e-nota C Consulta de Nota Fiscal eletrônica

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1 Página1 e-nota C Consulta de Nota Fiscal eletrônica Manual do Usuário Produzido por Informática Educativa

2 Página2 Índice Nota Fiscal eletrônica Safeweb e-nota C Documentos eletrônicos Configurações Antes de começar, certifique-se de que o Certificado Digital do sistema Safeweb e-nota NF-e está instalado e conectado ao computador, seja Cartão ou Token. Você recebeu o manual de instalação no momento do seu atendimento, se preferir, acesse o link a seguir ou a página da Safeweb na Internet e selecione:

3 Página3 Nota Fiscal eletrônica? Nota Fiscal eletrônica (NF-e): É um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços. Ao emitir uma NF-e, são gerados dois arquivos: XML: Arquivo propriamente dito da NF-e. DANFE: Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica. É a representação gráfica do XML e serve para acompanhar o transporte das mercadorias até o cliente final.

4 Página4 Safeweb e-nota C Este sistema tem por finalidade consultar a relação de documentos destinados a uma determinada empresa. Os documentos a serem consultados serão: NF-e, Cancelamento e Denegada. Este serviço permite que o destinatário da Nota Fiscal eletrônica confirme a sua participação na operação acobertada pela Nota Fiscal eletrônica emitida para o seu CNPJ, através do envio da mensagem de: Confirmação da operação, Desconhecimento da operação, Operação não Realizada, Ciência da operação. A mensagem XML do evento será assinada com o certificado digital que tenha o CNPJ. Vamos acessar? Abra o navegador padrão e digite o site da Safeweb na barra de endereços: Em seguida, selecione o atalho identificado pela nuvem. Observe que a opção 2ª via do Boleto enota serve para imprimir uma nova via para pagamento do boleto da mensalidade do sistema e-nota adquirido. Nesta, não é necessário o uso do certificado digital, diferente do menu Histórico Financeiro, que você vai ver ao abrir o Portal e- Nota da Safeweb.

5 Página5 Acesso ao Portal e-nota Para abrir, clique no link Portal e-nota, selecione o Certificado Digital da empresa emissora e digite a senha. A senha padrão é safeweb. Se quiser alterá-la, use o software do certificado. Este exemplo refere-se ao uso de token. Histórico Financeiro Ao abrir o Portal e-nota, no menu superior está localizado o Histórico Financeiro. Que é o local em que você encontra a lista de boletos pagos, e os que estão em abertos. É neste espaço também, que é possível gerar uma segunda via do boleto para pagamento das suas mensalidades. Para isso, clique na imagem da impressora, localizada no canto superior direito da tela. O novo boleto será gerado automaticamente, com uma prorrogação de cinco dias, para a nova data de vencimento. O juro será recorrente até a data que ocorreu a emissão do boleto prorrogado.

6 Página6 E ainda, na outra extremidade da tela, você encontra a opção Visualizar NFS-e, ou seja, o arquivo eletrônico (XML) correspondente à prestação do serviço da Safeweb para a sua empresa. Retornando ao Portal e-nota, o usuário terá acesso às soluções para emissão de documentos fiscais eletrônicos disponibilizadas pela Safeweb.

7 Página7 Observe que cada módulo é ilustrado por uma pasta, identificando os sistemas. Pastas na cor azul são os sistemas contratados pela empresa. Clique na que identifica o e-nota C.

8 Página8 Documentos eletrônicos O sistema tem por finalidade, fazer uma busca por todas as notas fiscais eletrônicas emitidas contra a empresa, ou seja, notas de Fornecedores. A empresa não precisa estar de posse do XML de cada uma destas notas, pois o sistema faz a consulta na Secretaria da Fazenda - SEFAZ, que traz todas as notas existentes, dentro do período de 15 dias. A partir dai, enquanto o sistema estiver contratado, todas as notas emitidas para a empresa estarão disponíveis. Com todos os documentos eletrônicos na tela do e-nota C, a empresa deve, então, se manifestar sobre cada uma delas, confirmando sua participação na operação emitida para o seu CNPJ. Para isso, use a opção Documentos eletrônicos no menu de navegação, posicione o mouse no local correspondente e clique

9 Página9 Na coluna Situação verifica-se o status das notas que deverão ser manifestadas. As notas que podem ser manifestadas são Autorizada, Cancelada ou Denegada. Para ver maiores informações sobre cada nota, além das que aparecem na tela, a empresa tem a facilidade de abrir o DANFE Documento Auxiliar Nota Fiscal Eletrônica e o XML das notas dos fornecedores. Elas são trazidas para o sistema, no momento que as notas são consultadas. Para abri-los, basta clicar nos ícones que representam cada um deles. Para manifestar o(s) evento(s), selecionar a(s) nota fiscal(is) eletrônica que deseja, e clicar no botão Manifestar. Abrirá então uma nova janela, com quatro opções. A empresa deve escolher uma e clicar em OK. Vejamos a seguir quais são estes eventos: Confirmação da operação: confirmando a ocorrência da operação e o recebimento da mercadoria (para as operações com circulação de mercadoria). Se ocorrer a devolução total ou parcial das mercadorias, além do procedimento atual de geração da Nota Fiscal de devolução, também poderá ser comandado o evento da Confirmação da Operação. Após a Confirmação da Operação pelo destinatário, a empresa emitente fica automaticamente impedida de cancelar a NF-e. Desconhecimento da operação: declaração do desconhecimento da operação. O evento de Desconhecimento da Operação permite ao destinatário informar o seu

10 Página10 desconhecimento de uma determinada operação que conste nesta relação, por exemplo. Operação não realizada: Recusa do recebimento da mercadoria, por exemplo, declarando e informando justificativa complementar. Em algumas situações, a empresa destinatária informa que a operação não foi realizada, não cabendo neste caso a emissão de uma Nota Fiscal de devolução. Este evento permite o registro da declaração de Operação não Realizada pelo destinatário, permitindo também a informação complementar da justificativa desta informação. Ciência da operação: conhecimento da operação destinada ao CNPJ, mas ainda sem elementos suficientes para apresentar uma manifestação conclusiva. É um evento opcional, visto que o destinatário da NF-e deve possuir o arquivo XML. A manifestação final declarada deve ser em, no máximo, 180 dias. Neste evento, o destinatário declara ter ciência sobre uma determinada operação destinada ao seu CNPJ, mas não possui elementos suficientes para apresentar a sua manifestação conclusiva sobre a operação citada. Após um período determinado, todas as operações com Ciência da Operação deverão obrigatoriamente ter a manifestação final do destinatário declarada em um dos eventos de Confirmação da Operação, Desconhecimento ou Operação não Realizada. O destinatário poderá enviar uma única mensagem de Confirmação da Operação, Desconhecimento da Operação ou Operação não Realizada, valendo apenas a última mensagem registrada. Exemplo: o destinatário pode desconhecer uma operação que havia confirmado inicialmente ou confirmar uma operação que havia desconhecido inicialmente. O evento de Ciência da Operação não configura a manifestação final do destinatário, portanto não cabe o registro deste evento após a manifestação final do destinatário. Ainda na tela Documentos Eletrônicos, há o botão Consultar Pendências, localizado na parte inferior. Esta ação pode ser realizada sempre que houver necessidade, pois ela faz a consulta na SEFAZ, cada vez que é acionada. Então, se o destinatário está com a tela parada há algum tempo ou se apenas gostaria de ver se há novas notas fiscais eletrônicas emitidas para ele, basta clicar no botão de consulta de pendências, que a busca é feita.

11 Página11 Configurações Este menu apresenta duas funções, clique na aba correspondente para configurar: Consulta de notas na Sefaz: Esta configuração tem por objetivo auxiliar na consulta dos documentos fiscais eletrônicos na SEFAZ. Desta forma, é possível deixar pré-configurado uma pesquisa por todas as NF-es ou por manifestação do destinatário. Ainda, dá pra escolher quem é o emissor das notas a pesquisar, ou seja, se por todos os emitentes e remetentes, ou por um CNPJ diferente do destinatário. O destinatário também tem a opção de estabelecer um determinado tempo para busca de novas NF-es. É uma forma de o sistema monitorar as NF-es que entrarão no ambiente. Assim, ao criar um intervalo de consulta, o sistema fará a busca automática, sem precisar clicar no botão Consultar Pendências. Após determinar as configurações, clique em Salvar. Consulta de notas no Esta configuração tem por objetivo auxiliar a consulta dos documentos fiscais eletrônicos no do destinatário. O sistema disponibiliza campos para inclusão dos dados do do destinatário das NF-es, para fazer uma consulta. Assim, devem-se informar dados específicos do a ser pesquisado.

12 Página12 Logo abaixo, há uma checkbox que deve ser selecionada, caso o destinatário queira que, após a consulta e baixa das NF-es, os s sejam excluídos da caixa de entrada. E ainda, há a opção de estabelecer um determinado tempo para busca de novas NF-es no e- mail cadastrado. É uma forma de o sistema monitorar as NF-es que entrarão no ambiente. Após determinar as configurações, clique em Salvar. Chegamos ao final deste manual. Clique no link Voltar para o Portal e você estará retornando ao Portal e-nota, onde terá acesso aos demais sistemas da Safeweb.

13 Página13 e-nota C Consulta de Nota Fiscal eletrônica Manual do Usuário