Tutorial. O Trade e a Nota Fiscal Eletrônica

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1 Tutorial O Trade e a Nota Fiscal Eletrônica Este tutorial explica como configurar o Trade Solution e realizar as principais atividades relacionadas à emissão e ao gerenciamento das Notas Fiscais Eletrônicas 1. Introdução 2 2. Configurar o Trade 2 Passo 1: Fazer a configuração geral do software 3 Passo 2: Cadastrar número do CNAE Fiscal 4 Passo 3: Ajustar cadastro de cidades 5 Passo 4: Gravar o Código IBGE no campo Cidade 6 Passo 5: Cadastrar a conexão com a internet 7 Passo 6: Cadastrar o Estado 9 Passo 7: Download e instalação dos Schemas Emitir a NF-e Gerenciar NF-e: transmitir, imprimir Danfe, cancelar etc Fazer backup da NF-e Endereços úteis 16 Trade Solution 2.23h Julho/2009 2ª. edição deste tutorial 1

2 1. Introdução O Trade Solution foi totalmente adaptado para emitir e gerenciar a Nota Fiscal Eletrônica. Antes de entender o que muda no software, vamos à definição de Nota Fiscal Eletrônica: É um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente. Seu objetivo é documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador. Portanto, a NF-e não irá apenas substituir o papel por um documento eletrônico. Ela implica em uma nova prática dentro das empresas e junto a órgãos de fiscalização. Se sua empresa vai emitir a NF-e, deve conhecer as novas regras e entrar em contato com a SEFAZ, para adquirir a autorização para a emissão, bem como obter informações de como adquirir o certificado digital, que será a assinatura da sua empresa na NF-e. Saiba mais: A principal fonte de informação sobre a Nota Fiscal Eletrônica é o site: Vamos mostrar aqui neste tutorial como sua empresa poderá preparar o Trade Solution para emitir a nota fiscal eletrônica. Os temas explicados são: 2. Configurar o Trade 3. Emitir a NF-e 4. Gerenciar NF-e: transmitir, imprimir Danfe, cancelar etc. 5. Endereços úteis Observação: a partir da versão 2.23h do Trade Solution a Nota fiscal Eletrônica e o SPED Fiscal estão disponíveis apenas aos usuários do Trade que tenham a licença com contrato de manutenção. O motivo é que, como empresa desenvolvedora de software, a Átimo Software se torna corresponsável pela adequação permanente às regras na Nota Fiscal Eletrônica e ao SPED Fiscal. 2. Como configurar o Trade para emitir a Nota Fiscal Eletrônica Para configurar o Trade Solution para emitir a NF-e são necessários sete passos: - Passo 1: Fazer a configuração geral do software - Passo 2: Cadastrar número do CNAE Fiscal - Passo 3: Ajustar cadastro de cidades - Passo 4: Gravar o Código IBGE no campo Cidade - Passo 5: Cadastrar a conexão com a internet - Passo 6: Cadastrar o Estado - Passo 7: Fazer download dos Schemas XML 2

3 Passo 1: Fazer a configuração geral do software Com esta configuração, o Trade passará a identificar todas as operações de venda ou movimentação de produtos que envolvam a emissão de Nota Fiscal Eletrônica e acionar o AtimoECF, a fim de emiti-las automaticamente. Os passos necessários para esta configuração são: 1. Abra o Menu Utilitários > Configurações. 2. Clique no botão Nota Fiscal. O Trade irá abrir a tela a seguir: 3. Marque a opção Utilizar Emissão de Nota Fiscal Eletrônica e em seguida clique em Gravar. O Trade Solution irá marcar automaticamente todos os outros campos obrigatórios para configurar a NF-e. 3

4 Passo 2: Cadastrar número do CNAE Fiscal Atenção: este passo é obrigatório apenas para empresas que têm inscrição municipal. O CNAE Fiscal (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) é o código que identifica a atividade econômica de sua empresa junto aos órgãos fiscais. Esta informação é utilizada na emissão da Nota Fiscal Eletrônica - NF-e. Identifique junto ao contabilista o CNAE de sua empresa. E depois cadastre este código no Trade Solution, realizando os passos a seguir: 1. Abra o Menu Utilitários > Configurações. 2. Clique no botão Empresa. O Trade irá abrir a tela: 3. Informe o código CNAE Fiscal de sua empresa e em seguida clique em Gravar. 4

5 Passo 3: Ajustar cadastro de cidades Um dos principais ajustes que você deve realizar no Trade Solution será padronizar a grafia dos municípios cadastrados. Até o momento, o cadastramento de municípios era feito de forma livre. Você poderia cadastrar o município através de diferentes ferramentas, tais como: Clientes, Fornecedores, Transportador, Funcionários, Bancos, Administradoras de Cartões de Crédito e Empresas Para Transferência de Produtos. Agora, com a nova versão, formou-se um banco de dados únicos, reunindo todos os municípios cadastrados nas diversas ferramentas. No entanto, é possível que haja problemas de grafia, ou seja, você pode ter digitado São Paulo (SP) em um cadastro e S.Paulo em outro. Portanto, para padronizar a forma como escrever os nomes dos municípios, realize os passos a seguir: 1. Abra o Menu Utilitários. 2. Clique na opção Diversos. 3. Clique na opção Ajustar Cadastro de Cidades, para abrir a tela abaixo: 4. Na lista De cidades estão os nomes de todas as cidades gravadas. Na lista Para cidade estão os nomes corretos. Selecione a primeira coluna a grafia errada e associe na segunda coluna à grafia correta. Ao fazer isso, o Trade Solution irá alterar em todos os cadastros e vincular ao município correto. 5

6 Passo 4: Gravar o Código IBGE no campo Cidade. Depois de alterar o cadastro de cidades, é hora de acrescentar uma informação importante sobre cada município brasileiro: o código IBGE. Esta informação é imprescindível para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Para isso, realize os passos a seguir: 1. Localize no seu computador a pasta onde o Trade está instalado. Na maior parte das vezes, costuma ser a pasta C:\Trade. 2. Dentro desta pasta, localize e abra o arquivo em PDF chamado Municípios.PDF. 3. Agora abra no Trade Solution o Módulo Fichário. 4. Clique na opção Cidade. 5. Ao localizar cada cidade, clique no botão Editar e digite as informações consultadas no arquivo Municípios.PDF: - Código IBGE: informe o código da cidade. - UF IBGE: informe o código do Estado. 6

7 Passo 5: Cadastrar a conexão com a internet A cada nota emitida, o Trade irá se comunicar via internet com o site da SEFAZ, a fim de obter a autorização para a emissão (entenda melhor este processo no tópico 3 Emitir Nota Fiscal Eletrônica). Vamos ver neste tópico como configurar no Trade a conexão com a SEFAZ. São três tipos de configurações: Configurações gerais da NF-e Configuração para Geração dos Arquivos da NF-e Configurações para Acesso a Internet com Proxy Para isso, realize os passos a seguir: 1. Abra o Módulo Servidor Fiscal Atimo ECF, destacado na imagem da barra Trade Solution abaixo: 2. No menu localizado à esquerda, clique na opção NFE. 3. Clique agora na opção Parâmetros da NFE: 7

8 Configurações Gerais da Nf-e - Configure nestes campos os tipos de operações que poderão ser realizadas junto à SEFAZ: Utilizar Nota Fiscal Eletrônica: clique nesta opção para habilitar a comunicação entre o Trade Solution e a SEFAZ. Em contingência: Habilite esta opção quando houver algum problema técnico que impeça a comunicação com o WebService da SEFAZ, exemplo: falta de internet ou WebService Inoperante. Em homologação: Habilite esta opção para efetuar os testes da nota fiscal eletrônica. Número de tentativas para consultar a situação de NF-e enviada: No caso de falha na comunicação com o WebService, o sistema pode tentar ainda N vezes antes de entrar em contingência. Configurações para Geração dos Arquivos da Nf-e - Nos campos desta área indique em quais pastas de seu computador o Trade irá salvar os três tipos arquivos gerados: Pasta para salvar os arquivos assinados: Na primeira vez que o AtimoECF for executado esta pasta será criada. Porém fica a seu critério alterar ou não este caminho. O backup desta pasta é imprescindível, pois o Fisco pode solicitar uma cópia dos arquivos. Pasta que contém os Schemas: Esta pasta também será criada na primeira vez em que o AtimoECF for executado. Ela serve para armazenar os arquivos que posteriormente serão baixados para validação dos arquivos XML. Certificado Digital: Neste campo será armazenado o certificado digital válido. Configurações para Acesso a Internet com Proxy - Proxy é um servidor que serve de intermediário a outros servidores. Ao conectar com um servidor proxy, este irá repassar aos servidores todas as nossas solicitações de acesso a sites, serviços, arquivos, etc. Se sua empresa irá utilizar a conexão via Proxy, defina nesta área as informações necessárias para estabelecer a comunicação: Utiliza proxy?: clique neste campo para configurar a conexão via Proxy. Servidor: informe o endereço do servidor. Porta: informe a porta utilizada para comunicação Usuário: informe o login junto ao servidor. Senha: informe a senha. Gravar Após configurar esta tela, clique no botão EXECUTAR. 8

9 Passo 6: Cadastrar o Estado O Trade Solution cadastra automaticamente o Estado (Unidade da Federação) para o qual sua empresa enviará as NF-es. Para isso ele se baseia na informação que já está cadastrada na configuração da empresa. Se for necessário modificar o Estado, realize os passos: 1. Abra o Módulo Servidor Fiscal Atimo ECF, destacado na imagem da barra Trade Solution abaixo: 2. No menu localizado à esquerda, clique na opção NFE. 3. Clique agora na opção Conexão com o WebService, para abrir a tela a seguir: Esta tela registra todos os sites envolvidos na comunicação com o órgão fiscal. 4. Apesar de parecer complexa, nesta tela a única configuração que você precisa fazer é no campo "Estado", localizado no rodapé da tela. Ao 9

10 escolhê-lo, automaticamente serão preenchidas todos os campos de "Configurações dos Links para Conexão com os WebServices" da NF-e. 5. Depois, clique em GRAVAR. Passo 7: Download e instalação dos Schemas em XML Para concluir o processo de instalação, neste passo vamos instalar os arquivos necessários para formatar, validar e transmitir a Nota Fiscal Eletrônica, os Schemas em XML. Para isso, realize os passos a seguir: 1. Acesse o site da Nota Fiscal Eletrônica, na página para download dos Schemas: 2. Você verá vários arquivos para download. Procure a parte Versão(ões) oficial(is), em uso atualmente. 3. Localize o link que tenha o título "Schemas XML NF-e - Pacote de Liberação". Clique para fazer o download. 4. Descompacte o arquivo recebido na Pasta que contêm os Schemas", conforme indicado na tela a seguir: 10

11 Tela Parâmetros da NF-e, localizada no AtimoEcf, menu NFE. Com isso, está concluído o processo de configurar a Nota Fiscal Eletrônica no Trade Solution. 11

12 3. Emitir Nota Fiscal Eletrônica Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas ou físicas. O processo de emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica tem a seguinte dinâmica: O Trade Solution preencherá automaticamente a nota fiscal eletrônica, com os dados da operação, seja ela de venda, transferência, devolução etc. Depois, o Trade se comunica com o site da SEFAZ. Envia os dados da nota e a SEFAZ autoriza a emissão. Só então a NF-e se torna um documento fiscal válido. Em seguida, o Trade Solution imprime o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). De acordo com a definição da Receita, o DANFE: - é uma representação gráfica simplificada da NF-e; - contém a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas informações na Internet); - acompanha a mercadoria em trânsito. Todas as notas fiscais eletrônicas ficam arquivadas e podem ser consultadas posteriormente, através do Módulo Átimo ECF, opção NFE. Este processo é feito a cada nota emitida. As transmissões são automáticas. Porém se não houver acesso à Sefaz na hora da venda, veja no tópico a seguir como fazer a transmissão manualmente. 12

13 4. Gerenciar NF-e: transmitir, imprimir Danfe, cancelar etc. O Módulo Servidor Fiscal reúne as ferramentas necessárias para acompanhar de perto o que acontece com as notas fiscais emitidas. É possível realizar as seguintes atividades: - visualizar retorno - gerar NF-e em contingência - consultar uma NF-e emitida e verificar seu status na Sefaz. - transmitir uma NF-e. - imprimir Danfe - cancelar NF-e Para isso, realize os seguintes passos: 1. Abra o Módulo Servidor Fiscal Atimo ECF, destacado na imagem da barra Trade Solution abaixo: 2. No menu localizado à esquerda, clique na opção NFE: 13

14 4. Clique agora na opção Consultar NFE. 5. Faça uma busca pela nota. Para isso, você pode utilizar os campos localizados na parte superior da tela: - Cliente: clique neste botão para abrir a listagem com todos os clientes cadastrados. - Situação: escolha a nota de acordo com uma das situações possíveis: - Todas - Autorizado o uso da NF-e - Cancelamento da NF-e - Lote em processamento - Uso denegado Tipo de Emissão: operações normais, em situações de contingência ou todas. Chave de Acesso: se você possui a chave de acesso da nota, informea aqui neste campo. Data: escolha a data da emissão da nota. Campos para busca Listagem com as notas fiscais Botões com as opções 6. O resultado da busca será listado no centro da tela. Você poderá verificar todas as informações relativas àquela nota: - Nota - Situação - Imp. DANFE? - Autorização - Tipo Emis. 14

15 - Recebido - Protocolo - Status - Chave de Acesso Emissão Ao selecionar uma nota e clicar com o botão direito, vai aparecer um menu suspenso com as seguintes opções: > Visualizar Retorno: Se por um acaso a nota não foi gerada ou não foi autorizada, o usuário poderá visualizar o motivo clicando nessa opção. > Gerar NF-e em contingência: Caso ocorra algum problema técnico que impeça a comunicação com o WebService e alguma NF-e fique pendente de retorno o usuário deve utilizar essa opção para transformar uma NF-e que anteriormente foi gerada no formato normal para o formato contingência, e assim poder imprimir o DANFE em formulário de segurança. Os botões na barra inferior da janela servem para: > Transmitir: Caso o sistema entre em contingência (por falta de conexão com a internet, webservice fora do ar etc), e o usuário comece a emitir NF-e em contingência, posteriormente ao restabelecer a conexão o usuário deverá transmitir os arquivos nessa opção. > Imprimir DANFE: De acordo com a legislação, a NF-e não possui VIAS, ou seja, a NF-e (arquivo digital) sempre será a única via. As cópias serão consideradas primeiras vias também. Devido a isso, o usuário poderá imprimir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) sempre que achar necessário. Somente em duas ocasiões será possível imprimir o DANFE, quando a nota tiver com a situação Autorizado o uso da NF-e e o status for igual a 100, ou quando a situação for Rejeitada e o status for igual a 2 (em contingência). > Consultar Situação da SEFAZ: O usuário pode eventualmente, de acordo com sua necessidade, utilizar essa opção para consultar alguma NF-e. > Cancelar Nf-e: Essa opção serve para cancelar a NF-e na SEFAZ. Ela em nada interfere na situação da Nota no Trade. Se o usuário precisar emitir novamente, terá que estornar a venda e realizar outra. > Salvar Arquivo: O cliente pode solicitar uma cópia do arquivo digital. Nesse caso, o usuário deverá localizar a NF-e e clicar nessa opção. O sistema irá localizar na pasta Pasta para salvar os arquivos assinados e fará uma cópia para o local escolhido. 15

16 5. Fazer backup da NF-e O backup das Notas Fiscais Eletrônicas segue o procedimento padrão no Trade Solution, que é no Módulo de Manutenção: As informações da NF-es enviadas ficarão na tabela "bk_arqnf.dbf". 6. Endereços úteis Portal da Nota Fiscal Eletrônica: Se você quer obter mais informações sobre a NFe, pode acessar o portal: Lá é possível encontrar informações relevantes, notícias, legislação e uma lista de perguntas freqüentes. 16