Manual do Visualizador NF e KEY BEST

Transcrição

1 Manual do Visualizador NF e KEY BEST Versão 1.0 Maio/2011

2 INDICE SOBRE O VISUALIZADOR RISCOS POSSÍVEIS PARA O EMITENTE DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA VANTAGENS DO VISUALIZADOR ESTRUTURA DO VISUALIZADOR INICIANDO O VISUALIZADOR CADASTRANDO A SUA EMPRESA ALTERANDO OS DADOS DA SUA EMPRESA EXCLUINDO A SUA EMPRESA ACESSANDO O VISUALIZADOR CONFIGURANDO O VISUALIZADOR PESQUISANDO NOTAS FISCAIS VISUALIZANDO A NOTA FISCAL VISUALIZANDO O DANFE CONFIGURANDO O ENVIO DE E MAIL ENVIANDO E MAIL TROCANDO DE EMPRESA IMPRIMINDO RELATÓRIO DE NOTAS ARMAZENADAS IMPRIMINDO GRÁFICO DE ARMAZENAMENTO REALIZANDO O BACKUP MANUALMENTE REALIZANDO DOWNLOAD DOS ARQUIVOS XML Key Best Soluções em Informática LTDA. Página 1

3 Sobre o Visualizador O Visualizador NF e da Key Best permite ao usuário não só visualizar a nota fiscal de uma maneira mais clara, como também encontrar uma nota fiscal com mais facilidade através do número, data de emissão, razão social ou número da chave. O visualizador organiza de forma simples os arquivos XML e PDF referente as notas fiscais de uma ou mais empresas, todos os arquivos ficam dentro da pasta do visualizador para que se necessário o usuário possa criar um backup apenas copiando essa pasta, tudo isso GRATUITAMENTE, basta instalar e utilizar o nosso visualizador. Devido a grande importância dos arquivos XML que devem ser mantidos por um período de 5 (cinco) anos pela empresa emitente, a Key Best disponibilizou o Backup automático dos mesmos com a possibilidade dos seus clientes acessarem esses arquivos através do nosso portal, eles poderão ser visualizados e/ou baixados por esse período. Desta forma o usuário deste serviço não tem a preocupação com o backup dos arquivos dentro desses 60 meses.¹ ¹ esse serviço é cobrado à parte Riscos possíveis para o Emitente da Nota Fiscal Eletrônica Permanecer com os arquivos XML por um período de 5(cinco) anos sem que haja perda de nenhuma dessas informação; Formatar a máquina aonde se encontra o Emissor da Nota Fiscal ocasionando a perca dos registros das notas já emitidas; Se o cliente necessitar do arquivo XML e o emitente não possuir essa informação para envio ele fica passível de multa pelo FISCO. Vantagens do Visualizador Localização da nota fiscal através do Número da Nota, Data de Emissão, Razão Social ou Chave da NF e, esses dois últimos podem ser informados parcialmente para deixar a busca muito mais simples e rápida; Fácil identificação das informações da Nota devido a disposição dos dados em tela; Envio de e mail com o XML e PDF (quando existir) para o cliente direto do visualizador; Fácil navegação pelas notas fiscais devido ao agrupamento das mesmas que pode ser por Cliente, Data ou Número; Relatórios das Notas Fiscais armazenadas no Visualizador e/ou no Ásia Web ¹ da Key Best; Backup automático dos arquivos XML e DANFE para o Ásia Web da Key Best com a possibilidade da visualização e download dos mesmos pelo seu cliente. ² Boa organização dos arquivos XML e PDF dentro da máquina; Key Best Soluções em Informática LTDA. Página 2

4 ¹ Ásia Web: É serviço de armazenamento de arquivos XML e PDF nos servidores Key Best. ² Este serviço é cobrado a parte. Estrutura do Visualizador 1) Menu: Contém a maioria dos recursos do Visualizador como, Configuração e Envio de E mail, Backup para o Ásia Web, Configurações, Troca de Empresas, Gráfico de Armazenamento, Relatórios de Notas e Download de arquivos do Ásia Web; 2) Navegador: Responsável pelo Agrupamento e Visualização dos arquivos XML que podem ser de diversas formas: Cliente, Mês, Dia e Número de Nota; 3) Nota Fiscal: Contém as informações referente a NF e (XML) em questão; 4) Pesquisar: Permite ao usuário buscar uma ou mais notas fiscais através do Período de Emissão, Faixa de Números, Razão Social da Empresa e Chave da NF e. Key Best Soluções em Informática LTDA. Página 3

5 Iniciando o Visualizador Ao clicar duas vezes no ícone de atalho do Visualizador será exibido um ícone ao lado do relógio (Imagem 1). Basta clicar com o botão direito do mouse para que apareçam as duas opções: Encerrar e Abrir. 1) Após clicar na opção Abrir o sistema apresentará a tela de acesso com várias opções: 2) A primeira opção que deve ser utilizada é Empresas, onde o usuário deverá cadastrar a sua empresa caso ainda não tenha feito, fornecendo os dados básicos para que o visualizador possa identificar os arquivos XML da mesma. Lembrando que o visualizador pode organizar os arquivos de várias empresas (Imagem 2). Cadastrando a sua Empresa Na tela inicial (imagem 1), clique no botão Empresas quando precisar incluir uma empresa, 1) Key Best Soluções em Informática LTDA. Página 4

6 Clique no botão Inserir para informar os dados da empresa (imagem 2), 2) Preencha os dados (imagem 3), 3) Campos: Código Se possuir apenas uma empresa informe o código 1 (um), se houver mais de uma empresa basta incluir o código na seqüência. Se o usuário for uma Contabilidade o código pode ser o mesmo utilizado no sistema de Administração Contábil para facilitar a identificação do cliente dentro do visualizador; Fantasia Informar o nome Fantasia da Empresa ou um apelido que identifique a mesma; Razão Social Informar a Razão Social da empresa por completo; CNPJ Informar o CNPJ sem pontos e EXATAMENTE igual ao que estiver dentro dos arquivos XML (com zero a esquerda se necessário); Key Best Soluções em Informática LTDA. Página 5

7 Repositório de Arquivos Informar o diretório aonde os arquivos XML e PDF são gravados para que o sistema possa copiá los. É importante ressaltar que os arquivos serão excluídos desta pasta para serem armazenados dentro da pasta do visualizador; NFe Informar o e mail NF e da empresa em questão; Id Key Best Solicite a Key Best caso o usuário seja uma contabilidade; Senha Key Best Solicite a Key Best caso o usuário seja uma contabilidade. Após preencher os campos clique no botão Salvar. Pronto! Sua empresa está cadastrada! Repita o processo para as outras empresas. Feche a tela através do X, ao retornar a tela inicial clique em Acessar (Vá ao tópico Acessando o Visualizador ). Alterando os dados da sua Empresa Basta clicar no botão Alterar e depois alterar os dados conforme a sua necessidade. Para gravar as alterações clique no botão Salvar. Key Best Soluções em Informática LTDA. Página 6

8 Excluindo a sua Empresa Selecione a empresa que deseja excluir e clique no botão Excluir, mas ATENÇÃO!!! As informações armazenadas no Visualizador serão excluídas e só poderão ser visualizadas novamente se o usuário realizar um processo manual de cópia dos arquivos para o Repositório da Empresa. Para isso, é necessário entrar na pasta de instalação do Visualizador e acessar a pasta referente a empresa em questão exemplo: e depois acessar a(s) pasta(s) referente ao(s) anos que possuírem informações e por último copiar TODOS os arquivos da pasta BACKUP de cada um deles para uma pasta de sua preferência. Exemplo: C:\VISUALIZADOR\000001\2011\BACKUP, C:\VISUALIZADOR\000001\2012\BACKUP. Aconselhamos que esse procedimento seja efetuado com a ajuda do nosso suporte técnico. Key Best Soluções em Informática LTDA. Página 7

9 Acessando o Visualizador Escolha a empresa desejada clicando duas vezes ou informe um valor no campo localizar, clique no botão Localizar ao encontrar a empresa clique no botão Acessar. A tela inicial será exibida. Key Best Soluções em Informática LTDA. Página 8

10 Configurando o Visualizador Basta clicar no botão assinalado na imagem para realizar as alterações nas configurações do visualizador, exemplo: Identificação da empresa usuária, definição do agrupamento/visualização das notas, intervalo de tempo para realização do backup dos arquivos XML, definição do usuário, senha do Proxy e definição das cores do visualizador. Organizar Notas por: Permite ao usuário alterar o agrupamento de notas que será exibido no Navegador, facilitando a busca das notas fiscais; CNPJ do usuário: Esse campo deve ser preenchido com o CNPJ (somente números) da empresa usuária do visualizador; Envio dos Arquivos para o Ásia Web: Permite ao usuário definir qual o intervalo que o sistema deverá buscar os arquivos XML conforme o(s) repositório(s) configurado(s) na(s) empresa(s) cadastrada(s). ¹ Usuário e Senha Proxy: Esses dois campos deverão ser utilizados pelos usuários que possuírem controle de Proxy de segurança na sua internet; Skin: Permite ao usuário definir outras cores para o visualizador. ¹ Para habilitar este serviço é necessário entrar em contato com o Departamento Comercial Key Best para maiores esclarecimentos. Key Best Soluções em Informática LTDA. Página 9

11 Pesquisando Notas Fiscais O usuário tem a possibilidade de buscar uma nota fiscal através dos filtros de Faixa de Número, Período de Data de Emissão, Razão Social ou Chave de Acesso completa ou parcial. No exemplo (imagem 1) o usuário informa o Número da nota fiscal inicial e o sistema sugere o mesmo número no campo de Número Final que pode ser alterado conforme a necessidade do usuário. Depois basta clicar no botão Pesquisar. 1) O Resultado da pesquisa aparece em uma Grade ; Key Best Soluções em Informática LTDA. Página 10

12 Clique duas vezes na linha referente a nota fiscal que desejar para que as informações da mesma apareçam. Visualizando a Nota Fiscal Para visualizar uma nota fiscal o usuário tem que abrir a estrutura do Navegador clicando duas vezes sobre a pasta Repositórios e nas que forem aparecendo conforme a sua necessidade até chegar a nota fiscal de interesse. Assim que a nota for selecionada os dados da mesma aparecerão na parte Nota Fiscal. Para visualizar os itens é necessário clicar no botão que está a esquerda da palavra Itens. Key Best Soluções em Informática LTDA. Página 11

13 Visualizando o DANFE Após selecionar a nota fiscal basta clicar no botão da Impressora que fica no canto superior direito da tela, se o arquivo PDF do DANFE estiver disponível o mesmo será exibido automaticamente (se possuir instalado o Adobe Acrobat Reader ou outra ferramente de visualização). Configurando o Envio de E mail Basta clicar no botão assinalado na imagem e depois preencher os campos da tela de configuração de e mail, pois, somente desta forma é possível enviar um e mail através do Visualizador, essas configurações são as mesmas utilizadas em outras ferramentas de envio e recebimento de e mail, exemplo: Outlook Express, Microsoft Outlook, etc. Key Best Soluções em Informática LTDA. Página 12

14 Enviando E mail Basta clicar no botão assinalado na imagem, para que o visualizador crie uma janela de envio com as principais informações da nota fiscal selecionada. Depois informe o endereço do destinatário (separe com ; para informar mais de um), se precisar inclua mais informações no corpo do e mail e por último clique em Enviar quando estiver pronto. Key Best Soluções em Informática LTDA. Página 13

15 Trocando de Empresa Basta clicar no botão assinalado na imagem, escolher outra empresa dentre as cadastradas selecionando com o mouse e clicando no botão Acessar ou clicando duas vezes na empresa selecionada. O Visualizador exibirá apenas as notas fiscais da empresa acessada. Key Best Soluções em Informática LTDA. Página 14

16 Imprimindo Relatório de Notas Armazenadas Basta clicar no botão assinalado na imagem para ter acesso ao relatório de notas fiscais que estão armazenadas no Visualizador. O usuário precisa informar o período de Emissão e a forma que as notas devem aparecer, Sintético (Totalizadores mensais dos principais dados), Analítico (Nota a nota com os principais dados), depois clicar no botão Visualizar. Os relatórios podem ser impressos ou exportados para alguns formatos de arquivos como: PDF, XML, XLS, HTML e JPEG. Key Best Soluções em Informática LTDA. Página 15

17 Imprimindo Gráfico de Armazenamento Basta clicar no botão assinalado na imagem para ter acesso ao relatório gráfico de armazenamento de notas fiscais que se encontram no visualizador e no Ásia Web da Key Best. É necessário informar o período de emissão e depois clicar no botão Visualizar. Será exibido um gráfico mensal com duas barras, Azul (notas fiscais que já foram armazenadas e organizadas no visualizador), Verde (notas fiscais que foram enviadas ao Ásia Web e que podem ser acessados através do Portal da Key Best ( pelos seus clientes). Assim o usuário poderá ter certeza da quantidade de notas que estão seguras em nossos servidores. Key Best Soluções em Informática LTDA. Página 16

18 Realizando o Backup Manualmente Basta clicar no botão assinalado na imagem para ter acesso a rotina de backup manual, onde o usuário poderá informar um período ou faixa de número de notas para que o visualizador envie os arquivos para o Ásia Web. Permitindo assim o acesso aos seus clientes por um período de 5 (cinco) anos através de nosso portal Key Best Soluções em Informática LTDA. Página 17

19 Realizando Download dos Arquivos XML¹ Basta clicar no botão assinalado na imagem para ter acesso a rotina que permitirá o resgate dos arquivos NF e que foram enviados ao Ásia Web. ¹ recurso disponível apenas para as empresas que contratarem o serviço de armazenamento Quando usar Quando a máquina em que se encontra o visualizador por algum motivo for formatada ou houver a perca desses dados. Como usar Baixar Arquivos: O usuário tem a opção de realizar o download dos arquivos de Todas as empresas ou somente da empresa Logada. Se o usuário for uma Contabilidade a opção Todas será usada com mais freqüência para que não haja necessidade de realizar esse procedimento em cada empresa cadastrada. Filtro de Período: A opção Todos permite ao usuário resgatar todas as notas armazenadas no Ásia Web, essa opção deve ser usada quando não for realizado o backup do visualizador e a máquina perder os arquivos, mas para conseguir realizar esse procedimento será necessário obter o Código para Download. A opção Específico deverá ser usada quando houver a necessidade de baixar os arquivos de apenas um determinado mês. Quando o usuário for uma Contabilidade essa opção será utilizada com freqüência, pois, antes de terminar o mês o Contador poderá obter todos os arquivos do(s) cliente(s) que estiverem cadastrados e que sejam usuários do recurso de Backup Automático da Key Best agilizando o fechamento contábil do mês e gerar as obrigações fiscais. Key Best Soluções em Informática LTDA. Página 18