MANUAL PARA UTILIZAÇÃO DO CLIENTE DE MICROSOFT OUTLOOK 2003

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1 Universidade do Contestado UnC Campus Mafra/Rio Negrinho/Papanduva MANUAL PARA UTILIZAÇÃO DO CLIENTE DE MICROSOFT OUTLOOK 2003

2 SUMÁRIO ENTENDENDO SUA TELA PRINCIPAL...3 Descrição da divisão da tela principal do MS Outlook ENTENDENDO A TELA DE CALENDÁRIO/AGENDA DE COMPROMISSOS:...5 Descrição da tela de Calendário/Agenda:...5 Compromissos apresentados e classificados por semana:...6 Compromissos apresentados e classificados por mês:...7 ENTENDENDO A TELA DE CONTATOS:...10 Descrição da tela de Contatos:...10 ADICIONAR ASSINATURA PADRÃO PARA ENVIO DE MENSAGENS...12 Adicionar uma assinatura...12 UTILITÁRIOS DE BACKUP E RESTAURAÇÃO DE s DO MS-Outlook...17 Processo de backup de s e contatos...17 Restauração da cópia de segurança (backup):...20 INSERIR SENHA NO PERFIL DO OUTLOOK...24 CONSIDERAÇÕES...28

3 3 ENTENDENDO SUA TELA PRINCIPAL Descrição da divisão da tela principal do MS Outlook Tela Principal do MS Outlook ESPECIFICAÇÕES: 1. Encontram-se as pastas principais do seu , como: Caixa de Entrada, Caixa de Saída e Lixeira. Caso queira visualizar a caixa de saída selecione a mesma clicando com mouse, para que ela se apresente no centro da tela (item 2.). 2. Apresenta a pasta selecionada para visualização, na imagem acima, apresenta-se a caixa de entrada, onde ela está classificada por s recebidos: Mais antigos,

4 4 Mês Passado, Ontem e Recebidos Hoje. Para visualizar um , selecione com o mouse, para que ele se apresente na tela da direita (item 3.) 3. Mostra o corpo do selecionado na tela central, seu remetente e destinatário (caso esteja utilizando mais de uma conta de ). 4. Apresenta opções relacionadas: Calendário, Contatos e Tarefas. 5. Menu principal, com opções para enviar novo , responder, encaminhar e enviar e receber s pendentes. 6. Se tiver a necessidade de visualizar o conteudo do em tela inteira, basta dar duplo clique sobre o título da mensagem e o se abrirá na tela.

5 5 ENTENDENDO A TELA DE CALENDÁRIO/AGENDA DE COMPROMISSOS: Descrição da tela de Calendário/Agenda: Tela de calendário ESPECIFICAÇÕES: 1. Apresenta o calendário do mês atual e mês seguinte, com menu de navegação entre meses e anos. 2. Menu principal do calendário, o usuário poderá classificar os compromissos entre dia, mês e ano. Poderá localizar um compromisso e até mesmo adicionar um novo.

6 6 3. Nesta tela central, apresenta-se a função agenda de compromissos. Você poderá adicionar um compromisso, em uma determinada hora, dia, mês e ano que desejar, o MS Outlook o avisará, conforme a configuração que o usuário fornecer, com antecedência sobre aquele determinado compromisso. Compromissos apresentados e classificados por semana: Calendário com compromissos da semana.

7 7 Compromissos apresentados e classificados por mês: Calendário com compromissos do Mês. Para adicionar um compromisso, selecione o calendário e escolha na barra de tarefas: ano mês ou dia. Na tela central, no canto esquerdo, o usuário poderá selecionar a hora para este compromisso, apenas selecione com o mouse e digite o seu compromisso. Ex: Está marcado para as 15h00min horas reunião sobre metas para Caso queira especificar algumas opções mais avançadas para este compromisso, dê um clique duplo em cima do compromisso desejado. Serão apresentadas opções como: horário do término do compromisso, local e quando gostaria de ser lembrado para este compromisso. Como mostra a imagem abaixo:

8 8 Tela especificação do compromisso. 1. Menu principal contém funcionalidades como, salvar e fechar compromisso, imprimir e anexar um arquivo a este compromisso, ex: Ata de reunião e documentos. Para anexar um arquivo, clique no botão:, então uma janela do Explorer irá abrir para que o usuário possa selecionar um arquivo. Existem outras formas de anexar um arquivo, arrastando o arquivo desejado para a janela do compromisso ou fazer cópia do arquivo desejado (ctrl+c) e colar o mesmo na tela do compromisso (ctrl + v). 2. O usuário poderá também convidar participantes, onde será aberta uma tela para que possa ser inserido o para os mesmos. Clique no botão, para poder inserir o dos convidados desejados para o compromisso corrente.

9 9 3. Na tela central, o usuário poderá especificar informações relacionadas a assunto, local do compromisso, início e término para o mesmo e rótulo para compromisso, ex: Importante, trabalho, particular, férias, dentre outras. E por fim poderá especificar quando exatamente gostaria de ser lembrado deste compromisso. 4. Na tela inferior, o usuário poderá redigir observações relacionadas ao compromisso corrente.

10 10 ENTENDENDO A TELA DE CONTATOS: Descrição da tela de Contatos: Tela de Contatos. ESPECIFICAÇÕES: 1. Apresentam-se opções para classificar os contatos, apresentando mais detalhes sobre os mesmos. 2. Apresentam-se todos os contatos adicionados, especificando nome e de acordo com o modo de exibição selecionado no item 1.

11 11 3. Neste menu alfabético, o usuário poderá classificar seus contatos em ordem alfabética de acordo com a letra especificada. 4. No menu principal apresentam-se opções para adicionar ou pesquisar contatos.

12 12 ADICIONAR ASSINATURA PADRÃO PARA ENVIO DE MENSAGENS Uma assinatura de pode ser utilizada como padrão para envio de mensagens. Por exemplo, ao clicar no botão Novo, na tela de , automaticamente uma assinatura é adicionada próximo ao rodapé do corpo do . Uma assinatura pode conter dados do remetente, Ex: Nome pessoal, nome da empresa, telefones para contato, endereço, dentre outras informações pessoais. Abaixo segue um exemplo de assinatura de . Assinatura de . ADICIONAR UMA ASSINATURA 1- Na tela principal do MS Outlook, no menu, clique em ferramentas e depois opções :

13 13 2- A janela de opções abrirá em seguida, selecione a aba Formato de conforme mostra a imagem abaixo:

14 14 3- No canto inferior direito, clique no botão Assinaturas... Uma janela abrirá para que o usuário possa adicionar uma nova assinatura, conforme mostra a imagem abaixo: 4- Para adicionar uma nova assinatura, clique no botão Novo..., uma janela conforme mostra a imagem abaixo irá aparecer. No primeiro campo, o usuário deverá fornecer o nome para a assinatura, caso seja de interesse, poderá selecionar um modelo de assinatura, neste caso, será criado um novo. Logo após, clique no botão Avançar.

15 15 5- Uma janela aparecerá para que o usuário possa editar e redigir sua assinatura, conforme mostra a figura abaixo: Após o usuário redigir sua assinatura, configure conforme desejar a fonte e o parágrafo para a mesma. Logo após as edições clique no botão Concluir, para encerrar o processo. Caso seja necessário, podem-se adicionar outras assinaturas, iniciando novamente o processo. Para testar sua assinatura, na tela principal do , na barra de

16 16 ferramentas, clique no botão Novo, para abrir a edição de um novo , se tudo ocorreu certo, sua assinatura será apresentada próxima a o rodapé do .

17 17 UTILITÁRIOS DE BACKUP E RESTAURAÇÃO DE s DO MS-Outlook Em certas ocasiões, é necessário efetuar backup de s, mensagens e contatos do Microsoft Outlook. Definição de backup: Em informática, cópia de segurança (ou backup), é a cópia de dados de um dispositivo de armazenamento a outro para que possam ser restaurados em caso da perda dos dados originais, o que pode envolver apagamentos acidentais ou corrupção de dados. (Fonte: Existem diversas outras ocasiões que levam o usuário recorrer uma copia de segurança, como por exemplo, uma reinstalação do sistema (formatação). O que implicará na perda total de dados. PROCESSO DE BACKUP DE S E CONTATOS. Na tela principal de , no menu principal, clique em Arquivo -> Importar e exportar... Um assistente para importação e exportação de arquivos irá aparecer, conforme demonstra a figura abaixo:

18 18 Conforme a figura, selecione a opção, Exportar para um arquivo Então clique em avançar. Nesta tela, selecione a opção Arquivo de pasta particular (.pst), então, novamente clique no botão avançar. Uma nova janela aparecerá para que o usuário possa selecionar as pastas desejadas para efetuar a cópia de segurança.

19 19 Conforme a imagem anterior mostrada, foi selecionado Pastas Particulares, para salvar, e a caixa de seleção Incluir subpastas foi selecionada. Todas as subpastas da pasta principal chamada Pastas Particulares serão salvas. Se necessário salvar apenas algumas pastas, selecione apenas as que desejar efetuar backup. Após a seleção clique no botão Avançar. Uma nova janela será apresentada, para que o usuário possa selecionar o locar para onde será salvo o arquivo de backup.

20 20 Por padrão, o MS Outlook, salvará o arquivo de backup em suas pastas de instalação. Conforme mostra a imagem anterior, o arquivo de backup será salvo na Área de Trabalho / Desktop. Após selecionar a pasta desejada, clique no botão Concluir. Uma nova janela se apresentará com opções de criptografia de arquivos, ou seja, o usuário poderá definir uma senha no arquivo de backup, para que outros usuário não tenham acesso ao mesmo. Após definir uma senha, clique no botão OK, para encerrar o processo. Conforme o tamanho das pastas, Caixa de Entrada, Itens excluídos, itens enviado, for grande, o processo poderá demorar alguns minutos. Aguarde a conclusão. RESTAURAÇÃO DA CÓPIA DE SEGURANÇA (BACKUP): No menu principal, clique no menu Arquivo -> Importar e Exportar. Desta vez, selecione a opção Importar de outro programa ou arquivo, conforme mostra a imagem abaixo:

21 21 Após a seleção, clique no botão Avançar. Uma janela se apresentará para que o usuário possa selecionar o tipo de arquivo de backup. No processo anterior para efetuar o backup, selecionamos a opção: Arquivo de pasta particular (.pst), então, conforme apresenta a imagem abaixo, selecione a opção: Arquivo de pasta particular (.pst), clique no botão avançar.

22 22 Na janela seguinte, o usuário deverá selecionar/procurar o arquivo de backup, clique no botão procurar para selecionar o arquivo em uma janela do explorer. Conforme mostra a seqüência de duas imagens a seguir:

23 23 Após encontrar o arquivo no Explorer, clique no botão abrir, para encerrar o Explorer, então na janela anterior clique em avançar. Na janela seguinte, o usuário poderá selecionar as pastas desejadas para efetuar a restauração. Conforme a imagem anterior foi selecionada Pastas Particulares, para restauração, e a caixa de seleção Incluir subpastas foi selecionada. Ocorrerá que todas as subpastas da pasta principal chamada Pastas Particulares serão restauradas. Então clique no botão concluir para encerrar o processo de restauração de cópia de segurança (backup).

24 24 INSERIR SENHA NO PERFIL DO OUTLOOK Para inserir uma senha na sua entrada do MS Outlook, siga os seguintes passos: No Menu Principal clique em Ferramentas > Opções... Na janela seguinte, selecione a aba, Configurar , então clique no botão Arquivos de dados...

25 25 Na tela seguinte, conforme apresenta a imagem abaixo, clique no botão Configurações...

26 26 Uma nova janela se apresentará, conforme a imagem abaixo. Clique no botão Alterar Senha...

27 27 Na janela seguinte, no primeiro campo: Senha atual: caso o usuário não tenha inserido nenhuma senha em uma situação anterior, este campo ficará em branco. Então no campo Nova senha, digite a sua senha e logo abaixo, redigite apara confirmar, então clique no botão OK.

28 28 CONSIDERAÇÕES Para acessar sua conta solicite ao Grupo de Tecnologia da Informação - GTI, que instale e/ou configure seu aplicativo Cliente de (MS-Outlook). AVISO: Mantenha sua senha em segurança, não a compartilhe para evitar qualquer tipo de fraude ou dano. Mantenha sempre seu arquivo de backup (cópia de segurança atualizado) para evitar perda de seus arquivos de e- mail. Como sugestão efetue backup e o salve em outro local (ex. mídia removível/pen drive) faça isso com freqüência. Quaisquer outras dúvidas nos consultem. O GTI tem trabalhado para melhoria e manutenção de nossa infra-estrutura de TI. Contamos com sua colaboração. Para eventuais dúvidas ou mais informações o GTI se encontra à disposição pelos ramais e ou por Atenciosamente. Mafra (SC), 28 de fevereiro de 2009.