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1 Agosto/2012 SGD - Sistema de Gestão de Documentos Manual do Módulo Documentos Características Orientações de utilização do Módulo Documentos. Apresentação das funcionalidades. Telas explicativas e passo a passo.

2 Índice O objetivo deste manual é orientar os usuários a utilizar as funcionalidades disponibilizadas e conforme o perfil atribuído no sistema SGD-Sistema de Gestão de Documentos. CAPÍTULO 2 - DOCUMENTOS LISTAGEM INCLUIR ALTERAR MODELOS & MINUTAS RECEBIMENTO PRÉ-PROTOCOLO TRAMITAR CANCELAR TRAMITAÇÃO GUIAS RECEBER DISTRIBUIR RECEBER DISTRIBUIÇÃO EXPEDIÇÃO EXPEDIÇÃO POR LOTE ARQUIVAR ELIMINAR SOBRESTAR ANEXAR COMENTAR PALAVRA-CHAVE CANCELAR/REATIVAR DOCUMENTO EMPRESTAR ARQUIVO DIGITAL FOLHA DE DESPACHO PESQUISA SIMPLES PESQUISA AVANÇADA FOLLOW UP RELATÓRIOS IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 2

3 CAPÍTULO 2 - DOCUMENTOS Ao selecionar o módulo de DOCUMENTOS o sistema apresenta a tela a seguir com todas as funcionalidades do módulo. FUNCIONALIDADES DO MÓDULO DE DOCUMENTOS: Listagem Lista todos os documentos na carga da unidade em que o usuário está lotado (ordenados pela numeração única de protocolo - NUP). Incluir Permite o cadastro de um novo documento. Alterar Altera os metadados de um registro de documento. Modelos e Minutas - Disponibiliza modelos de documentos institucionais, sendo também, repositório de minutas da unidade. Recebimento Registra a entrada de documentos externos na Instituição. Pré-Protocolo - Registra dados básicos da entrada de documentos externos na Instituição. Tramitar - Envia Documentos para outras Unidades Organizacionais - UORGS. Cancelar Tramitação Cancela a tramitação de um documento. O cancelamento da tramitação é possível desde que a unidade de destino ainda não tenha recebido o documento. Guias Gera lista de Tramitação de um documento de uma unidade organizacional para outra, bem como, lista de expedição, permitindo a impressão. Receber Recebe documento tramitado por outra unidade organizacional. Distribuir Distribui um documento para um servidor da unidade organizacional. Receber Distribuição - Recebe um documento que foi distribuído ao servidor dentro da unidade. Expedir - Expede um documento. Expedição por Lote Expede vários documentos em um único procedimento. Arquivar Arquiva documento possibilitando informar localização física. Eliminar Elimina documento informado, bem como, os juntados. Sobrestar Possibilita a guarda de documento que ainda apresenta alguma pendência para que possa ser arquivado. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 3

4 Anexar/Apensar Une/anexa um documento a outro documento. Comentar Inclui um comentário através da utilização de um campo texto. Palavra-Chave Inclui uma palavra-chave. Cancelar/Reativar - Permite cancelar ou reativar um documento registrado ou cancelado indevidamente. Emprestar - Empresta um Documento que está arquivado ou sobrestado no Arquivo Central ou Setorial. Arquivo Digital Anexa um Arquivo Digital (.doc,.xls,.pdf, etc.) a um registro do documento. Folha de Despacho Apresenta versão para impressão do formulário Ficha de Acompanhamento. Pesquisa Simples Recupera um documento a partir do seu número de protocolo. Pesquisa Avançada Recupera documentos a partir de diversos parâmetros de pesquisa. Follow Up Prazo de retorno de documentos tramitados para a unidade do usuário e de documentos tramitados pela unidade do usuário para outras unidades organizacionais. Relatórios Emite ampla gama de relatórios, tais como, ARQUIVO DIGITAL, CONTROLE DE PRAZOS, PRODUÇÃO, entre outros. 2.1 LISTAGEM A função LISTAGEM disponibiliza todos os documentos recebidos ou cadastrados na unidade em que o usuário está lotado. Para navegar na página role a barra vertical à direita da tela. Selecione na caixa ANO o ano do documento que você deseja que seja listado ou deixe como padrão TODOS. Na caixa FILTRO selecione os documentos recebidos ou produzidos nos últimos meses. Na caixa SITUAÇÃO marque a opção para visualizar os documentos correntes, arquivados, cancelados, expedidos ou sobrestados; Marcando o item PESSOAL a listagem mostrará apenas os documentos distribuídos para o usuário; Selecionando o item MOSTRAR ANEXOS o sistema mostra os documentos que possuem documentos anexados e lista também os seus anexos. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 4

5 Havendo o interesse do usuário em navegar de página em página é necessário à utilização dos botões de navegação apresentados no rodapé da página. Na mesma linha dos botões são mostrados o número da página que está na tela e o total de páginas existentes. Estes botões somente ficam ativados quando existe mais de uma página disponibilizada. Primeira Página - Ao clicar neste botão o sistema volta/mostra a primeira página. Página Anterior - Volta para a página anterior. Próxima Página - Mostra a próxima página. Última Página - Vai para a última página. Ao entrar na função Listagem a coluna NÚMERO/AÇÃO já vem ordenada pelo número de protocolo dos documentos, porém, o sistema permite que as colunas TIPO e IDENTIFICAÇÃO também possam ser reordenadas, para isto, é necessário posicionar o cursor sobre o nome da coluna e clicar sobre a seta que indica crescente ou decrescente. Esta ação muda o nome da coluna para a cor vermelha e reordena os documentos. E Em continuidade aos procedimentos, quando posicionamos o cursor sobre a janela Ação e acionamos o mouse, o sistema abre uma lista de ações que podem ser IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 5

6 2.2 INCLUIR aplicadas sobre os documentos. Estas ações atuam, especificamente, sobre o documento selecionado e apresentamse como: ALTERAR, ANEXAR, ARQUIVAR, ARQUIVO DIGITAL, AUTUAR PROCESSO, CANCELAR, COMENTÁRIO, DISTRIBUIR, RECEBER DISTRIBUIÇÃO, ETIQUETAS, EXPEDIR, GERAR CÓPIA, HISTÓRICO, PALAVRA-CHAVE, TRAMITAR E VISUALIZAR. A função INCLUIR permite a inclusão de um novo documento. Esta função é de acesso livre a todos os usuários. Ao selecionar a função Incluir são disponibilizadas as seguintes ações: CRIAÇÃO DE DOCUMENTO: Permite a criação de um documento e acessa também a função modelos e minutas. CADASTRO DE DOCUMENTO PRODUZIDO: Permite o cadastramento de documento que já se encontra produzido. IMPRIMIR FICHA DE ACOMPANHAMENTO: Permite a impressão da Ficha de Acompanhamento de um documento. IMPRIMIR ETIQUETA: Imprime a etiqueta de código de barra ou endereço para um documento. GERAR CÓPIAS: Gera cópias/vias do documento. A função CRIAÇÃO DE DOCUMENTO permite que o usuário escolha um modelo documental numa listas de documentos oficiais disponibilizados de acordo o manual de normas e atos oficiais da Instituição. Selecione o documento que deseja editar, o sistema abrirá o programa já com o modelo do documento para edição, após editá-lo salve em sua estação de trabalho; Após editar o documento é possível cadastrá-lo como minuta para armazenamento no sistema e acesso dos demais empregados da unidade organizacional, no campo IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 6

7 descrição descreva o assunto da minuta, selecione o arquivo no botão procurar e acione o botão INCLUIR. Esse procedimento não caracteriza o cadastro do documento, é apenas a inclusão de uma minuta e não consiste na emissão do número de registro. O sistema disponibiliza as ações de ENCAMINHAR, PROTOCOLAR ou EXCLUIR a minuta do documento da sua unidade. Ao clicar na ação CADASTRO DE DOCUMENTO PRODUZIDO, o sistema disponibilizará o formulário a seguir para protocolar o documento produzido. Ao preencher e selecionar as informações acione o botão INCLUIR. CAMPOS PARA PREENCHER E SELECIONAR NO FORMULÁRIO: - NÚMERO: Campo indisponível é onde o sistema disponibiliza automaticamente a Numeração Única de Protocolo (NUP) do documento; - DATA DO DOCUMENTO: Data da criação / assinatura do documento (não é a data do cadastramento no sistema). - TIPO DE SUPORTE: É onde o documento (informação) está gravado, podendo ser papel, CD, formato digital, microformas (microfilme e ou microficha), entre outros. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 7

8 - TIPO DE DOCUMENTO: Escolher nesse campo o Tipo Documental que será cadastrado. - IDENTIFICAÇÃO: Este campo fornece o número automático de identificação dos documentos que recebem numeração sequencial como ofícios, comunicações internas e pareceres. No cadastro de documentos que não recebem numeração sequencial deve ser digitado S/N (Sem Número). - ACESSO: Definição da Classificação de Acesso da informação. O documento será Ostensivo, isto é, poderá ser acessado por todos ou Sigiloso, ou seja, o acesso é limitado ao usuário com permissão. - REFERÊNCIA: Informar se o documento cadastrado tem em seu texto referência a outro documento ou processo, exemplo CI 300/2011 DAD. - PROTOCOLO DA REFERÊNCIA: Informar o NUP do documento citado no campo REFERÊNCIA se este estiver cadastrado no sistema. - PRAZO DE RESPOSTA: Informar o prazo final para a finalização da ação desse documento. - CLASSIFICAÇÃO ARQUIVISTICA: Escolha a classificação do documento entre os códigos da relação de acordo com o assunto abordado em seu conteúdo. - PALAVRAS-CHAVE: Digitar palavras referentes ao documento que serão utilizadas para futuras pesquisas. - DESCRIÇÃO: Descrever o conteúdo do documento, pode ser feita uma descrição sucinta ou todo o assunto que trata o mesmo. - INTERESSADO: Campo onde se escolhe uma pessoa física ou jurídica que tem interesse no documento, ou mesmo uma unidade específica da Instituição. - ARQUIVO DIGITAL: Permite que o usuário insira um Arquivo Digital, ou seja, inserir o arquivo (.doc,.xls,.pdf,.jpg,..tif) que está salvo em um diretório do computador do usuário para o registro do documento. - NÚMERO DE CÓPIAS: Informar se deseja criar cópias do documento cadastrado, exemplo quando uma CI Circular vai ser passada para duas ou mais Unidades, digite o número de cópias desejadas. - TRAMITAR PARA: A função deve ser utilizada caso o usuário já deseje tramitar o documento imediatamente após o seu cadastro. - INCLUIR: Ao preencher e selecionar as informações acione o botão INCLUIR para finalizar o cadastro. Ao clicar na ação IMPRIMIR FOLHA DE DESPACHO você visualizará esta tela para informar o número ou a sequência de documentos a serem listados, selecione o tipo de impressão: Frente ou verso do documento e acione o botão PESQUISAR. Como resultado da pesquisa, esta tela é apresentada com as informações que serão impressas: IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 8

9 Selecione a função IMPRIMIR ETIQUETA, digite o número do documento e acione o botão PESQUISAR. Configure o tamanho e tipo da etiqueta desejada e acione o botão GERAR, a seguir a etiqueta é apresentada para impressão. Selecione a função GERAR CÓPIA, ela possibilita que se gerem cópias/vias de um documento que se encontre na listagem do setor onde o usuário está logado. Após a pesquisa o sistema mostra a seguinte tela para que o usuário informe a quantidade de cópias desejadas. As cópias geradas ficam na listagem do usuário abaixo do número original. 2.3 ALTERAR A função ALTERAR permite ao usuário alterar uma série de informações referentes ao documento. As informações são atualizadas através de preenchimento de campos ou seleção de opções em caixas de listagem (clica-se e escolhe-se a informação desejada). Para alterar um documento, selecione a função Alterar, digite o número do documento e acione o botão PESQUISAR. O sistema pesquisa o número do documento e disponibiliza a tela abaixo, com os dados do documento anteriormente preenchidos e prontos para alterações. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 9

10 Ao preencher e escolher as mudanças necessárias o usuário precisa acionar o botão SALVAR para atualizar as informações. O sistema também permite nesta tela as ações de incluir um ARQUIVO DIGITAL, ANEXAR, fazer TRAMITAÇÃO, DISTRIBUIÇÃO, GERAR CÓPIA, fazer COMENTÁRIO, incluir PALAVRA-CHAVE, ARQUIVAR (desde que o documento esteja na carga do usuário), VISUALIZAR e imprimir FICHA DE ACOMPANHAMENTO. 2.4 MODELOS & MINUTAS A função MODELOS & MINUTAS permite que o usuário escolha um modelo documental numa lista de documentos oficiais disponibilizados em modelos formatados de acordo o manual de normas e atos oficiais da Instituição. Selecione a função Modelos & Minutas e escolha na lista de modelos o documento que deseja editar, o sistema abre o modelo de documento para que o usuário possa elaborar e formatar o novo documento. Após editar salve o documento em sua estação de trabalho, descreva a minuta no campo DESCRIÇÃO, selecione o arquivo acionando o botão PROCURAR e acione o botão INCLUIR. 2.5 RECEBIMENTO Quando ocorre a entrada física de documentos externos na Instituição, o usuário deve registrar o RECEBIMENTO dos documentos (somente o protocolo da Instituição tem acesso a essa função). Selecione a função Recebimento e o sistema disponibiliza o formulário a seguir para o registro do documento. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 10

11 Após a seleção e o preenchimento das informações, salve os dados acionando o botão INCLUIR. CAMPOS PARA PREENCHER E SELECIONAR NO FORMULÁRIO: - NÚMERO: Campo onde o sistema disponibiliza o protocolo do documento; - DATA DO DOCUMENTO: Data da criação / assinatura do documento (não é a data do cadastramento no sistema). - DATA DO RECEBIMENTO: Data em que o documento foi recebido pela Empresa. - TIPO DE REMESSA: Selecione o tipo de remessa, exemplo SEDEX, SEDEX 10, REGISTRADA, REGISTRADA COM AR. - NUMERO DA REMESSA: Digitar o número da remessa, se houver. Caso não possua a informação do número de remessa, digitar S/N (Sem Número). - TIPO DE SUPORTE: É onde o Documento (informação) está gravada. - TIPO DE DOCUMENTO: Escolher nesse campo o Tipo Documental que será cadastrado, se ele é um Ofício, CI, Parecer, Ata etc. - IDENTIFICAÇÃO: Campo onde se digita o número do documento, por exemplo OFÍCIO 300/2011 MPS/DCP, digite 300/2011 MPS/DCP, não é necessário digitar OFÍCIO só a sua identificação completa, inclusive com as siglas. Caso o documento não tenha número digite S/N (Sem Número). - REFERÊNCIA: Informar se o documento cadastrado tem em seu texto referência a outro documento ou processo, exemplo CI 300/2011 GAFI. - RESPOSTA: Número de protocolo do documento descrito no campo REFERÊNCIA, exemplo /2011. Para utilização deste campo, o NUP do documento referenciado deverá estar cadastrado no Sistema. - PRAZO DE RESPOSTA: Informar o prazo final para a finalização da ação desse documento. - CLASSIFICAÇÃO ARQUIVISTICA: Escolha a classificação do documento entre os códigos da relação, de acordo com o seu conteúdo. - PALAVRAS-CHAVE: Digitar palavras referentes ao documento que, serão utilizadas para futuras pesquisas. - DESCRIÇÃO: Descrever o conteúdo do documento pode ser feito uma descrição sucinta ou todo o assunto que trata o documento. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 11

12 - INTERESSADO: Campo onde se escolhe uma pessoa física ou jurídica que tem interesse no documento, bem como uma unidade específica da Instituição. - REMETENTE: Informar a pessoa física ou jurídica que enviou o documento. - DESTINATÁRIO: Selecionar a Unidade a que o documento foi destinado. - AOS CUIDADES DE: Informe o nome do usuário a quem o documento foi destinado. - TRAMITAR PARA: A função deve ser utilizada caso o usuário já deseje tramitar o documento para uma Unidade imediatamente após o seu cadastro. Selecionada a Unidade o sistema disponibiliza os usuários da unidade. - ARQUIVO DIGITAL: Permite que o usuário insira um Arquivo Digital, ou seja, inserir o arquivo (.doc,.xls,.pdf,.jpg,..tif) que está salvo em um diretório do computador do usuário para o registro do documento. - INCLUIR: Ao preencher e selecionar as informações acione o botão INCLUIR para finalizar o cadastro. 2.6 PRÉ-PROTOCOLO Função utilizada para fazer um rápido registro de um documento (somente o protocolo da Instituição tem acesso a essa função). Selecione a função Pré-Protocolo e o sistema disponibiliza o formulário a seguir para o registro do documento. É um registro prévio ao cadastro completo do documento pelo Protocolo Geral. Após a seleção e o preenchimento das informações, salve os dados acionando o botão INCLUIR. 2.7 TRAMITAR A função TRAMITAR permite a tramitação de documentos de uma unidade organizacional para outra. Para tramitar um documento, selecione a função Tramitar, digite o número do documento e acione o botão PESQUISAR. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 12

13 O sistema pesquisa o número do documento e disponibiliza a tela abaixo, com parte dos dados do documento já preenchidos. O usuário seleciona a Unidade de Destino, o Motivo da tramitação, apõe Despacho e Prazo de Resposta, se necessário. Ao término da seleção / digitação, o usuário deve acionar o botão TRAMITAR para que o documento seja movimentado para a Unidade de destino. A Função NÚMEROS ADICIONAIS é utilizada para adicionar outros registros na tramitação para uma mesma unidade. Para adicionar novos registros acione o botão [+] selecione o registro de interesse e acione o botão ADICIONAR, automaticamente o sistema incluirá os registros no formulário de tramitação. 2.8 CANCELAR TRAMITAÇÃO A função CANCELAR TRAMITAÇÃO (Caixa de Saída) cancela a movimentação de documentos. Todos os documentos movimentados e ainda não recebidos pela Unidade de destino são disponibilizados na tela. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 13

14 Selecione a função Cancelar Tramitação e a seguir o sistema disponibiliza a lista de documentos movimentados e ainda não recebidos. Digite o número do documento que você deseja cancelar a tramitação e acione o botão CANCELAR. Ou marque a caixa para selecionar os documentos disponibilizados na lista e acione o botão CANCELAR. Depois de cancelada a tramitação o documento volta para Listagem da Unidade do usuário. 2.9 GUIAS Quando é feita uma tramitação o sistema disponibiliza guias para entrega do documento, numa relação de Unidades e os documentos tramitados para estas, as GUIAS ficam armazenadas somente até a sua impressão. Selecione a função Guias e a seguir o sistema disponibiliza a lista de Unidades, selecione a Unidade de destino. Selecionar a Unidade de destino, o sistema vai gerar uma relação de todos os documentos. Selecione os documentos que deseja gerar a Guia e acione o botão IMPRIMIR GUIA. Após acionado o botão IMPRIMIR GUIA, o sistema gera uma relação com os dados da Unidade de origem, da Unidade de destino, a data da emissão de guia, o número da guia de tramitação, os protocolos dos documentos e os interessados de cada um, campo para assinatura do recebedor, data e hora desse recebimento. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 14

15 2.10 RECEBER Quando ocorre a entrada física de documentos em uma unidade organizacional, o usuário deve entrar no sistema para processar o recebimento eletrônico desse documento. Ao acionar a função Receber, o sistema disponibiliza a lista dos documentos movimentados para a unidade organizacional. O usuário pode receber um documento em específico, informando o número do documento, ou marcando na caixa referente ao documento que deseja receber ou ainda marcando todos os documentos de uma única vez. Selecione a função Receber e a seguir o sistema disponibiliza a lista de documentos movimentados e ainda não recebidos. O sistema apresenta três opções para o recebimento dos documentos: - Digite o número do documento que você deseja receber e acione o botão RECEBER; - Marque a caixa para selecionar todos os documentos e acione o botão RECEBER; - Marque somente os documentos que você deseja receber, clicando sobre as caixas da coluna Receber e acione o botão RECEBER. Quando um documento não foi recebido via sistema este aparece com a cor vermelha na Listagem de documentos da Unidade. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 15

16 2.11 DISTRIBUIR A função DISTRIBUIÇÃO permite que o usuário de uma unidade organizacional que esteja com um documento na sua carga, possa distribuí-lo para outro usuário da mesma unidade organizacional. O usuário receptor, após as devidas providências pode tramitar o documento ou, deixar que o usuário que o distribuiu faça a tramitação. Selecione a função Distribuição, informe o número do documento e acione o botão PESQUISAR. Selecione o funcionário que deve receber o documento, digite o motivo, as providências e acione o botão DISTRIBUIR. Abaixo do botão DISTRIBUIR, são listadas todas as ocorrências de distribuição e quando o conteúdo da coluna ATIVO for igual a SIM, significa que o documento está distribuído para o funcionário da mesma linha de ocorrência. Para desfazer uma distribuição, basta acionar o botão DESFAZER, e a coluna ATIVO fica com conteúdo igual à NÃO. O sistema ainda disponibiliza os links para ATUALIZAR o documento ou voltar para a LISTA de documentos na carga do usuário RECEBER DISTRIBUIÇÃO A função RECEBER DISTRIBUIÇÃO permite que o usuário de uma unidade organizacional receba um documento que lhe foi distribuído por outro usuário da mesma unidade organizacional. O usuário receptor, após as devidas providências, devolve o documento a quem distribuiu. Selecione a função Receber Distribuição e a seguir o sistema disponibiliza a lista de documentos ainda não recebidos. O sistema apresenta três opções para o recebimento dos documentos: - Digite o número do documento que você deseja receber e acione o botão RECEBER; - Marque a caixa para selecionar todos os documentos e acione o botão IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 16

17 RECEBER; - Marque somente os documentos que você deseja receber, clicando sobre as caixas da coluna Receber e acione o botão RECEBER EXPEDIÇÃO A função EXPEDIR permite que um usuário do Protocolo possa expedir os documentos da instituição, registrando os dados da ação. O usuário deve informar o documento na caixa, e acionar o botão PESQUISAR. Sistema exibirá tela onde usuário deverá informar qual o tipo de remessa, o número da remessa e o destino do documento, peso, valor e acionar o botão EXPEDIR. Após preenchimento de dados, clique em EXPEDIR e o sistema exibira pop-pup de confirmação de expedição, conforme tela abaixo. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 17

18 2.14 EXPEDIÇÃO POR LOTE A função EXPEDIÇÃO POR LOTE possibilita que um usuário do Protocolo possa expedir os diversos documentos da instituição de uma única vez, registrando os dados da ação. O usuário deve selecionar o documento na caixa de seleção, informar qual o tipo de remessa, o número da remessa e o destinatário do documento e acionar o botão EXPEDIR. Após feita a expedição o usuário pode imprimir uma guia com a relação de documentos expedidos acionando o botão IMPRIMIR GUIA. Como mostra a tela. Selecione o documento desejado e acione o botão IMPRIMIR GUIA. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 18

19 O sistema vai gerar a relação conforme a tela abaixo ARQUIVAR Para Arquivar um Documento, selecione a função Arquivar, informe o número desejado acione o botão PESQUISAR. O sistema pesquisa o número do documento e disponibiliza a tela abaixo para seleção e preenchimento de dados de localização como módulo, estante, pasta, caixa, prateleira, entre outros. Após preenchimento clique em arquivar ELIMINAR A função Eliminar permite que o registro de um documento seja eliminado Para Eliminar um Documento, selecione a função Eliminar, digite o número desejado acione o botão PESQUISAR. O sistema pesquisa o número do documento e disponibiliza a tela abaixo, com o IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 19

20 número do documento, tipo de suporte e os campos para preenchimento ou seleção, e acione o botão ELIMINAR DOCUMENTO SOBRESTAR Função que permite o usuário colocar um documento sobrestado, ou seja, em aguardo ANEXAR Nessa função o usuário pode ANEXAR um documento a outro, ou ainda a um processo. O usuário deve informar o número do documento principal e acionar o botão PESQUISAR. O usuário deve informar o número do documento a ser anexado e acionar o botão ANEXAR. Após a anexação o sistema mostra a tela abaixo COMENTAR A função COMENTAR permite que o usuário inclua comentários referentes a um documento. Selecione a função Comentar, informe o número do documento e acione o botão PESQUISAR. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 20

21 No campo Comentário digite o texto do comentário e acione o botão COMENTAR. A seguir é disponibilizada a lista dos comentários referentes ao documento. Para excluir um comentário, marque a caixa da coluna Excluir na mesma linha do comentário e acione o botão EXCLUIR. Observar que os comentários só podem ser excluídos pelo usuário que os cadastrou PALAVRA-CHAVE A função PALAVRA-CHAVE permite que o usuário cadastre uma palavra chave para pesquisas futuras, ou seja, uma informação específica referente ao documento, para facilitar a procura. O usuário deve selecionar a função Palavra-Chave, informar o número do documento e acionar o botão PESQUISAR. Como resultado da pesquisa será disponibilizado o campo onde o usuário deverá digitar a Palavra Chave e em seguida acionar o botão INSERIR. Abaixo do botão INSERIR, são listadas todas as palavras chaves cadastradas e o nome do usuário que as cadastrou. Para realizar a exclusão basta marcar na caixa da coluna Excluir e acionar o botão EXCLUIR. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 21

22 Observar que as palavras-chave só podem ser excluídas pelo usuário que as cadastrou CANCELAR/REATIVAR DOCUMENTO A função CANCELAR DOCUMENTO permite que o usuário (Administrador do Sistema) cancele um documento, ou seja, o documento fica com status de cancelado no banco de dados e não aparece mais na carga do usuário. Somente o Administrador do sistema pode recuperar um documento cancelado. Selecione a função Cancelar Documento, informe o número do documento e acione o botão PESQUISAR. Como resultado da pesquisa é disponibilizado o campo onde o usuário deve digitar o motivo do cancelamento e a seguir, acionar o botão CANCELAR DOCUMENTO. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 22

23 Após cancelar o documento o sistema ainda disponibiliza ao usuário a opção de recuperá-lo, para isso, basta acionar o botão RECUPERAR DOCUMENTO EMPRESTAR A função Emprestar permite o empréstimo de um Documento que está arquivado ou sobrestado no Arquivo. Selecione a função Emprestar, informe o número do documento e acione o botão PESQUISAR. O sistema disponibiliza o formulário a seguir, selecione a Unidade para onde o documento está sendo emprestado, a unidade/pessoa responsável, o prazo para retorno, se é completa e acione o botão EMPRESTAR. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 23

24 Após realizar o empréstimo o sistema apresenta o pop-up e formulário a seguir. Para devolver o documento, o usuário da Unidade deve acionar o botão DEVOLVER, a situação da coluna de nome Ativo muda para NÃO, significando que o documento foi devolvido. O sistema ainda disponibiliza os link`s para ALTERAR o documento ou voltar para a LISTA de documentos arquivados ARQUIVO DIGITAL A função ARQUIVO DIGITAL permite que o usuário insira um Arquivo Digital, ou seja, o arquivo (.doc,.xls,.pdf,.jpg,. etc.) que está salvo em um diretório do computador do usuário para o registro do documento. O usuário deve selecionar a função Arquivo Digital, informar o número do documento e acionar o botão PESQUISAR. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 24

25 O sistema retorna o seguinte formulário. Acione o botão Procurar, onde se abrira uma janela de busca. Após selecionado o arquivo, acione o botão Abrir, ao carregar o dados do arquivo acione o botão ANEXAR. Para excluir um Arquivo digital, marque a caixa da coluna Excluir e acione o botão EXCLUIR. Observar que os arquivos digitais só podem ser excluídos pelo usuário que os cadastrou FOLHA DE DESPACHO A função FOLHA DE DESPACHO permite que o usuário imprima um lista com os dados do documento para serem inseridos os despachos que este sofrer. Ao clicar na ação FOLHA DE DESPACHO informe o número ou sequência de documentos, caso queira imprimir mais de um e acione o botão PESQUISAR. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 25

26 Após acionar o botão PESQUISAR o sistema gera a Folha com os dados do documento PESQUISA SIMPLES A função PESQUISA-SIMPLES permite que o usuário recupere todas as informações de um documento a partir do seu número. Selecione a função Pesquisa-Simples, informe o número do documento e acione o botão PESQUISAR. O sistema disponibiliza os dados do documento apenas para consulta. Para ver todas as informações do documento, navegar na página rolando a barra vertical à direita da tela. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 26

27 \ O sistema ainda disponibiliza os links para ATUALIZAR o documento ou voltar para a LISTA de documentos na carga da unidade do usuário PESQUISA AVANÇADA A função PESQUISA AVANÇADA permite que o usuário recupere documentos. Os campos disponibilizados para filtrar a consulta são: Unidade Atual, Data do Documento, Data de Abertura, Tipo de Documento, Identificação, Tipo de Suporte, Resposta, Prazo de Resposta, Classificação Arquivística, Assunto, Interessado, Palavra-Chave, Distribuição, Campo Livre, dentre outros parâmetros. Selecione a função Pesquisa Avançada, digite ou selecione os dados da pesquisa nos campos disponibilizados na tela e acione o botão PESQUISAR. O sistema disponibiliza uma lista com o resultado da pesquisa e para acessar um documento acesse à caixa de seleção localizada logo abaixo do número do IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 27

28 documento na coluna NÚMERO/AÇÃO e selecione uma das funções da lista. O usuário deve utilizar esta função criteriosamente, devido ao grande número de documentos e o tempo de resposta da pesquisa. A recuperação das informações será efetuada, informando um ou mais campos ao mesmo tempo e, quanto mais campos estiverem preenchidos, mais preciso será o resultado da pesquisa. Para uma nova pesquisa clique sobre o link NOVA PESQUISA FOLLOW UP A função FOLLOW UP permite que o usuário recupere as informações do prazo de retorno dos documentos tramitados para outras unidades organizacionais. O sistema lista os documentos com prazos de retorno VENCIDOS, VENCENDO e a VENCER. Ao selecionar a função Follow UP os documentos são listados conforme as condições de VENCIDOS, VENCENDO e a VENCER. O sistema permite que o usuário verifique os documentos com prazos de resposta que foram tramitados pela sua Unidade, clicando em FOLLOW UP EMITIDOS. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 28

29 2.28 RELATÓRIOS A função RELATÓRIOS permite que o usuário informe parâmetros para gerar relatórios diversos, parametrizados e predeterminados conforme as suas necessidades. Os relatórios podem ser classificados por: Arquivo Digital, Classificação Arquivística, Comentários, Controle de Prazo, entre outros. Selecione a função Relatórios, digite ou selecione os campos para a filtragem e acione o botão PESQUISAR. IKHON TECNOLOGIA SGD - Sistema de Gestão de Documentos 29

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