Módulo NF-e. Manual de Utilização

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1 Módulo NF-e Manual de Utilização 1

2 Conteúdo Passo-a-passo para emissão de NF-e Obtendo seu Certificado Digital Registrando-se na Secretaria da Fazenda para Homologação (testes) Contratando o serviço de NF-e do SuasVendas.com Definindo as configurações para emissão de NF-e Convertendo Pedidos de Venda automaticamente em NF-e Cadastrando uma NF-e Adicionando produtos à NF-e Visualizando a NF-e Enviar NF-e para a SEFAZ Entendendo os status da NF-e Gerando o DANFE Consultando Retorno (Resposta) da SEFAZ Gerando o XML Cancelando NF-e Inutilizar numeração da NF-e Inutilizar numeração da NF-e em Lote Relatórios personalizados Personalização de campos da NF-e Recadastrando na SEFAZ para usar a NF-e em modo de Produção Alterando a configuração do SuasVendas.com para NF-e em Produção

3 Passo-a-passo para emissão de NF-e SuasVendas.com Neste manual de utilização de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) do SuasVendas.com iremos detalhar passo-a-passo o procedimento para que sua empresa possa emitir notas fiscais de forma simples e usando o melhor software de vendas do Brasil: o SuasVendas.com. 1. Obtendo seu certificado tipo A1 ou A3 O primeiro passo para que você possa emitir NF-e no SuasVendas.com é adquirir seu certificado digital do tipo A1 ou A3. Este certificado na realidade é um arquivo de computador ou um dispositivo de segurança (Token ou SmartCard) que comprova que sua empresa é realmente quem ela alega ser. Ele armazena, de forma codificada, os dados de sua empresa (CNPJ, Razão Social, Senha de Validação, etc). Como obter o certificado? O Certificado Digital pode ser obtido (comprado) através das seguintes empresas: Correios, CertiSign e Serasa. Uma vez que você comprar seu certificado digital você poderá fazer o download dele ou ainda armazená-lo em seu dispositivo de segurança (Token ou SmartCard). 3

4 2. Registrando-se na Secretaria da Fazenda para Homologação (testes) Agora que você já possui seu certificado digital você precisa se cadastrar no site da Secretaria da Fazenda de seu Estado. Este cadastro é necessário para que você possa realizar testes (Fase de Homologação) na NF-e e então fazer seu uso definitivo (Fase de Produção). Neste primeiro momento, você fará o cadastro somente para ser autorizado pela SEFAZ a realizar testes (Fase de Homologação) de NF-e. Durante a Homologação você poderá emitir quantas notas fiscais precisar para entender e aprender a sistemática do emissor de NF-e do SuasVendas.com. As notas geradas durante a Homologação não tem valor fiscal. Importante: você deve fazer o cadastro individualmente para cada Estado que você possui empresa. Não é possível fazer um único cadastramento em todos os Estados. 3. Contratando o serviço de NF-e do SuasVendas.com Com seu certificado digital em mãos e cadastramento de Homologação concluído através do site da SEFAZ você já está apto a usar a NF-e do SuasVendas.com. O Serviço de NF-e está disponível no Plano Distribuidor Avançado do SuasVendas.com. Se você ainda não é cliente, acesse e se cadastre no Plano Distribuidor Avançado, teste por 14 dias e faça a ativação de sua assinatura. Você também pode ativar sua assinatura antes dos 14 dias de testes, basta enviar um para Caso tenha dúvidas, entre em contato com nossa Central de Atendimento através do telefone (62) Cadastrando produtos para emitir NF-e Antes de fazer as configurações necessárias para emitir suas NF-e é necessário que você cadastre seus produtos no SuasVendas.com. Este procedimento pode ser manual (produto a produto) ou em lote (usando planilha de Excel no Padrão SuasVendas.com). Cadastro de produto 1. Clique no menu Produtos 2. Clique no botão Novo Produto 3. Preencha os campos de cadastro do produto e clique em Salvar 4

5 Figura 1 - Cadastrando novo produto Figura 2 - Detalhes de impostos no Produto 5

6 Importando produtos via Planilha Excel Nós sabemos que o cadastramento de produtos é algo dispendioso e é por isso que criamos o importador de produtos do SuasVendas.com. Com ele você coloca sua lista de produtos em planilha Excel (baseado no Modelo SuasVendas.com) e faz a importação de milhares de produtos em menos de 30 segundos. É uma ferramenta fantástica e lhe economizará muito tempo. 1. Clique no menu Produtos 2. Clique no botão Importar 3. Na próxima página, faça o Download do Modelo da Planilha e insira seus produtos nesta planilha. Se preferir, pode enviar sua planilha de produtos que podemos ajudá-lo na formatação (adequação) e lhe enviar de volta para que você importe. Envie para 4. Após adaptar a planilha, faça o envio da mesma, escolhendo a qual indústria (fornecedor) ela está vinculada. Pronto. Agora seus produtos já estão no SuasVendas.com e você pode ir para o próximo passo, que é configurar a emissão de NF-e. Importante: Na emissão de NF-e a SEFAZ valida todos os campos do produto (impostos, NCM, Código de barras, etc). Se tiver algum campo inválido, a NF-e será rejeitada. Dica: Se você quiser, pode cadastrar também seus Clientes para facilitar no momento de criar uma NF-e, pois os dados dele poderão ser obtidos automaticamente a partir da NF-e. Os clientes também poderão ser importados via Planilha Excel. 6

7 4. Definindo as configurações para emissão de NF-e Com o Certificado Digital, Cadastramento na SEFAZ (Homologação) e produtos cadastrados no sistema, vamos ao próximo passo: Configurando o Emissão de NF-e do SuasVendas.com com seus dados: 1. Acesse sua conta no SuasVendas.com 2. Clique no menu NF-e Figura 3 - Configurando o Emissor de NF-e do SuasVendas.com 3. Clique no botão Configurações, no canto superior direito da página de NF-e. 4. Na página de Configuração haverá 3 seções de cadastro: Informações do Emitente, Endereço e Certificado Digital. Informações do Emitente: nesta seção você preencherá corretamente o cadastro de sua empresa. Qualquer campo inválido aqui a SEFAZ rejeitará sua NF-e Endereço: os campos referentes ao endereço de sua empresa também serão validados junto a SEFAZ na hora de enviar a NF-e, portanto, evite erros. Certificado Digital: nesta seção você escolherá o tipo do seu certificado (A1 ou A3). Caso o seu certificado seja do tipo A1 você deverá fazer o upload (envio) para sua conta no SuasVendas.com e informar a senha do Certificado. Se for do tipo A3, você deverá fazer o download de um módulo auxiliar (SuasVendas NF-e) e configurá-lo informando seus dados de acesso e selecionando o certificado a ser utilizado. 5. Na seção Informações do Emitente, vamos dar atenção especial aos seguintes campos: CRT, Série e Ambiente. CRT Este campo é o código de Regime Tributário de sua empresa. Série É a série da NF-e, por padrão é mostrado a Série 1. A numeração das NF-e são feitas em ordem crescente e leva em consideração a Série informada neste campo. Ambiente Este campo você informa se as NF-e que serão emitidas estão em ambiente de Homologação (testes) ou Produção. No SuasVendas.com você pode alterar este Ambiente sempre que achar necessário, mas lembre-se de que as NF-e terão validade somente se forem emitidas em Produção. Após preencher os campos, clique em Salvar. 7

8 Dica: Neste momento, você usará o Ambiente de Homologação (Testes) para testar a emissão de suas NF-e. Figura 4 - Configuração do Emissor de NF-e 5. Convertendo Pedidos de Venda automaticamente em NF-e A emissão de NF-e no SuasVendas.com pode ser feita incluindo produto a produto, como veremos na próxima seção, ou então de forma mágica, onde você converte um pedido de vendas em uma NF-e com apenas um clique. Não importa se seu pedido de venda possui 10, 100 ou 500 itens, com apenas um clique e num passe da mágica sua NF-e é gerada. 1. Clique no menu Pedidos 2. Localize o Pedido que deseja converter em NF-e e selecione-o (clicando uma vez sobre ele) 8

9 3. Em seguida, clique no botão Gerar NF-e Figura 5 - Criando NF-e a partir de Pedidos 4. Pronto. Sua NF-e foi gerada com todos os itens do pedido e dados do cliente. Basta fazer uma verificação e enviar sua NF-e para a SEFAZ processá-la. Figura 6 - NF-e gerada a partir de pedido 6. Cadastrando uma NF-e Já sabemos como fazer para converter um pedido em NF-e, mas há casos em que você quer gerar a NF-e manualmente e no SuasVendas.com isso é extremamente simples e fácil de ser feito: 1. Clique no menu NF-e 2. Clique no botão Nova NF-e 3. Ao clicar no botão já será criada a NF-e e você poderá incluir os produtos, dados de clientes e outras informações necessárias. 9

10 Figura 7 - Cadastrando NF-e manualmente Formulário de Cadastro de NF-e O formulário de Cadastro da NF-e é divido basicamente em 5 seções: Informações Principais, Informações do Cliente, Produtos, Cálculos dos Impostos e Informações sobre a Transportadora. Dica: há outras informações que você pode adicionar através do botão Personalizar Campos. Informações Principais Figura 8 - Informações sobre a NF-e o Nesta seção são preenchidas informações básicas sobre a NF-e: Número da Nota (gerado automaticamente), Série, Natureza da Operação, Forma de Pagamento, Tipo de Operação, Finalidade da Emissão da NF-e e Data de Emissão. 10

11 Informações do Cliente Figura 9 - Informações sobre o Cliente da NF-e Importante: Todas as informações (CPF, CNPJ e IE) devem estar corretas para que a NF-e não seja rejeitada pela SEFAZ. 11

12 Produtos o Nesta seção é onde você poderá adicionar seus produtos clicando no botão Adicionar Produtos ou simplesmente localizando o produto por código ou descrição. Figura 10 - Incluindo produtos o Você poderá alterar ou visualizar as opções avançadas do produto (impostos e afins) dando dois cliques sobre o nome incluso na NF-e. Cálculos dos impostos o Nesta seção é feito o detalhamento dos impostos incidentes na NF-e. Figura 11 - Cálculo de Impostos Informações sobre a Transportadora o Os dados pertinentes a transportadora da NF-e são preenchidos nesta seção. 7. Adicionando produtos à NF-e Para adicionar produtos à NF-e há duas formas: clicando no botão Adicionar Produtos ou adicionar os produtos por código ou nome do produto. Veja imagem abaixo: Figura 12 - Adicionando produtos na NFe 12

13 Uma vez que adicionar, você poderá alterar o preço ou a quantidade. Para alterar dados de impostos e outras informações dê dois cliques sobre o nome do produto na NF-e. Depois de adicionar os produtos, clique no botão Salvar. 8. Visualizando a NF-e Para visualizar a NF-e é simples: Clique no menu NF-e Escolha a NF-e que você quer visualizar Clique no botão Visualizar Figura 13 - Visualizar a NF-e Figura 14 - Visualização da NF-e 13

14 9. Enviar NF-e para a SEFAZ O envio da NF-e para a SEFAZ no SuasVendas.com é muito fácil: 1. Clique no menu NF-e 2. Selecione a NF-e que deseja enviar 3. Clique no botão Enviar NF-e 4. Somente NF-e que estão com status Em Digitação ou Validada podem ser enviadas para a SEFAZ 5. Após clicar em enviar, você será redirecionado para uma página onde constará se a NF-e foi validada com sucesso ou se teve algum erro de validação. Figura 15 - Resultado de Validação da NF-e 6. Caso tenha algum erro na validação clique no ícone para ver quais são os erros e depois clique em Corrigir para solucionar os problemas e fazer um novo envio. 7. Caso a NF-e seja válida, clique no botão Enviar Notas Válidas para concluir o envio. Em alguns instantes você receberá uma resposta da SEFAZ informando se ela foi Autorizada ou Rejeitada, caso rejeitada você poderá checar o motivo, corrigir e reenviar. Se ela for Autorizada seu cliente receberá o XML e o DANFE automaticamente no cadastrado na emissão da nota. 14

15 10. Entendendo os status da NF-e As NF-e emitidas pelo SuasVendas.com possuem diferentes situações (status) de acordo com a fase em que ela se encontra no sistema. Vejamos quais são os Status disponíveis: Figura 16 - Status da NF-e Figura 17 Visualizando a Legenda de Status da NF-e 11. Gerando o DANFE O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é utilizado para acompanhar o trânsito da mercadoria. É uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, em papel comum e em via única e pode ser impresso quantas vezes você precisar. O DANFE é gerado a partir do momento em que você enviar a NF-e para a SEFAZ e ela ser AUTORIZADA. Uma vez AUTORIZADA pela SEFAZ, você pode fazer o seguinte procedimento para imprimir: 1. Clique no menu NF-e 2. Escolha a NF-e que contenha o status AUTORIZADA 3. Clique no botão Gerar DANFE 15

16 Figura 18 - Gerar o DANFE Figura 19 - Exemplo de DANFE do SuasVendas.com 16

17 12. Consultando Retorno (Resposta) da SEFAZ O processo de Consultar Retorno da SEFAZ é utilizado quando há algum atraso no processamento da NF-e quando você clica no botão Enviar NF-e. Geralmente este processo leva cerca de 10 a 15 segundos para ser feito, porém, há casos em que pode demorar um pouco mais e diante disso, você pode usar o botão de Consultar Retorno após determinado tempo para saber se a NF-e foi autorizada pela SEFAZ ou não. Esta opção é usada somente quando o Status da NF-e está marcado como Enviada. 13. Gerando o XML O XML é simplesmente um arquivo de computador que contém toda a informação da NF-e que foi autorizada pela SEFAZ. Este arquivo pode ser enviado por ou ser baixado (download) para que você integre com seu ERP. 1. Clique no menu NF-e 2. Selecione a NF-e autorizada para gerarmos o XML 3. Clique na caixa de ações Mais Ações 4. Escolha a opção Gerar XML 5. O arquivo será gerado e será baixado para seu computador (geralmente dentro de sua pasta de Downloads ou Documentos) Outra opção também para gerar o XML é clicar com botão direito do mouse sobre a NF-e e escolher a opção Gerar XML. 17

18 14. Cancelando NF-e O procedimento de cancelamento da NF-e é possível através do SuasVendas.com, porém, deve-se obedecer ao prazo máximo de 24 horas definido pela Receita Federal. Passado este tempo, não é possível fazer o cancelamento da NF-e. Para cancelar uma NF-e siga os passos: 1. Clique no menu NF-e 2. Selecione a NF-e autorizada a ser cancelada 3. Clique na caixa de ações Mais Ações 4. Escolha a opção Cancelar NF-e 5. Digite o motivo do cancelamento com no mínimo 15 caracteres e clique em Cancelar NF-e Figura 20 - Cancelando NF-e 15. Inutilizar numeração da NF-e O processo de inutilizar o número da NF-e é uma funcionalidade exclusiva do SuasVendas.com e permite que você isole os números de NF-e que não serão mais utilizados. Somente NF-e com o status de Em Digitação, Validada ou Inválida poderão ser inutilizadas. Para inutilizar uma NF-e é simples: 1. Clique no menu NF-e 2. Clique na NF-e que deseja inutilizar 3. Clique na caixa Mais Ações e escolha Inutilizar Numeração da NF-e. 4. Basta informar o motivo com no mínimo 15 caracteres e clicar em Inutilizar NF-e Importante: Uma NF-e não pode ser excluída em nenhuma hipótese. 16. Inutilizar numeração da NF-e em Lote No SuasVendas.com também é possível inutilizar a numeração da NF-e em lote, ou seja, você poderá inutilizar uma faixa de numeração. Para inutilizar uma faixa de numeração de NF-e faça o seguinte: 1. Clique no menu NF-e 2. Clique na caixa Mais Ações e escolha Inutilizar Numeração em Lote 18

19 3. Será mostrada uma caixa com os campos: Série, Número Inicial e Número Final. Figura 21 - Inutilizando numeração de NF-e em lote 17. Relatórios personalizados No SuasVendas.com há os chamados Filtros que estão disponíveis em quase todas as páginas do software. Os filtros são ferramentas que possibilitam a visualização personalizada de informações. Você pode filtrar por Data, Total da NF-e e Status. Estes filtros também podem ser combinados e em seguida gerar relatório personalizado clicando no link Gerar Relatório. Figura 22 - Aplicando filtros para gerar relatórios 18. Personalização de campos da NF-e No formulário de cadastro de NF-e há vários campos predefinidos e outros ocultos que você pode adicioná-los. Nesta seção vou explicar como fazer isso: 1. Clique no menu Configurações > Personalizar Campos 2. Escolha NF-e 19

20 3. No campo Escolha o campo selecione os campos que deseja adicionar e clique em Adicionar. Após isso, salve o seu formulário. 4. Nesta etapa você também poderá reordenar os campos da forma que precisar e achar mais viável para sua organização. Figura 23 - Personalizando campos de NF-e Figura 24 - Vários campos adicionais na NFe 20

21 19. Recadastrando na SEFAZ para usar a NF-e em modo de Produção Este procedimento é semelhante ao processo de cadastramento da NF-e para fins de homologação (testes), porém, agora você optará pelo uso da NF-e para Produção. Desta forma basta alterar a configuração no SuasVendas.com para que você possa definitivamente emitir suas NF-e para seus clientes. Entre em contato com a SEFAZ de seu Estado e saiba como fazer este cadastrado para Produção da NF-e. 20. Alterando a configuração do SuasVendas.com para NF-e em Produção Por fim, uma vez que você já se cadastrou no ambiente de Produção para emissão de NF-e basta você acessar sua conta e configurá-la para o modo Produção ao invés de Homologação: 1. Clique no menu NF-e 2. Clique no botão Configuração, no lado direito da página de NF-e 3. Será mostrado o formulário de cadastro 4. Altere o campo Ambiente para Produção 5. Clique no botão Salvar. 6. A partir de agora basta emitir suas notas fiscais normalmente e enviá-las para a SEFAZ. Figura 25 - Configurando o Ambiente de Produção 21

22 Figura 26 - Alterando o campo Ambiente para Produção Mais dúvidas? Se tiver mais alguma dúvida ou precisar de qualquer ajuda entre em contato através do e agende um horário para um treinamento rápido. Software para Força de Vendas 22